人力資源管理中人事檔案管理的有效運(yùn)用探討

代小娟

【摘要】企業(yè)的長久發(fā)展有賴于員工的共同努力，共同致力于企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。企業(yè)發(fā)展過程中，勢必要對員工進(jìn)行管理。針對員工的特性，進(jìn)行相應(yīng)安排。人力資源管理過程中，人事檔案管理是其中重要的一部分，科學(xué)有效的人事檔案管理，能為整個企業(yè)的發(fā)展提供很大的幫助。文章對人事檔案管理在人力資源管理這個領(lǐng)域的應(yīng)用展開研究探討。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理;人事檔案管理;應(yīng)用與發(fā)展

人事檔案記載了員工各項(xiàng)信息及其在工作期間的表現(xiàn)，公司對其進(jìn)行記錄，做成各種表格，或者是文字記錄，這樣就能夠給企業(yè)的人力資源管理提供一定的便利?？茖W(xué)有效的人事檔案管理，有利于優(yōu)質(zhì)人才的培養(yǎng)。公司根據(jù)相關(guān)的信息，選拔出優(yōu)質(zhì)的人才，進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)人員調(diào)動。這樣一來，公司可以根據(jù)人事檔案，作出相應(yīng)的決策，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的長久發(fā)展。

一、人力資源管理中人事檔案管理概述

（一）二者之間的關(guān)系。所謂人力資源管理，就是以人為活動中心，根據(jù)相關(guān)的需要進(jìn)行人力資源的調(diào)動。根據(jù)公司的需要，使每一個人才都能在需求的崗位進(jìn)行自己的工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自身與企業(yè)的雙贏，共同發(fā)展。這樣，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人自身的價值，發(fā)揮自己的能力，還能更好地為企業(yè)的發(fā)展提供助益。而人事檔案管理，就是對員工的工作進(jìn)行詳盡記錄、記述。人事檔案具有真實(shí)性、機(jī)密性，公司如果想要培養(yǎng)相關(guān)的人才，就必須要參考人事檔案。企業(yè)根據(jù)人事檔案中記錄的人才的相關(guān)信息，選拔出自己需要的人才。將人才安排的相關(guān)的崗位上，并進(jìn)行一定的培訓(xùn)，在專業(yè)領(lǐng)域推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。由此看來，人事檔案的管理與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，因而做好人事檔案的管理是十分必要的。

（二）作用。1.為企業(yè)選拔人才提供真實(shí)有效的信息。人事檔案最重要的一點(diǎn)作用就是能夠提供真實(shí)有效的信息。企業(yè)在招聘之初，可以根據(jù)人事檔案，來判斷它是否符合公司的需要。根據(jù)他所處的學(xué)校，他的工作經(jīng)歷、人生經(jīng)歷來判斷他是否真正適合自己這個崗位。對企業(yè)來說，人事檔案的作用，就是給企業(yè)提供有效的信息，人力資源部門可以根據(jù)這個檔案，選拔相關(guān)的人才。然后可以根據(jù)相關(guān)的信息，來發(fā)掘他的發(fā)展?jié)撃?，進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，促使其在專業(yè)領(lǐng)域取得成功，實(shí)現(xiàn)人與公司的雙贏。2.提高人力資源管理的水平。人事檔案的管理與人力資源的管理，二者之間是相輔相成、相互促進(jìn)的。人事檔案中記錄的人的活動對于人力資源管理來說是十分重要的，這也說明人力資源管理的相關(guān)活動，必須通過人事檔案來進(jìn)行。隨著經(jīng)濟(jì)以及科技的發(fā)展，人事檔案的管理也開始逐漸向著信息化的方向發(fā)展。錄入人事信息是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，而找尋人事檔案的相關(guān)信息，也是十分麻煩的，必須通過信息網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，才能減緩相關(guān)的負(fù)擔(dān)。人事檔案的信息讓企業(yè)能夠清晰地了解員工本身，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理者對于整個公司的掌控。進(jìn)而進(jìn)行相關(guān)的操作，選拔人才進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。這樣一來，也就提升了人力資源管理的水平，實(shí)現(xiàn)了共同發(fā)展。

二、人力資源管理中人事檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展

企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)長久發(fā)展，除卻本身要不斷進(jìn)行更新，不斷提高自己的技術(shù)，更根本的還在于人才，人才是最寶貴的資源。這里所謂的人才，不僅僅是全方位的人才，更是在專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)人才。因此，完善的人事檔案管理不僅對于企業(yè)的人力資源管理有著十分重大的意義，對于企業(yè)的長足發(fā)展也有所助益。但是現(xiàn)階段，各公司的人力資源管理狀況實(shí)在是不容樂觀，存在著許多的問題，這些問題很大程度上影響了企業(yè)人力資源工作的運(yùn)行。比如說人事檔案錄入的信息是不完整的，甚至是混亂的，人事檔案的管理不夠靈活，這些問題都是客觀存在的，只有解決掉這些問題，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長久發(fā)展。

（一）完善相關(guān)的管理制度。人的個人信息是在不斷發(fā)展變化的，進(jìn)行人事檔案的管理，及時更新人事信息，為企業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)可靠的信息，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。建立健全檔案管理制度，不僅是針對人事檔案的更新管理，而且對于工作人員本身也有著一種約束作用。這樣一來，工作人員就會按照相關(guān)的要求進(jìn)行工作，不會做出逾矩的事情，盡心工作，將進(jìn)一步促進(jìn)公司的發(fā)展。人事檔案具有真實(shí)性與保密性，所以人事檔案的管理與保密工作一定要做好，為企業(yè)選拔人才提供真實(shí)有效的信息。

（二）建設(shè)信息管理系統(tǒng)。時代不斷發(fā)展變化，人事檔案信息逐漸從紙質(zhì)轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)之上，實(shí)現(xiàn)了信息化。對于企業(yè)來說，建立信息管理系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡(luò)是十分必要的。擁有一個專屬的信息網(wǎng)絡(luò)，公司可以快捷查詢到屬于自己員工的相關(guān)的信息，同時信息的錄入也將會十分便捷。甚至于不用建立一個專屬的網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將自己公司的信息網(wǎng)絡(luò)融入其中，查閱相關(guān)的信息時，可以在全國范圍內(nèi)搜索，無所遺漏、無所遁形，保障信息的真實(shí)性。

三、結(jié)束語

人事檔案的管理，對于企業(yè)的重要性不言而喻。人事檔案管理與人力資源管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)人員的調(diào)動，使其在相關(guān)的領(lǐng)域發(fā)揮自己的作用，實(shí)現(xiàn)自己的發(fā)展。企業(yè)要重視人力資源管理相關(guān)的工作，對員工的職業(yè)技能進(jìn)行了解，進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)人與公司共同發(fā)展。

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