檔案服務(wù)外包的實(shí)踐與思考

劉爾嫻

【摘要】在我國(guó)當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，檔案服務(wù)在數(shù)字化、信息化環(huán)境中有很多外包途徑，因此根據(jù)檔案情況進(jìn)行服務(wù)外包在當(dāng)前時(shí)代已經(jīng)興起，但是在實(shí)踐中檔案服務(wù)外包還存在一些問題，本文就檔案服務(wù)外包實(shí)踐中的問題以及優(yōu)化策略進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】檔案;服務(wù)外包;實(shí)踐

檔案服務(wù)外包是我國(guó)各領(lǐng)域檔案管理工作集成化、信息化的產(chǎn)物，在我國(guó)開展檔案服務(wù)外包工作同我國(guó)當(dāng)前的數(shù)字化信息時(shí)代特點(diǎn)息息相關(guān)，由于檔案信息傳輸與保存的安全性要求較高，因此還需做好檔案服務(wù)外包問題的處理。

一、當(dāng)前檔案服務(wù)外包實(shí)踐中的主要問題分析

（一）檔案服務(wù)外包存在較多安全風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前檔案服務(wù)外包領(lǐng)域最常見的風(fēng)險(xiǎn)問題就是檔案發(fā)生丟失以及損壞，由于當(dāng)前很多檔案服務(wù)的外包公司在業(yè)務(wù)水平以及基礎(chǔ)設(shè)施準(zhǔn)備、人員素質(zhì)方面還存在一些欠缺，加上檔案在轉(zhuǎn)移與保存中環(huán)節(jié)較多，如果管理不善就非常容易發(fā)生損壞和遺失，如果提供檔案外包服務(wù)的企業(yè)沒有在細(xì)節(jié)方面做好培訓(xùn)，就非常容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)安全問題。

（二）外包服務(wù)行業(yè)的整體水平有待提升。在我國(guó)檔案外包服務(wù)領(lǐng)域，由于存在行業(yè)內(nèi)業(yè)務(wù)水平差異，有個(gè)別外包服務(wù)公司存在業(yè)務(wù)專業(yè)性不夠、團(tuán)隊(duì)總體水平不強(qiáng)的情況，雖然我國(guó)檔案外包行業(yè)已經(jīng)有了幾十年的發(fā)展歷史，業(yè)務(wù)水平有所提高，但是由于當(dāng)前檔案管理的要求在不斷提升，任務(wù)量也在不斷加大，導(dǎo)致檔案外包行業(yè)的整體要求較高，而由于部分檔案外包服務(wù)企業(yè)的薪資水平較低，導(dǎo)致高素質(zhì)人才流失，團(tuán)隊(duì)人員技能結(jié)構(gòu)較低下，導(dǎo)致檔案外包服務(wù)總體水平無(wú)法達(dá)到當(dāng)前行業(yè)要求，同時(shí)由于檔案服務(wù)外包行業(yè)并未建立較為完善的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致行業(yè)在管理方面缺乏專業(yè)性，且沒有科學(xué)的培訓(xùn)與組織優(yōu)化體系，給檔案服務(wù)外包行業(yè)帶來(lái)了較大的發(fā)展阻礙。

二、當(dāng)前提升檔案服務(wù)外包管理效果的策略分析

（一）應(yīng)積極應(yīng)用具有檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范效果的措施。在當(dāng)前時(shí)代，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)的技術(shù)措施有如下幾點(diǎn)：首先做好外包場(chǎng)所內(nèi)部的安全管理，外包服務(wù)企業(yè)要根據(jù)檔案管理的原則對(duì)進(jìn)行檔案管理與保存的場(chǎng)所做好檢查，特別是當(dāng)前的信息化安全防護(hù)手段必須做好設(shè)置，同時(shí)應(yīng)該在檔案外包加工區(qū)域進(jìn)行監(jiān)控系統(tǒng)的安裝與設(shè)置，確保對(duì)全區(qū)域?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，而為了保證檔案信息的安全性，檔案加工區(qū)域內(nèi)盡量不要使用聯(lián)網(wǎng)功能，并且嚴(yán)格禁止閑雜人等進(jìn)入檔案加工區(qū)域。其次還要從技術(shù)層面確保檔案信息的安全性，要首先對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行安全技能培訓(xùn)，同時(shí)還要確保外包服務(wù)企業(yè)做好與檔案管理部門簽訂具有法律效力的保密合同，杜絕外包服務(wù)公司出現(xiàn)信息泄露的可能。

（二）做好檔案服務(wù)行業(yè)管控。要確保國(guó)家相應(yīng)監(jiān)管部門對(duì)于檔案外包服務(wù)行業(yè)的監(jiān)管力度，國(guó)家政府行政部門要履行其職責(zé)，定時(shí)對(duì)檔案外包行業(yè)內(nèi)部公司進(jìn)行檢查，對(duì)于管理松懈，檔案信息安全性不高的企業(yè)應(yīng)進(jìn)行處罰，或者提升檔案外包行業(yè)的準(zhǔn)入門檻，優(yōu)化檔案服務(wù)行業(yè)的運(yùn)行環(huán)境。外包公司的資質(zhì)管理目前尚缺少統(tǒng)一管理資源，但是目前僅有部分省份出臺(tái)了本省的檔案管理?xiàng)l例，并不足以解決根本問題。而現(xiàn)階段由于檔案服務(wù)外包行業(yè)比較混亂，需要十分明確的管理制度，但當(dāng)?shù)氐慕鹑谕獍什桓撸瑱n案服務(wù)工作尚未跟上。

（三）優(yōu)化檔案服務(wù)外包的過程管理。檔案服務(wù)外包優(yōu)化過程有多種方式，筆者現(xiàn)介紹主要的兩種方式：其一是實(shí)行質(zhì)量控制績(jī)效管理。也就是要求檔案質(zhì)量能夠有效地提高檔案外包公司的水平，在選擇了檔案外包公司后，與其進(jìn)行溝通，交代檔案存儲(chǔ)、保護(hù)要求，要求檔案部門應(yīng)對(duì)金融服務(wù)外包企業(yè)進(jìn)行把控，隨時(shí)了解企業(yè)發(fā)展進(jìn)程，實(shí)施檔案外包工作的連續(xù)性和發(fā)展性。負(fù)責(zé)檔案外包工作。隨時(shí)了解檔案外包公司的工作進(jìn)展。檔案外包服務(wù)相應(yīng)的績(jī)效考評(píng)指標(biāo)系統(tǒng)必須能夠依據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行調(diào)整，一旦在實(shí)際操作中遇到問題，外包方與服務(wù)方應(yīng)進(jìn)行協(xié)商，針對(duì)檔案外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行科學(xué)的績(jī)效管理，在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代更有利于檔案保護(hù)與科學(xué)保存。要將績(jī)效考評(píng)結(jié)果與獎(jiǎng)懲制度掛鉤，敦促檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)努力提升自身服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，為了提升當(dāng)前我國(guó)檔案服務(wù)外包的效果，不僅要對(duì)其過程進(jìn)行優(yōu)化，還應(yīng)做好行業(yè)規(guī)范，并要根據(jù)當(dāng)前的信息化環(huán)境需求進(jìn)行安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案服務(wù)外包的整體安全性以及可靠性提升提供助力。

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