企業(yè)文書(shū)檔案管理的缺陷及對(duì)策研究

張秋菊

摘要：文書(shū)檔案的管理反映一個(gè)企業(yè)文件檔案管理的水平，體現(xiàn)了單位整體水平及綜合水準(zhǔn)。嚴(yán)格的工作流程和制度是保證文書(shū)檔案工作做好的關(guān)鍵，此外，還必須做好文書(shū)檔案管理工作之間的銜接以及規(guī)范管理，加強(qiáng)單位各部門(mén)之間的溝通和協(xié)作，只有這樣才能夠?qū)挝晃臅?shū)檔案的管理工作做好。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；文書(shū)檔案管理；辦公室工作；日常行政活動(dòng)；文件歸檔 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G275 文章編號(hào)：1009-2374（2015）12-0169-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.12.084

在企業(yè)中辦公室文書(shū)檔案的管理工作是最為基本的一個(gè)環(huán)節(jié)，文書(shū)檔案的管理工作來(lái)源于企業(yè)單位在日常行政活動(dòng)中產(chǎn)生的大量文件和資料，產(chǎn)生的這些文件和資料最后都會(huì)以檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。辦公室文書(shū)檔案的管理在很大程度上體現(xiàn)了辦公室行政人員處理辦公事務(wù)的水平，行政工作人員工作水平的高低決定了文書(shū)檔案整理的質(zhì)量和完整性。文書(shū)檔案是一個(gè)企業(yè)發(fā)展歷史的一個(gè)體現(xiàn)，這對(duì)于企業(yè)的反思和發(fā)展都具有非常重要的意義。通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案的研究可以了解企業(yè)發(fā)展的情況，對(duì)于企業(yè)單位具有重要的借鑒意義，其歷史和現(xiàn)實(shí)作用是不容忽視的。綜上所述，加強(qiáng)企業(yè)文書(shū)檔案的管理并使其規(guī)范化，進(jìn)而使得文書(shū)檔案真正為企業(yè)單位的發(fā)展所用，這是每個(gè)企業(yè)單位都應(yīng)該積極面對(duì)的重要因素。

1 目前企業(yè)單位文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

第一，文書(shū)是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文書(shū)、合同、審計(jì)、傳媒類的紙質(zhì)載體，記錄著企業(yè)所發(fā)生的事件、事件過(guò)程、單位用品及重要的文件和成果等。文書(shū)工作的重點(diǎn)就是文書(shū)和檔案的收集、文書(shū)檔案的管理、文書(shū)和檔案的分門(mén)別類、文書(shū)和檔案的存儲(chǔ)等。

第二，企業(yè)文書(shū)的管理是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，企業(yè)的各種文書(shū)整理之后所形成的具體的形式就是企業(yè)的檔案，檔案管理涉及到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)和各個(gè)環(huán)節(jié)，是企業(yè)發(fā)展歷史的一個(gè)真實(shí)的寫(xiě)照，對(duì)于企業(yè)的存在和發(fā)展有著非常重要的借鑒意義。企業(yè)行政工作所涉及的檔案、研究開(kāi)發(fā)所涉及的檔案、固定資產(chǎn)所涉及的檔案以及企業(yè)的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案等都是企業(yè)檔案管理不可或缺的環(huán)節(jié)。檔案涉及到的部門(mén)環(huán)節(jié)不同檔案的內(nèi)容不同就會(huì)導(dǎo)致檔案的存儲(chǔ)的形式有很大程度上的不同。檔案常見(jiàn)的形式包括圖片文件、音頻文件、視頻文件、紙質(zhì)文檔，這些都是檔案的重要載體。

第三，文書(shū)管理工作和檔案的管理工作具有重要的聯(lián)系，文書(shū)工作主要涉及企業(yè)單位文書(shū)的整理、將文書(shū)立卷、文書(shū)的歸檔等。而文書(shū)檔案的管理包括各種文件和書(shū)寫(xiě)材料、文件格式的整理、文件的歸檔等。企業(yè)單位的文書(shū)工作在單位的檔案管理工作之后是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也就是文書(shū)工作的過(guò)程就是企業(yè)單位檔案形成的基礎(chǔ)。

2 企業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理存在的缺陷

第一，多數(shù)企業(yè)單位的文書(shū)檔案管理都存在著投入過(guò)低的問(wèn)題，這大多是由于企業(yè)單位的用房緊張?jiān)斐傻?，企業(yè)每年的檔案數(shù)量是非常巨大的，企業(yè)單位沒(méi)有足夠的空間來(lái)存儲(chǔ)這些文書(shū)檔案；另外在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中大多存在著管理責(zé)任不明的情況，很多的管理制度相對(duì)不完善，部分企業(yè)單位甚至把各種資料都與該單位的文書(shū)和檔案混合在一起，這與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)存在很大的差距。這些缺陷也是大多數(shù)企業(yè)單位都普遍存在的現(xiàn)象。

第二，多數(shù)企業(yè)單位存在著對(duì)文書(shū)檔案的管理意識(shí)較為淡薄，認(rèn)為文書(shū)檔案的工作都不重要，應(yīng)該將更多的精力放到企業(yè)的生產(chǎn)、科研和發(fā)展上，這是嚴(yán)重的認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤問(wèn)題。這些文書(shū)檔案在很大程度上都是企業(yè)單位管理經(jīng)驗(yàn)積累，生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)的積累和科研經(jīng)驗(yàn)的積累，是企業(yè)的財(cái)富，丟掉這些相當(dāng)于丟掉了企業(yè)的財(cái)富。對(duì)于上述企業(yè)單位文書(shū)檔案管理意識(shí)的淡薄情況，應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)男麄鞔胧┗蛘哂泄芾碚邔ｉT(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，使得文書(shū)檔案管理工作的重要性深入人心。而且很多的企業(yè)單位只是將文書(shū)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)而沒(méi)有加以利用，這使得企業(yè)的財(cái)富和經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重的被浪費(fèi)掉，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是極為不利的，沒(méi)有借助文書(shū)檔案的歷史性和財(cái)富性為企業(yè)的發(fā)展提供支持。

第三，多數(shù)的企業(yè)單位由于管理方式的不科學(xué)、不完善造成了文書(shū)檔案的管理和存儲(chǔ)存在很大的缺陷。有些版記記錄不全、文檔存儲(chǔ)過(guò)程不規(guī)范、文書(shū)和檔案的分門(mén)別類存在問(wèn)題、文書(shū)和檔案的載體紙張的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、檔案和文書(shū)提取的流程不規(guī)范、文書(shū)的檔案存儲(chǔ)過(guò)程中發(fā)生破損、文書(shū)和檔案的封裝不規(guī)范等。

第四，多數(shù)企業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作從事者不是專業(yè)人員：（1）大多數(shù)的管理者存著理論水平低、文化程度不高、專業(yè)能力存在問(wèn)題等一些缺陷；（2）大多數(shù)的管理者缺乏相關(guān)方面的理論基礎(chǔ)，并且對(duì)于文書(shū)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)及不夠重視，這就造成了文書(shū)檔案管理的混亂，在很大程度上背離了辦公室文書(shū)檔案管理的最為基本的水準(zhǔn)。

3 企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化措施

第一，要加強(qiáng)企業(yè)單位對(duì)于文書(shū)檔案管理的規(guī)范性，明確相關(guān)責(zé)任人。將文書(shū)檔案進(jìn)行一體化的管理，嚴(yán)格規(guī)定文書(shū)檔案所需紙張的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)、文書(shū)和檔案的存儲(chǔ)格式、書(shū)寫(xiě)要求等，從資料的開(kāi)始就進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，盡量使得整個(gè)文檔管理過(guò)程嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)化，在文書(shū)整理完畢后及時(shí)地將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，以免發(fā)生遺失。

第二，加強(qiáng)企業(yè)單位相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)技能，將文書(shū)檔案管理的重要性深入到每個(gè)從業(yè)者心中：（1）可以采取培訓(xùn)的形式來(lái)提升企業(yè)單位員工的專業(yè)技能和提高意識(shí)，作為從業(yè)人員自身也應(yīng)該加強(qiáng)理論方面知識(shí)的學(xué)習(xí)；（2）要與時(shí)俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代化的辦公方法，提高辦事的效率和專業(yè)性；（3）努力學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識(shí)，爭(zhēng)取把文書(shū)檔案的管理做到規(guī)范化。

第三，完善企業(yè)單位文書(shū)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并且建立相應(yīng)的文書(shū)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確文書(shū)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)責(zé)任信息，調(diào)動(dòng)工作人員的熱情和積極性，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)機(jī)制來(lái)促進(jìn)檔案工作的改進(jìn)和進(jìn)步。

第四，企業(yè)單位的歸檔制度應(yīng)該具體到企業(yè)單位的某個(gè)部門(mén)，要做到真實(shí)客觀和具體，包括歸檔的時(shí)間、范圍以及歸檔的各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要求等。文書(shū)檔案的整理內(nèi)容主要包括檔案的系統(tǒng)化和基本的編目等工作。

4 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文書(shū)檔案的管理不僅體現(xiàn)著企業(yè)單位文書(shū)和檔案管理的水平，也是企業(yè)單位發(fā)展歷史的真實(shí)寫(xiě)照。要提高文書(shū)檔案的利用為企業(yè)單位的發(fā)展提供支撐。要建立嚴(yán)格的流程和規(guī)章制度，加強(qiáng)相關(guān)人員的工作意識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接，使得文書(shū)檔案的管理真正規(guī)范化真正為企業(yè)單位的發(fā)展所用。

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（責(zé)任編輯：王 波）