辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

張成麗

【摘要】辦公室文書檔案收集與歸檔工作屬于企事業(yè)單位管理中的重要內(nèi)容，可以為后續(xù)工作提供依據(jù)，做到有據(jù)可依，有據(jù)可查，這既是一種記錄和回憶，也是一種資源和信息，可以基于此進(jìn)行相關(guān)策略的制定。但是，在實(shí)踐過程中，這一工作存在一定的問題，影響實(shí)際工作效果，具體表現(xiàn)為重視程度不夠、管理方法落后、管理制度不健全三個方面。下面筆者將結(jié)合檔案管理的理論知識和現(xiàn)狀，提出相應(yīng)的問題解決對策，提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;收集;歸檔

通常情況下，企事業(yè)單位檔案包括文件、通告、請示、批復(fù)、公告、通知、會議記錄、簡報、計(jì)劃、總結(jié)等等，種類繁雜，尤其是一些大型單位，有關(guān)方面檔案數(shù)量巨大，且需要長期保存，為實(shí)際管理工作帶來一定難度。但是，檔案可以為后續(xù)工作開展提供服務(wù)，因此，解決檔案管理工作中的問題勢在必行。在這一過程中，必須遵循檔案管理的相關(guān)規(guī)定，使用現(xiàn)代化手段，保證檔案管理全面、真實(shí)、安全，還要注重檔案管理的全過程化，有效落實(shí)管理工作，增強(qiáng)管理效果。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔依據(jù)

國家在辦公室文書檔案管理方面制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，且高校也設(shè)置了文書檔案搜集與管理方面的專業(yè)課，提升辦公室文書檔案管理質(zhì)量。與此同時，在實(shí)踐過程中，為了減輕文書檔案管理帶來的工作壓力，國家在辦公室文書檔案管理方面，明確了需要?dú)w檔的文件，確定了判斷標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)避盲目歸檔帶來的管理壓力。具體的判定依據(jù)如下：

（一）文書檔案必須在辦理完畢之后才能搜集并歸檔。對于正處于辦理過程中的文書檔案需要及時查詢和出示，歸檔之后會為實(shí)際工作開展帶來麻煩，取閱不便，因此，無需歸檔。比如發(fā)文，只有在登記發(fā)出之后，才可以認(rèn)定為辦理完畢，履行歸檔程序。具體歸檔過程中，需要將相關(guān)文件資料整理齊備，避免遺漏，按照要求歸檔保存。

（二）文書檔案需具有保存價值才需要?dú)w檔保存。對于一些不存在保存價值的文書檔案無需歸檔，有關(guān)保存價值的判定，主要依據(jù)文書檔案是否對實(shí)際工作具有理論指導(dǎo)、實(shí)踐依據(jù)、行為印證、處理證據(jù)等方面的作用。對于一些臨時性文件、事務(wù)性文件以及一些與單位無關(guān)的文件，則無需歸檔。

（三）經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件。主要是指一些需要?dú)w檔的文件，歸檔之前必須進(jìn)行整理編目和規(guī)范立卷等處理，不能隨意歸檔保存，沒有進(jìn)行處理的一些文件，不能被判定為檔案，只能以積存文件的“身份”保留。

總而言之，辦公室文書檔案只有滿足以上三條標(biāo)準(zhǔn)才能夠歸檔保存，如果不符合要求，無需進(jìn)行歸檔管理。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔原則

辦公室文書檔案收集與管理應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則，按照原則指導(dǎo)實(shí)踐管理工作。經(jīng)過研究和總結(jié)，主要原則有以下幾點(diǎn)：

（一）規(guī)范性。所有需要?dú)w檔留存的文書檔案需要按照檔案管理的要求進(jìn)行整理，檔案的內(nèi)容、編碼、類別、形式等都必須符合國家相關(guān)的法律法規(guī)，保證其價值性，避免一些檔案混亂、不真實(shí)、不全面等帶來的負(fù)面影響，從而使檔案失效，管理工作徒增辛苦。

（二）安全性。檔案管理工作必須做到安全可靠，保證檔案資料在取用時清晰、完整，做好存儲場所的防火、防盜、防潮等工作。

（三）真實(shí)性。辦公室文書檔案必須要體現(xiàn)真實(shí)性，對其進(jìn)行歸檔前的處理，只是一種形式上的處理，是為了便于管理和查閱，對于相關(guān)的內(nèi)容不允許隨意更改，否則將會失去檔案的本質(zhì)價值。

（四）專業(yè)性。作為具體的文書檔案搜集與管理工作人員，應(yīng)該掌握相關(guān)方面的專業(yè)知識，了解相關(guān)的法律法規(guī)，按照程序和規(guī)定執(zhí)行具體管理職責(zé)，規(guī)避人為因素導(dǎo)致的檔案受損、丟失等情況發(fā)生。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的問題

（一）管理工作重視程度不夠。在實(shí)踐過程中，檔案收集與歸檔是為后續(xù)工作提供服務(wù)，屬于輔助性工作，對于工作業(yè)績影響較小，大多數(shù)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為這是一種成本支出，且并沒有明顯的實(shí)際收益，因此，對這一工作不夠重視，相關(guān)方面的人力、物力、財力等投入不足，致使檔案管理工作人員態(tài)度散漫，檔案管理過程存在漏洞。例如，曾經(jīng)有新聞報道，某醫(yī)院一位后勤員工，將醫(yī)院檔案室的檔案作為廢紙，出售給廢品收購人員，牟取利益，為醫(yī)院帶來巨大損失和隱患。由此可見，檔案管理并沒有深入人心，領(lǐng)導(dǎo)和員工在這一過程中均負(fù)有一定責(zé)任，如果管理意識缺失，重視不夠，難以做到安全可靠。

（二）管理方法落后。文書檔案收集與歸檔管理工作需要有效的方法提高效率和質(zhì)量，然而，在實(shí)踐過程中，一些企事業(yè)單位在有關(guān)方面的管理方法滯后，仍然采用的是分類、排列、編號、編目、裝盒等流程，具體由人工操作完成，質(zhì)量和效率都相對低下。關(guān)于信息化技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等使用較少，尤其是當(dāng)前一些檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子版模式，原有的管理方法難以實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理，不利于及時了解檔案借閱現(xiàn)狀、檔案現(xiàn)有情況，需要改進(jìn)和創(chuàng)新。除此以外，一些檔案收集與歸檔工作方面的具體執(zhí)行人員對管理方法創(chuàng)新缺少積極性，導(dǎo)致其在工作過程中思想固化，對一些新的理念、設(shè)備、方法等接受較慢，不利于檔案管理水平的提升。

（三）管理制度不健全。管理制度的建立屬于整個管理工作開展的依據(jù)和前提，文書檔案收集與歸檔管理也需要相應(yīng)制度。然而，一些企事業(yè)單位有關(guān)方面制度建立不健全，最明顯的表現(xiàn)為缺少文書檔案收集與歸檔工作的檢查制度、監(jiān)督制度和獎懲制度，影響管理效果。有關(guān)檢察制度方面，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門只是對文書檔案進(jìn)行收集和歸檔，并沒有對其進(jìn)行定期檢查和維管，沒有及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。在監(jiān)督方面，對于具體工作人員缺少工作過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，對一些檔案收集和歸檔管理中的不規(guī)范操作沒有做到及時制止和改進(jìn)，滋生了一些工作人員尸位素餐的心理。除此以外，獎懲制度建立弱化，對于檔案管理方面的具體工作人員、使用檔案的人員以及一些對檔案收集與歸檔造成影響的人員如何進(jìn)行處罰方面，缺少相應(yīng)制度，不利于檔案管理方面積極心理的形成。

四、辦公室文書檔案收集與歸檔工作策略

（一）提高重視，加強(qiáng)全員檔案收集與歸檔工作意識。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對這一工作應(yīng)該提高意識，加強(qiáng)重視，并起到帶頭和模范作用，從而形成良好的管理氛圍，帶動員工積極開展檔案管理工作。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，政府部門需要加強(qiáng)投入，由當(dāng)?shù)氐臋n案管理單位，定期舉行檔案管理方面的座談會，邀請企事業(yè)單位工作人員參加，講解檔案管理的重要性、相關(guān)法律法規(guī)以及管理要點(diǎn)，并從法制化的角度深入分析檔案管理對企事業(yè)單位、個人發(fā)展的影響，對問題解決的重要性，提高其管理意識。其次，企事業(yè)單位需要加強(qiáng)文書檔案收集與歸檔工作方面的投入。在人員方面，需對現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)管理知識培訓(xùn)，并通過實(shí)操演練，提升工作人員實(shí)踐能力。在財力投入方面，應(yīng)該加強(qiáng)文書檔案收集與歸檔工作的預(yù)算支出，將相應(yīng)設(shè)備的購置、存儲場所維護(hù)、環(huán)境改善等等納入其中，保證檔案管理安全。在物力方面，需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案收集與歸檔管理工作的自動化、智能化和信息化，比如檔案管理軟件系統(tǒng)，多功能查詢系統(tǒng)等等。

（二）使用物聯(lián)網(wǎng)模式，創(chuàng)新管理方法。在信息化時代，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于資產(chǎn)管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理的動態(tài)化和全程化。借鑒有關(guān)方面工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合文書檔案搜集與歸檔工作的特點(diǎn)，引進(jìn)這一技術(shù)，提高管理水平。首先，購置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、設(shè)計(jì)軟件系統(tǒng)、通信系統(tǒng)等等，形成良好的管理服務(wù)平臺，作為這一技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。其次，使用相應(yīng)軟件，將檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確輸入到系統(tǒng)中，進(jìn)行文書檔案的自動分類、排列、編號、編目，形成檔案的電子信息數(shù)據(jù)庫。再次，設(shè)置檔案管理和維護(hù)系統(tǒng)，對于檔案存儲相關(guān)信息、借閱相關(guān)信息進(jìn)行準(zhǔn)確登記，包括時間、內(nèi)容、具體責(zé)任人、歸還日期等等，需要詳細(xì)記錄。最后，要設(shè)置相應(yīng)的報警系統(tǒng)、提示系統(tǒng)，對于文書檔案收集與管理中的問題進(jìn)行提示。在使用以上系統(tǒng)之后，可以通過操作平臺查閱檔案管理情況，方便快捷。

（三）健全文書檔案收集與歸檔工作制度。第一，檢查制度建立。企事業(yè)單位需要定期對文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)行檢查，包括現(xiàn)存的檔案數(shù)量、狀態(tài)等等，對一些未及時歸還、遺漏、丟失等情況進(jìn)行分析和處理，查明原因，追求責(zé)任，并采取補(bǔ)救措施。第二，監(jiān)督制度建立。鼓勵全員參與，全員監(jiān)督，對于員工反映的一些檔案管理方面的漏洞、問題、違規(guī)行為等及時處理，并給予相應(yīng)的反饋人員獎勵，作為參與檔案管理的激勵手段。第三，獎懲制度建立。文書檔案收集與歸檔管理工作可以依據(jù)國家相應(yīng)的法律法規(guī)具體實(shí)施，但是，規(guī)定中的內(nèi)容多數(shù)為專業(yè)性操作方面的內(nèi)容，對于一些人員違法違規(guī)操作帶來的損失、影響等缺少行政處罰方面的規(guī)定，因此，需要在有關(guān)方面完善法律體系。除此以外，企事業(yè)單位也可以根據(jù)實(shí)際情況，將這一工作與績效考核結(jié)合在一起，進(jìn)行獎懲，提高管理意識，規(guī)范管理行為。

五、結(jié)束語

綜上所述，辦公室文書檔案收集與歸檔工作應(yīng)該加強(qiáng)對有關(guān)方面工作的投入，使用現(xiàn)代化管理方法，實(shí)現(xiàn)動態(tài)化、專業(yè)化和規(guī)范化，并且需要建立針對性的管理制度，作為實(shí)際管理的依據(jù)，從人員、設(shè)備、模式等多方面提高管理水平。除此以外，還要加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高管理意識，為檔案管理整體水平提升奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉淵，曹夢玲，陳輝湖.淺談AAA級文書檔案的收集與整理[J].中國輸血雜志，2012（S1）：189.

[2]李桂萍.新時期醫(yī)院文書檔案管理工作辦法研究進(jìn)展[J].實(shí)用心腦肺血管病雜志，2017（s1）：219-221.

[3]李軍，陳冬梅，戚柏興.檔案室制定和實(shí)施文書檔案保管期限表的問題對策研究[J].中國檔案，2015（10）：58-59.

[4]王慧.辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：97.

[5]劉子晗.探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（25）：196.