淺析醫(yī)院檔案管理模式的問題及對策

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作涉及醫(yī)院的臨床、財務和行政事務管理等方面，為醫(yī)院臨床衛(wèi)生發(fā)展、科研進步、教學、醫(yī)療糾紛處理等提供了堅實的指導性作用。隨著社會經濟的發(fā)展，人民對生命健康的關注，醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)院檔案內容變得越來越復雜。如何發(fā)揮檔案的作用，使之更好服務于醫(yī)院的發(fā)展顯得尤為重要。新時期下，改善傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方法和模式，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，充分利用新時代互聯網信息技術，提高醫(yī)院檔案管理的水平對于醫(yī)院檔案管理事業(yè)的進步和醫(yī)院長久平穩(wěn)運行具有重要的指導性意義。

關鍵詞：檔案管理模式；醫(yī)院管理；問題；管理對策

1 完善醫(yī)院檔案管理模式的重要意義

完善醫(yī)院檔案管理模式指的是在醫(yī)院的檔案管理工作中，充分利用現代化信息技術，同時綜合人文社科、自然科學等現代化學科知識，根據科學合理的檔案管理制度，對醫(yī)院的醫(yī)療病例、文書、人事等檔案進行標準嚴謹的檔案管理。

通過醫(yī)院的檔案管理工作，可以對醫(yī)院紅頭文件、文書檔案、人事檔案、制度條文等進行系統(tǒng)的歸檔。在醫(yī)院處理醫(yī)療事故糾紛、制定績效考核辦法、人事晉升等方面，完善的檔案管理方法可以為此提供科學的決策依據。醫(yī)院檔案管理中的文書檔案可以詳實展現出醫(yī)院發(fā)展的變遷。通過對醫(yī)院檔案進行開發(fā)和利用，可以為醫(yī)院的短期目標和長期發(fā)展目標提供堅實的戰(zhàn)略服務和制定依據。

2 醫(yī)院檔案管理模式中存在的問題

隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理模式也需要緊隨衛(wèi)生體制改革變化不斷完善與創(chuàng)新。就現階段各個醫(yī)院的檔案管理模式來看，主要存在以下幾個方面的問題。

1）信息化標準體系建設滯后。由于醫(yī)院在日常的經營過程中，往往只是“重臨床、輕管理”，因此醫(yī)院的大部分投入主要是放在了醫(yī)院的臨床和科研發(fā)展上，對于檔案管理工作的投入往往不夠。隨著社會環(huán)境的變化，醫(yī)院產生的檔案變得越來越多。就目前來講，醫(yī)院的信息化建設顯得迫在眉睫。通過利用信息化建設，采用大數據技術，可以提升檔案的歸檔效率和管理質量。

2）缺乏專業(yè)的管理人才和業(yè)務素質。在醫(yī)院的檔案管理工作中，往往大多數醫(yī)院采用的是職能科室兼職檔案管理員或者是由醫(yī)務人員轉崗管理檔案，沒有科班出身的檔案管理人員，缺乏專業(yè)檔案管理人才和專業(yè)知識素養(yǎng)。由于醫(yī)院在日常管理過程中，缺乏對檔案管理工作的重視，因此定期召開的檔案知識培訓較少，缺乏系統(tǒng)的檔案管理繼續(xù)教育。就醫(yī)院整體發(fā)展而言，檔案管理的模式已經難以適應新時代下醫(yī)院的發(fā)展需要。

3）檔案監(jiān)督機制不完善。醫(yī)院的檔案管理工作目前由專職檔案管理員或者職能科室兼職檔案管理員來負責，沒有專門統(tǒng)一的檔案管理監(jiān)督機制來監(jiān)督檔案管理工作。這不利于檔案的統(tǒng)一管理和發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢，對于檔案的安全管理也產生了不良影響。特別是檔案在借閱的過程中，有些檔案會出現丟失或者缺少等情況，造成不可挽回的損失。

4）檔案管理硬件投入不足。隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，醫(yī)院把主要資金主要投入到了臨床建設上，對于越來越多的檔案反而投入不夠，檔案管理的硬件投入不足主要表現在以下幾個方面。首先，醫(yī)院檔案室的規(guī)模對于標準的檔案用房規(guī)模還有一定的差距，這將影響檔案的安全管理。其次，由于醫(yī)院檔案的種類不僅包括紅頭文件、人事、醫(yī)療還要包括越來越多的新的規(guī)章制度，這就需要多種信息化設備進行備案和歸檔。

3 完善醫(yī)院檔案管理模式的對策與建議

通過調研相關醫(yī)院，結合醫(yī)院檔案管理工作人員工作的實際情況，筆者認為主要從以下幾個方向對醫(yī)院的檔案管理工作進行完善和改進。

1）建立健全檔案管理工作機制。檔案管理工作的有序開展和進步離不開醫(yī)院的頂層設計，因此要建立健全醫(yī)院的檔案管理工作機制。從醫(yī)院的日產管理上來說，要把醫(yī)院的檔案管理工作納入到醫(yī)院的日常重大事項體系中，真正將檔案管理放在醫(yī)院管理和發(fā)展突出的位置上。特別是隨著醫(yī)院各項業(yè)務的不斷豐富和繁雜，對于檔案管理工作要更加重視。只有醫(yī)院的檔案安全得到保障，這樣才有利于醫(yī)院的長久發(fā)展。

同時，要建立健全適合當代社會形勢和醫(yī)院發(fā)展需要的檔案管理制度，結合財務、人力以及績效考核相關規(guī)章制度，明確在檔案收集、保管、查找、借閱、保密等方面的相關規(guī)則和崗位職責，從而避免出現檔案丟失、損壞、被盜等情況的發(fā)生。

2）建立具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案隊伍。面對越來越繁雜的檔案管理事務，由于醫(yī)院的檔案管理工作大部分是由醫(yī)護人員或者辦公室工作人員進行兼職管理，人員隊伍不具備專業(yè)的知識素養(yǎng)。因此，要提高醫(yī)院工作人員對于檔案管理的重視程度，提高規(guī)范管理的工作意識，將檔案管理工作納入到績效考核當中來。同時，要定期開展檔案管理業(yè)務知識講座，對于醫(yī)院負責檔案管理的工作人員進行繼續(xù)教育，每年要保證一定學時的知識教育，并通過定期考試的形式使檔案管理規(guī)則牢記在每個人心中。

通過定期的培訓，要建立好素質過硬的檔案管理隊伍。通過開展多種多樣的檔案編制活動，定期組織檔案編研心得體會交流活動，編寫醫(yī)院各種專題檔案匯編，以此來確保檔案管理隊伍業(yè)務素質的穩(wěn)定性。

3）引進現代化的檔案管理技術。隨著時間的推移，醫(yī)院的檔案變得越來越復雜?；ヂ摼W和大數據的發(fā)展也產生了大量新興的檔案管理軟件，這對于傳統(tǒng)的人工手寫檔案編碼和歸檔工作產生了有利的影響。因此，要引進現代化的檔案管理技術，實現檔案管理自動編碼和分配的效果。建立健全醫(yī)院檔案管理信息查詢平臺，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。對檔案進行加密保護，按照檔案規(guī)范對檔案的重要性程度進行劃分，分級分欄進行檔案的歸檔保管工作。對于檔案要設定嚴格的權限認證密鑰，以此來確保檔案的安全管理。同時，對于已經過期保存的檔案，要建立檔案銷毀管理系統(tǒng)，通過科學明晰的臺賬進行檔案管理。

在日常的醫(yī)院管理過程中，要大力推廣最新的檔案管理信息技術，同時結合當今OA系統(tǒng)的設計狀況，將檔案管理納入到醫(yī)院OA系統(tǒng)功能模塊中，并設定好檔案查看權限，既能實現檔案數據的實施查看，又能夠保證檔案的安全管理。

4）加大對檔案管理的投入。醫(yī)院在擴大規(guī)模的過程中，也要注重加大對檔案管理的投入。大多數醫(yī)院在發(fā)展的過程中只注重了醫(yī)院臨床規(guī)模的擴大，但是忽略了檔案管理也是很重要的工作內容。因此，要結合醫(yī)院的發(fā)展需要，增加對檔案管理的資金投入，引進先進的檔案管理設備，建立具備醫(yī)院文化的檔案室，以此來促進醫(yī)院的發(fā)展。

4 思考與展望

新時代下，在深入醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的過程中，醫(yī)院檔案管理工作也要與時俱進，不斷完善檔案管理模式，以此適應新時代下的醫(yī)院發(fā)展需求。醫(yī)院的檔案管理員和醫(yī)院管理者也要深入到醫(yī)院檔案管理工作中，開發(fā)和利用檔案資源，挖掘醫(yī)院潛在的檔案信息，以此助力醫(yī)院在科研、醫(yī)療、行政管理、后勤管理方面的發(fā)展。同時，也要打破醫(yī)院各個職能科室之間的界限，對于檔案加強管理，提高檔案資源的利用率，在新時代下更好促進醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

[1]李萍.醫(yī)院檔案管理的現狀及對策[J].中國醫(yī)藥導報，2015，8（3）：125-126.

[2]楊丹.規(guī)范醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院發(fā)展服務[J].福建醫(yī)藥雜志，2018，34（4）：150，178.

[3]尹劍.加強醫(yī)院行政管理的意義[J].企業(yè)研究，2011，27（8）：41-42.

[4]陳娜.淺談事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策[J].科技展望，2016，36（19）：250.

[5]桂蘭.關于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].北京檔案，2017（4）：47-48.

作者簡介

秦羽，女，天津人，天津市安定醫(yī)院，檔案館員。