淺析人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用

【摘 要】 政府機(jī)關(guān)的人事檔案是對(duì)政府機(jī)關(guān)員工正確選拔和使用進(jìn)行歷史性、全面調(diào)查和理解的重要依據(jù)。今天，隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷變化，人們對(duì)機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)職能變革的要求越來(lái)越強(qiáng)，人力資源是機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)的核心。機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的有效性在很大程度上受到人力資源管理的制約，因此，人事檔案對(duì)人力資源管理有著重大意義。然而，就目前的實(shí)際工作中，人事檔案的應(yīng)用卻沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致其發(fā)展停滯不前。

【關(guān)鍵詞】 人事檔案 機(jī)關(guān)事業(yè)單位 人力資源管理 作用

引 言

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案可以保證正確的選拔工作，從而為選拔工作提供重要依據(jù)的同時(shí)，加強(qiáng)了全面性、科學(xué)性。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷變革，人們對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能變更的要求越來(lái)越強(qiáng)。人力資源作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的良久發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。根據(jù)這一現(xiàn)象，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對(duì)人力資源管理引起高度重視，從而有效開(kāi)展人事檔案的工作。本文將通過(guò)三個(gè)方面，詳細(xì)論述了人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的具體應(yīng)用，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行有效分析，從而對(duì)其作用進(jìn)行詳細(xì)論述。

一、人事檔案利用情況

（一）反映內(nèi)容不全面

目前在開(kāi)展人事檔案管理的工作當(dāng)中，是通過(guò)干部檔案管理的模式，人事檔案主要包括：當(dāng)事人簡(jiǎn)歷材料、自傳材料、組織鑒定、考核情況、考察材料、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)情況、職務(wù)材料等，與此同時(shí)政審、黨團(tuán)組織材料、獎(jiǎng)勵(lì)違紀(jì)材料、工資級(jí)別調(diào)整等也被包含在人事檔案當(dāng)中。然而，傳統(tǒng)的人事檔案卻沒(méi)有對(duì)當(dāng)事人的工作能力，培訓(xùn)方面和工作業(yè)績(jī)進(jìn)行有效記錄。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人力資源管理的過(guò)程中，由于人事檔案的不全面性，導(dǎo)致當(dāng)事人無(wú)法被人力資源管理全面了解，其信息無(wú)法滿足要求，從而造成了人力資源工作無(wú)法正常開(kāi)展。人事檔案的內(nèi)容缺乏全面性，導(dǎo)致用人單位缺少具體的識(shí)人標(biāo)準(zhǔn)，長(zhǎng)此以往，人事檔案會(huì)慢慢喪失在相關(guān)單位人力資源管理中的重要性。

（二）人事檔案內(nèi)容失真

隨著社會(huì)的發(fā)展，就業(yè)壓力越來(lái)越大，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性受到嚴(yán)重威脅[1]。具體表現(xiàn)在人們私自篡改人事檔案，企圖找到一份滿意的工作，將工作時(shí)間、學(xué)歷等信息篡改為自己理想的狀態(tài)。在現(xiàn)如今的社會(huì)中，隨著就業(yè)壓力的不斷加大，人事檔案造假的現(xiàn)象涌出了水面，如果人事檔案的管理人員沒(méi)有對(duì)其開(kāi)展嚴(yán)格把控，不對(duì)錯(cuò)誤檔案開(kāi)展有效措施，將錯(cuò)就錯(cuò)的接受檔案，那么將會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。人事檔案內(nèi)容的失真現(xiàn)象，不僅會(huì)嚴(yán)重威脅人力資源部門(mén)的有效工作，對(duì)職工的評(píng)價(jià)缺乏科學(xué)性，還會(huì)導(dǎo)致人力資源管理的作用受到嚴(yán)重制約，無(wú)法發(fā)揮真正價(jià)值。

（三）人事檔案材料過(guò)時(shí)

人事檔案的收集工作往往是一項(xiàng)內(nèi)容冗雜，流程繁瑣且漫長(zhǎng)的過(guò)程。就目前的人事檔案收集來(lái)看，大部分的相關(guān)事業(yè)單位并不是隨時(shí)隨地開(kāi)展材料的收集工作。即使某些人事檔案管理部門(mén)保障了收集材料的實(shí)時(shí)性，然而卻沒(méi)有嚴(yán)格把控歸檔的時(shí)間，在通常情況下，一年歸檔一次。這一現(xiàn)象在很大程度上使人事檔案的材料不具備實(shí)時(shí)性，其最新的檔案無(wú)法得到有效管理，當(dāng)人力資源部門(mén)在提取檔案的過(guò)程中，只能根據(jù)歷史的材料對(duì)當(dāng)事人的狀態(tài)和能力進(jìn)行分析，而缺乏最新材料，導(dǎo)致無(wú)法深入分析當(dāng)事人的最新?tīng)顟B(tài)，造成了人力資源的不科學(xué)性。

（四）檔案管理者素質(zhì)不足

就目前的人事檔案管理來(lái)看，其管理者不僅缺乏專業(yè)的素質(zhì)，還在管理的過(guò)程中，沒(méi)有深刻意識(shí)到人事檔案的重要性，形式管理現(xiàn)象嚴(yán)重。人事檔案管理者往往由單位不受重視的人開(kāi)展工作，從而在管理的過(guò)程中存在強(qiáng)烈的應(yīng)付心理，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展，使人事檔案的作用受到嚴(yán)重威脅。

二、人事檔案的作用

第一，人事檔案可以為人力資源反饋信息，且確保信息的可靠性、真實(shí)性和科學(xué)性。人事檔案進(jìn)行有效地管理，不僅要保證當(dāng)事人的工作經(jīng)歷，思想品德和業(yè)務(wù)水平得到有效的反映，還要對(duì)當(dāng)事人的個(gè)人素質(zhì)、個(gè)人技能等進(jìn)行嚴(yán)格把控，從而保障人事檔案的全面性[2]。完善的信息提供可以為用人單位提供有效的管理方案，使其可以通過(guò)檔案對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行深入了解，針對(duì)員工個(gè)人特長(zhǎng)開(kāi)展針對(duì)性工作，從而使每個(gè)職工的潛能可以有效被挖掘，使其在各自的崗位上可以發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)，不同員工之間合理搭配，取長(zhǎng)補(bǔ)短，開(kāi)展更為高效的工作。

第二，有效的人事檔案管理可以為人力資源在開(kāi)展決策的過(guò)程中提供重要依據(jù)。人力資源部門(mén)在開(kāi)展職工的考核工作時(shí)，需要根據(jù)人事檔案中的績(jī)效評(píng)估、職工考核、人事考核等多項(xiàng)內(nèi)容，從而決定員工的晉升、獎(jiǎng)懲情況。與此同時(shí)，在人力資源部門(mén)對(duì)職工開(kāi)展培訓(xùn)工作時(shí)，也要對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行深入分析，從而保障培訓(xùn)工作的針對(duì)性、科學(xué)性和有效性。人力資源管理者在進(jìn)行職工業(yè)績(jī)，素質(zhì)和能力等進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)的過(guò)程中，必須要基于全面的人事檔案，從而保障人力資源部門(mén)管理決策的科學(xué)性。

三、如何發(fā)揮檔案作用

（一）豐富人事檔案的內(nèi)容

人事資源管理部門(mén)的有效工作，在很大程度上要依賴于人事檔案中的信息與數(shù)據(jù)。因此，人事檔案中的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)豐富化，不僅要保障信息數(shù)據(jù)的價(jià)值，對(duì)履歷、自傳、學(xué)歷、工資級(jí)別調(diào)整和獎(jiǎng)勵(lì)情況進(jìn)行深刻反映，還要對(duì)當(dāng)事人的興趣愛(ài)好，專業(yè)能力以及個(gè)性特征進(jìn)行嚴(yán)格把控。將這些元素都融入到人事檔案當(dāng)中，豐富人事檔案的內(nèi)容[3]。人事檔案內(nèi)容的豐富性，不僅可以幫助人力資源部門(mén)開(kāi)展有效的工作，還可以使當(dāng)事人的工作崗位更加符合其自身發(fā)展，發(fā)揮最大價(jià)值。

（二）增強(qiáng)人事檔案真實(shí)性

人事檔案的真實(shí)性，對(duì)人力資源部門(mén)的工作有著不可小覷的意義，不僅可以使人事檔案信息的真實(shí)性得到保障，還可以在最大程度上保障人事資源管理以及事業(yè)單位的健康穩(wěn)步發(fā)展。在具體工作中，應(yīng)做到提交的文件材料應(yīng)仔細(xì)篩選，發(fā)現(xiàn)變形的材料應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)證，以確保材料的真實(shí)性。那些提交欺詐性處理材料的人應(yīng)該采取相應(yīng)的懲罰，以儆效尤，從而有效避免再次出現(xiàn)檔案失真的現(xiàn)象。同時(shí)，要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，收集，轉(zhuǎn)移和存檔好的人事檔案，堅(jiān)決不歸檔虛假材料，為人力資源管理決策提供可靠依據(jù)。

（三）提高管理者素質(zhì)

在開(kāi)展人事檔案的管理過(guò)程中，要基于完善的人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案的管理工作引起高度重視。具體應(yīng)從人員處著手，首先應(yīng)積極招聘高素質(zhì)管理者，可通過(guò)增加工資等手段，來(lái)促使更多的專業(yè)人員積極參與人事檔案的管理[4]。與此同時(shí)，還需加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的人事管理工作相關(guān)培訓(xùn)，提升員工工作能力;對(duì)員工進(jìn)行思想政治建設(shè)，優(yōu)化員工工作狀態(tài)，使他們的職業(yè)道德可以得到強(qiáng)化，提高責(zé)任心。還可建立公正合理的獎(jiǎng)懲制度和競(jìng)爭(zhēng)制度，利用這些制度激發(fā)他們的工作熱情，提升員工及管理者的職業(yè)素質(zhì)，從而使人事檔案可以在人力資源管理中發(fā)揮最大價(jià)值。

（四）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的理念融入到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域之中，人事檔案中也應(yīng)當(dāng)將其有效融入。傳統(tǒng)的人事檔案已經(jīng)無(wú)法滿足于時(shí)代的日益鏖戰(zhàn)。因此，將現(xiàn)代化理念融入到人事檔案管理中，儼然已是大勢(shì)所趨。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立有效的人事檔案資源平臺(tái)，使每個(gè)人的個(gè)人信息檔案可以通過(guò)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)被有效查詢，使工作效率更加高效?，F(xiàn)代化的人事檔案管理可以使人力資源管理部門(mén)的工作得到很好的優(yōu)化，使他們足不出戶，即可對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行全面的了解，極大地減輕了人事部門(mén)的工作強(qiáng)度，從而有利于發(fā)現(xiàn)人才，使用人才，推動(dòng)了人力資源管理部門(mén)的現(xiàn)代化發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上文所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理在社會(huì)中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。因此，要對(duì)人事檔案進(jìn)行全面、深化和科學(xué)的管理。保證人事檔案等內(nèi)容的豐富性、真實(shí)性的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理，通過(guò)提高人事檔案管理者的素質(zhì)等方法，為人事檔案管理工作打下基礎(chǔ)，從而推動(dòng)人力資源管理部門(mén)的有效發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 烏云其木格.淺析人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用[J].廣東經(jīng)濟(jì)，2017（10）.

[2] 王軍.淺談人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].神州，2017（14）：259-259.

[3] 劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國(guó)市場(chǎng)，2014（38）：59-60.

[4] 林靜.淺議人事檔案管理對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（17）：206-207.

作者簡(jiǎn)介：侯建華（1973.12～），女，籍貫：河南省焦作市，經(jīng)濟(jì)師，大學(xué)本科，研究方向：人力資源。