對醫(yī)院基建檔案信息化管理的幾點思考

王亞琦

摘 要：醫(yī)院基建檔案真實記載著醫(yī)院工程建設(shè)的情況。本文圍繞醫(yī)院基建檔案信息化管理這個問題，從醫(yī)院基建檔案管理的特點入手，在分析醫(yī)院基建檔案信息化管理的必要性的基礎(chǔ)上，提出了醫(yī)院基建檔案信息化管理應(yīng)采取的對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;基建檔案;信息化管理;思考

在醫(yī)院檔案管理中，基建檔案為其主要內(nèi)容，其涉及到醫(yī)院基建改、擴建及維護(hù)等諸多方面。在科技快速發(fā)展和信息技術(shù)日益更新的今天，將信息化管理手段引入醫(yī)院基建檔案管理過程中，尤為關(guān)鍵。因為醫(yī)院基建檔案管理不僅有繁雜的內(nèi)容，而且還有很強的專業(yè)性，這就未免讓得醫(yī)院基建檔案管理工作呈現(xiàn)出比較龐雜的特點。因此，就需要以信息化管理手段提升醫(yī)院基建檔案的管理水平，使基建檔案的價值得到充分地發(fā)揮，以便更好地促進(jìn)醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院基建檔案管理的特點

1.檔案管理繁雜而多變。這是醫(yī)院基建檔案管理非常顯著的特點。應(yīng)醫(yī)院基建檔案管理與其各職能部門均有所涉及，點多面廣必然導(dǎo)致醫(yī)院基建管理事務(wù)的復(fù)雜性強。并且醫(yī)院所做出的任何一項基建工程決定，必然要與眾多政府部門協(xié)調(diào)，這包括：首先是征求城建部門的審批后，才能開展規(guī)劃設(shè)計，然后還要經(jīng)過環(huán)保和消防部門的層層審核，再要展開實地勘察，走程序確定工程招標(biāo)承包單位，還要采購物資和開展工程監(jiān)督，涉及相當(dāng)多的環(huán)節(jié)和單位，而且還有成百成千的經(jīng)受人員，這些辦事人員素質(zhì)高低不一，不僅文化程度和業(yè)務(wù)水平不一樣，而且缺少及時歸檔資料的意識，這就容易造成無法及時收齊基建檔案資料的現(xiàn)象，缺失一些資料，這就對加醫(yī)院基建檔案管理工作的難度無形之中就加大了。

2.容易丟失檔案材料。檔案材料容易丟失也是醫(yī)院基建檔案管理的一個明顯特點。在常規(guī)的醫(yī)院基建檔案管理過程中，因基建項目建設(shè)時間過長，就未免產(chǎn)生丟失基建材料的情況。不僅如此，由于醫(yī)院基建項目建設(shè)，在經(jīng)歷提出、審核、勘察、實施以及竣工等階段中，也容易有基建檔案資料丟失情況發(fā)生。如，醫(yī)院基建項目運作過程中，因出現(xiàn)資金不到位以及施工圖紙的設(shè)計方案不過關(guān)等情況，都會在很大程度上，對醫(yī)院基建檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生不利影響。

3.急需專業(yè)能力強的檔案管理人員?，F(xiàn)從事醫(yī)院基建檔案管理的人員，大都缺乏足夠的專業(yè)知識，也能嚴(yán)重影響到基建檔案管理的質(zhì)量。不僅如此，在醫(yī)院的基建檔案管理內(nèi)容方面，只要是基建工程的施工圖紙、資金分析表以及合同書等，都離不開相關(guān)專業(yè)方面的知識，也離不開專業(yè)人員的管理。倘若收集人員缺乏專門訓(xùn)練，也不了解工程的運作特點，未免會有錯誤發(fā)生，丟失重要檔案資料。由此來看，做好醫(yī)院基建檔案管理工作，離不開專業(yè)化技能比較強的檔案管理人員。

二、醫(yī)院基建檔案信息化管理的必要性

醫(yī)院基建檔案實施信息化管理，不僅是解決當(dāng)前基建檔案存在問題的需要，也是時代和現(xiàn)實對檔案管理提出的必然要求。

1.解決當(dāng)前存在問題的需要。首先，圖紙為基建檔案的主要材料，由于紙張和歷史等一些原因，整理保存不易。再加上建設(shè)醫(yī)院的過程一般比較長久，而且相當(dāng)多的醫(yī)院擁有悠久的建院歷史，甚至有的醫(yī)院歷史跨度達(dá)到上百年，這些醫(yī)院的基建檔案就不好整理。不少基建檔案僅保存了幾張圖紙，可因圖紙的紙張質(zhì)量不好，經(jīng)歷年代長了，就出現(xiàn)字紙模糊和嚴(yán)重破損的問題，這就在整理基建檔案中，出現(xiàn)了不少難題。一般的基建檔案圖紙的紙張相對比較大，必須多次折疊才可裝入檔案盒中，時間一長就可能導(dǎo)致折疊處痕跡破損的出現(xiàn)。其次，醫(yī)院缺少基建專職檔案管理人員。醫(yī)院為了滿足社會需要，逐年增加改擴建項目，一般的醫(yī)院基建項目，自設(shè)計開始到最后竣工，周期一般在3年左右。從目前看，不少醫(yī)院都單獨設(shè)立基建部門和醫(yī)院的檔案管理部門，面對醫(yī)院基建的第一手原始檔案資料，對其進(jìn)行整理，又缺乏具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，就難以避免出現(xiàn)很多問題，如，歸類不合理，整理雜亂無章，等等。第三，缺乏足夠的先進(jìn)設(shè)備支撐。因為體積比較大的基建圖紙，保存起來不容易，需要加大設(shè)備投資，引進(jìn)相關(guān)設(shè)備對圖紙進(jìn)行掃描成圖象，然后轉(zhuǎn)化為電子文檔。不僅如此，還應(yīng)對不同樓房檔案進(jìn)行合理分類，再儲存到計算機等一些電子設(shè)備中。

2.時代與現(xiàn)實的發(fā)展需要。一方面，與時代發(fā)展相同步。網(wǎng)絡(luò)與信息時代，在檔案管理方面，就以基建檔案信息化管理為主要體現(xiàn)。時代的發(fā)展，需要積極推進(jìn)醫(yī)院基建檔案的信息化管理步伐的加快。如，在2011年，美國聯(lián)邦政府就將“聯(lián)邦政府檔案管理”總統(tǒng)備忘錄進(jìn)行了發(fā)布，檔案信息化管理得到了有力地推行，而改革法案被美國政府簽署時，就將國家檔案與文件管理進(jìn)行改革，以與政府開放的新需要相適應(yīng)。而美國《檔案管理指令》的及時頒布，就為進(jìn)聯(lián)邦政府檔案管理的傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式創(chuàng)造了條件。另一方面，是對醫(yī)院基建具體情況的需求給予滿足。那些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理通常需要提供相當(dāng)大的保存庫房，這顯然在管理和利用基建檔案方面就非常不利。當(dāng)信息化管理傳統(tǒng)紙質(zhì)基建檔案后，可在光盤和硬盤直接存儲這些信息化檔案資料，并與“云計算”“云存儲”技術(shù)結(jié)合起來，可在專門的局域網(wǎng)或建立的數(shù)據(jù)庫，把信息化后的基建檔案在其中保存，這就使檔案存儲所需的空間極大地減少，也能很好地保護(hù)紙質(zhì)檔案，可為后期基建當(dāng)檔案的查找提供方便。

3.擁有無可比擬的優(yōu)勢。當(dāng)基建檔案的信息化管理新模式在醫(yī)院檔案管理過程中有效應(yīng)用，就可突破檔案資料保存的時空限制，并相應(yīng)地延長檔案的有效保存期限，也就能相應(yīng)地提高檔案的保管質(zhì)量。具體來說：一是可將基建圖紙泛黃、磨損、不易裝盒保存的弊端有效避免。不僅如此，還可使打通檔案部門與基建部門的壁壘，實現(xiàn)兩者網(wǎng)絡(luò)的順利溝通。如果醫(yī)院缺乏配備專職基建檔案人員的條件，就能通過計算機網(wǎng)絡(luò)解決檔案管理人員處理基建檔案存在的問題，引進(jìn)基建部門遠(yuǎn)程協(xié)助手段，將檔案歸類管理更好地完成。二是有利于提高檔案利用率。因檔案管理信息化可達(dá)到檔案的共享合理化?？稍诮ㄆ疳t(yī)院基建檔案數(shù)據(jù)庫之后，就在每張基建圖紙加上附注，一一列舉出每張圖紙的內(nèi)容和來源，也有相關(guān)建筑的尺寸。一旦需要對基建項目檔案進(jìn)行查詢或借閱，可采取檢索關(guān)鍵字的方式，有效利用相關(guān)文件。三是檔案管理者的工作量逐步減輕，由此，檔案管理者的積極性會有很大提升。檔案管理既煩瑣又繁重，從目前看，從政府到檔案管理工作者，均需要將很大的體力和腦力勞動付出，只有實現(xiàn)檔案管理信息化，檔案管理人員的工作效率才可不斷提高。

三、醫(yī)院基建檔案信息化管理應(yīng)采取的對策

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視。這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人對此有足夠認(rèn)識，在同等位置看待基建檔案信息化管理與醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)兩項工作，也對這一工作擁有一定程度的認(rèn)識，盡快建立專門的檔案信息化管理部門，參與這一工作，還應(yīng)配備專門的專業(yè)人員崗位，并建立和完善與之相關(guān)的各項管理制度。同時，還應(yīng)強化宣教工作，確保參與醫(yī)院基建項目建設(shè)的單位和個人，能與醫(yī)院檔案管理部門密切配合工作，充分整合起基建檔案信息化管理的各種力量。

2.強化各種檔案信息化管理管理。要與醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)實密切結(jié)合，進(jìn)行信息化醫(yī)療管理體系的積極構(gòu)建，使之作為整個信息化醫(yī)療管理體系中的重要內(nèi)容對待，并把頂層規(guī)劃和設(shè)計做好，進(jìn)行近、中、遠(yuǎn)期醫(yī)院基建檔案信息化管理規(guī)劃的制定，以便使基建檔案管理信息化發(fā)展的目標(biāo)明確，并從大方向上，為信息化管理提供有效指導(dǎo)。

3.將各種專業(yè)技術(shù)措施落到實處。首先，要采集好集成數(shù)據(jù)。要先數(shù)字化解析醫(yī)院基建檔案，接著分析和整編，然后把信息在基建檔案數(shù)據(jù)庫及時錄入并有效處理。其次，檢索集成數(shù)據(jù)。在創(chuàng)設(shè)基建項目檔案數(shù)據(jù)檢索期間，可對 “關(guān)鍵詞”“類別”“職能”等相關(guān)的重要信息分門別類設(shè)計;也可立足檢索信息多元化的原則，對于關(guān)鍵詞，可進(jìn)行一些重點詞語，如 “竣工”“審批”等的設(shè)置，確?；椖繖n案檢索能及時檢索字句，檢索方便而快捷。第三，分析集成數(shù)據(jù)。結(jié)合數(shù)據(jù)來檢索，將基建檔案與醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的需要有機結(jié)合，并充分考慮醫(yī)院戰(zhàn)略規(guī)劃和檔案整體開放等具體情況，通過信息系統(tǒng)性分析之后，再將基建檔案的信息集成數(shù)據(jù)分析有機融合到醫(yī)院建設(shè)發(fā)展需求之中，確?；ㄙ|(zhì)量與檔案綜合業(yè)務(wù)質(zhì)量的不斷提升。

4.要促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺資源共享的實現(xiàn)。由于醫(yī)院的基建檔案信息和資料種類繁多，面臨相當(dāng)大的工作難度，再加上其管理效率很難提高，在當(dāng)今科技日新月異和信息化水平不斷提高的新形勢下，可將專門的信息化平臺建設(shè)好，讓檔案管理人員通過這個平臺統(tǒng)一分析和管理醫(yī)院的基建檔案資料，以便促使醫(yī)院基建檔案資源共享能夠?qū)崿F(xiàn)。

5.要不斷提高檔案管理人員的信息化專業(yè)技能。將網(wǎng)絡(luò)資源與信息技術(shù)應(yīng)用于基建檔案管理中，是檔案信息化建設(shè)的重點。因此，就需要在實施醫(yī)院基建檔案信息化管理過程中，要強化檔案管理人員信息化培訓(xùn)工作，要通過實戰(zhàn)演練和現(xiàn)場模擬等手段，有針對性培訓(xùn)檔案管理人員。同時，還要引進(jìn)和聘請信息化專業(yè)管理人員參與基建檔案管理中，不斷提高現(xiàn)有檔案管理人員的信息化管理技能。不僅如此，從事醫(yī)院基建檔案的管理人員，要積極研究信息化管理知識，努力在實踐中提高自己的信息化管理技能。只有通過這些路徑，將醫(yī)院基建檔案管理的高素質(zhì)信息化管理人員隊伍建設(shè)好，以此來促進(jìn)醫(yī)院基建檔案的信息化管理水平的不斷提升。

總之，醫(yī)院基建檔案真實記載著醫(yī)院工程建設(shè)的情況，積極進(jìn)行新形勢下基建檔案信息化管理模式的不斷探索，這對于維護(hù)醫(yī)院檔案完整性和系統(tǒng)性尤為重要。

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