企業(yè)信息化檔案管理與利用存在的問題及對策

張晶

【摘要】目前企業(yè)辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸完善，許多日常工作直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦理，產(chǎn)生了大量的電子文件。筆者結(jié)合本企業(yè)實際工作，對文件流轉(zhuǎn)過程及紙質(zhì)檔案的對應(yīng)工作中出現(xiàn)的問題提出解決對策，并提出了企業(yè)檔案應(yīng)順應(yīng)信息化網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展的潮流，使檔案管理部門從封閉走向開放，對企業(yè)檔案實現(xiàn)信息資源的合理配置、科學管理，真正實現(xiàn)檔案資源共享，為企業(yè)和用戶提供高效、便捷的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;數(shù)字化;電子文件;信息化;問題與對策

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的快速發(fā)展，智能化、自動化、信息化電子辦公已成為人們重要的工具，很多辦公軟件的應(yīng)用使工作方便快捷，網(wǎng)絡(luò)帶來的一些新技術(shù)、新方法、新理念在企業(yè)檔案管理工作中的運用，企業(yè)檔案的傳統(tǒng)功能也相應(yīng)發(fā)生變革，此時電子文件也在大量產(chǎn)生，紙質(zhì)檔案的中心地位已經(jīng)減弱，目前文件、圖像、聲音等在內(nèi)的電子文件檔案的數(shù)量也正在迅速增加。既要將紙質(zhì)檔案完整歸檔，也要將電子文件上傳數(shù)據(jù)庫，如何將電子文件正確處理、收集、歸檔等，已成為檔案工作的一個主要工作，也是當下最為棘手的問題。

一、電子檔案的歸檔存在的問題

隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案館存儲信息的載體也發(fā)生了變化，紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的格局已被電子文件、數(shù)據(jù)庫、云盤等高科技的檔案載體所打破，在紙質(zhì)文件形成的同時，也產(chǎn)生了大量的電子文件形成的檔案信息。由于檔案實體與信息的并存，檔案館在加強檔案物質(zhì)形態(tài)管理的同時，對檔案信息的管理將同步進行，形成文檔一體化的管理模式。當今很多人對電子檔案和紙質(zhì)檔案有兩個極端問題，一部分人認為有了電子文件就沒有必要保存紙質(zhì)文件，通過電腦上的檢索、查詢、利用遠比傳統(tǒng)查詢快捷與便利，不重視文件的存儲備份，不保留紙質(zhì)文檔，提倡無紙化辦公;還有一部分人認為對所產(chǎn)生的電子文件打印、備份并且占用了巨大的物理空間來存放，認為沒有必要保存電子檔案，致使電子檔案的優(yōu)勢不能得到好的發(fā)揮。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的應(yīng)對對策

為了拓展企業(yè)檔案館信息服務(wù)中心的功能，加大檔案信息資源的管理力度是目前集團公司檔案館的重要任務(wù)。我們應(yīng)結(jié)合企業(yè)檔案工作的總體任務(wù)，關(guān)注企業(yè)的重點工作，依法定期將各部門、各單位的各種類型檔案接收進館（室），擴大資源范圍，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，增強檔案館的信息服務(wù)能力。

檔案人員提前介入到集團公司各部門的工作中，對企業(yè)各部門形成電子文件的處理、鑒定、歸檔實行全過程監(jiān)控和管理。各類電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證電子文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，確保電子文件內(nèi)容的原始性、真實性和準確性。電子文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后應(yīng)隨時保存到指定的計算機硬盤上或檔案數(shù)據(jù)庫中（計算機應(yīng)加密保護），與之相對應(yīng)的紙質(zhì)文件也要同時歸檔，實現(xiàn)實體和載體合二為一。

如何將兩者更好地歸檔保管？我們將集團公司檔案信息管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)進行無縫對接升級，文件在有關(guān)部門流轉(zhuǎn)、辦理完畢后，由專（兼）職檔案員負責收集，經(jīng)檔案館進行鑒定、篩選后，將有價值的信息直接轉(zhuǎn)入檔案信息化管理系統(tǒng)（服務(wù)器），再以光盤等形式備份存儲，同時要求紙質(zhì)文件在次年的第一季度將文件交回檔案部門，進行檔案實體入庫保管。

對于在OA辦公自動化系統(tǒng)中直接生成的電子文件或經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募?，?yīng)由歸檔部門負責以紙質(zhì)文件的形式輸出，加蓋公章后與電子文件同時歸檔。電子文件歸檔時，應(yīng)注意對其載體和技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保載體的可讀性和無病毒性，在提供利用方面加印檔案水印，確保了電子文件的唯一性。

三、館藏檔案數(shù)字化工作的問題及對策

由于傳統(tǒng)館藏是以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案信息不適合信息時代的數(shù)字化管理及信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，我們必須將這些傳統(tǒng)館藏數(shù)字化，將館藏的各種文字材料、聲音信息、視頻信息等實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。這項工程龐大，先解決思想認識問題的基礎(chǔ)上，研究和制定出實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的政策和發(fā)展戰(zhàn)略，同時需要投入大量的人力、物力、財力，在具體實施之前必須明確哪些館藏檔案需要進行數(shù)字化，我們不能盲目地將所有館藏檔案制成電子副本，造成不必要的浪費。

首先，優(yōu)先選擇珍貴館藏檔案進行數(shù)字化，以便提供利用數(shù)字化副本，保護珍貴的檔案原件。再選擇利用率較高的館藏檔案進行數(shù)字化，以提高檔案的利用價值，實用性要從總需求的高度來考慮。優(yōu)先選擇公開的館藏檔案進行數(shù)字化，以提高檔案的共享程度，適當考慮非密級的館藏檔案的數(shù)字化。最后優(yōu)先選擇可開放的、有特色的館藏檔案進行數(shù)字化，創(chuàng)立自己的企業(yè)文化，提供特色服務(wù)。同時在實施數(shù)字化工作時參照國家檔案局頒布的相應(yīng)的法規(guī)，制定出檔案數(shù)字化操作規(guī)范，確保工作規(guī)范、有序。

四、結(jié)論

本文通過對電子文件載體與實物檔案想結(jié)合的探討，同時對本企業(yè)檔案館的實際工作，對網(wǎng)絡(luò)時期檔案的綜合利用提出了全新的見解，我們應(yīng)該充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高自身的能力以此促進檔案利用工作的發(fā)展，企業(yè)數(shù)字化建設(shè)為今后實現(xiàn)智慧化檔案館的建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

【參考文獻】

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