辦公室行政管理精細(xì)化研究

樊宇

【摘要】辦公室是一個(gè)綜合、全面的辦事部門，所謂行政管理精細(xì)化，“精”就是管理質(zhì)量精益求精，“細(xì)”就是管理標(biāo)準(zhǔn)的具體量化。如何提高辦公室行政管理精細(xì)化水平是當(dāng)前辦公室管理關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，探索辦公室行政管理精細(xì)化具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文以精細(xì)化管理為切入點(diǎn)，在概述辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探討了辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑，以期為辦公室管理提供參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】辦公室;行政管理;精細(xì)化管理;有效途徑

一、辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義

精細(xì)化管理是一種管理理念，從辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義上看，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，分別是加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通、規(guī)范員工的日常行為、提高辦公室運(yùn)行效率，其具體內(nèi)容如下：

（一）加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通。加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通是辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義之一。溝通效果決定管理效率，辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系四面八方的樞紐，行政管理精細(xì)化可以將工作流程化繁為簡(jiǎn)，推動(dòng)各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)，使內(nèi)部溝通可以起到事半功倍的效果。

（二）規(guī)范員工的日常行為。規(guī)范員工的日常行為是辦公室行政管理精細(xì)化的又一現(xiàn)實(shí)意義。精細(xì)化管理就是以規(guī)范化為前提，辦公室行政管理精細(xì)化對(duì)員工的日常行為做了明確規(guī)定，崗位職責(zé)更加明確，管理責(zé)任更加具體，行政管理工作有章可循，這樣無疑對(duì)規(guī)范員工的日常行為大有裨益。

（三）提高辦公室運(yùn)行效率。辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義還表現(xiàn)在提高辦公室運(yùn)行效率方面。辦公室行政管理精細(xì)化，就是將辦公室行政管理工作做精、做細(xì)，把整個(gè)辦公室行政與其他部門的工作有效進(jìn)行結(jié)合，及時(shí)調(diào)整各部門的工作任務(wù)，優(yōu)化工作思路，調(diào)動(dòng)他們的積極性，可以從整體上提高工作效率。因此，探索辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑勢(shì)在必行。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑

為進(jìn)一步提高辦公室行政管理精細(xì)化水平，在了解辦公室行政管理精細(xì)化的現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑，可以從以下幾個(gè)方面入手，下文將逐一進(jìn)行分析：

（一）加強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)。加強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)是辦公室行政管理精細(xì)化的關(guān)鍵。精細(xì)化管理是現(xiàn)代辦公室管理的必然要求，重視精細(xì)化管理的作用，加強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)，應(yīng)加大對(duì)精細(xì)化管理的宣傳，肯定精細(xì)化管理在辦公室行政管理中的價(jià)值，依托辦公室文化建設(shè)加強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)，使精細(xì)化管理意識(shí)在辦公室行政管理中深入人心，為大力推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化管理奠定思想基礎(chǔ)。

（二）制定精細(xì)化工作流程。制定精細(xì)化工作流程是辦公室行政管理精細(xì)化的重要環(huán)節(jié)。工作流程包括工作環(huán)節(jié)、步驟和程序，對(duì)辦公室行政管理工作而言，辦公室行政管理精細(xì)化體現(xiàn)在工作流程上，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，對(duì)考勤、監(jiān)督、財(cái)務(wù)、評(píng)估、調(diào)研等每個(gè)工作環(huán)節(jié)制定行為標(biāo)準(zhǔn)，制定明確、嚴(yán)密、標(biāo)準(zhǔn)、可操作性強(qiáng)的規(guī)定，在制度層面確保辦公室行政管理的精細(xì)化，進(jìn)而使每個(gè)員工都能找到自己努力工作的目標(biāo)和動(dòng)力。

（三）細(xì)化、量化考核指標(biāo)。細(xì)化、量化考核指標(biāo)對(duì)辦公室行政管理精細(xì)化至關(guān)重要。在辦公室行政管理精細(xì)化過程中，考核標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)精確定位，合理分配，細(xì)化責(zé)任，注意對(duì)辦公室崗位職責(zé)的設(shè)置，對(duì)每個(gè)工作步驟制定精確的標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)化的考核，落實(shí)責(zé)任到位，同時(shí)做到獎(jiǎng)罰分明。如此一來，辦公室行政管理精細(xì)化將績(jī)效考核與行政管理掛鉤，對(duì)每一位工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，使員工嚴(yán)格按照辦公室精細(xì)化工作的規(guī)定要求自己，可以助力精細(xì)化管理的推進(jìn)。

（四）優(yōu)化員工的職業(yè)素養(yǎng)。優(yōu)化員工的職業(yè)素養(yǎng)是辦公室行政管理精細(xì)化的有效舉措。辦公室行政管理精細(xì)化對(duì)管理人員的要求較高，要求具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和精細(xì)化管理專業(yè)知識(shí)，才能最大化發(fā)揮辦公室行政管理精細(xì)化的作用。在具體做法上，優(yōu)化員工的職業(yè)素養(yǎng)，可以通過定期或不定期的以“精細(xì)化管理”為主題的培訓(xùn)，提高辦公室管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高執(zhí)行力。

三、結(jié)語

總之，辦公室工作事多繁雜，辦公室行政管理精細(xì)化是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性。對(duì)辦公室行政管理而言，應(yīng)加強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí);制定精細(xì)化工作流程;細(xì)化、量化考核指標(biāo);優(yōu)化員工的職業(yè)素養(yǎng)，積極探索辦公室行政管理精細(xì)化的有效途徑，只有這樣，才能不斷提高辦公室行政管理水平，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理工作又好又快地發(fā)展。

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