信息化背景下文書檔案在線歸檔的初步探索

孔祥卉

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）3-127-01

摘 要 檔案信息化管理是國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國已經(jīng)步入信息化發(fā)展的階段，電子檔案不斷替代紙質(zhì)檔案，甚至文件檔案管理也在不斷進(jìn)行著創(chuàng)新，以便達(dá)到更高的管理質(zhì)量水平。本文從我國檔案信息化管理的現(xiàn)狀著手，闡述了我國檔案信息化管理存在的問題，為新時期檔案信息化管理打開新思路。

關(guān)鍵詞 信息化背景下 文書檔案管理 創(chuàng)新

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代技術(shù)在內(nèi)部工作中的應(yīng)用，不僅可以有效地提高工作效率，而且可以減少人為失誤，保證工作質(zhì)量。從目前的觀點(diǎn)來看，檔案信息化是加快實(shí)現(xiàn)信息化的必要手段。利用原有的文件檔案管理不能保證文件檔案的整體效率，還因?yàn)槿藶橐蛩兀瑢?dǎo)致管理問題，影響了文件檔案的未來發(fā)展。

一、文書檔案管理信息化的基本概念

檔案是社會發(fā)展的記錄者，記錄社會發(fā)展的各種信息，特別是文件和檔案，記錄各單位的發(fā)展歷史，反映以前單位遇到的問題，單位建設(shè)的進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)決策等。隨著文件檔案管理模式的更新和變化，為提高文件檔案管理水平，保證文件檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，采用了新的管理模式，對文件檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，這是文件檔案管理的進(jìn)一步科學(xué)體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，本文提出了文件集成、計算機(jī)化的文件和文件處理等建議，以提高文件和文件的科學(xué)管理水平。針對當(dāng)前發(fā)展的新形勢，提出了文件和檔案管理的要求，提出了檔案管理現(xiàn)代化的新發(fā)展趨勢，具有重要的參考意義。

二、當(dāng)前文書檔案管理信息化存在的主要問題

（一）管理意識方面

如今，各行各業(yè)都缺乏專業(yè)人才。檔案信息建設(shè)也是如此。如果管理者不了解專業(yè)知識，就會導(dǎo)致職業(yè)與管理的分離。因此，管理工作變得更加困難和低效。信息化管理是一項(xiàng)具有跨時代意義和鮮明時代特征的創(chuàng)新性工作。但在現(xiàn)實(shí)中，許多工人都有成見，習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作模式。很難適應(yīng)這種思想和思想的跨時代變化。許多工作人員對檔案信息管理知之甚少，甚至有消極情緒。很多時候，當(dāng)單位購買必要的設(shè)備進(jìn)行信息管理時，卻沒有人能夠操作或延續(xù)傳統(tǒng)的做法，最終使信息成為幻想，造成了金錢和資源的浪費(fèi)。它還使得檔案館的信息建設(shè)不完整，使得一些信息網(wǎng)絡(luò)無法鏈接，造成用戶的困惑。有時會有不同的意見，也就是說，由于各部門之間的溝通和各自的工作制度不便，沒有共識。嚴(yán)重影響了檔案信息管理的進(jìn)程。文件和檔案管理是檔案管理的重要組成部分。為了提高文件和檔案的管理水平和質(zhì)量，有必要在文件和檔案管理的實(shí)施中應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。但是，根據(jù)目前的情況，在文件檔案管理中，有些管理者對文件檔案信息管理缺乏了解，對文件檔案信息管理不夠重視，致使文件檔案信息管理水平低下。

（二）檔案信息化程度不深入

文件信息化程度不夠，主要體現(xiàn)在信息化管理的應(yīng)用還沒有充分發(fā)展。從文獻(xiàn)檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多企業(yè)還存在一些紙質(zhì)檔案管理方法。即使許多企業(yè)在發(fā)展過程中保留了信息化文件和檔案，但仍與紙質(zhì)檔案存在一定的不一致，或認(rèn)為與紙質(zhì)檔案不一致。紙質(zhì)檔案在歸檔后是無用的，直接銷毀，不可能實(shí)現(xiàn)紙和信息的共同發(fā)展和存在，影響了文件和檔案的管理質(zhì)量。

（三）提高信息文檔的傳輸速率及穩(wěn)定性、安全性

檔案室每年對上一年度的文件資料進(jìn)行歸檔。檔案部門專職檔案員在對日常文件管理及傳遞過程中，時常丟失文件，導(dǎo)致文件歸檔不及時、不穩(wěn)定。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以通過網(wǎng)絡(luò)形式傳輸和文件形式傳輸，提高文件傳輸?shù)乃俣群托剩瑫r通過文件管理系統(tǒng)確定文件的級別，并通過設(shè)置權(quán)限來限制檔案管理員，確保文件的穩(wěn)定性。

三、信息化管理背景下文書檔案管理的策略

（一）提升信息管理理念

檔案信息化管理需要管理與專業(yè)相結(jié)合，涉及信息管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等專業(yè)領(lǐng)域。因此，傳統(tǒng)的兼職模式勢必要摒棄，重新建立人事機(jī)制和完善的人才專業(yè)培訓(xùn)，以提高工作質(zhì)量和工作能力。只有加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高管理人員水平，優(yōu)化管理隊伍素質(zhì)，才是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的前提。

（二）建立檔案信息存儲模塊

文書檔案管理是一項(xiàng)繁雜的工作，系統(tǒng)完善的構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)綜合管理系統(tǒng)需要構(gòu)建檔案文化管理模塊以及預(yù)歸檔案管理模塊。所以對于信息化設(shè)備的應(yīng)用能夠起到積極的促進(jìn)作用。

（三）構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享

要實(shí)現(xiàn)信息管理，就必須終止檔案部門獨(dú)立運(yùn)作的政治制度。建立具有相同規(guī)格的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。它使用戶能夠清楚地獲得他們需要的信息。同時，通過資源共享，地方檔案部門將走上具有自身特色的檔案信息管理之路，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)。形成一體化、綜合化的管理體系。

四、結(jié)語

局域網(wǎng)是信息化建設(shè)的前提，計算機(jī)管理也以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，總而言之，現(xiàn)代發(fā)展的局勢與檔案信息化的建設(shè)密不可分。運(yùn)用實(shí)踐、總結(jié)、理論相互結(jié)合的思想，在原有的基礎(chǔ)上探索新的管理方式，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。這樣才能促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展，這將使檔案信息管理起來更容易、更高效。

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