用流程管理解決圖書編校質(zhì)量的不確定性

賈曉林　王彥祥

[摘 要] 提出圖書編校質(zhì)量的不確定性概念，分析產(chǎn)生不確定性的原因，探討基于流程管理的解決方案?；凇敖⒘鞒獭鞔_任務—監(jiān)督檢查—評價激勵”的思路，建立編校流程管理鏈條，即制定合理的編校流程制度，明確各流程任務，引入過程監(jiān)督和檢查措施，設立結(jié)果與過程相結(jié)合的評價激勵機制。通過編校流程管理，降低圖書編校質(zhì)量的不確定性，達到控制圖書編校質(zhì)量的目的。

[關鍵詞] 編校流程 流程管理 質(zhì)量控制 編校質(zhì)量不確定性

[中圖分類號] G232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-5853 （2016） 05-0042-05

The Book Editing and Proofreading Quality Uncertainty and the Process Management Solution

Jia Xiaolin Wang Yanxiang

（Surveying and Mapping Press，Beijing，100045）（Beijing Institute of Graphic Communication，Beijing，102600）

[Abstract] This paper puts forward editing and proofreading quality concept of uncertainty， analyzes the causes of uncertainty， solves the problem by the process management. The process management method includes four aspects，such as “build process management flow”，“define specific tasks”，“process supervision and inspection”，“process evaluation based on the combination of process and results”. Through the process management， we can solve the quality uncertainty，that is caused by editors and imperfect process settings.

[Key words] Editing and proofreading process Process management Quality control Editing and proofreading quality uncertainty

2014年是我國“出版物質(zhì)量專項年”，質(zhì)量專項檢查結(jié)果令出版界頗為尷尬。當年國家新聞出版廣電總局共查處和通報少兒類、教輔類及其他類4批次51種編校質(zhì)量不合格圖書，占總抽檢量的10.87%。由此可知，目前我國圖書出版物編校質(zhì)量問題的嚴重性。

圖書作為一類重要的出版物，是傳播人類優(yōu)秀文化和科學技術知識的重要載體。書稿從初審到發(fā)付印的整個編校過程歷經(jīng)多個環(huán)節(jié)，有多人參與。多個環(huán)節(jié)如何組織、如何實施直接決定圖書的最終編校質(zhì)量。本文希望通過流程管理手段，達到控制圖書編校質(zhì)量的目的。

1 圖書編校質(zhì)量的不確定性

編校質(zhì)量分為合格、不合格兩個等級。差錯率不超過1/10000的圖書，其編校質(zhì)量屬合格；差錯率超過1/10000的圖書，其編校質(zhì)量屬不合格。

1.1 編校質(zhì)量的不確定性概念

一部書稿只有經(jīng)過編輯和校對才能出版，如果將編校處理過程當作一個黑盒子，稿件輸入盒子，經(jīng)過一系列處理后，輸出發(fā)付印清樣；編校質(zhì)量檢查結(jié)果有合格和不合格兩種結(jié)果，這被稱之為“編校質(zhì)量的不確定性”（見圖1）。

1.2 編校質(zhì)量不確定性的成因

由圖1可知，編校質(zhì)量的不確定性由編校處理過程，即由過程中各環(huán)節(jié)的組織和實施結(jié)果決定。編校處理的執(zhí)行者是人，人的操作帶有一定的不確定性，也造成編校質(zhì)量存在不確定性特點。因此，人和編校處理過程是導致編校質(zhì)量不確定性的兩個因素。

1.2.1 人的因素

人自身的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務水平、判斷能力、批注習慣、責任意識、主觀情緒等，都會直接影響勞動的結(jié)果。

知識結(jié)構(gòu)。稿件涉及知識面較寬與編輯知識儲備相對較窄是一對矛盾。一方面，隨著出版改革與繁榮發(fā)展，出版范圍逐步拓寬；另一方面，科學技術發(fā)展日新月異，知識以指數(shù)量級增長速度不斷涌現(xiàn)，遠遠超過編輯自身知識更新的速度。兩種因素導致編輯審稿時，不一定對書稿涉及的所有問題都能把握，客觀上存在漏改或誤改的可能性。

業(yè)務水平。每個編輯對編輯標準和規(guī)范的理解和掌握程度存在差異，對稿件錯誤的敏感程度也不同，因此漏改在所難免。

批注習慣。書寫字跡潦草或形近未標注都可能造成錯誤。批注字跡潦草或修改不明晰，會加大后期排版和校對人員的工作難度，出錯的概率就大大提高。如“5g”與“sg”，“u”與“n”，“p”與“P”，“z”與“Z”等字形相近，修改時應在原稿上標注清楚。

責任意識。審稿和編輯加工稿件需要高度的責任心。對一些不確定的問題，或是懷疑有問題的內(nèi)容，要查找工具書或權(quán)威資料。如果責任心不強，對某些可能存在的問題疏于核實查證，僅憑經(jīng)驗或網(wǎng)絡查證就對稿件進行修改，導致差錯依然存在。另外，編輯也會經(jīng)常發(fā)生筆誤，常見的是插入位置錯位現(xiàn)象。例如，在改正“恒星時分為恒星時和真恒星時”錯誤時，誤改為“平恒星時分為恒星時和真恒星時”，正確的應為“恒星時分為平恒星時和真恒星時”。

主觀情緒。人是很復雜的，對于同一問題不同的人的看法；即使是同一個人，在不同的環(huán)境和不同的情緒下對同一問題也會有不同的理解，做出不同的判斷。因此，主觀情緒會使審稿和編輯加工工作帶有明顯的不確定性。

1.2.2 編校處理過程因素

圖書出版是一項系統(tǒng)工程，有其工作方法和規(guī)律，對此也有相關規(guī)定，如三審制、三校一讀制度等就是對編校處理過程的指導性規(guī)定。但是，如何組織實施三審、三校一讀制度，沒有明確的業(yè)務流程。具體工作實踐中，各出版社和編輯根據(jù)自我認知進行流程設計，規(guī)定各環(huán)節(jié)的任務，設置各自的考核和評價機制。

例如，針對業(yè)務流程的設計，有的是先進行三審，對合格的書稿，直接編輯加工、排版、校對、通讀；有的是書稿經(jīng)過初審合格之后就進行編輯加工，然后排版校對、復審、終審，通讀。對于第一種情況，編輯加工人員對稿件的大量修改沒有后續(xù)編輯復核，而由于編輯自身的局限，就可能導致書稿的很多問題繼續(xù)存在，以及錯改現(xiàn)象發(fā)生。第二種情況下，復審和終審有的是看校樣，這樣不易發(fā)現(xiàn)編輯修改不當和過度修改問題?？傊?，對于流程的設置，要進行工序之間的復核和評價，以便克服人的因素導致的質(zhì)量不確定性。

針對各環(huán)節(jié)的工作任務，不同出版社和不同編輯的執(zhí)行內(nèi)容和執(zhí)行程度也不統(tǒng)一，或是根本缺乏各自明確的任務，導致各工序之間缺乏有效銜接，工作效率不高，出現(xiàn)問題時相互推諉現(xiàn)象。

對編校質(zhì)量的評價，目前是通過樣書檢查和出書后的審讀進行，缺乏對編校處理過程的監(jiān)督、檢查和評價，很難反映編輯的實際工作數(shù)量和工作質(zhì)量，長此以往難免導致在執(zhí)行過程中，有些環(huán)節(jié)流于形式，執(zhí)行不到位，給圖書質(zhì)量帶來潛在風險。

綜上，需分析編校處理過程的本質(zhì)，建立合理的圖書編校流程，明確各環(huán)節(jié)任務，對流程的落實進行監(jiān)督和檢查，并設立結(jié)果和過程相結(jié)合的考核和評價機制。通過落實嚴格的圖書編校流程制度，克服人的因素和過程設置不當對編校質(zhì)量的影響。

2 建立合理的圖書編校流程

建立編校執(zhí)行流程的目的有兩個：一是消滅稿件本身的差錯，優(yōu)化和完善稿件質(zhì)量；二是杜絕編輯誤改而產(chǎn)生新的差錯。

2.1 建立編校執(zhí)行流程，規(guī)范編校處理過程

結(jié)合三審制、三校一讀制度，本文設計了具體的三審執(zhí)行流程和三校一讀執(zhí)行流程。

2.1.1 三審執(zhí)行流程

三審執(zhí)行流程如圖2所示。在整個流程中，初審是核心，初審人員一般擔任圖書的責任編輯。經(jīng)過初審合格后的稿件，交給編輯加工人員進行處理；如果初審人員對稿件的政治性、結(jié)構(gòu)性、方向性等問題不能把握，可以與復審、終審進行討論，以便盡早解決這些問題。當稿件內(nèi)容超出編輯知識儲備時，要邀請專家進行審稿。經(jīng)過編輯加工后的稿件，若加工質(zhì)量達到一定要求，責任編輯將原稿及圖書檔案順次交由復審人員和終審人員進行復審和終審；否則退給加工人員重新進行處理。

每個環(huán)節(jié)若對稿件內(nèi)容進行了實質(zhì)性改動，都要與作者協(xié)商，以免修改不當造成著作權(quán)侵權(quán)問題的發(fā)生。若對某些內(nèi)容有質(zhì)疑，要請作者審核和修改，不能對問題放之任之或擅自修改。責任編輯在三審執(zhí)行流程中起書稿流轉(zhuǎn)和決策作用，其根據(jù)對稿件的把握程度和每一步的處理結(jié)果，決定稿件的流程走向。

2.1.2 三校一讀執(zhí)行流程

責任編輯要實施全流程跟蹤，負責稿件在校對、通讀、排版等執(zhí)行人員中間的順暢流轉(zhuǎn)。責任校對負責校對環(huán)節(jié)，檢查各校次的質(zhì)量。如圖3所示，責任編輯將齊、清、定的原稿交給排版人員進行排版；排版初步合格之后，責任編輯將校樣交給責任校對執(zhí)行校對工作；校對完畢之后，責任編輯對校對結(jié)果進行確認并解決校對提出的問題，之后再交給排版人員……如此循環(huán)，執(zhí)行兩個校次；然后是作者通讀和責任編輯通讀流程；通讀完成，責任編輯對通讀意見進行審核并做出處理之后，改排形成三校樣，執(zhí)行第三個校次；改排核紅之后由排版人員制作發(fā)付印文件或膠片。

在整個執(zhí)行流程中，對稿件進行的實質(zhì)性內(nèi)容改動，以及增刪內(nèi)容，都需交復審人員、終審人員及作者審核，以便進行復核和確認，避免由于局部修改而導致書稿前后不一致或產(chǎn)生新問題。

2.2 制定流程任務，明確職責分工

編校工作中不僅需要確定編校執(zhí)行流程，還要制定各流程需要執(zhí)行的任務。只有流程完善，任務明確，所有流程執(zhí)行人員之間相互補充和復核，才能保證圖書編校質(zhì)量的合格性。

2.2.1 三審和編輯加工任務

初審是三審環(huán)節(jié)的基礎，是編輯運用已有知識儲備、審稿經(jīng)驗、所掌握的法律法規(guī)和標準，通過各種手段對稿件進行的細致審讀。初審要從整體上對稿件進行科學分析，做出全面評價，并寫出初審報告和加工要求。對于結(jié)構(gòu)性問題以及稿件系統(tǒng)性需要處理的問題，要及時退回作者修改；若涉及重大選題備案和地圖等內(nèi)容，要給出意見，履行相關手續(xù)并及時報批。

編輯加工主要是根據(jù)編輯經(jīng)驗和加工要求，對書稿進行系統(tǒng)性處理，從政治、思想、科學、學術內(nèi)容等方面嚴格把關。編輯要逐字逐句進行審讀，主要進行六方面的處理。（1）內(nèi)容有違反《出版管理條例》第二十五、二十六條等問題要果斷處理，并給出處理意見。（2）審讀書稿的層次結(jié)構(gòu)，使之結(jié)構(gòu)合理，標題層次清晰；刪除書稿中無價值或與主題無關的內(nèi)容。（3）進行知識判別，使稿件邏輯嚴密，內(nèi)容正確，各部分敘述一致，如消除術語不一致、數(shù)據(jù)不一致等差錯；消除圖、表中數(shù)據(jù)、所使用的變量名與正文描述不符，或圖、表中各部分之間數(shù)據(jù)關系錯誤、數(shù)據(jù)不一致等差錯；消除知識陳舊、與時間有關的數(shù)據(jù)資料差錯等。（4）處理語句不通、句子歧義和標點符號使用不當?shù)葐栴}。消滅一般性字詞差錯，包括錯字、漏字、多字、拼寫錯誤、拼音用法不規(guī)范等問題。這些錯誤基本為“形近”“同音”“同義”“異形詞”等字詞類問題。（5）消滅標點符號錯誤，常見的有書名號、冒號、引號、連接號（一字線、長橫、半字線、浪紋）、間隔號與小數(shù)點的混用等差錯。（6）對書稿中專業(yè)名詞、參考文獻、地名人名、時間表示、數(shù)字用法給予規(guī)范化處理。對字母的大小寫、正斜體，以及易混淆的字母進行標注處理。

編輯加工任務完成后要形成編輯加工記錄，并與作者就具體問題進行溝通，形成編輯加工意見。

復審要對書稿進行全面審讀。一是檢查初審和編輯加工對書稿的修改是否恰當，糾正誤改現(xiàn)象；二是全面審讀稿件，解決初審和編輯加工提出的問題，處理稿件遺漏問題；三是對前面工序進行評價，形成復審意見。

終審要對書稿進行抽檢，抽檢量至少在1/3，重點書稿要全面審讀。審讀任務一是檢查書稿是否達到出版水平；二是解決前面工序提出的問題；三是根據(jù)抽檢結(jié)果，結(jié)合前兩審和編輯加工意見，對書稿進行整體性評價，給出決定性處理意見。

在三審過程中，始終要注意政治性和政策性問題，同時切實檢查稿件的科學性、藝術性和知識性問題。經(jīng)過三審人員和編輯加工人員的相互補充和復核，最后形成齊、清、定的書稿。

2.2.2 校對任務

雖然現(xiàn)在作者提交的稿件大多是電子稿件，但是排版人員還需將編輯修改的內(nèi)容錄入電子稿件，還要經(jīng)過專業(yè)排版軟件對原稿進行插圖清繪、排版等過程。這就帶來兩類排版問題：一是錄入修改不徹底，校樣與原稿不一致；二是引入新的字詞差錯和版式差錯。因此，校對要特別注意消滅排版問題。

在校對過程中，責任校對要與責任編輯溝通，了解選題背景、稿件特點，確定校對的重點，組織校對力量和安排工作。

校對的主要功能是校異同和校是非。校異同是消滅排版錯誤，校是非是質(zhì)疑原稿自身存在的差錯。校對人員根據(jù)原稿對校樣逐字進行校對，主要執(zhí)行三方面的任務：（1）把與原稿不符處一一更正，在對原稿有疑問的地方用鉛筆標注；（2）對數(shù)據(jù)、引文、文字、公式、圖表的表達等進行認真細致的推敲與校對，糾正謬誤，進一步提高書稿的內(nèi)容質(zhì)量；（3）消滅版面錯誤，指出圖、表橫排、臥排、串文排的不合理之處；批改公式、英文單詞、數(shù)字、編碼的轉(zhuǎn)行錯誤；批改單字成行差錯；批改標題體例格式不一致之處；指出字體、字符間距、行距錯誤之處。

經(jīng)過三審執(zhí)行流程和三校一讀執(zhí)行流程，發(fā)付印清樣的書稿，編校質(zhì)量差錯應控制在0.8/10000以內(nèi)。

3 實施監(jiān)督和檢查機制

監(jiān)督和檢查是落實流程制度的關鍵，也是出版管理的主要任務。在執(zhí)行過程中要建立監(jiān)督和檢查機制，以保證流程執(zhí)行的有效性。

3.1 設置監(jiān)督和檢查機構(gòu)

設置監(jiān)督和檢查機構(gòu)時，三審和三校執(zhí)行中的人員應回避對自己處理的書稿的流程監(jiān)督和檢查。監(jiān)督和檢查機構(gòu)對流程每個環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況進行管理。一是監(jiān)督和檢查編校流程的制度落實情況；二是對執(zhí)行結(jié)果進行評價；三是總結(jié)編校實踐過程中的得失，進一步優(yōu)化流程和環(huán)節(jié)任務，逐步形成企業(yè)標準。另外，三審執(zhí)行流程和三校一讀執(zhí)行流程中，下一道工序?qū)ι弦坏拦ば蛞藏撚斜O(jiān)督和檢查的權(quán)利和義務。

3.2 監(jiān)督和檢查任務

監(jiān)督流程執(zhí)行環(huán)節(jié)是否缺失，即三審執(zhí)行流程和三校一讀執(zhí)行流程及每個流程的所有環(huán)節(jié)缺一不可。三審執(zhí)行流程中，任何兩個環(huán)節(jié)（除初審和編輯加工）的審稿工作不能同時由一人擔任，并且要順次進行，不能顛倒次序。一般圖書的專業(yè)校對應不低于三個校次。各校次由不同的人員擔任。通讀環(huán)節(jié)一定要設置作者通讀環(huán)節(jié)，必要時要附帶原稿，以便作者進行重點檢查和審讀。

檢查三審意見和編輯加工意見是否齊全。審稿意見應詳細具體，包括對稿件的學術評價；邏輯、結(jié)構(gòu)層次存在的問題；標準化與規(guī)范化存在的問題；公式推理是否有誤，對公式中變量的定義是否完整；圖表是否需要刪減，單位是否完整；數(shù)據(jù)的表達是否前后一致和準確；是否需要進一步補充論證的材料；是否需要進一步補充實驗數(shù)據(jù)等。加工意見是編輯加工人員對書稿所做修改的整體性評價，包含加工記錄，以及與作者、初審、復審和終審就某些問題討論后形成的解決方案。

檢查退修意見是否合理。對于確需作者修改的稿件，要形成退修意見，及時退作者修改。退修意見要具體，有的放矢，不能泛泛而談，這也是維護出版社形象，建設作者隊伍的重要環(huán)節(jié)。

檢查校對情況，以及責任編輯對校對意見、作者通讀意見的處理情況。校對意見是各校次校樣上的校對痕跡，編輯應進行確認，以便對校對工作進行復核。對于作者通讀樣的修改意見，責任編輯也要確認修改是否得當，必要時還要與復審人員和終審人員商量，切莫不加判斷地按照作者的修改直接修改校樣。

4 建立評價激勵機制

設置公平合理的評價激勵機制，既要注重出書后的樣書檢查和質(zhì)量評審，也要關注流程中各環(huán)節(jié)的執(zhí)行結(jié)果和質(zhì)量，對編輯進行正向引導。具體就是建立結(jié)果與過程相結(jié)合的考核和評價機制。

4.1 結(jié)果評價

建立圖書質(zhì)量檢查規(guī)范、差錯責任認定細則和獎懲管理辦法。按照《圖書質(zhì)量管理規(guī)定》《圖書質(zhì)量保障體系》等文件，建立相應的質(zhì)量檢查規(guī)范，對圖書編校質(zhì)量進行不定期抽查，并對優(yōu)秀圖書及相關編輯進行肯定和激勵。對不合格圖書，要找出錯誤原因，根據(jù)各流程職責及圖書檔案，進行差錯責任認定，以便獎懲分明。

監(jiān)督和檢查機構(gòu)要將檢查出的圖書質(zhì)量問題進行總結(jié)、梳理、歸納，形成業(yè)務文件，以便大家參考學習，提高業(yè)務水平。

4.2 過程評價

對圖書流程執(zhí)行情況進行檢查。圖書流程檢查內(nèi)容中的三審意見、編輯加工意見、校對意見、作者聯(lián)系記錄、作者意見處理等，應作為圖書檔案進行保存。要加強圖書檔案編寫規(guī)范化，杜絕流于形式的各類意見。要對圖書檔案進行評價，進行績效考核，使編輯自覺遵守編校流程；對不合格的圖書檔案，要指出不足，以便相關人員針對問題進行改正。通過流程管理，保證編校處理過程中各環(huán)節(jié)的執(zhí)行質(zhì)量，以此保證圖書的編校質(zhì)量。

從圖書檔案中發(fā)現(xiàn)編輯容易出的差錯，對審稿的共性問題進行總結(jié)歸納，形成指導性意見。開展業(yè)務培訓，增強編輯對錯誤的敏感性。進行優(yōu)秀圖書檔案傳閱，增強各編輯對編校處理過程的認知、責任認識和任務認知，提高編輯對書稿的評價能力和對問題的處理能力。

5 結(jié) 語

編輯和校對是圖書出版不可或缺的步驟。本文給出基于流程管理的解決方案，設計可以相互補充和復核的三審執(zhí)行流程和三校一讀執(zhí)行流程，并對編校執(zhí)行流程的結(jié)果進行監(jiān)督、檢查，提出結(jié)果和過程相結(jié)合的考核和評價思想，以期解決由于人或編校流程設計不當造成的書稿編校質(zhì)量的不確定性問題，進而達到控制圖書編校質(zhì)量的目的。

參考文獻

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