基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

呂彥君

摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)不斷加深，國內(nèi)的企業(yè)也有了更多的機(jī)遇，每個(gè)企業(yè)都迅速利用相關(guān)政策、技術(shù)、研發(fā)團(tuán)隊(duì)，來加快生產(chǎn)經(jīng)營的速度，并在短時(shí)間內(nèi)取得一定程度的成果。但隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，生產(chǎn)能力不斷的增強(qiáng)，企業(yè)內(nèi)部矛盾及問題也日漸突出，對(duì)原有的體制及內(nèi)部控制制度也帶來風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。lmP系統(tǒng)為企業(yè)完整的信息化管理提供了一個(gè)良好的平臺(tái)，而且經(jīng)過一段時(shí)間的應(yīng)用，多數(shù)企業(yè)在內(nèi)部控制方面取得了一定的成就。本文對(duì)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)如何提高內(nèi)部控制提供一些建議，為企業(yè)長期健康發(fā)展提供思路。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 ERP系統(tǒng) 風(fēng)險(xiǎn)

中圖分類號(hào)：F275

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298（2019）02（b）-092-02

1 企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

ERP是Enterprises Resources Planning的縮寫，即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。它主要是依托先進(jìn)的信息技術(shù)，整合先進(jìn)的管理思維和模式，對(duì)企業(yè)的資源進(jìn)行計(jì)劃、控制和管理的一種手段。ERP系統(tǒng)是以現(xiàn)代化系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)全面收集了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的信息和數(shù)據(jù)，可隨時(shí)隨地更新企業(yè)相關(guān)信息，不受時(shí)間空間的影響，實(shí)時(shí)達(dá)到企業(yè)資源信息的共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的質(zhì)量、效率的提高，增強(qiáng)信息的時(shí)效性，解決傳統(tǒng)信息傳遞滯后的問題。而ERP系統(tǒng)通過即時(shí)性的企業(yè)信息收集，還能提供相應(yīng)的預(yù)測(cè)和分析，建立一個(gè)安全預(yù)警機(jī)制，可以根據(jù)每個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況的需要，即企業(yè)的銷售訂單情況，最新的庫存情況，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，避免庫存的囤積，減少企業(yè)資金占用，提高企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率。

2 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

ERP是企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制非常重要的工具，它可以根據(jù)企業(yè)自己的行業(yè)特點(diǎn)、內(nèi)部控制的整體要求和目標(biāo)來進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，這樣的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)才能真正成為滿足企業(yè)內(nèi)部控制要求的重要工具，完成企業(yè)預(yù)期的內(nèi)部控制目標(biāo)和要求，ERP和內(nèi)部控制是企業(yè)管理不可缺少和協(xié)調(diào)一致的。另外，由于ERP是通過人員開發(fā)設(shè)計(jì)和人員錄入的程序，所以它是被動(dòng)的、客觀的，而人員是有主觀意識(shí)的，若錄入的數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的，或者設(shè)計(jì)的程序不貼合企業(yè)內(nèi)控制度時(shí)就可能出現(xiàn)誤導(dǎo)企業(yè)管理決策的情況發(fā)生。企業(yè)在ERP實(shí)施過程中，也會(huì)遇到一些實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等，也需要企業(yè)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)予以關(guān)注和控制。

3 企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響

3.1 ERP的應(yīng)用使內(nèi)部流程和內(nèi)部環(huán)境得以優(yōu)化

ERP系統(tǒng)應(yīng)用極大提高了企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)的處理效率，也引起企業(yè)的各部門及崗位職責(zé)的巨大改變，使企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境比傳統(tǒng)控制環(huán)境得到了優(yōu)化。企業(yè)管理人員可實(shí)時(shí)通過ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源進(jìn)行分配和有效控制，這樣既能使各部門及各崗位之間進(jìn)行有效的交流和協(xié)作，傳統(tǒng)的組織架構(gòu)是平面的，但ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，使得內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)立體化，權(quán)責(zé)更加明確，減少部門之間的摩擦。

3.2 ERP系統(tǒng)提高內(nèi)部控制管理效率

企業(yè)通過ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，調(diào)整內(nèi)部各部門各環(huán)節(jié)各層次的管理控制，極大地降低了操作人員的隨意性及錯(cuò)誤，又明確設(shè)定了各環(huán)節(jié)各部門的權(quán)責(zé)，減少了審批的層級(jí)。切實(shí)提高了內(nèi)部控制管理的效率。

由于傳統(tǒng)內(nèi)控環(huán)境下，企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)信息傳遞的及時(shí)性差，不能做到對(duì)業(yè)務(wù)流程的實(shí)時(shí)監(jiān)督管理，更不能做到事前控制，只能起到事后查缺補(bǔ)漏的作用，使企業(yè)管理保持在一個(gè)被動(dòng)狀態(tài)。但企業(yè)通過ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，使得上述問題得以改善，但同時(shí)過于依賴ERP，不對(duì)ERP中的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行落到實(shí)地的審核和監(jiān)控，也不能真正意義的實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控。故在企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)過程中，不能忽視內(nèi)控系統(tǒng)中的運(yùn)行情況，要根據(jù)企業(yè)當(dāng)下的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時(shí)調(diào)整ERP系統(tǒng)參數(shù)和內(nèi)控體系的設(shè)計(jì)，以保證完成內(nèi)控目標(biāo)，為企業(yè)內(nèi)控管理和經(jīng)營決策提供及時(shí)準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。

3.3 ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制效果的影響

ERP系統(tǒng)將各環(huán)節(jié)的授權(quán)審核進(jìn)行了系統(tǒng)化的整理，根據(jù)系統(tǒng)管理員的授權(quán)，不同的操作員根據(jù)其部門及崗位職責(zé)，可以進(jìn)入與其對(duì)應(yīng)的模塊，進(jìn)行業(yè)務(wù)操作及審核，未授權(quán)的模塊不能登錄刪改處理相應(yīng)信息。如某些企業(yè)的組織框架過于簡單，而權(quán)力卻相當(dāng)集中，如物流部主管，還兼任采購經(jīng)理，管理人力資源部，管理生產(chǎn)計(jì)劃部，為這樣的人員創(chuàng)造了謀取個(gè)人私利的機(jī)會(huì)。ERP系統(tǒng)的實(shí)施將這些問題暴露出來，能使企業(yè)減少營私舞弊的現(xiàn)象發(fā)生，并擴(kuò)大企業(yè)原有的內(nèi)控范圍，完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，并有利于企業(yè)人力資源的管理，幫助企業(yè)節(jié)省人力成本的開支。

3.4 ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)內(nèi)控監(jiān)查的影響

ERP系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制管理模式得到產(chǎn)生巨大的變革。在已經(jīng)進(jìn)行ERP實(shí)施的企業(yè)中會(huì)發(fā)現(xiàn)，操作者只要把企業(yè)內(nèi)部控制的管理目標(biāo)、程序、方法，要求傳達(dá)到ERP系統(tǒng)中，經(jīng)過系統(tǒng)程序的處理，企業(yè)就能夠得到信息的控制和監(jiān)督，從而進(jìn)一步提高企業(yè)信息的可用性和安全性。

4 ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)建議

4.1 合理進(jìn)行人員配置

由于ERP系統(tǒng)是整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)的整合，它與傳統(tǒng)的內(nèi)控環(huán)境不同，它具有集成性、統(tǒng)一性、開放性、實(shí)用性，整合性等特點(diǎn)，它是管理流程數(shù)字化的一種表達(dá)，企業(yè)不能僅僅要求操作者只保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，還要把ERP系統(tǒng)的分析決策和管理功能以及監(jiān)督控制功能應(yīng)用到實(shí)際內(nèi)控管理工作中去。故企業(yè)在ERP實(shí)施過程中，要著重進(jìn)行企業(yè)員工的ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，讓相應(yīng)崗位的人員全面掌握與之相配合的應(yīng)用操作，并加強(qiáng)企業(yè)文化方面建設(shè)，倡導(dǎo)誠實(shí)守信，開拓創(chuàng)新的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，這樣才能使ERP系統(tǒng)在企業(yè)落地，而不是流于形式。

4.2 注重信息系統(tǒng)安全建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)及軟件方面的安全在ERP系統(tǒng)使用的過程中是重中之重，如果沒有一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，一個(gè)不跟隨企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行更新的ERP系統(tǒng)，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全日益嚴(yán)峻，如2018年下半年流行的“反勒索病毒”，這都會(huì)直接導(dǎo)致ERP根本無法使用，企業(yè)重要的信息泄露等情況，直接影響企業(yè)的內(nèi)控管理，更達(dá)不到企業(yè)績效增長的要求。這些問題都需要企業(yè)建立完善的信息安全制度，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全，及時(shí)更新企業(yè)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)設(shè)備及軟件。

4.3 ERP系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合

目前很多企業(yè)尤其是制造企業(yè)大多運(yùn)用ERP系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)控的管理工具，但在企業(yè)實(shí)際內(nèi)控工作中，會(huì)發(fā)現(xiàn)原有的內(nèi)控方法，企業(yè)運(yùn)行流程與ERP系統(tǒng)有很大的沖突和不兼容。由于企業(yè)具有不同的企業(yè)文化和管理方式，在實(shí)施ERP系統(tǒng)前，一定要做好調(diào)研，不能盲目照搬一個(gè)知名的ERP系統(tǒng)，只有選對(duì)一個(gè)適合企業(yè)自身生產(chǎn)和經(jīng)營模式的ERP系統(tǒng)，才能發(fā)揮ERP系統(tǒng)的優(yōu)良作用，達(dá)到企業(yè)內(nèi)控管理目的。

4.4 企業(yè)內(nèi)控環(huán)境的建議

由于ERP系統(tǒng)的實(shí)施，是對(duì)原有內(nèi)控管理各方面的較大調(diào)整，對(duì)現(xiàn)有的各部門的流程系統(tǒng)化的梳理，是一種單純?nèi)斯せ男畔⑹占D(zhuǎn)變?yōu)橹悄苄畔⒐芾淼倪^程，需要企業(yè)各個(gè)部門本著以企業(yè)利益為核心的原則，加強(qiáng)部門之間的配合和溝通協(xié)調(diào)，增強(qiáng)職工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，以此推進(jìn)ERP系統(tǒng)的順利實(shí)施，保障內(nèi)控的順利進(jìn)行。企業(yè)還應(yīng)建立合理的組織結(jié)構(gòu)與權(quán)責(zé)分配體系，解決內(nèi)控環(huán)境的不合理因素，制定切合企業(yè)經(jīng)營管理需要的監(jiān)督制度，明確執(zhí)行監(jiān)督等職責(zé)和權(quán)限，使ERP系統(tǒng)中的授權(quán)與這些職責(zé)和權(quán)限相匹配，形成有效的分工和制衡，以有效地規(guī)避以公謀私的風(fēng)險(xiǎn)。并按制度嚴(yán)格追責(zé)問責(zé)，形成能夠反映內(nèi)部監(jiān)督執(zhí)行情況的報(bào)告，使企業(yè)管理層能及時(shí)采取措施，以控制企業(yè)內(nèi)部的管理缺陷，能更好地發(fā)揮ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的強(qiáng)化作用。

4.5 企業(yè)業(yè)務(wù)流程的建議

企業(yè)原有的一些業(yè)務(wù)流程運(yùn)行不順暢，并沒有經(jīng)過合理的改進(jìn)，就推行了ERP系統(tǒng)，只會(huì)使ERP系統(tǒng)流于形式，不能發(fā)揮ERP的作用。要使ERP系統(tǒng)與企業(yè)生產(chǎn)管理緊密的結(jié)合在一起，成功改進(jìn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)控管理制度，梳理業(yè)務(wù)流程中不相容的職務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行授權(quán)審批制度和不相容職務(wù)分離制度，建立高效順暢的企業(yè)內(nèi)部信息交流通道。使企業(yè)內(nèi)部信息變?yōu)橛行У臄?shù)據(jù)，企業(yè)人員各負(fù)其責(zé)，各司其職并相互制約，有效地減少人為因素的影響，為企業(yè)管理層提供真實(shí)數(shù)據(jù)，并作出相應(yīng)決策。

5 結(jié)語

基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制，可以為企業(yè)的經(jīng)營管理和風(fēng)險(xiǎn)管控帶來更加便利的效果，但也有一些局限性和風(fēng)險(xiǎn)性，而只要企業(yè)在改善和提高內(nèi)控環(huán)境、業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部監(jiān)督等內(nèi)控管理基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行改進(jìn)，ERP系統(tǒng)的實(shí)施還是能夠更好地提高企業(yè)信息的收集分析數(shù)據(jù)的能力，優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)精神，進(jìn)一步提升企業(yè)核心競(jìng)爭力，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更大的價(jià)值。

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