民辦高校人事檔案管理的現(xiàn)狀與建議

朱興榮

摘要：民辦高校不具備人事檔案管理權(quán)，只能委托當(dāng)?shù)厝肆Y源公共服務(wù)機構(gòu)進行存檔工作、從業(yè)人員構(gòu)成復(fù)雜、教職工流動性大等特征。針對這些問題，民辦高校采取了不同的對策進行改進，為檔案的科學(xué)管理打好堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：民辦高校；人事檔案；檔案管理；問題與建議

自上世紀(jì)90年代以來，我國民辦教育得到長足發(fā)展，民辦高校與公辦高校相輔相成，成為社會主義教育的一個有機組成部分，一起為社會主義教育事業(yè)做出積極的貢獻。但要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必須做好檔案管理工作。因此，在當(dāng)前要對民辦高校的人事檔案管理進行針對性的分析，并提出相應(yīng)的改進措施與方法。

一.當(dāng)前民辦高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案委托存檔在所管轄的人力資源公共服務(wù)機構(gòu)。

民辦高校不具備人事檔案管理權(quán)，只能委托當(dāng)?shù)厝肆Y源公共服務(wù)機構(gòu)進行代管檔案工作。然而民辦高校是一個知識分子的聚集地方，每年都有大批的本科生、碩士博士畢業(yè)生到校任教。年輕教師年年都有大量科研材料、職稱評定材料、專業(yè)進修、學(xué)歷提升、年度考核等反映老師個人德、能、勤、績的檔案形成。民辦高校又是人事檔案的高產(chǎn)區(qū)，按照國家人事檔案管理規(guī)定，必須將形成的檔案材料及時歸入個人檔案。由于民辦高校的人事檔案委托在當(dāng)?shù)氐娜肆Y源公共服務(wù)機構(gòu)進行存檔，民辦高校很難做到隨時歸檔，隨時調(diào)檔。

（二）從業(yè)人員構(gòu)成復(fù)雜

民辦學(xué)校都是來源主要有三部分：專職教師、退休教師、兼職教師。專職教師是指與本單位簽訂勞動合同，且專職從事本校教學(xué)研究活動的群體。退休教師是指從公辦高校退休的教授聘任到民辦高校擔(dān)任專業(yè)帶頭人或從事教學(xué)工作。兼職教師是指從社會和其他高校聘請的中青年骨干教師擔(dān)任兼職教師。

（三）職工的流動性較大

與公辦學(xué)校相比，民辦高校教師隊伍多元化，師資隊伍不穩(wěn)定。民辦學(xué)校接受的社會保障要少得多，感到晚年的生活無保障，缺乏歸屬感和安全感。大多數(shù)民辦學(xué)校教師仍在努力考編制內(nèi)的單位。很多年輕輕都是只是以民辦學(xué)校為一個跳板，一旦有合適就會選擇離職。雖然我國《民辦教育促進法》及其《實施條例》對民辦學(xué)校都是管理問題作了一些規(guī)定，但是在實際工資中，這些政策執(zhí)行是不力的，教師普遍感到自身權(quán)利得不到保障，后顧之憂得不到解決。因無人事編制，檔案一般是拿在自己手里，不愿交予單位保存管理。

二、解決當(dāng)前民辦高校人事檔案管理問題的有效措施

（一）建立完善的檔案管理體系，認(rèn)真做好人事檔案管理

檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是做好學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，是衡量學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志。民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案工作應(yīng)納入學(xué)校工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程。在崗位設(shè)置、人員編制、經(jīng)費預(yù)算、庫房設(shè)施等方面給予必要支持和保證。

學(xué)校在國家現(xiàn)有政策規(guī)定下，發(fā)揮自身的人才聚集優(yōu)勢，加強檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理，挑選具有專業(yè)技術(shù)知識、又有責(zé)任感的教師專人負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作。實行檔案“四同步”管理，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作和人事檔案的歸檔。

（二）建立健全的人事檔案管理規(guī)章制度

依據(jù)中組部、國家勞動人事部的規(guī)定要求，制定行之有效的管理辦法和建立科學(xué)的管理制度。如制定適合于本學(xué)校的人事檔案管理辦法、歸檔范圍、考核制度、保密制度、借閱制度。確保民辦高校的人事檔案管理，有法可依，有章可循，實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理。從檔案收集、鑒定、歸檔、到移交檔案室實行統(tǒng)一管理，防止人事檔案丟失。由于人事檔案的收集歸檔涉及每個教職工，要比文書檔案的歸檔程序復(fù)雜。歸檔范圍不明確、歸檔職責(zé)不清、材料移交不及時、檔案內(nèi)容收集不全、整理不規(guī)范，都會影響到人事檔案的齊全率、完整率和準(zhǔn)確率。即使有材料歸檔，也達不到國家人事檔案的歸檔要求。歸檔的材料信息錯誤百出，影響到日后使用的真實性和有效性。因此建立健全人事檔案管理規(guī)章制度，人人遵章守法，層層把關(guān)檢查，才可確保檔案的規(guī)范化管理。

（三）建立人事檔案管理考核激勵機制

隨著社會科學(xué)技術(shù)的進步和不斷發(fā)展，民辦高校的師資隊伍學(xué)歷層次、專業(yè)技能、科研水平也不斷提高，每年有大量的高學(xué)歷、高層次的專業(yè)人才進入民辦高校任教。從而構(gòu)成了學(xué)校教職工人事檔案內(nèi)容豐富多彩、材料數(shù)量逐年增加。而且人事檔案屬于永久保存范圍，伴隨人的一生。因而學(xué)校的人事管理、辦公室及用人部門應(yīng)將教職工在不同階段、不同時期形成的檔案應(yīng)隨時向檔案館移交。為全面系統(tǒng)做好民辦高校人事檔案管理工作，上級主管檔案部門及學(xué)校人力資源部應(yīng)將人事檔案工作納入本單位績效考核中，公平公正科學(xué)地評價檔案管理部門的工作業(yè)績，并且規(guī)定對每份歸檔材料進行審核鑒定，確保歸檔的檔案的質(zhì)量和歸檔數(shù)據(jù)的規(guī)范完整。將人事檔案管理納入工作人員的崗位職責(zé)和分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)考核依法管理，使之檔案管理逐步變成自覺的行動。

（四）加強人事檔案計算機信息化建設(shè)和檔案全文數(shù)字化管理

檔案管理手段滯后、信息化水平不高，是制約人事檔案工作發(fā)展重要因素之一。很多學(xué)校的人事檔案管理多年來還處于手工操作階段，無歸檔文件目錄、檔案不分類、不編號、也不裝訂，直接放在袋子里。查找檔案憑經(jīng)驗、憑記憶。針對這一問題，學(xué)校要加大對檔案工作的投入、包括計算機硬件設(shè)備和計算機檔案管理軟件以及檔案人員的業(yè)務(wù)知識擴展的培訓(xùn)。隨著信息化社會的發(fā)展，現(xiàn)國家檔案部門已提出檔案信息化、數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必要條件。各級政府部門、企事業(yè)單位已在人事檔案整理規(guī)范的基礎(chǔ)上，實行全文數(shù)字化掃描，大大提高了檔案管理科學(xué)性、安全性、保密性和有效利用。民辦高校要加大對檔案信息的開發(fā)與利用，采用現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，購置必要的現(xiàn)代化設(shè)備逐步實現(xiàn)學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化管理。

（五）加強院校之間檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與交流，不斷提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作能力

加強人事檔案隊伍的建設(shè)，定期或不定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)。采取政府與民間社會學(xué)術(shù)團體相結(jié)合的模式，舉辦多種形式培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、召開檔案學(xué)術(shù)研討會或經(jīng)驗交流會，參觀學(xué)習(xí)。加強院校之間檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與交流。

總之，規(guī)范管理教職工人事檔案，對民辦高校校的發(fā)展和管理有著重要意義。領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員的觀念必須與時俱進，打破傳統(tǒng)觀念和管理模式，提高服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案管理的效益最大化，為社會經(jīng)濟建設(shè)的人才需求服務(wù)。

參考文獻：

[1]中華人民共和國民辦教育促進法[2].2002，12

[2]《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社 吳寶康