淺談城市軌道交通工程檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

朱振華

摘 要：該文就城市軌道交通工程檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞：軌道交通;工程檔案;管理;問(wèn)題;對(duì)策

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，城市建設(shè)突飛猛進(jìn)，城市人口急劇增加，城市軌道交通便成為引導(dǎo)城市發(fā)展、提升城市公共交通體系、改善市民出行環(huán)境、優(yōu)化城市空間布局、完善城市功能的有效手段。大規(guī)模的城市軌道交通工程建設(shè)，將形成和積累大量的工程檔案，檔案管理工作也出現(xiàn)了新形勢(shì)下的問(wèn)題和困難，現(xiàn)就本人在檔案管理中的工作體會(huì)，談一談對(duì)城市軌道交通工程檔案管理的看法：

一、城市軌道交通工程檔案特點(diǎn)

城市軌道交通工程具有投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)高、涉及面廣、系統(tǒng)復(fù)雜、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。城市軌道交通工程檔案如實(shí)反映了工程建設(shè)的全過(guò)程，貫穿工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等各個(gè)環(huán)節(jié)，是城市軌道交通工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映，是運(yùn)營(yíng)、維修、改擴(kuò)建的主要依據(jù)，對(duì)城市軌道交通的安全運(yùn)行和發(fā)揮效益至關(guān)重要。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是檔案數(shù)量龐大、載體多樣、保存價(jià)值高;二是涉及面廣，來(lái)源廣泛，從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位共同完成;三是形成積累、歸檔的時(shí)間長(zhǎng);四是所涉及的學(xué)科和專業(yè)技術(shù)面廣，門類繁多。

二、城市軌道交通工程檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，工作落實(shí)不到位。在軌道交通工程建設(shè)過(guò)程中，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，參建單位普遍偏重于工程建設(shè)，對(duì)工程檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程檔案對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和管理的重要性，導(dǎo)致工程檔案無(wú)法與工程施工同步形成、同步收集、同步整理。

2.標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，執(zhí)行難度大。目前，城市軌道交通工程檔案管理工作規(guī)范主要包括國(guó)家檔案局頒布的《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28—2002）、《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》（DA/T 66—2017）和國(guó)家住建部頒布的《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 180—2012）?！冻鞘熊壍澜煌üこ涛募w檔要求與檔案分類規(guī)范》與《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》為參考關(guān)系，使用時(shí)僅作為參考之用，不可直接套用，這就導(dǎo)致建設(shè)單位與城建檔案館在檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)上容易出現(xiàn)不一致的情況。參建單位為確保檔案資料順利完成移交，只能按照接收方的不同標(biāo)準(zhǔn)分別編制、整理一套檔案資料，這對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求，增加了工作量及執(zhí)行難度。

3.管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平不高。近年來(lái)，城市基礎(chǔ)建設(shè)工程遍地開(kāi)花，工程檔案工作人員供求不平衡，各參建單位在招聘不到有工作經(jīng)驗(yàn)的檔案工作人員情況下，只能錄用新參加工作的人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程檔案知識(shí)，業(yè)務(wù)能力相對(duì)較差。部分參建單位為節(jié)約人力成本，檔案工作人員的配備遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足檔案管理工作的需要，甚至部分檔案工作人員身兼數(shù)職，平常忙于其他業(yè)務(wù)工作，無(wú)暇顧及工程檔案的管理。在工程建設(shè)過(guò)程中，各管理部門缺乏相互溝通交流，工程人員和檔案人員相互不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，檔案資料的準(zhǔn)確性、規(guī)范性得不到保障。另外，由于軌道交通建設(shè)工程建設(shè)周期長(zhǎng)、專業(yè)復(fù)雜的特點(diǎn)，工程檔案資料的編制及整理工作極其繁瑣，且檔案人員的薪資待遇水平普遍偏低，導(dǎo)致檔案工作人員隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員極不穩(wěn)定。人員在調(diào)離崗位前，沒(méi)有與新介入的人員做好交接工作，造成檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料缺漏、遺失的情況頻繁發(fā)生。

4.保管措施不到位，檔案安全無(wú)保障。各參建單位的項(xiàng)目部多為臨時(shí)搭建的板房，整體條件較差，無(wú)法滿足防潮、防塵、防盜等檔案保管要求。部分項(xiàng)目部由于條件限制，沒(méi)有配備獨(dú)立的檔案室，辦公與保管混用，檔案資料的安全得不到保障。由于工程檔案資料的技術(shù)性、專業(yè)性較強(qiáng)，其編制工作基本由各工程部門的技術(shù)員負(fù)責(zé)，檔案工作人員通常在工程準(zhǔn)備進(jìn)入驗(yàn)收階段時(shí)才開(kāi)始檔案資料的收集、整理歸檔工作，因此，檔案資料長(zhǎng)期由缺乏檔案管理知識(shí)的工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)保管，存放往往較為隨意，長(zhǎng)期暴露在光照、潮濕、多塵的環(huán)境下，導(dǎo)致紙張發(fā)霉、字跡褪色、塵土污染等現(xiàn)象普遍存在。另外，工程的建設(shè)周期長(zhǎng)，期間需經(jīng)歷數(shù)十次的質(zhì)量檢查、驗(yàn)收，而查閱檔案資料作為檢查、驗(yàn)收的主要內(nèi)容之一，頻繁的查閱極其容易導(dǎo)致檔案資料老化、破損，嚴(yán)重威脅檔案原件與檔案信息的安全。

5.監(jiān)理單位監(jiān)督職能落實(shí)不到位。雖然建設(shè)單位在與監(jiān)理單位簽訂監(jiān)理合同時(shí)，將監(jiān)督施工單位工程檔案的編制、整理及移交工作內(nèi)容列入了合同條款，但在實(shí)際工作中，由于監(jiān)理人員配備少，監(jiān)控單位眾多，且監(jiān)督時(shí)間較長(zhǎng)的原因，監(jiān)督很難到位，工程檔案的數(shù)量和質(zhì)量很難控制，工程資料的準(zhǔn)確、完整難以保證。

6.驗(yàn)收組織機(jī)構(gòu)不完善，職責(zé)分工不明確。工程檔案的驗(yàn)收不僅是對(duì)其收集的齊全性、整理的規(guī)范性進(jìn)行檢查，還需對(duì)其編制的準(zhǔn)確性、合規(guī)性進(jìn)行審核，因此，要很好完成工程檔案的驗(yàn)收工作，僅靠檔案管理人員是無(wú)法完成的，還需要工程管理部門的技術(shù)人員參與。在實(shí)際工作中，由工程檔案驗(yàn)收組織機(jī)構(gòu)不完善，人員職責(zé)分工不明確，工程技術(shù)人員往往只負(fù)責(zé)工程實(shí)體的驗(yàn)收，僅有檔案管理人員對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，無(wú)法對(duì)工程檔案的準(zhǔn)確性、合規(guī)性進(jìn)行審核，工程檔案的質(zhì)量得不到保障。

三、加強(qiáng)城市軌道交通工程檔案管理的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立科學(xué)實(shí)用的檔案管理機(jī)制。首先，將檔案管理工作納入工程建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，專人負(fù)責(zé)，部門配合的原則，建立從建設(shè)單位到施工單位的工作網(wǎng)絡(luò)。其次，采取工程檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即工程檔案工作納入工程建設(shè)計(jì)劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中，工程檔案工作與工程立項(xiàng)同步，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，與工程建設(shè)工作檢查同步，與工程竣工驗(yàn)收同步。再次，建立合同約束機(jī)制，檔案管理部門從工程招投標(biāo)工作開(kāi)始介入，參與招標(biāo)文件、合同文件的編制工作，在合同文件中設(shè)定相關(guān)條款，明確項(xiàng)目檔案的收集整理范圍、移交套數(shù)、歸檔質(zhì)量及移交時(shí)間，將工程款支付比例與項(xiàng)目檔案移交掛鉤，明確不按時(shí)或不按質(zhì)移交項(xiàng)目檔案的處罰措施，有效的控制、監(jiān)督、檢查工程檔案的質(zhì)量。

2.建立健全的檔案管理制度。建設(shè)單位在工程建設(shè)初期，遵照國(guó)家有關(guān)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，結(jié)合城市軌道交通工程檔案管理的實(shí)際，制定適合本工程的檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、利用與管理等作出具體規(guī)定。在制度制定的過(guò)程中，應(yīng)充分與地方城建檔案館充分溝通，明確歸檔內(nèi)容及要求，將主要的檔案整理工序，如分類、組卷等進(jìn)行統(tǒng)一化，減少差異，避免雙重標(biāo)準(zhǔn)。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高業(yè)務(wù)水平。在地鐵工程建設(shè)過(guò)程中，針對(duì)檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工作指導(dǎo)與培訓(xùn)。首先，在工程項(xiàng)目開(kāi)工前期組織各參建單位參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，介紹檔案整理立卷規(guī)范、操作方法，使工程技術(shù)人員了解工程檔案管理知識(shí)，檔案工作人員了解工程建設(shè)和工程專業(yè)知識(shí)。其次，定期深入施工現(xiàn)場(chǎng)，一方面有針對(duì)性地對(duì)一線檔案工作人員進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，提高其業(yè)務(wù)技能和水平;另一方面有助于了解工程動(dòng)態(tài)，了解資料流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。再次，建設(shè)單位檔案人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，了解工程建設(shè)和工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，培養(yǎng)現(xiàn)代復(fù)合型人才。

4.發(fā)揮監(jiān)理作用，確保檔案質(zhì)量。城市軌道交通項(xiàng)目點(diǎn)多線長(zhǎng)，參建單位多，檔案數(shù)量極為龐大，按單條30公里線路統(tǒng)計(jì)，將產(chǎn)生約3萬(wàn)卷檔案。目前，各城市多條線路同時(shí)建設(shè)的情況普遍存在，僅靠建設(shè)單位數(shù)量有限的檔案工作人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理無(wú)法對(duì)工程檔案的質(zhì)量進(jìn)行有效管控。因此，檔案管理部門必須與監(jiān)理單位密切配合，并充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督作用。將項(xiàng)目檔案的管理工作納入駐地監(jiān)理職責(zé)范圍，監(jiān)督并檢查施工單位開(kāi)展項(xiàng)目檔案的編制工作，督促其及時(shí)整改工作中存在的問(wèn)題。在工程檔案驗(yàn)收前，監(jiān)理單位對(duì)工程檔案進(jìn)行審核，提出整改意見(jiàn)，并督促施工單位進(jìn)行整改，在確認(rèn)達(dá)到驗(yàn)收條件后方可組織工程檔案驗(yàn)收，有效地控制工程檔案質(zhì)量。

5.設(shè)置工程檔案驗(yàn)收機(jī)構(gòu)，明確各方職責(zé)。在工程質(zhì)量驗(yàn)收管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置檔案驗(yàn)收組，將工程、檔案管理部門以及監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位納入驗(yàn)收組成員。明確各成員在工程檔案驗(yàn)收的職責(zé)，其中工程管理部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案編制的準(zhǔn)確性、合規(guī)性、齊全性進(jìn)行檢查;檔案工作人員負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案的齊全性及整理規(guī)范性進(jìn)行檢查;設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)對(duì)竣工圖繪制的規(guī)范性、圖紙的完整性進(jìn)行檢查;監(jiān)理單位負(fù)責(zé)配合建設(shè)單位開(kāi)展工程檔案檢查工作。檢查結(jié)束后，各方匯總檢查情況，討論并形成驗(yàn)收結(jié)論。

6.加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作在線監(jiān)管。檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是解決建設(shè)單位檔案工作人員配備不足，工程檔案過(guò)程管控難問(wèn)題的重要手段。以檔案信息管理系統(tǒng)為核心，搭建工程檔案在線預(yù)歸檔、職能管庫(kù)、檔案利用子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案“收-管-存-用”一體化管理。在實(shí)際應(yīng)用中，工程檔案在線預(yù)歸檔子系統(tǒng)預(yù)設(shè)置工程檔案的精細(xì)化歸檔內(nèi)容，并與工程管理信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息同步。通過(guò)系該統(tǒng)進(jìn)行工程檔案在線收集、在線整理、在線歸檔、在線審核、在線監(jiān)控，及時(shí)掌握各個(gè)工點(diǎn)工程檔案的收集、整理、歸檔、驗(yàn)收和移交狀態(tài)，并對(duì)工作滯后的參建單位進(jìn)行預(yù)警，督促整改，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)管。

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