J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制問題研究

[摘 要]J電氣公司是一家從事電氣設備生產(chǎn)安裝中小民營企業(yè)。文章將J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制作為研究對象。通過在企業(yè)的實地調(diào)查、訪談等方法，結合內(nèi)部控制理論的研究，查找出貫穿于銷售與收款環(huán)節(jié)中的不足之處，包括：內(nèi)部控制環(huán)境不完善，風險評估不規(guī)范，控制活動不全面，信息溝通不通暢，監(jiān)督機制缺失。然后運用理論聯(lián)系實際的方法，針對銷售與收款的要素提出改進銷售與收款內(nèi)部控制的意見。

[關鍵詞]內(nèi)部控制；銷售與收款；風險控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.35.055

1 J電氣公司概述

J電氣公司是J電器設備廠經(jīng)增資擴股、產(chǎn)品結構調(diào)整更新重組而成的一家民營企業(yè)，公司產(chǎn)業(yè)主要涉及發(fā)電設備行業(yè)。公司主營業(yè)務收入主要來源于電氣產(chǎn)品、電氣工程設計、施工、維護。目前已通過ISO9001國際質(zhì)量體系認證，被評為省民營科技企業(yè)。目前企業(yè)有員工320人，注冊資本10000多萬。非專利技術出資為7888萬元，貨幣出資為3000萬元。

2 J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

2.1 銷售與收款內(nèi)部環(huán)境不完善

2.1.1 組織架構不健全

J電氣公司的組織結構較為簡單。不設董事會和監(jiān)事會，也沒有單獨設立客戶信用管理部門、人力資源部門和內(nèi)部審計部門?？偨?jīng)理是企業(yè)第一大股東，在總經(jīng)理的領導下，設立八個部門分別負責公司各項事務，分別是管理中心、行政部、營銷中心、生產(chǎn)中心、技術中心、研發(fā)中心、采購中心、質(zhì)量中心。由此看出，在企業(yè)組織結構上存在一些不合理，首先沒有考慮重要性原則，沒有將重要部門單獨列出。如財務部、人事部這些有關現(xiàn)金、人事任免的部門應該獨立成立責任中心，單獨對總經(jīng)理負責。其次，公司在設置組織部門時沒有考慮到相關性，將技術和研發(fā)人為地分割管理，不利于專業(yè)技術人員的交流和工作流程的連貫性。

2.1.2 企業(yè)文化建設滯后

J電氣公司在員工入職時，由總經(jīng)理工作部以5～10分鐘的PPT講解對職員進行公司文化、員工行為規(guī)范、安全生產(chǎn)方面的教育培訓，形式單一，時間較短，宣傳流于表面，并沒有深入滲透進平時的工作流程中。另外由于缺少專門的人力資源部門，不便于對員工組織專業(yè)技能教育培訓。企業(yè)文化教育和專業(yè)技能教育的滯后使員工很難在公司中找到歸屬感，建立責任感。這影響了公司發(fā)展的穩(wěn)定性，制約了公司的發(fā)展。

2.2 銷售與收款風險評估不規(guī)范

在銷售與收款的環(huán)節(jié)中，企業(yè)應該在事前、事中、事后三個環(huán)節(jié)加強風險識別和風險應對。J電氣公司在事前雖然有客戶信用管理，但是流程和制度不規(guī)范，增加了信用風險；在事中訂立合同時，由于采用成本加成的定價方法，缺乏對市場上同類產(chǎn)品價格變化的考慮，增加了預算風險；在事后的應收賬款催收環(huán)節(jié)中，沒有明確的催收方法和催收結果應對機制，增加了現(xiàn)金流風險。J電氣公司應該充分考慮經(jīng)營過程中的各種風險，并在此基礎上使各部門間加強溝通協(xié)調(diào)，完善銷售與收款環(huán)節(jié)上的風險識別和應對機制。

2.3 銷售與收款控制活動不全面

2.3.1 產(chǎn)品定價方式不合理

商務部對銷售的價格一般采用成本加成法，以產(chǎn)品變動成本為基礎，在成本加成率范圍內(nèi)商務部有自主定價權。在投標過程中，J電氣公司制定了較高的成本加成率，產(chǎn)品定價過高。為了彌補這一劣勢，公司采用創(chuàng)新的技術設計和寬松的付款方式吸引客戶。雖然保持了較高的銷售毛利，但是過高的定價和寬松的付款方式給應收賬款的收回帶來了不利的影響。

2.3.2 賬款催收機制不健全

根據(jù)行業(yè)特點，J電氣公司從事的生產(chǎn)和安裝調(diào)試工作雖然項目期較長，價款分時段按比例收取，但是項目工程期一般不應超過一個會計期間。但是J電氣公司應收賬款數(shù)額居高不下，主要表現(xiàn)在以下方面。

催收主體方面：應收賬款的催收工作僅由銷售人員負責，且不與銷售績效掛鉤，不受財務部監(jiān)督，一定程度上削弱了催收效果。

催收方法方面：沒有針對客戶的特點采用適合的方法，而是千篇一律的通過傳統(tǒng)的電話、郵件、傳真的方法，不僅沒有效果還浪費了公司的人力和財力。

2.4 銷售與收款信息溝通不通暢

J電氣公司雖然已采用較為先進的企業(yè)信息管理系統(tǒng)對公司的各個部門進行管理，但是公司的ERP系統(tǒng)還沒有在部門間共享，員工僅僅將ERP系統(tǒng)作為本部門內(nèi)部工作的工具，這給部門間的溝通帶來不便。此外，在使用系統(tǒng)時，部分員工沒有及時更新錄入數(shù)據(jù)，降低了部門內(nèi)ERP系統(tǒng)溝通的準確性有效性，這需要公司針對現(xiàn)行的主要業(yè)務流程重新梳理，規(guī)范各模塊的信息。

正是由于ERP系統(tǒng)的不健全，限制了員工的溝通途徑和方式，員工和部門之間在溝通時往往還是按照傳統(tǒng)書面或者口頭溝通方式操作，導致傳遞效率較低，還經(jīng)常發(fā)生文件丟失的現(xiàn)象。這不僅降低了信息溝通的及時性和準確性，還增加了員工不必要的工作量，不利于信息溝通。

2.5 銷售與收款監(jiān)督機制缺失

目前J電氣公司的組織結構包括八大部門，但是對每個部門的工作情況，對企業(yè)經(jīng)營過程中可能出現(xiàn)舞弊的關鍵點，J電氣公司既沒有成立相對獨立的內(nèi)部審計部門，也沒有設置完整的內(nèi)部控制流程重點。一旦公司經(jīng)營出現(xiàn)特殊情況，由部門負責人對緊急情況進行處理，但這些處理措施常常是在事后采取，事前事中都放任自流。同時，由于部門負責人權限的限制性，只能追查本部門職員的紕漏，對于其他部門人員需要再溝通審批，長久以后很容易不了了之。另外，企業(yè)采取的內(nèi)部控制內(nèi)部審計措施是針對某個項目或某些突發(fā)事件，一旦解決，之前制定的措施很少能繼續(xù)沿用。

3 J電氣公司銷售與收款內(nèi)部控制改進建議

3.1 建設內(nèi)部環(huán)境

3.1.1 完善企業(yè)組織結構

考慮重要性原則。針對重要部門將職權獨立出來，另外為了確保內(nèi)部控制的有效性，應該單獨設立監(jiān)事會負責審計監(jiān)督。考慮相關性原則，應該對研發(fā)部和技術部進行整合。促進技術交流和專業(yè)知識的溝通。所以在總經(jīng)理下設財務中心、市場中心、倉管中心、生產(chǎn)中心、技術中心和行政中心。其中財務中心下設會計部和審計部，行政中心下單獨設立人力資源部進行人事管理，設置綜合管理部進行其他行政事務處理。市場中心下單獨設立客戶管理部進行客戶信用管理跟蹤。研發(fā)部和技術部統(tǒng)一歸科研中心管理。

3.1.2 加強企業(yè)文化建設

企業(yè)文化作為一種無形力量，對企業(yè)的發(fā)展有著潛移默化的影響。因此，管理者樹立良好的企業(yè)文化意識是前提，管理層重視加強企業(yè)文化建設是基礎，定期對員工進行宣傳教育是手段，使員工自覺的認可遵從是目標。尤其是對銷售人員這樣特殊的群體，他們工作自由度較大，有的長期外派，公司的一些規(guī)章制度對他們的約束力很低，加強對公司文化的理解和推崇可以使他們從道德的角度進行自我約束，這比規(guī)章制度更加有效用力。

3.2 規(guī)范風險評估和制定應對措施

J電氣公司應該充分考慮經(jīng)營過程中的各種風險，并在此基礎上使各部門間溝通協(xié)調(diào)，完善銷售與收款環(huán)節(jié)上的風險識別和應對機制。識別事前市場調(diào)查風險，加強對外部信息的重視，調(diào)查與行業(yè)相關的信息，制定合理的銷售預算和適用的營銷策略。同時建立客戶動態(tài)管理系統(tǒng)，在進行客戶信用管理的基礎上，做好資料的整理和保存，并根據(jù)交易狀況及時更新客戶信息，強化客戶的動態(tài)管理，及時更新事中風險。

同時要針對不同風險類型制定風險應對措施。對于J電氣公司銷售與收款業(yè)務的潛在風險，可以運用軟控制：加強對銷售人員的教育和引導，用道德規(guī)范指引，以企業(yè)文化潛移默化。在具體環(huán)節(jié)上可以采用硬手段，通過制度、流程等強制性手段。合理可行的風險應對措施有助于企業(yè)降低風險發(fā)生的概率，緩沖風險對企業(yè)的沖擊作用，確保企業(yè)資產(chǎn)安全。

3.3 健全控制活動

3.3.1 規(guī)范產(chǎn)品定價方法

電氣機械制造業(yè)的行業(yè)存在著市場競爭者眾多，產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)高度集中，技術創(chuàng)新優(yōu)勢匱乏，行業(yè)內(nèi)產(chǎn)品定價不斷下降的趨勢。面對這樣的市場環(huán)境，J電氣公司應該根據(jù)產(chǎn)品特點規(guī)范定價體系。

針對技術含量不高，競爭壓力大，需求彈性低的產(chǎn)品，可以選擇競爭導向產(chǎn)品定價法，同時配合較嚴格的付款方案。以市場上同類產(chǎn)品和技術服務的定價和浮動范圍為基礎，結合本企業(yè)的成本費用情況，調(diào)整自己產(chǎn)品的價格水平，使產(chǎn)品在場上獲得價格優(yōu)勢，而嚴格的付款政策也有利于貨款的回收。針對設計難度大，特異性強，需求彈性高的產(chǎn)品，可以繼續(xù)選擇以前使用的成本加成定價方法，以較高的價格體現(xiàn)產(chǎn)品在技術上的附加價值。但是應該將產(chǎn)品的變動成本和固定成本都考慮到成本基數(shù)中，并將成本加成率保持在適當?shù)姆秶鷥?nèi)。

3.3.2 加強應收賬款催收

要加強應收賬款的催收和管理，主要從催收主體、催收方法、兩方面把握。

催收主體方面：落實銷售人員的責任主體地位，加強財務部對銷售人員催收的監(jiān)督工作。增加銷售人員績效考評中的財務考評指標，以達到督促催收的作用。財務部還要定期向客戶發(fā)出詢函確認應收賬款的準確性，核實還款方式、還款時間和還款金額，防止銷售人員利用催收賬款的機會挪用公款。

催收方法方面：針對J公司客戶的特點采用不同的清賬方法。對于賬期較長且無銷售往來的客戶除了傳統(tǒng)的電話、郵件、傳真方法外，還可以采用上門追討、訴諸法律強制還款的方法。對于賬期較長且一直和公司有業(yè)務往來的客戶，可以通過提供銷售折扣、降低賒銷限額的方式催收賬款。

3.4 暢通信息溝通

加強J電氣公司內(nèi)部信息的流通。提高信息溝通的效率和準確性。要充分使用ERP系統(tǒng)。共享不同部門ERP模塊之間的查看權限，方便銷售與收款各環(huán)節(jié)人員查找和閱讀信息，了解項目進度。

同時加強與企業(yè)關聯(lián)方的溝通。通過與客戶、供應商的溝通，及時將信息反饋并反饋給市場部、財務部和售后部等，使他們盡快做出正確決策。同時還要加強與本公司有合作關系的會計師事務所的聯(lián)系和溝通，了解內(nèi)部控制是否存在設計及控制問題，參考重大項目服務和法律糾紛方面的建議和意見，確保各方工作的協(xié)調(diào)。

3.5 建立監(jiān)督機制

3.5.1 建立內(nèi)部監(jiān)督機構

在新設的J電氣公司的組織結構中，財務部下設內(nèi)審部，主要負責對銷售與收款中與資金相關的業(yè)務進行內(nèi)部審計。而新設的監(jiān)事會將從包括銷售與收款在內(nèi)的，企業(yè)經(jīng)營涉及的其他方面進行監(jiān)督：比如客戶管理、定價方法是否恰當。監(jiān)事會直接對董事會負責，這個監(jiān)督體系不僅更加全面具體，也對總經(jīng)理的行為有一定的制約作用，保障了其他股東的利益。

3.5.2 重視內(nèi)外部監(jiān)督

J電氣公司還可以根據(jù)自身需求，選擇具有一定資質(zhì)的中介咨詢機構協(xié)助公司開展工作，相較于企業(yè)內(nèi)部自我評價而言，更具知識的專業(yè)性和審計的獨立性，能夠客觀公正的和同行業(yè)進行比較，從行業(yè)全局的角度對銷售業(yè)務內(nèi)部控制形成有效的監(jiān)督評價，及時有效的完善內(nèi)部控制、提高經(jīng)營管理水平。

實施銷售與收款內(nèi)部控制是為了使企業(yè)經(jīng)營業(yè)績穩(wěn)定增長，為企業(yè)在擴充市場份額的同時保駕護航。所以J電氣公司只有建立合理、高效的內(nèi)部控制體系并嚴格執(zhí)行，才能解決銷售與收款存在的問題，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標。

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[作者簡介]唐曉帆（1989—），女，江蘇淮安人，江蘇食品藥品職業(yè)技術學院教師。研究方向：公司財務與治理、會計理論與實務。