關(guān)于解決工程檔案前期資料收集難的問題的對策研究

張宇

摘 要：隨著我國基礎(chǔ)工程建設(shè)發(fā)展越來越快，工程項(xiàng)目也逐日增加，對于建筑工程的建設(shè)質(zhì)量要求也越來越高。在工程檔案中，檔案的前期準(zhǔn)資料收集是極其重要的，它是進(jìn)行工程項(xiàng)目建設(shè)和工程檔案工作的基礎(chǔ)。同時(shí)工程檔案前期資料的收集質(zhì)量和工程進(jìn)度也有了更高的要求，這就要求對工程檔案必須進(jìn)行有效合理的管理，并且前期收集的資料對工程結(jié)束后的維護(hù)和管理也很重要，因此，必須對工程檔案前期資料收集難的問題進(jìn)行深入研究并提出有效的解決措施。

關(guān)鍵詞：工程檔案;工程檔案前期資料收集難;原因;解決對策

工程檔案是指對整個(gè)工程項(xiàng)目的資料進(jìn)行收集整理并進(jìn)行合理管理，使整個(gè)工程的資料記錄完整，可供查詢。工程檔案前期準(zhǔn)備資料屬于工程檔案的一部分，是工程項(xiàng)目進(jìn)行前的各項(xiàng)工作的記錄資料，在工程項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)，項(xiàng)目勘察及招投標(biāo)等環(huán)節(jié)中形成的有一定保存價(jià)值的文件資料。做好前期資料收集工作，保證收集資料的準(zhǔn)確真實(shí)是工程項(xiàng)目能順利開始的前提，也是工程檔案工作的基礎(chǔ)。

一、工程檔案前期資料收集工作的現(xiàn)狀

工程檔案前期資料主要集中在工程的準(zhǔn)備階段，主要包含工程立項(xiàng)的資料、工程設(shè)計(jì)文件、招標(biāo)投標(biāo)文件等工程項(xiàng)目文件[1]，而在前期準(zhǔn)備周期較長的工程項(xiàng)目中，進(jìn)行項(xiàng)目資料的收集是極其困難的，周期長也就意味著項(xiàng)目資料涉及的層面較多且也復(fù)雜，使收集工作進(jìn)行艱難，不易順利完成。

二、影響工程檔案前期資料收集難的主要因素

（一）人為檔案意識不足

工程項(xiàng)目中的管理人員以及技術(shù)崗位的相關(guān)工作人員對工程檔案的不夠重視，也沒有意識到工程檔案對工程項(xiàng)目的重要性，進(jìn)而檔案意識淡薄，對于工程檔案前期資料收集工作也不夠重視。

（二）檔案管理制度不健全

現(xiàn)階段的檔案管理工作并沒有完善的管理體系，管理制度也不完善而且制度實(shí)施也未落實(shí)到位，制度執(zhí)行不徹底，在工資績效中檔案工作也不包括在內(nèi)，與工資沒有關(guān)聯(lián)，這樣也就使得管理人員工作積極主動(dòng)性不高。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

在檔案管理工作中，進(jìn)行管理工作的相關(guān)人員并不完全是在職人員，有很多都是兼職人員，只是被動(dòng)性的進(jìn)行工作，有的甚至對工程項(xiàng)目的前期工作都不甚了解，收集方式也較單一，而且對工作標(biāo)準(zhǔn)和工作內(nèi)容等也不明確，致使檔案前期資料的收集或有遺漏甚至出現(xiàn)可能丟失的情況。

三、解決工程項(xiàng)目前期資料收集難的對策

（一）提高檔案意識，積極配合收集工作

目前，人們對工程檔案的認(rèn)識不足，甚至是參與工程建設(shè)的工作人員也對此意識不足。在工程檔案管理工作中，要加強(qiáng)檔案員的業(yè)務(wù)工作能力，提高對檔案管理的重視程度及職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)在在工程項(xiàng)目上的工作人員及管理人員也要加強(qiáng)對檔案管理的意識，清晰認(rèn)識到資料收集工作的重要性，并積極配合檔案員進(jìn)行前期資料收集的工作，而且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要對檔案工作足夠重視，使檔案管理工作人員保持工作崗位穩(wěn)定性，并在工作分配上選擇綜合素質(zhì)較高的人員進(jìn)行檔案管理工作。

（二）前期資料收集與工程前期工作步調(diào)一致

在工程檔案管理工作中，之所以會出現(xiàn)資料收集難的問題，主要是有的工程前期準(zhǔn)備周期較長，要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行前期工作準(zhǔn)備，所涉及的相關(guān)部門繁多相關(guān)工作人員也就更多，在工作中稍微出現(xiàn)一點(diǎn)疏忽，就會導(dǎo)致材料的遺漏或者不準(zhǔn)確，因此在進(jìn)行前期資料準(zhǔn)備工作時(shí)必須與工程項(xiàng)目的準(zhǔn)備工作保持一致，從整體上進(jìn)行合理布局，使二者的工作協(xié)同開展。

（三）檔案收集方式多樣

在進(jìn)行工程檔案前期資料收集的工作中，因?yàn)槭占Y料范圍較廣，每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行資料收集工作，收集資料的過程也很復(fù)雜多變，所以要與工程項(xiàng)目人員進(jìn)行有效溝通進(jìn)行相互配合，并且要對工程的前期準(zhǔn)備工作進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，在工程建設(shè)進(jìn)行重要活動(dòng)時(shí)要積極參加，掌握項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)展。同時(shí)在工程前期準(zhǔn)備工作的每個(gè)階段以及各階段進(jìn)行的工作內(nèi)容、工作程序、工程用料等情況進(jìn)行及時(shí)了解和掌握，對于每一項(xiàng)內(nèi)容都要準(zhǔn)確掌握[2]。在進(jìn)行前期資料收集歸檔的過程中，檔案管理人員需為專職指派，對檔案收集情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并與工程項(xiàng)目隨時(shí)聯(lián)系，在項(xiàng)目的每個(gè)階段性工作完成之時(shí)對資料進(jìn)行及時(shí)收集和歸檔。資料收集也需要各個(gè)部門的協(xié)助配合，尤其在某階段性項(xiàng)目完成后要及時(shí)將工程資料整理上交，但實(shí)際情況是總有延遲上交的情況發(fā)生，因此在檔案管理制度規(guī)定時(shí)間內(nèi)對資料沒有及時(shí)上交的，要進(jìn)行書面通知及時(shí)催交，必要時(shí)上門催交，或者找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助催交資料[3]。

（四）創(chuàng)建檔案收集的責(zé)任保證體系

第一，檔案管理相關(guān)部門進(jìn)一步完善檔案管理制度?，F(xiàn)在的檔案管理制度還存在諸多缺陷，必須對其加以完善，才能使檔案管理更加有效的協(xié)助工程順利開展。因此在依據(jù)現(xiàn)有國家和地方政府對工程項(xiàng)目檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對其再加以完善。要結(jié)合現(xiàn)在的工程項(xiàng)目發(fā)展的實(shí)際情況，進(jìn)一步明確檔案資料的收集標(biāo)準(zhǔn)及收集范圍等。

第二，在收集工程檔案前期資料時(shí)，對每一項(xiàng)的資料都要進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，并明確其收集渠道，在管理檔案制度中明確規(guī)定檔案業(yè)務(wù)流程，并且在前期資料收集過程中明確相關(guān)部門的部門職責(zé)，確保每個(gè)收集資料的階段都順利進(jìn)行。而且資料收集工作也要成為相關(guān)工作人員的工作績效考核的一部分，使其對資料收集更加積極認(rèn)真。

第三，在工程完成立項(xiàng)之后，要與工程設(shè)計(jì)等相關(guān)收集前期資料的單位進(jìn)行承諾合同的簽訂。這樣對于進(jìn)行工程檔案前期資料收集工作的相關(guān)單位來說，起到監(jiān)督制約的作用，對于前期資料的真實(shí)準(zhǔn)確、系統(tǒng)完整以及及時(shí)遞交等都有保障。

第四，在資料收集過程中，因?yàn)槭芄こ套陨砀鞣N因素的影響，使資料收集工作較難，這就需要資料收集的相關(guān)單位與工程中的各個(gè)相關(guān)部門相互配合，密切協(xié)作，在檔案資料收集時(shí)進(jìn)行有效溝通及時(shí)協(xié)調(diào)，避免在前期資料收集時(shí)造成資料的遺漏。

四、結(jié)束語

工程檔案前期資料的收集工作是工程檔案管理的重要組成部分也是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，它對檔案管理具有重大意義，因此在工程建設(shè)中要充分認(rèn)識到它的重要性。針對收集資料難的問題，不管是進(jìn)行資料收集工作的相關(guān)單位還是工程項(xiàng)目的相關(guān)部門，都要正確認(rèn)識這項(xiàng)工作的重要性，并且二者要做好自己的相關(guān)工作，互助協(xié)作，進(jìn)一步保證前期資料工作的順利進(jìn)行，促使工程項(xiàng)目能夠順利開展工程建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉鳳華.工程檔案資料管理的問題與對策研究[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，v.20;No.82（02）：107-108+110.

[2]合晏.加強(qiáng)工程檔案管理的對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（5）：86-87.

[3]吳忠元.施工企業(yè)收集工程檔案資料難點(diǎn)與對策[J].浙江檔案，1995（3）：32-32.