增效控本、內(nèi)部控制與廢舊物資管理

周婷婷　林曉燕　黃秋香

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和企業(yè)競爭的日益激烈化，如何處置更新?lián)Q代、閑置淘汰的廢舊物資，是資產(chǎn)密集型企業(yè)日常經(jīng)營管理過程中需面臨的一大難題。文章針對資產(chǎn)密集型企業(yè)廢舊物資管理的內(nèi)控現(xiàn)狀，提出優(yōu)化廢舊物資內(nèi)控管理的若干建議，以提升經(jīng)營效益、控制企業(yè)成本，推動企業(yè)持續(xù)健康地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：增效控本；內(nèi)部控制；廢舊物資管理；資產(chǎn)密集型企業(yè)

一、廢舊物資的概念

廢舊物資，是指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中，因?yàn)榧夹g(shù)更新等原因更新替換，或因?yàn)殚L期擱置不用，以及由于自然災(zāi)害等不可抗力因素提前損毀的固定資產(chǎn)、存貨、低值易耗品、備品備件等。

二、廢舊物資內(nèi)控的重要性

對于資產(chǎn)密集型企業(yè)而言，廢舊物資的回收與處置通常管理粗放，容易導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)處置隨意、浪費(fèi)流失，存在安全隱患問題。因此，如何運(yùn)用內(nèi)部控制的理念與手段，有效優(yōu)化廢舊物資內(nèi)部控制管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)安全，提升資產(chǎn)使用效率，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營效益，控制經(jīng)營成本，對于盤活企業(yè)、推動企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展意義重大。

三、廢舊物資內(nèi)控管理現(xiàn)狀

據(jù)調(diào)研，資產(chǎn)密集型企業(yè)在廢舊物資管理過程存在以下常見問題。

（一）對廢舊物資管理認(rèn)識不足

廢舊物資位于資產(chǎn)管理的尾端，且處置流程復(fù)雜瑣碎，單件金額通常較小，因此企業(yè)經(jīng)常重視生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)，輕視廢舊物資管理，誤認(rèn)廢舊物資處置僅僅是物資管理部門的職責(zé)，從而導(dǎo)致資產(chǎn)流失、財(cái)務(wù)信息不全面、滋生舞弊甚至“小金庫”等現(xiàn)象。

（二）制度設(shè)計(jì)盲點(diǎn)導(dǎo)致實(shí)施難

廢舊物資管理制度體系通常不夠健全，存在配套制度細(xì)則方面的盲點(diǎn)，往往體現(xiàn)為缺少資產(chǎn)報(bào)廢、技術(shù)鑒定、凈殘值評估、報(bào)廢手續(xù)申報(bào)及審批、資金回收等環(huán)節(jié)的流程操作要求，由于職能部門責(zé)任不清、權(quán)責(zé)不明，進(jìn)而難以有理有據(jù)開展具體實(shí)施管理活動。

（三）缺少廢舊物資關(guān)鍵環(huán)節(jié)把控

除了要求制度對廢舊物資管理制度上全面覆蓋，更應(yīng)該針對不同企業(yè)實(shí)際情況，排查潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對廢舊物資管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把控。特別是更新改造、新建工程項(xiàng)目，但凡涉及拆除廢舊物資，往往未明確要求在施工合同里羅列明細(xì)清單、傳遞廢舊物資相關(guān)資料，忽視了工程廢舊物資的有效管理與運(yùn)用。

（四）跨部門溝通與配合有限

由于廢舊物資管理的業(yè)務(wù)流程中涉及資產(chǎn)管理部門、生產(chǎn)安全部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)監(jiān)察部門等多個部門，當(dāng)各部門缺乏有效順暢溝通、出現(xiàn)職能責(zé)任交叉時，往往容易造成賬實(shí)不符、各部門賬賬不一致、財(cái)務(wù)信息失真、督查不力等問題，無法達(dá)成資產(chǎn)保全和經(jīng)營管理效率效果的目標(biāo)。

（五）缺少信息化管理

當(dāng)今信息化技術(shù)日益普及，但企業(yè)對于廢舊物資的管理卻多停留在紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)、手工或Excel臺賬記錄的階段，容易造成廢舊物資信息不全面、多部門信息不一致、無法信息共享和追溯實(shí)物監(jiān)管、以及再利用等問題。

四、優(yōu)化廢舊物資內(nèi)控管理

（一）全員重視廢舊物資管理

企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)發(fā)揮垂直模范作用，并通過宣傳培訓(xùn)、案例示警等多種形式進(jìn)行內(nèi)部思想整頓，促使公司上下全員尤其是基層員工，充分認(rèn)知廢舊物資管理的必要性和重要性。通過思想革命，讓企業(yè)和員工都認(rèn)識到廢舊物資管理人人有責(zé)，廢舊物資管理與自身利益息息相關(guān)，這樣，廢舊物資的內(nèi)部控制管理流程才有可能真正地執(zhí)行。

（二）完善落實(shí)廢舊物資制度設(shè)計(jì)

制定切實(shí)有效的廢舊物資制度體系，擬定或修訂公司的《廢舊物資管理辦法》、《固定資產(chǎn)管理辦法》、《存貨管理辦法》等，在其中明確廢舊物資的概念、廢舊物資管理的范圍、相關(guān)職能管理部門的工作職能及基本原則等；制定配套的《廢舊物資管理實(shí)施細(xì)則》，明確詳細(xì)的廢舊物資管理業(yè)務(wù)流程，引導(dǎo)相關(guān)部門各司其責(zé)開展工作；并通過獎懲考核機(jī)制將廢舊物資執(zhí)行效果納入相關(guān)單位或部門的績效考核，有利于規(guī)范工作程序，促進(jìn)工作作風(fēng)，提升管理水平。

（三）嚴(yán)格把控廢舊物資關(guān)鍵環(huán)節(jié)

按照企業(yè)實(shí)際建立健全廢舊物資內(nèi)控制度，合理設(shè)置廢舊物資歸口管理部門和職能部門及相關(guān)崗位人員，確保不相容職務(wù)、崗位相分離，嚴(yán)格把控關(guān)鍵控制點(diǎn)，相關(guān)部門和人員共同重視薄弱環(huán)節(jié)問題：在工程合同中應(yīng)列明拆除明細(xì)清單，拆舊物資移交與工程支付款項(xiàng)掛鉤，工程竣工決算應(yīng)報(bào)告物資實(shí)際使用狀況；定期召開會議了解廢舊物資回收及再利用情況，登記廢舊物資收發(fā)存明細(xì)臺賬，包括出入庫時間、名稱、型號、數(shù)量、可利用具體信息等；結(jié)合企業(yè)需求采用公開拍賣或競價(jià)、內(nèi)部使用等多種方式有效利用物資實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。從制度設(shè)計(jì)和實(shí)際執(zhí)行兩方面都要求職能管理部門對廢舊物資管理交接、審批手續(xù)齊全、存檔資料完備，并建立追責(zé)機(jī)制。

（四）建立協(xié)同合作監(jiān)督機(jī)制

首先，要打破部門壁壘，增強(qiáng)跨部門的協(xié)同合作。各部門在熟悉廢舊物資報(bào)廢流程的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身部門職責(zé)找出各個流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，以及與其他部門關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵控制點(diǎn)。通過跨部門業(yè)務(wù)流程圖和關(guān)鍵控制點(diǎn)說明，打破多部門各自為陣的現(xiàn)狀，增強(qiáng)內(nèi)部信息傳遞，實(shí)現(xiàn)跨部門之間的流程再造和協(xié)同管理。對于物資報(bào)廢審批流程應(yīng)當(dāng)關(guān)注，特別對于可以維修再使用的物資，需及時進(jìn)行專業(yè)技術(shù)鑒定，看是否更適合維護(hù)修理、更新改造還是走報(bào)廢流程，以保證資產(chǎn)利用的效率效果。

其次，建立聯(lián)合監(jiān)督機(jī)制，對廢舊物資進(jìn)行全過程跟蹤，定期或不定期聯(lián)合多部門盤點(diǎn)和抽查廢舊物資，以提升物資處置水平，定期或不定期核對部門間的廢舊物資記錄，確保廢舊物資全部登記入賬且賬實(shí)相符。其中，各部門應(yīng)特別關(guān)注自身在工程項(xiàng)目廢舊物資管理中的角色。項(xiàng)目部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照制度要求在施工合同里審核是否明確拆舊清單明細(xì)；財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行工程款項(xiàng)結(jié)算與拆舊移交掛鉤，未按合同規(guī)定上繳的不予結(jié)算；審計(jì)監(jiān)察部門對廢舊物資明細(xì)清單、廢舊物資臺賬物資數(shù)量規(guī)格等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，物資管理部門負(fù)責(zé)廢舊物資的分類保管、登記臺賬、定期盤點(diǎn)、再利用情況及價(jià)格評估等工作。

（五）廢舊物資管理信息化

企業(yè)可以結(jié)合自身實(shí)際需要，利用ERP系統(tǒng)或外包技術(shù)，實(shí)現(xiàn)廢舊物資業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)、存貨管理及其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的無縫銜接，集成共享廢舊物資的價(jià)值、實(shí)物、具體流轉(zhuǎn)信息，提升跨部門工作效率，避免廢舊物資與正常物資的混淆，確保企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量良好，也有利于促進(jìn)廢舊物資分類、再利用處置，推動企業(yè)經(jīng)營管理效益最大化。

五、結(jié)語

如何合理配置廢舊物資，實(shí)現(xiàn)高效合理處置，是企業(yè)內(nèi)控管理的一個重大課題。優(yōu)化廢舊物資管理對于提升資產(chǎn)利用效率、控制管理成本、規(guī)范企業(yè)經(jīng)營具有重要的社會、經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在日常經(jīng)營管理過程中正視存在的問題，結(jié)合自身實(shí)際靈活運(yùn)用內(nèi)部控制的思想與途徑，結(jié)合上述建議進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化廢舊物資內(nèi)控管理，更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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*本文為2017年廣西職業(yè)教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下財(cái)經(jīng)類創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才培養(yǎng)模式探索（項(xiàng)目編號：GXGZJG2017B005）的階段成果。

（作者單位：賀州學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院）