高校教育統(tǒng)計(jì)檔案管理存在的問題及對策

吳曉茹 樊曉丹

【摘要】高校教育統(tǒng)計(jì)檔案是高等教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其系統(tǒng)、完整、客觀、真實(shí)地記錄了高校在人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍建設(shè)、辦學(xué)條件改善等方面的發(fā)展歷程和軌跡，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)有效管理和制定政策計(jì)劃的根本依據(jù)。本文針對高教統(tǒng)計(jì)檔案管理中存在的歸檔意識淡薄、規(guī)范化水平較低、信息化及開放程度滯后、重保管輕利用等問題，分別從加強(qiáng)高教統(tǒng)計(jì)檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)，提高高教統(tǒng)計(jì)檔案的“質(zhì)”與“量”、建立高教統(tǒng)計(jì)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺及開發(fā)編研高教統(tǒng)計(jì)檔案等方面提出了相應(yīng)對策。

【關(guān)鍵詞】高校教育;統(tǒng)計(jì)檔案管理;問題;對策

高校教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)是對高校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件、辦學(xué)水平等情況進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、整理、匯總和分析的一項(xiàng)經(jīng)常性基礎(chǔ)工作，其內(nèi)容包括高校的學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、產(chǎn)業(yè)、圖書、體育、衛(wèi)生等方方面面，具有專業(yè)性強(qiáng)、涉及部門廣、數(shù)據(jù)量巨大且全面等特點(diǎn)，不僅是教育行政主管部門監(jiān)控學(xué)校辦學(xué)狀況的重要信息渠道，更是高校進(jìn)行科學(xué)管理和決策的重要依據(jù)。在高校教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等資料檔案（以下簡稱高教統(tǒng)計(jì)檔案）是高校教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作的一個重要組成部分，其系統(tǒng)、完整、客觀、真實(shí)地記錄了高校在專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研、辦學(xué)條件改善等方面的發(fā)展歷程和軌跡，是高校領(lǐng)導(dǎo)制訂發(fā)展規(guī)劃、優(yōu)化資源配置、提高辦學(xué)質(zhì)量的根本依據(jù)，也是高校對外交流、參與市場競爭的重要工具。目前，國內(nèi)較具影響力和公信力的“武書連大學(xué)排名”就是利用高教統(tǒng)計(jì)檔案分別從大學(xué)綜合實(shí)力、學(xué)科實(shí)力、本科專業(yè)實(shí)力、教師學(xué)術(shù)水平、教學(xué)科研效率、本科畢業(yè)生質(zhì)量等方面對高校進(jìn)行排名，不僅為考生及家長填報(bào)高考志愿提供參考，更是各學(xué)校整理實(shí)力的充分體現(xiàn)。因此，加強(qiáng)高教統(tǒng)計(jì)檔案管理工作，為學(xué)校教育事業(yè)服務(wù)的同時(shí)，助力學(xué)?！半p一流”建設(shè)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、案例介紹

某高校教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作一直由學(xué)校校長辦公室負(fù)責(zé)。2010年，由于學(xué)校人事調(diào)整，負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作的老師發(fā)生了變動，但兩位老師在交接工作的過程中，對高教統(tǒng)計(jì)檔案的相關(guān)要求忽視交接或沒有交接清楚，致使新老師在后續(xù)負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作中一直沒有將每學(xué)年的高教統(tǒng)計(jì)檔案按時(shí)移交學(xué)校檔案館保管。直至2016年該高校有關(guān)部門到檔案館查閱高基報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)才發(fā)現(xiàn)高教統(tǒng)計(jì)檔案竟斷檔了5年之久。為了保證學(xué)校檔案的完整性，該校檔案館工作人員及時(shí)聯(lián)系到這位統(tǒng)計(jì)老師，說明了高教統(tǒng)計(jì)檔案的重要性并對之前中斷未歸檔的高教統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行了補(bǔ)歸，有效填補(bǔ)了學(xué)校這一時(shí)期高教統(tǒng)計(jì)工作的空白。

二、高教統(tǒng)計(jì)檔案管理中存在的主要問題

雖然該高校及時(shí)發(fā)現(xiàn)了統(tǒng)計(jì)檔案工作中存在的問題并做出了補(bǔ)救與整改，但隨著信息時(shí)代的到來，高校教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作已從傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，而形成于統(tǒng)計(jì)工作整個過程的高教統(tǒng)計(jì)檔案，其載體形式、載體內(nèi)容也發(fā)生了根本變化，并非一冊僅體現(xiàn)數(shù)據(jù)記錄與匯總的紙質(zhì)報(bào)表。目前，一些高校對教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作、高教統(tǒng)計(jì)檔案管理不夠重視，對工作中出現(xiàn)的新情況新問題沒有及時(shí)研究并采取應(yīng)對措施，其中包括忽視對電子統(tǒng)計(jì)檔案的管理，以至于高教統(tǒng)計(jì)檔案工作中出現(xiàn)了以下問題：

（一）高教統(tǒng)計(jì)檔案歸檔意識淺薄。一些高校沒有設(shè)置專業(yè)統(tǒng)計(jì)管理部門，統(tǒng)計(jì)工作歸口不一，有時(shí)在校長辦公室，有時(shí)又因?qū)W校發(fā)展被調(diào)整在發(fā)展規(guī)劃處等部門，容易出現(xiàn)數(shù)出多部門的情況。這些部門由于負(fù)責(zé)的事項(xiàng)較多，對教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作只是表面應(yīng)付，對高教統(tǒng)計(jì)檔案更是疏于管理。同時(shí)，從事統(tǒng)計(jì)工作的人員大多是身兼數(shù)職，工作辛苦、繁瑣，沒有精力深入學(xué)習(xí)和掌握高教統(tǒng)計(jì)檔案管理的具體辦法和要求，加上統(tǒng)計(jì)人員因崗位流動而變化頻繁，導(dǎo)致高教統(tǒng)計(jì)檔案長年存放于科室中，未向?qū)W校檔案館移交，歸檔出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象，給學(xué)校資產(chǎn)造成不可彌補(bǔ)的損失。

（二）高教統(tǒng)計(jì)檔案規(guī)范性管理程度較低。統(tǒng)計(jì)部門和檔案館沒有根據(jù)教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作的變化及學(xué)校實(shí)際及時(shí)制訂新的《高教統(tǒng)計(jì)檔案管理辦法》《高教統(tǒng)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表》等規(guī)章制度，每年度的高教統(tǒng)計(jì)檔案歸檔仍是傳統(tǒng)的一本紙質(zhì)報(bào)表，而教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作中各單位報(bào)送的由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章的原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)核查情況說明等材料散落在統(tǒng)計(jì)人員手中，沒有作為高教統(tǒng)計(jì)檔案移交檔案館。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作已由手工統(tǒng)計(jì)向計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)變，由此產(chǎn)生的Excel、數(shù)據(jù)庫、軟件系統(tǒng)等電子統(tǒng)計(jì)檔案也未歸檔，從而導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性且查閱利用效率低下。高教統(tǒng)計(jì)檔案利用者缺乏保護(hù)檔案的意識，在利用過程中隨意在檔案原件上涂畫、批注，給檔案管理帶來了不良影響。

（三）高教統(tǒng)計(jì)檔案信息化及開放程度滯后。一方面，高校統(tǒng)計(jì)工作仍限于數(shù)據(jù)單機(jī)錄入和處理，沒有借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)校部門間的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)共享。另一方面，多數(shù)檔案館僅實(shí)現(xiàn)了高教統(tǒng)計(jì)檔案的目錄級信息化，對高教統(tǒng)計(jì)檔案實(shí)體的利用，仍需到檔案館現(xiàn)場查閱，無法實(shí)現(xiàn)異地查詢。同時(shí)，多數(shù)高校將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)視為保密數(shù)據(jù)，不肯對外公布，導(dǎo)致學(xué)校之間形成一個個信息孤島，無法與同類院校進(jìn)行橫向比較，自然無法了解本校的發(fā)展優(yōu)勢與短板，一定程度上制約了高校的進(jìn)步與發(fā)展。

（四）高教統(tǒng)計(jì)檔案重保管，輕利用。檔案館工作人員對高教統(tǒng)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識不足，僅限于上架、保管、你用我查的初始水平，忽視了對高教統(tǒng)計(jì)檔案的深度挖掘和開發(fā)編研，沒有發(fā)揮出高教統(tǒng)計(jì)檔案在制定決策、研究校史、對外宣傳等方面的作用。

三、做好高教統(tǒng)計(jì)檔案管理的對策

（一）健全教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作組織機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化高教統(tǒng)計(jì)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)。鑒于目前高校事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作歸口不一、管理分散、易被部門主要事務(wù)“邊緣化”的現(xiàn)狀，高校應(yīng)結(jié)合實(shí)際，成立專門的統(tǒng)計(jì)部門，實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、分級負(fù)責(zé)”的統(tǒng)計(jì)工作網(wǎng)絡(luò)，即由學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)計(jì)部門集中管理，各處（室）、各院（系）分級負(fù)責(zé)。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)加大投入力度，培養(yǎng)一支觀念新、業(yè)務(wù)精的復(fù)合型統(tǒng)計(jì)人才隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)歸口統(tǒng)一和高質(zhì)量的高教統(tǒng)計(jì)檔案管理奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，統(tǒng)計(jì)部門要加強(qiáng)高教統(tǒng)計(jì)檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)，健全高教統(tǒng)計(jì)檔案管理制度。統(tǒng)計(jì)部門負(fù)責(zé)人要提高對高教統(tǒng)計(jì)檔案的認(rèn)識及重視程度，不僅自己要認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹高教統(tǒng)計(jì)檔案相關(guān)政策，還要健全單位高教統(tǒng)計(jì)檔案的“三納入”“四同步”管理制度，確保高教統(tǒng)計(jì)檔案工作落實(shí)到位，即高教統(tǒng)計(jì)檔案工作納入單位的工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入統(tǒng)計(jì)工作人員崗位職責(zé);下達(dá)統(tǒng)計(jì)計(jì)劃任務(wù)與提出統(tǒng)計(jì)資料歸檔要求同步，檢查統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)度與檢查統(tǒng)計(jì)資料形成情況同步，統(tǒng)計(jì)工作上報(bào)與驗(yàn)收鑒定統(tǒng)計(jì)資料的齊全、完整、準(zhǔn)確性同步，統(tǒng)計(jì)工作評優(yōu)與檔案部門出具統(tǒng)計(jì)檔案歸檔證明同步。

（二）加強(qiáng)高教統(tǒng)計(jì)檔案規(guī)范化管理，提高高教統(tǒng)計(jì)檔案的“質(zhì)”與“量”。1.高校統(tǒng)計(jì)部門要高度重視并積極組織統(tǒng)計(jì)人員參加教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)專業(yè)化培訓(xùn)，全面掌握統(tǒng)計(jì)工作流程、指標(biāo)含義、填報(bào)要求、軟件應(yīng)用等內(nèi)容，不斷提高統(tǒng)計(jì)人員業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，要求各位統(tǒng)計(jì)人員對待工作必須態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真細(xì)致，堅(jiān)決杜絕隨意編造數(shù)據(jù)的情況發(fā)生，徹底從源頭上保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為建立高質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)檔案奠定基礎(chǔ)。2.高校檔案館應(yīng)根據(jù)教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作實(shí)際，制訂高教統(tǒng)計(jì)檔案歸檔實(shí)施細(xì)則，對高教統(tǒng)計(jì)檔案的收集、整理、組卷、編目、裝訂等工作做出詳細(xì)說明和要求，切實(shí)提高高教統(tǒng)計(jì)檔案的規(guī)范化水平。首先，在收集高教統(tǒng)計(jì)檔案時(shí)，不僅要收集與教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作相關(guān)的上級文件通知、本校統(tǒng)計(jì)工作的計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù)、任務(wù)分解及各單位報(bào)送的原始數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)情況說明、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等紙質(zhì)材料，還要收集不同版本的高教統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)軟件及其相應(yīng)的導(dǎo)出文件（.xls）、數(shù)據(jù)庫文件（.dat）、上報(bào)文件（.input）等電子統(tǒng)計(jì)檔案，提高高教統(tǒng)計(jì)檔案的全面性。其次，在分類整理高教統(tǒng)計(jì)檔案時(shí)，要按照相同年度、相同保管期限、相同載體的分類原則對統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行正確分類，并按照紙質(zhì)檔案以卷（件）為單位、電子檔案以盤為單位整理，切實(shí)做到高教統(tǒng)計(jì)檔案內(nèi)容齊全、分類清楚、不漏不重、簽字蓋章手續(xù)完備、裝訂規(guī)范、檢索方便、管理完善。

（三）加強(qiáng)高教統(tǒng)計(jì)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程利用。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案工作在檔案載體、檔案管理、檔案服務(wù)等方面正在向信息化建設(shè)邁進(jìn)，高教統(tǒng)計(jì)檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，逐步推進(jìn)存量數(shù)字化、增量電子化、建立高教統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，充分利用學(xué)校局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等平臺以及數(shù)字化校園建設(shè)契機(jī)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)檔案遠(yuǎn)程利用平臺，為學(xué)校各部門提供方便快捷的查檔服務(wù)的同時(shí)，徹底打破各部門疲于查找數(shù)據(jù)的困境;為學(xué)校師生的教學(xué)、科研提供數(shù)據(jù)支持;為教育行政部門動態(tài)監(jiān)測、宏觀調(diào)控高校發(fā)展提供依據(jù)。

（四）深入開發(fā)高教統(tǒng)計(jì)檔案，積極為高校教育事業(yè)服務(wù)。1.加強(qiáng)高教統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量關(guān)系的分析整理，在對比中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而不斷提高學(xué)校的管理水平。通過對學(xué)校高教統(tǒng)計(jì)檔案的橫向與縱向、單項(xiàng)指標(biāo)與多項(xiàng)指標(biāo)、定量與定向的分析比較，不僅可以將靜態(tài)化的統(tǒng)計(jì)數(shù)字轉(zhuǎn)化為動態(tài)的教學(xué)監(jiān)測指標(biāo)，為學(xué)校決策層動態(tài)掌握辦學(xué)現(xiàn)狀、評判資源配置、挖掘辦學(xué)潛力、提高辦學(xué)效益提供依據(jù)，還可以讓學(xué)校師生、校友及社會各界了解學(xué)校的改革發(fā)展歷史和輝煌成就，擴(kuò)大學(xué)校對外宣傳力度并為學(xué)校贏得知名度和美譽(yù)度。通過比較相關(guān)院校數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)校與其他院校在人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍、教學(xué)方法、科研水平、資產(chǎn)投入等方面的優(yōu)勢與短板，以便學(xué)校擺正位置，及時(shí)調(diào)整發(fā)展策略，不斷提升學(xué)校治理能力和競爭能力。2.加強(qiáng)高教統(tǒng)計(jì)檔案的編研與課題研究工作，輔助學(xué)校行政管理。充分利用高教統(tǒng)計(jì)檔案信息庫，建立學(xué)校的人事信息數(shù)據(jù)庫、學(xué)生情況數(shù)據(jù)庫、科研成果數(shù)據(jù)庫、專業(yè)信息數(shù)據(jù)庫、儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫、校舍情況、圖書資料數(shù)據(jù)庫等，為各職能部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、填報(bào)報(bào)表、編印和發(fā)布信息簡報(bào)等日常業(yè)務(wù)管理、信息咨詢服務(wù)提供數(shù)據(jù)支持。還要進(jìn)一步解放思想、開拓創(chuàng)新，借助高教統(tǒng)計(jì)檔案，積極開展統(tǒng)計(jì)相關(guān)課題研究工作。特別是針對各高校舉辦的見證改革開放四十周年紀(jì)念活動，學(xué)校統(tǒng)計(jì)部門可聯(lián)合檔案館透過高教統(tǒng)計(jì)檔案以圖文并茂的形式對學(xué)校的教育事業(yè)發(fā)展成就進(jìn)行匯編，并在全校范圍舉辦展覽，鼓勵學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生員工、校友及社會各界人士借此機(jī)會對學(xué)校的綜合改革和“雙一流”建設(shè)出謀劃策、建言獻(xiàn)策，為實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展共同努力。

四、總結(jié)

高教統(tǒng)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)長期性、綜合性的管理工作。在習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義思想引領(lǐng)下，我們要創(chuàng)新思維、積極探索高教統(tǒng)計(jì)檔案管理和服務(wù)新模式，充分發(fā)揮高教統(tǒng)計(jì)檔案在高?？茖W(xué)決策、取長補(bǔ)短、提升實(shí)力、擴(kuò)大宣傳等方面的作用，積極為高校教育事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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