國企檔案管理的重要性及有效措施探討

陳祚

摘 要：隨著企業(yè)與時代的不斷發(fā)展，企業(yè)原有的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當下企業(yè)的需求，也不能適應發(fā)展的需要。因此，開創(chuàng)新的檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。本文重點分析了檔案管理在我國國企中的必要性以及檔案管理的有效措施。

關鍵詞：國企；檔案管理；有效措施

1 國企檔案管理的重要性分析

科學的檔案管理方式使得檔案查找的時間大幅縮短，更是使管理檔案人員的工作量大幅減少。雖然國企檔案用來記錄員工的過往材料，但檔案是被很多企業(yè)用來作為總結過去工作、衡量和參考企業(yè)當下和未來發(fā)展趨勢的重要性文件。

國企檔案資料體現(xiàn)了企業(yè)的生產(chǎn)、運營、采購、人資等方方面面，體現(xiàn)了企業(yè)平時發(fā)展的點點滴滴。起初，我國國企采用原始的紙質(zhì)形式，但隨著時代的發(fā)展，企業(yè)檔案的記錄方式開始多樣化起來，包括錄音、影像、圖片、電子檔案等等。經(jīng)濟方面，企業(yè)檔案有助于維持企業(yè)資金的長期穩(wěn)定。安全方面，企業(yè)檔案在有必要時，可作為出庭證據(jù)維護企業(yè)安全。文化方面，企業(yè)檔案有助于提高企業(yè)員工的凝聚力和團隊協(xié)作能力，從而在市場中提高企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)檔案管理的是否良好決定著企業(yè)是否能夠朝著更好的方向發(fā)展。

2 現(xiàn)階段國企檔案管理存在的普遍問題

作者結合自己和身邊人士近些年的工作經(jīng)驗，分析了現(xiàn)階段國企檔案管理存在的普遍問題。

首先，很多企業(yè)目前根本不夠重視檔案管理工作。因此也沒有聘用專門的檔案管理人員來對企業(yè)的檔案進行管理，更不要說如何考慮更加科學、合理地管理。企業(yè)高管更多關注的是企業(yè)是否盈利，產(chǎn)品是否賣得出去，產(chǎn)品是否具有競爭力。有些企業(yè)雖然有專門人員來進行檔案管理，但在這方面不夠重視，因此把檔案管理交給社會閑散人員或兼職人員、非專業(yè)人員，認為這項工作不是那么重要或者專業(yè)性并不是很強。

其次，我們都知道國企各個部門、各方面都有相應的規(guī)章制度，但在檔案管理方面的制度還存在很多漏洞。這就會導致很多問題，比如檔案交接問題、檔案流失問題或者檔案與實際不符等問題。因為沒有一致的制度，導致相關人員在實際操作過程中因無章可循而操作不規(guī)范，出現(xiàn)諸如上述問題，后續(xù)隱患無窮。

第三，檔案管理技術落后。目前很多國企在采購、產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、物流環(huán)節(jié)等方面都能做到與時俱進甚至某些方面超過平均水平，技術先進，可對檔案的管理還停留在上世紀最原始、最初級的階段，比如還在采用單計算機、單人管理甚至紙質(zhì)管理，這造成了檔案管理效率低下，已經(jīng)不能適應社會和企業(yè)的發(fā)展需要。因此，開創(chuàng)新的檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。

3 創(chuàng)新國企檔案管理模式的有效措施

開創(chuàng)新的國有企業(yè)檔案管理模式，對于提高企業(yè)的管理效率，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有劃時代的意義，這也是當前發(fā)展趨勢下國企所應做的必要性革新之一。

3.1 培養(yǎng)檔案管理人員對企業(yè)檔案的管理意識，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

首先，如果國企檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認知仍然不夠深入，那么將很大程度上抑制企業(yè)的發(fā)展。在國企檔案管理過程中應該持續(xù)創(chuàng)新思想，充分認識到檔案管理工作對整個企業(yè)的發(fā)展的不可磨滅的作用，時刻改進管理模式，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

另外，檔案管理人員的素質(zhì)對于企業(yè)來說也是至關重要的影響因素，勢必會對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生十分重要的影響。因此開創(chuàng)新的國有企業(yè)檔案管理模式最先考慮到的就應該是提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。具體來說，不僅要加強對檔案管理人員的理論知識，還要把理論和實際相結合，提高實際操作能力和應變能力。同時，加強檔案管理人員的計算機技術培訓，使他們掌握各種現(xiàn)代化信息管理技術，得以提高工作效率并保證檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。另外，國企還應該培養(yǎng)檔案管理人員具有“活到老學到老”的精神，注重提高員工自我創(chuàng)新意識，開創(chuàng)更高效的檔案管理模式；也要充分認識到自己工作對于企業(yè)的重要性，提高自己的工作責任心和敬業(yè)精神，努力工作，熱愛工作，全方位提高管理效率。

3.2 完善檔案管理制度

對于一個國企來說，只有越完善的規(guī)章管理制度才越能順利完成各項任務。

所有國有企業(yè)都應根據(jù)我國有關檔案管理的法律法規(guī)，結合檔案管理的各個環(huán)節(jié)，制定一套較為完善的管理制度。只有這樣，國有企業(yè)的檔案管理才可以遵循規(guī)章制度，各個工作環(huán)節(jié)和流程才能更加明確化、更加規(guī)范化。

3.3 提高檔案管理的信息化水平

如上所述，信息化水平是國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要標志之一。國有企業(yè)領導應把檔案信息化建設放在平日工作的首位，加大人力、物力、財力的投入，充分利用好當代計算機信息化技術，全力推動檔案管理信息化的發(fā)展。其次，檔案管理人員要善于探索檔案管理的新模式，開拓創(chuàng)新，提高現(xiàn)有檔案管理的技術水平。第三，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設，爭取早日把紙質(zhì)、手寫檔案轉化為電子文檔，最終實現(xiàn)管理“無紙化”，實現(xiàn)更方便快捷的管理，更加節(jié)省管理空間和成本，提高檔案利用率的同時，建設環(huán)保型高效企業(yè)，與時代接軌。此外，國有企業(yè)要加大現(xiàn)代化檔案信息網(wǎng)站的建設，并積極投入使用，以充分發(fā)迅速形成覆蓋各下屬單位在內(nèi)的檔案信息網(wǎng)絡，為企業(yè)員工提供使用機會。

3.4 規(guī)范文書檔案管理

國企在實際管理和操作過程當中，會產(chǎn)生相當數(shù)量的檔案，這些檔案雖然量大又繁雜，但是對企業(yè)來說卻有著非同尋常的意義。在一些必要的時候，檔案可以為企業(yè)提供發(fā)展方向的指導，甚至提供法律方面的援助。我們必須要認真、仔細地管理那些相對繁雜瑣碎的日常文件檔案，以確保其管理效率和管理質(zhì)量，例如檔案的歸類與存放、檔案形式、檔案紙張大小，排版等問題，一定要有明確的規(guī)章制度，如果是手寫紙質(zhì)版，必須要保證其字體、自己的清晰度。

3.5 建立國企檔案管理責任制度

檔案管理的責任制度不夠嚴謹是當前眾多國企檔案管理工作中的一個重要的問題，遇到問題時不能把責任落實到具體人頭，這會阻礙問題的及時解決和企業(yè)的健康發(fā)展。因此在建立國企檔案管理責任制度時，一定要把具體責任落實到人頭。

很多企業(yè)檔案管理過程中存在的一個嚴重的問題便是檔案管理責任制不夠嚴格，一旦遇到各種問題，相關人員不能將具體責任落實到人頭，這樣勢必會影響檔案管理工作中各類問題的有效解決。因此，建議建立國企檔案管理責任制度，做到權責分明，把責任落實到具體人頭，以便一旦出現(xiàn)問題能夠立即追查責任人及問題出處，以及迅速解決問題。

第一，相關領導要肩負起責任。國有企業(yè)領導應與檔案管理人員聯(lián)手負責企業(yè)的檔案管理工作，但同時調(diào)用其他部門或第三方對檔案管理人員和其有關人員進行監(jiān)督，確保檔案管理工作公平公正、有效地進行。第二，具體化檔案管理人員的職責，使檔案管理人員能夠在平日工作中有責任感地收集整理各類相關檔案資料。三是加強責任制創(chuàng)新。檔案管理的過程中，國有企業(yè)需要調(diào)整管理結構，建立科學的檔案管理體制，矯正不良作風和不合理的管理制度，簡化可以簡化的各個操作環(huán)節(jié)，做到權責分明，把責任落實到具體人頭，以便一旦出現(xiàn)問題能夠立即追查責任人及問題出處，以及迅速解決問題。

4 結束語

國有企業(yè)管理層必須充分認識到目前形勢，了解自身檔案管理工作的現(xiàn)狀，全面調(diào)查清楚到自己企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，結合自己企業(yè)實際，智慧擇優(yōu)管理方案，攜手本企業(yè)檔案管理人員，通力合作，對新形勢下檔案管理工作進行改革，以不斷促進企業(yè)適應社會的發(fā)展需要，朝著未來更好更快的發(fā)展。

參考文獻

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