淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院辦公室公文管理工作

彭美玲 朱江 石旦 蔣淑君

【摘要】“辦文”是辦公室業(yè)務(wù)的重要內(nèi)容之一，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代背景下，對(duì)公文管理提出了更高的要求。醫(yī)院公文是從事醫(yī)療活動(dòng)的準(zhǔn)繩，體現(xiàn)醫(yī)院行政機(jī)關(guān)的管理水平，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)環(huán)境下，醫(yī)院公文具有特殊性，也存在一定的問題和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合醫(yī)院公文的特點(diǎn)和公文管理工作中存在的問題，提出相應(yīng)的對(duì)策和建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院管理;公文;辦公室

一、醫(yī)院公文的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性更強(qiáng)。醫(yī)院任何活動(dòng)都圍繞著“醫(yī)”字，醫(yī)院公文也不例外，作為指導(dǎo)各項(xiàng)醫(yī)療工作的載體，涉及的內(nèi)容與醫(yī)療業(yè)務(wù)密切相關(guān)，醫(yī)院公文會(huì)有大量專業(yè)名詞和術(shù)語，對(duì)醫(yī)院公文的撰寫、閱讀、處理都需要具備一定專業(yè)背景才能更好完成。

（二）時(shí)效性更強(qiáng)。醫(yī)院公文是伴隨醫(yī)療活動(dòng)產(chǎn)生的，目的是滿足醫(yī)療活動(dòng)、規(guī)范醫(yī)療行為。醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)全天候全年無休，任何時(shí)間都為診治病人服務(wù)，不受節(jié)假日影響，突發(fā)事件較多，意外因素較多，公文要求實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)，才能積極響應(yīng)，滿足不斷變化的因素。

（三）綜合多樣性。醫(yī)院的各項(xiàng)工作，既需要接收國(guó)家、省、市各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生行政主管部門的下行文，也需要向主管部門報(bào)送總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等上行文，既有院內(nèi)各科室、部門之間的內(nèi)部行文，也有與院外其他單位、機(jī)構(gòu)的公文交換。所以，醫(yī)院使用到的文種非常繁雜，常見的有決定、通知、請(qǐng)示、批復(fù)、函、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，覆蓋大多數(shù)公文文種。

二、公文管理存在的問題

（一）公文管理重視度不夠。醫(yī)院一切以醫(yī)療業(yè)務(wù)為主，受醫(yī)院主體業(yè)務(wù)地位的影響，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于公文管理重視度較低，認(rèn)識(shí)不到公文工作的重要作用和意義，不會(huì)把公文管理作為醫(yī)院管理提質(zhì)增效的突破口。從科室、部門層面上來說，往往只對(duì)涉及到自己科室、部門利益的公文給予重視，對(duì)與自己科室、部門利益關(guān)系較遠(yuǎn)的公文處理欠規(guī)范，重視度不夠。

（二）制度需要健全和更新?，F(xiàn)有的公文管理制度年代較遠(yuǎn)，沒有及時(shí)更新，文件流轉(zhuǎn)傳閱缺乏監(jiān)控，會(huì)出現(xiàn)文件處理延遲，涉及到多部門處理的公文，會(huì)出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、扯皮現(xiàn)象，影響公文處理效率。

（三）信息化程度不高。大多數(shù)公文處理模式屬于“半電子公文化模式”，實(shí)行電子公文和紙質(zhì)公文同時(shí)運(yùn)行的傳閱方式。優(yōu)點(diǎn)是利用了網(wǎng)絡(luò)傳閱電子文件快捷的特點(diǎn)，滿足了部分領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣閱讀紙質(zhì)文件的需求。缺點(diǎn)是紙質(zhì)公文的處理過程，都是依靠人員在傳遞傳閱，耗費(fèi)人力與物力，重復(fù)勞動(dòng)，易出錯(cuò)，辦公效率低，在傳閱過程中有損壞或遺失風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)文件不能及時(shí)有效保存和檢索，且文件查詢流程繁瑣。

（四）檔案銜接不到位。公文管理是一個(gè)完整周期，包括公文的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、存貯、歸檔或銷毀。公文與檔案是文件不同階段的表現(xiàn)形式，歸檔為了便于日后的檢索和查閱。在實(shí)際工作中公文處理與檔案管理的工作人員不同，會(huì)出現(xiàn)文件歸檔與查詢口徑不一致、滯后性等問題，一般第二年的年初歸檔前一年的文件，歸檔時(shí)間上的滯后性，導(dǎo)致文件查詢不便。若遇到緊急查詢的文件，需要從當(dāng)年大量的紙質(zhì)文件中翻找，浪費(fèi)大量時(shí)間和精力，文件利用效率低下。

（五）公文管理設(shè)備陳舊。首先，公文管理設(shè)備落后陳舊，跟不上信息化發(fā)展步伐。其次，公文管理系統(tǒng)滯后，軟件不完善，滿足不了現(xiàn)有公文管理的需求。再次，放置公文檔案的基礎(chǔ)設(shè)施不能滿足公文存貯的環(huán)境要求，對(duì)公文檔案的完整、有效保存不利。

三、做好醫(yī)院公文管理的建議

網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代背景下，公文管理需要不斷完善以適應(yīng)時(shí)代要求，在新形勢(shì)下需要建立醫(yī)院公文辦公管理平臺(tái)，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率。以公文管理工作實(shí)際要求和傳統(tǒng)公文管理方式中人工傳遞流程為基礎(chǔ)，需要根據(jù)國(guó)家對(duì)公文處理的要求，結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際，開發(fā)醫(yī)院公文管理系統(tǒng)，明確發(fā)文流程（擬稿、核稿、會(huì)簽、審批），統(tǒng)一公文處理流程，實(shí)時(shí)監(jiān)控文件處理過程（流轉(zhuǎn)、審批、催辦、督辦等），公文的傳遞傳閱過程更加規(guī)范、高效，實(shí)現(xiàn)公文自動(dòng)歸檔、統(tǒng)計(jì)，為日后公文的檢索查詢提供便利。具體從以下幾個(gè)方面著手。

（一）提升全體職工對(duì)公文管理的重視程度。醫(yī)院具有醫(yī)、教、研、防多種職能，承擔(dān)任務(wù)非常艱巨，增強(qiáng)公文處理能力，可以優(yōu)化辦公流程，規(guī)范辦文程序，提高醫(yī)院整體行政辦公效率，從而節(jié)約醫(yī)療資源，進(jìn)一步改善醫(yī)療服務(wù)，為廣大患者服務(wù)。首先，加強(qiáng)對(duì)辦公室公文管理工作的重視尤為重要，從領(lǐng)導(dǎo)到普通職工都應(yīng)該樹立公文管理的意識(shí)，真正提高醫(yī)院辦公室公文管理的水平，最終服務(wù)于醫(yī)院。其次，每個(gè)部門設(shè)醫(yī)學(xué)專業(yè)背景的公文管理人員，細(xì)化分工，使工作人員認(rèn)識(shí)到公文的重要性，將公文管理工作由被動(dòng)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)，保證每一項(xiàng)具體工作涉及到的相關(guān)公文管理落到實(shí)處。最后，醫(yī)院可加大宣傳力度，通過宣傳、培訓(xùn)會(huì)、講解等多種方式，擴(kuò)大公文管理的普及面，增強(qiáng)全院職工公文管理的意識(shí)和能力。

（二）建立完善的公文管理制度。隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院公文管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)以適應(yīng)時(shí)代和醫(yī)院快速發(fā)展的需要，完善的公文管理制度能夠?yàn)獒t(yī)院公文管理的進(jìn)一步規(guī)范提供制度保障，公文管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動(dòng)各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。完善公文管理制度需要考慮的因素：首先，科學(xué)合理，醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際，因地制宜制定公文管理規(guī)則，有針對(duì)性地開展公文管理工作。其次，醫(yī)院在制定公文管理規(guī)則時(shí)，要充分注意到與其他工作、各個(gè)部門的協(xié)調(diào)配合，使制定的規(guī)則具有較強(qiáng)的靈活性和可操作性。

（三）公文管理設(shè)施和設(shè)備及時(shí)更新。及時(shí)更新公文管理設(shè)施和設(shè)備，為公文管理的規(guī)范化提供物質(zhì)保障。引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備、計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)，建立良好的公文處理系統(tǒng)，及時(shí)淘汰舊的公文設(shè)備，提高行政辦公效率。

（四）公文管理信息化。建立計(jì)算機(jī)檢索公文系統(tǒng)，醫(yī)院辦公室公文的數(shù)量眾多，類別繁雜，尤其在年底尋找當(dāng)年還未歸檔的文件，如果想從繁多的文件中找到某一公文猶如大海撈針，十分困難。而利用計(jì)算機(jī)檢索可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高辦文效率，依靠網(wǎng)絡(luò)和信息化，實(shí)現(xiàn)從公文信息建立、流轉(zhuǎn)、管理到檢索的一體化，在保證保密原則的前提下，兼顧信息資源共享。通過信息化技術(shù)，可以全程記錄公文流轉(zhuǎn)過程，包括建立時(shí)間、簽批內(nèi)容，對(duì)公文起草過程的修改痕跡、領(lǐng)導(dǎo)的審批意見、部門的承辦記錄，都能夠全部保存并自動(dòng)備份，還原公文檔案的形成過程、保證客觀、準(zhǔn)確，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)公文同步存檔、同步整理、同步查詢。

（五）加強(qiáng)對(duì)科室公文的監(jiān)督管理。在部門（科室）發(fā)文之前最大程度加強(qiáng)對(duì)科室公文的監(jiān)督，在發(fā)文前重點(diǎn)審核的是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定等。醫(yī)院公文在加蓋印章前，院辦公室應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容及格式進(jìn)行檢查，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。在收文上，督促部門（科室）將收到的上級(jí)文件及時(shí)交院辦公室，保證公文傳遞傳閱的時(shí)效和及時(shí)歸檔。

【基金項(xiàng)目：2018江蘇現(xiàn)代醫(yī)院管理研究中心指導(dǎo)性課題（JSY-3-2018-074）】

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