基于流程管理理論的高校科研經(jīng)費管理研究

黃嘉麗

摘要：本文針對當(dāng)前高?？蒲薪?jīng)費管理中的突出問題，把科研項目經(jīng)費管理分為科研項目經(jīng)費預(yù)算管理、科研項目經(jīng)費報銷、科研項目結(jié)項經(jīng)費結(jié)算，以三個業(yè)務(wù)流程圖明確整個科研項目經(jīng)費管理中的各項工作，使高?？蒲许椖拷?jīng)費管理工作更好地開展。

Abstract： This thesis， in view of the current university scientific research funds management prominent question，divided the scientific research project funds management process into three steps： the scientific research project funds budget management， revenue and expenditure and the funds settlement. This three processes clear the work of the entire research project funds management， and make the management of scientific research funds of university can be carried out better.

關(guān)鍵詞：高校；科研經(jīng)費；流程管理

Key words： university；scientific research funds；process management

中圖分類號：G644 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2016）35-0257-03

1 科研經(jīng)費管理存在的問題

1.1 科研經(jīng)費使用與預(yù)算不符

科研經(jīng)費預(yù)算在整個項目申報過程中，沒有引起足夠重視。整個申報過程所涉及的部門關(guān)注的焦點在項目研究的內(nèi)容、方案以及人員構(gòu)成等方面。經(jīng)費預(yù)算作為申報書最后一個部分往往被忽視。項目研究團隊在計算預(yù)算開支時只憑經(jīng)驗估算，容易導(dǎo)致經(jīng)費實際開支與預(yù)算不一致。為鼓勵科研人員爭取科研經(jīng)費以及日益繁忙的工作，科研管理部門對經(jīng)費管理政策較為寬松，管理不到位。立項單位在項目審批時對項目經(jīng)費預(yù)算論證力度不夠，撥付流轉(zhuǎn)經(jīng)費效率不高，導(dǎo)致項目研究團隊墊付支出的情況時有發(fā)生。

1.2 科研管理部門與財務(wù)部門信息不匹配

高校科研管理部門和財務(wù)處二者之間信息不匹配、不對等。財務(wù)管理部門對科研經(jīng)費的支出管理主要檢查有關(guān)單據(jù)是否符合規(guī)定，對相應(yīng)業(yè)務(wù)的真實性關(guān)注不足，大量與科研無關(guān)的支出以勞務(wù)費、專家費、交通費、會議費等名義得以報銷。財務(wù)部門對項目研究內(nèi)容及經(jīng)費的預(yù)算不了解，財務(wù)管理部門對項目經(jīng)費支出缺乏實質(zhì)有效的控制。而科研管理部門注重科研項目申報、批準(zhǔn)，科研成果統(tǒng)計等，并不關(guān)注科研經(jīng)費的使用情況?？蒲泄芾聿块T對單個項目經(jīng)費預(yù)算均有審核、存檔備查，但這個過程中財務(wù)部門并沒有參與。當(dāng)項目獲得立項，項目經(jīng)費入賬后，也僅僅建立一個賬號用以報賬，整體經(jīng)費在預(yù)算各部分占比支出不明確。項目研究團隊到財務(wù)部門報銷項目經(jīng)費時，科研管理部門也僅簽批，而不是審核支出與預(yù)算是否符合，開銷是否合理。兩個部門各自為政，容易造成信息歪曲。

1.3 科研項目結(jié)題不結(jié)算

科研項目結(jié)題不結(jié)算現(xiàn)象較為普遍，部分高?？蒲许椖拷Y(jié)余經(jīng)費管理辦法不健全。這樣使得課題中的結(jié)余資金未能進行重新分配。有些已經(jīng)結(jié)題的項目經(jīng)費長期不結(jié)賬，造成了項目經(jīng)費的浪費。對于已結(jié)項的科研項目所結(jié)余的項目經(jīng)費，各高校及立項單位基本上要求全額上交，沒有相應(yīng)結(jié)余留用的支持鼓勵政策，導(dǎo)致某些項目團隊為了不用上交項目結(jié)余，進行一些不必要的支出，甚至發(fā)生了一些購買非實際發(fā)生業(yè)務(wù)發(fā)票來套取經(jīng)費的現(xiàn)象。

2 高校科研項目經(jīng)費管理流程與標(biāo)準(zhǔn)

2.1 科研項目經(jīng)費預(yù)算管理

科研項目經(jīng)費相當(dāng)于生產(chǎn)科研項目成果所需要的成本，一般在項目的立項申報階段由項目研究團隊共同制定項目經(jīng)費預(yù)算。在項目立項后，根據(jù)立項單位的具體要求及研究團隊所在單位的配套辦法確定項目研究經(jīng)費，于項目研究合同或開題報告書中確定項目總體經(jīng)費的分配與支出項目。科研項目預(yù)算制定必須引入高?？蒲泄芾聿块T、財務(wù)部門和立項單位，與科研項目團隊形成合力共同制定，加強科研項目預(yù)算的合理性和合法性。流程圖如圖1所示。

2.1.1 第一階段——項目經(jīng)費預(yù)算準(zhǔn)備

①節(jié)點B1，制定預(yù)算編制辦法。

學(xué)校財務(wù)部門根據(jù)國家科研資金管理法律法規(guī)及學(xué)校實際情況，制定預(yù)算編制辦法。預(yù)算編制辦法應(yīng)具有較強的可操作性，所編制的財務(wù)預(yù)算應(yīng)表述清晰，邏輯性強，并具有較強的指導(dǎo)性和實用性。

②節(jié)點C1，制定科研經(jīng)費管理辦法。

科研管理部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實際情況，以國家高等院?？蒲薪?jīng)費管理要求為指導(dǎo)，制定科研項目經(jīng)費管理辦法，就經(jīng)費的條目、報銷流程等做出明確規(guī)定，使項目研究團隊在編制項目經(jīng)費預(yù)算時有章可循。

③節(jié)點D1，確定項目預(yù)算目標(biāo)。

項目研究團隊根據(jù)項目實施方案，就項目成果的產(chǎn)出成本制定預(yù)算目標(biāo)。

2.1.2 第二階段——制定預(yù)算方案

①節(jié)點D2，編制預(yù)算草案。

項目研究團隊根據(jù)預(yù)算目標(biāo)編制項目經(jīng)費預(yù)算草案并提交科研管理部門審核。項目研究團隊?wèi)?yīng)準(zhǔn)確估計項目研究過程中開支的各種可能性，認(rèn)真學(xué)習(xí)科研項目經(jīng)費管理制度，對每一項財務(wù)支出進行科學(xué)的測算，使預(yù)算能夠科學(xué)地滿足實際研究的需求。

②節(jié)點C2，審核。

科研管理部門對項目研究團隊的項目預(yù)算進行審核，并提出審核意見。

③節(jié)點A1，審批。

立項單位對項目申報書進行審核，發(fā)布立項通知并簽訂科研合同，明確項目資助經(jīng)費和研究時間。立項單位應(yīng)聘請優(yōu)秀的項目專家和財務(wù)專家聯(lián)合對項目經(jīng)費預(yù)算予以準(zhǔn)確論證和合理審批，并對預(yù)算草案提出進一步修改意見。

2.1.3 第三階段——預(yù)算修正

①節(jié)點 D3，修正預(yù)算。

項目研究團隊根據(jù)科研合同規(guī)定的資助經(jīng)費和預(yù)算草案的修改意見，對項目預(yù)算草案進行修訂，形成預(yù)算方案。

②節(jié)點C3，審核。

科研管理部門對項目研究團隊的項目預(yù)算方案進行審核，并提出審核意見。

③節(jié)點B2，審核。

財務(wù)部門對預(yù)算方案進行審核，并提出審核意見。

④節(jié)點A2，審批。

立項單位對項目研究團隊提交的科研合同、預(yù)算方案進行審批。立項單位應(yīng)減少經(jīng)費撥付的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，提高撥付效率。

2.1.4 第四階段——預(yù)算執(zhí)行

①節(jié)點A3，下達(dá)項目經(jīng)費。

立項單位依照項目經(jīng)費預(yù)算的進度，按期撥付項目研究經(jīng)費，使科研項目能夠按時交付科研成果。剛性預(yù)算和彈性預(yù)算相結(jié)合，簡化預(yù)算調(diào)整審批過程，適應(yīng)經(jīng)費預(yù)算與實際執(zhí)行的需求，允許項目負(fù)責(zé)人在一定的范圍內(nèi)進行適當(dāng)?shù)念A(yù)算調(diào)整。

②節(jié)點B3，項目經(jīng)費入賬。

財務(wù)部門按科研管理部門確認(rèn)后的項目研究經(jīng)費收入入賬，為項目設(shè)置獨立賬號管理。財務(wù)部門和科研管理部門應(yīng)采用信息化的管理方式，開發(fā)科研項目經(jīng)費管理軟件，將科研項目經(jīng)費預(yù)算信息植入財務(wù)管理軟件系統(tǒng)，對每個項目的各項明細(xì)經(jīng)費預(yù)算金額預(yù)先在財務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)賦值，一旦出現(xiàn)某項經(jīng)費超支能馬上預(yù)警，實現(xiàn)科研經(jīng)費預(yù)算信息與財務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動。

③節(jié)點D4，預(yù)算執(zhí)行。

項目研究團隊開展科研活動，預(yù)算執(zhí)行過程中嚴(yán)格按照批復(fù)的預(yù)算進行各項開支，?？顚Ｓ茫瑢崍髮嶄N為后續(xù)的決算工作打好基礎(chǔ)。

④節(jié)點C4，保存資料歸檔。

科研管理部門對項目研究團隊預(yù)算使用情況進行整理和匯總，使用信息化管理手段，聯(lián)合財務(wù)部門健全科研項目預(yù)算管理臺賬。

2.2 科研項目經(jīng)費報銷管理

項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項目的成本控制，根據(jù)預(yù)算進行成本跟蹤及監(jiān)管項目的進展情況。不同組成部分的預(yù)算調(diào)整有其必要性，但一定要進行監(jiān)管和控制。作為項目管理方的高校科研管理部門和項目經(jīng)費管理方的財務(wù)處對整體項目經(jīng)費的收支和報銷過程進行監(jiān)控尤其需要嚴(yán)格執(zhí)行。流程圖如圖2所示。

2.2.1 第一階段——項目經(jīng)費報銷前的資料準(zhǔn)備

①節(jié)點A1，制定費用報銷管理制度。

學(xué)校財務(wù)部門根據(jù)國家財務(wù)方面的法律法規(guī)以及學(xué)校財務(wù)管理制度，制定費用報銷管理制度，建立健全設(shè)備費審批制度、經(jīng)費支出報賬審批機制、預(yù)算審核機制等等，通過各種規(guī)章制度的建立規(guī)范和約束項目負(fù)責(zé)人的各項財務(wù)行為。

②節(jié)點C1，收集、分類并匯總報銷單據(jù)。

項目研究團隊收集需報銷單據(jù)，并將相關(guān)單據(jù)進行分類、整理、匯總。整理單據(jù)時應(yīng)遵守費用報銷管理制度的規(guī)定，方便財務(wù)部門審核工作。

2.2.2 第二階段——費用報銷審批

①節(jié)點C2，填寫費用報銷單。

項目研究團隊填寫“費用報銷單”，填寫內(nèi)容必須清晰、完整、準(zhǔn)確并符合制度規(guī)定。

②節(jié)點B1，審核。

項目研究團隊將費用報銷單交科研管理部門負(fù)責(zé)人簽字審核，科研管理部門應(yīng)通過科研項目經(jīng)費管理系統(tǒng)，切實做好把關(guān)工作，監(jiān)督項目研究團隊經(jīng)費開支情況，做好項目經(jīng)費管理臺賬。

③節(jié)點C3，上報費用報銷申請資料。

項目研究團隊把費用報銷發(fā)票等憑據(jù)及經(jīng)科研管理部門審核的“費用報銷單”報至財務(wù)部門。

④節(jié)點A2，審核。

財務(wù)部門對費用報銷申請資料進行審核，并提出審核意見。財務(wù)部門主要審核是否超額開支、經(jīng)費報銷合理性和合法性，對預(yù)算調(diào)整申請進行嚴(yán)格審核，及時調(diào)整預(yù)算分配。

⑤節(jié)點A3，費用報銷。

會計根據(jù)經(jīng)審核通過的費用報銷單，確定報銷金額，向項目研究團隊發(fā)放資金，及時將報銷信息錄入科研項目經(jīng)費管理系統(tǒng)及財務(wù)管理系統(tǒng)。

2.2.3 第三階段——費用報銷記賬

①節(jié)點 A4，編制記賬憑證。

會計根據(jù)財務(wù)會計規(guī)范和費用報銷管理制度核對原始憑證，并編制記賬憑證。會計應(yīng)對記賬憑證負(fù)安全管理責(zé)任，并對記錄內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。記賬憑證的內(nèi)容應(yīng)包括填制憑證日期、編號、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會計科目及編號、金額等。

②節(jié)點A5，編制明細(xì)賬和總賬。

財務(wù)部門依據(jù)原始憑證與記賬憑證定期匯總費用并登記相關(guān)明細(xì)賬目。根據(jù)學(xué)校采用的會計核算組織形式，將一定時期內(nèi)的記賬憑證匯總，并據(jù)以登記總賬。

2.3 科研項目決算報告管理

項目研究內(nèi)容基本完成時，項目團隊需完成結(jié)題經(jīng)費決算。學(xué)?？蒲胁块T、財務(wù)部門和審計部門要對科研項目經(jīng)費的使用過程、資金使用效益和資金剩余歸置進行審計和監(jiān)督。項目經(jīng)費決算要與預(yù)算基本一致，避免出現(xiàn)浪費科研經(jīng)費的情況。流程圖如圖3所示。

2.3.1 第一階段——項目經(jīng)費決算財務(wù)報告編制

①節(jié)點D1，編制結(jié)題經(jīng)費決算表。

項目研究團隊根據(jù)項目實際開支情況，編制結(jié)題經(jīng)費決算表并報送到科研管理部門，結(jié)題經(jīng)費決算表必須明確用款去向，研究經(jīng)費是否有盈余等。

②節(jié)點C1，審核。

科研管理部門根據(jù)項目經(jīng)費管理臺賬對結(jié)題經(jīng)費決算表進行審核，嚴(yán)格審核明細(xì)科目支出，注重決算與預(yù)算的一一對應(yīng)關(guān)系。

③節(jié)點B1，審核。

財務(wù)部門對項目經(jīng)費進行清查，核實是否出現(xiàn)盈余并對總賬和明細(xì)賬的科目余額進行仔細(xì)核對，確保賬目相符。

④節(jié)點B2，編制財務(wù)報告。

財務(wù)管理部門根據(jù)總賬、明細(xì)賬等資料編制項目財務(wù)報告及附注。財務(wù)部門應(yīng)跟蹤結(jié)題項目的經(jīng)費結(jié)余情況，對長期不結(jié)賬的已結(jié)題的項目，責(zé)令其整改。

建議立項單位和高校出臺鼓勵政策，允許項目研究團隊留用部分結(jié)余經(jīng)費用或以獎勵形式支持該團隊開展其他的科研項目，鼓勵項目研究團隊節(jié)約使用科研經(jīng)費。

2.3.2 第二階段——審計財務(wù)報告

①節(jié)點B3，財務(wù)報告報送與審計室。

財務(wù)部門把財務(wù)報告及項目報銷材料一并報送到審計室，并通知項目研究團隊審計的時間、目標(biāo)和范圍，并要求項目研究團隊及時準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報表和其他資料。

②節(jié)點A1，審計調(diào)查。

審計部門根據(jù)內(nèi)部審計工作方案，組織審計人員對財務(wù)報告及項目報銷材料進行調(diào)查，研究財務(wù)部門提供的相關(guān)資料。

③節(jié)點A2，審議與評價財務(wù)報告。

審計部門根據(jù)審查結(jié)果，提出財務(wù)報告的審查處理決定，提出有針對性和可行性的審批意見。

2.3.3 第三階段——公布財務(wù)報告

①節(jié)點 B4，公布財務(wù)報告。

財務(wù)部門根據(jù)審計室的審計結(jié)果和審批意見，對項目財務(wù)報告進行公布并反饋到項目研究團隊。

②節(jié)點C2，歸檔備查。

科研管理部門對財務(wù)報告及項目結(jié)題材料進行整理歸檔。

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