水文人事檔案管理中存在的問題及對策

楊迪琴 袁源

摘 要：當前社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等高新技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展，對人力資源人事檔案管理產(chǎn)生極大的影響。基于此，本文從水文行業(yè)來說，首先說明了水文人事檔案管理的重要性，然后對人事檔案管理中實際存在的問題和相應(yīng)的優(yōu)化對策進行研究，有一定的借鑒價值。

關(guān)鍵詞：水文行業(yè);人事檔案;檔案管理;問題及對策

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）07-0206-02

1 水文人事檔案管理的重要性分析

人力資源是水文行業(yè)中非常重要的資源之一，同時也是水文行業(yè)競爭中最為重要的資源，因此水文行業(yè)的人力資源管理工作也是非常重要的內(nèi)部管理工作。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，所謂的人事檔案就是指以個人為載體，并通過相關(guān)數(shù)據(jù)表格、文字和歷史資料等來記錄個人從事社會活動的資料文件，人事檔案管理就是對這些文件資料進行統(tǒng)一化管理，是水文行業(yè)人事部門的重要工作內(nèi)容。人事檔案可以說是企事業(yè)機關(guān)單位了解和考察個人的重要數(shù)據(jù)資料和依據(jù)，也是單位開展和進行水文行業(yè)人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)，對于水文行業(yè)來說，在考察和培養(yǎng)專業(yè)化人才、建設(shè)規(guī)范化管理隊伍等方面，人事檔案管理工作都起著至關(guān)重要的作用，所以水文行業(yè)必須提高對人事檔案管理工作的重視度。

2 水文人事檔案管理中存在的問題分析

水文行業(yè)的人力資源管理工作本身就具有復(fù)雜性，而人事檔案管理作為人力資源管理的重要內(nèi)容也更有難度，在實際進行水文行業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作中也存在很多的可控及不可控影響因素。由此也導(dǎo)致很多人事檔案管理問題的出現(xiàn)，包括人事檔案管理意識低下、人事檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)處理能力差、所需硬件和相關(guān)配置低以及人事檔案信息化程度低等，其嚴重制約了水文人事檔案管理工作的高效進行，以下對其進行展開分析[1]：

2.1 水文行業(yè)人事檔案管理意識不高

人事檔案管理意識淡薄是當前大部分行業(yè)所普遍存在的問題，這主要體現(xiàn)在以下三個方面：

（1）對檔案管理的思想認識模糊;水文行業(yè)并沒有將人事檔案管理工作放在基層的戰(zhàn)略高度去予以重視，甚至還存在著“業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)，檔案歸檔案”的錯誤思想，不清楚該怎樣開展水文人事檔案管理工作;（2）人事部門自身缺乏主觀能動性，對于人事檔案管理重形式而輕內(nèi)容，在工作中重晉級輕效能，很多檔案管理工作大多是為了對上級的檢查和考評進行應(yīng)付，并沒有真正從對行業(yè)負責(zé)的高度去進行人事檔案管理工作;（3）單位的實際重視度不足，沒有認識到人事檔案管理在當下的信息化時代中的價值有多大，只是單純的認為人事檔案只是為了工作和考察而收集的過時的資料，也投入了一定的財力、人力物力，但就是沒有成績等。

2.2 人事檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)處理能力差

在實際進行人事檔案管理工作中，水文行業(yè)本身對檔案管理的重視度不足導(dǎo)致其在人員配置上也存在缺陷，很多行業(yè)都沒有配置專職人員來進行人事檔案管理工作，更多的是辦公室人員兼職來進行檔案管理，而且兼職管理人事檔案的人員工作變動也比較頻繁，其本身對人事檔案的管檔要求、檔案的收集、歸檔等都不熟悉，綜合業(yè)務(wù)處理能力自然就很難得到提高。此外水文行業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理手段還比較陳舊落后，再加之檔案管理人員本身的業(yè)務(wù)處理能力，導(dǎo)致水文行業(yè)人事檔案管理的效率和質(zhì)量難以提高。

2.3 人事檔案管理設(shè)備和硬件配置低

由于對檔案管理工作的重視度不足，導(dǎo)致水文行業(yè)對人事檔案管理機構(gòu)的投入也不足，自然其管理設(shè)備和硬件配置就很難得到更新，當前很多企事業(yè)單位的人事機構(gòu)中檔案室都存在著設(shè)備簡陋、環(huán)境差的現(xiàn)象，甚至一些單位根本沒有人事檔案專用的檔案室，只是將人事檔案放置在辦公室的其他地方，在實際需要時也難以快速找到相關(guān)材料。

2.4 水文行業(yè)人事檔案信息化程度低

信息化當前已經(jīng)融入了各行各業(yè)，也在各個領(lǐng)域中發(fā)揮著不可或缺的作用。但是信息化在水文人事檔案管理工作中并沒有充分發(fā)揮其作用，甚至根本沒有配置相應(yīng)的計算機設(shè)備、應(yīng)用系統(tǒng)及專業(yè)的信息化管理人員等，人事檔案信息化水平難以得到提高。

2.5 人事檔案管理與實際需求相脫節(jié)

水文人事檔案管理與實際需要相脫節(jié)主要體現(xiàn)在三個方面：（1）重保管輕利用，這是大部分企事業(yè)機關(guān)單位所共同存在的問題，在檔案的保管上做的很好，但是對人事檔案的使用卻存在很多問題，對檔案資料的實際作用也沒有準確的認知，造成人事檔案資源的浪費;（2）人事檔案個別流失嚴重，檔案管理上存在缺陷和問題，導(dǎo)致在實際進行檔案管理中保管不當造成了檔案信息的丟失和破損等;（3）檔案門類設(shè)定不夠豐富，部分單位只重視科技檔案、文書等的收集，在實物、聲像及其他重要資料的收集上卻忽視了，這就會在很大程度上影響水文行業(yè)事檔案的完整性和系統(tǒng)性，不利于水文行業(yè)人事檔案管理工作的進行。

3 水文人事檔案管理問題的解決對策分析

針對水文人事檔案管理中存在的問題，水文行業(yè)人力資源管理部門必須要引起高度的重視，要不斷將人事檔案管理工作規(guī)范化和條理化，要不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)化水平，并加大對檔案管理工作的投入及重視度，加強人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，以此來不斷提高水文行業(yè)人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，進而推動水文行業(yè)的良好發(fā)展[2]。

3.1 要深化對人事檔案管理工作的認識

對于水文行業(yè)人事檔案管理中的認識度和重視度不足的問題，必須要深化對人事檔案管理工作的認識才能予以解決。水文行業(yè)必須要深化認識，并強化責(zé)任感，主要可以從以下三個方面做起[3]：

（1）水文行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和個人都要認識到人事檔案管理工作的重要性，要將檔案管理工作作為基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作不斷予以規(guī)范化和條理化，對于人事檔案管理問題也要將其列入辦公會議議事日程，并做到定期檢查、定期分析和定期研究;（2）人事檔案主管部門要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報人事檔案管理情況，可申請其加大對檔案管理的投入以創(chuàng)設(shè)更好的工作環(huán)境;（3）水文行業(yè)也要經(jīng)常組織人事檔案管理部門進行檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員自身的法律認知度和責(zé)任意識，以增強做好人事檔案管理工作的積極性和主動性。

3.2 要不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)化水平

針對人事檔案管理人員業(yè)務(wù)處理能力低下的問題，水文行業(yè)必須提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，并努力構(gòu)建專業(yè)化檔案管理團隊。水文行業(yè)要加強人事檔案管理隊伍建設(shè)，要選擇責(zé)任心強、專業(yè)化水平高且有著較強政治素養(yǎng)的人員從事檔案管理工作，并注重對人事檔案管理人員的后續(xù)培養(yǎng)和教育，可以每年對人事檔案管理人員進行統(tǒng)一的組織培訓(xùn)，對檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)處理技巧等進行系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，以提高水文人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.3 要不斷加強人事檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

水文行業(yè)要加大對人事檔案管理的投入，要及時更新人事檔案管理部門的硬件設(shè)備，主要可以從以下兩個方面做起[4]：

（1）要建立健全人事檔案安全檢查制度，對人事檔案的安全進行定期的檢查匯報，要配備高質(zhì)量且符合標準的密集檔案柜，并申請配置成套的消防器材，與此同時檔案管理人員也要熟練掌握消防器材的使用方法，還要配置除濕機等，防止檔案受潮等，也要做到責(zé)任到人;（2）根據(jù)實際需要，要在檔案管理工作中配置必要的相機、掃描儀、打印機及計算機等設(shè)備，這樣也能對人事檔案實行計算機化管理，減輕手工工作的同時還能提高人事檔案管理工作的效率，同時也能更好地開展檔案的信息化管理。

3.4 要加強水文行業(yè)人事檔案信息化建設(shè)工作

人事檔案本身就是一個實用價值非常高的信息資源，水文行業(yè)要想將人事檔案的價值在工作中得以充分體現(xiàn)就必須要加強人事檔案的信息化管理，主要可以從以下三個方面做起：

（1）要建立健全針對各種人才的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，并將平時的檔案儲存管理工作落到實處，人事檔案管理人員要具備創(chuàng)新意識，不僅要掌握檔案管理中所需的各項技術(shù)，還要對計算機技能、網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)及人事教育管理等方面都要有所了解;（2）要加強水文人事檔案管理中對計算機的使用，并收集建立單位的人事信息數(shù)據(jù)庫，以方便后期隨時查閱使用;（3）要建立健全人事檔案收集歸檔聯(lián)系制度，要對新的檔案數(shù)據(jù)進行收集并擴充原數(shù)據(jù)檔案內(nèi)容，在遇到新情況，如增添技能證書等也要及時予以補錄等。

4 結(jié)語

人事檔案管理是現(xiàn)代人力資源管理的重要內(nèi)容，也是極其復(fù)雜的內(nèi)容。時代和技術(shù)的發(fā)展給水文人事檔案管理提供了極大的積極條件，與此同時也出現(xiàn)一些可控及不可控的人事檔案管理問題，嚴重制約著水文人事檔案管理工作的推進，使得水文人事檔案管理工作的優(yōu)化愈加重要，也必須提高對人事檔案管理工作的重視，加大對其的投入等來促進其發(fā)展。

參考文獻

[1] 朱娟.淺談企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：91-92.

[2] 苑雪青.淺談人事檔案管理工作中的問題及對策[J].決策與信息（中旬刊），2015（4）：99.

[3] 張玉曉.淺析人事檔案管理中存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技，2011（22）：46.

[4] 李立蓉.水文檔案管理中存在的問題與改進建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）：121.