知識(shí)管理背景下的辦公室管理創(chuàng)新研究

王瑩

摘要：伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，知識(shí)管理應(yīng)運(yùn)而生，這一新的管理模式正在被越來越多的單位和群體所認(rèn)可。知識(shí)經(jīng)濟(jì)主要是強(qiáng)調(diào)知識(shí)的重要性，利用知識(shí)的可視化達(dá)到內(nèi)部管理的利益最大化，提倡知識(shí)共享與知識(shí)創(chuàng)新。隨著辦公室功能的不斷擴(kuò)大化，重新營造辦公室文化，建設(shè)高素質(zhì)隊(duì)伍，建設(shè)共享激勵(lì)機(jī)制等各種管理模式正在不斷的應(yīng)用于辦公室管理之中。本文主要就知識(shí)管理背景之下，辦公室管理創(chuàng)新進(jìn)行簡(jiǎn)單研究。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；辦公室管理；管理創(chuàng)新

引言：

辦公室作為各個(gè)機(jī)構(gòu)綜合辦事以及服務(wù)的主要集中點(diǎn)，除了抓規(guī)范，抓管理，強(qiáng)創(chuàng)新之外，更應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的管理模式，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的辦公室管理理念，促進(jìn)自身管理效能的提升，推動(dòng)單位的內(nèi)部發(fā)展。

一、事業(yè)單位辦公室管理的幾點(diǎn)缺陷

（一）管理工作較為隨機(jī)

事業(yè)單位辦公室無論是管理模式還是管理要求與企業(yè)的辦公室管理存在著一定的差別。因管理體制差異，事業(yè)單位的辦公室管理難以感受到尋常的職場(chǎng)壓力，在工作質(zhì)量考核上缺乏一定工作量的評(píng)價(jià)指標(biāo)，這使得辦公室管理沒有實(shí)際的壓迫感以及威脅感。因?yàn)槿狈Χ康脑u(píng)價(jià)指標(biāo)使得管理工作相對(duì)較為隨機(jī)，對(duì)辦公室管理工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)缺乏客觀性，這也是導(dǎo)致目前單位內(nèi)部管理較難，內(nèi)部效率較為低下的根本原因所在。

（二）管理系統(tǒng)較為分散

筆者發(fā)現(xiàn)，很多單位的管理系統(tǒng)中各個(gè)部門之間存在著各自為政的問題，而各部門工作之間存在著重復(fù)與交叉，這導(dǎo)致了人力物力的極大浪費(fèi)。現(xiàn)在很多企業(yè)內(nèi)部的辦公統(tǒng)一于使用釘釘或者是微信群，但是由于事業(yè)單位內(nèi)部工作的特殊性以及保密性，這些常用的便捷性工具也許難以在事業(yè)單位內(nèi)部得到大力的實(shí)施和推廣，這也就導(dǎo)致了單位內(nèi)部信息共享不足問題。這是極其不利于知識(shí)管理的，也給內(nèi)部的管理系統(tǒng)帶來了一定的交流障礙，也是單位內(nèi)部資源的極大浪費(fèi)。

（三）管理工作實(shí)踐化傾向較為突出

辦公室管理模式以及管理工作過于注重實(shí)踐，往往只是注重于理論轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)踐的結(jié)果，但是對(duì)于轉(zhuǎn)變過程較為忽視。但是知識(shí)管理是從過程之中所體現(xiàn)的，知識(shí)化管理的理想狀態(tài)是將所有無必要的過程剔除，提高理論向?qū)嵺`轉(zhuǎn)變的轉(zhuǎn)化效率。但是很多單位忽視了過程的管理，不能總結(jié)提煉出一套完整的工作流程，等遇到相似問題時(shí)不能實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)復(fù)制，造成管理效率低下。

二、知識(shí)管理背景下的辦公室管理創(chuàng)新建議

（一）充分利用工作系統(tǒng)，互相協(xié)調(diào)

要想能夠充分了解和認(rèn)識(shí)到單位的發(fā)展?fàn)顩r，員工的思想情緒，就需要能夠充分利用好工作系統(tǒng)。筆者建議在單位內(nèi)部建設(shè)以軟件管理為主體的決策保護(hù)軟件，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化辦公，發(fā)揮辦公室人員的創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)行各類單位內(nèi)部資料的整理，審核以及觀察，根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的需求尋求最優(yōu)化管理方案。

健全內(nèi)部的管理工作系統(tǒng)也能夠讓員工有更多的渠道反映管理的不合理性和不科學(xué)性，在新形勢(shì)之下，辦公室對(duì)外的交流也日益頻繁，建設(shè)完善的內(nèi)部管理系統(tǒng)能夠使得內(nèi)部管理更加靈活，更好的將事情與原則兼顧，做到內(nèi)部能夠因事而異，不會(huì)使得管理過于死板。另外，工作系統(tǒng)的培訓(xùn)使用可以使得員工更為便捷并且迅速的找尋到自己所需要的內(nèi)容，大大的提升了工作管理效率。

（二）統(tǒng)一化信息平臺(tái)

單位內(nèi)部管理平臺(tái)需要能夠統(tǒng)一，無論是何種管理部門，不應(yīng)當(dāng)各自為政。內(nèi)部管理需要各個(gè)部門的協(xié)調(diào)與配合。信息資源的無限性和共享性是人們所認(rèn)可的，知識(shí)管理模式的前提也是需要能夠?qū)τ趩T工信息，單位信息，管理信息等各種信息進(jìn)行統(tǒng)一審核和收集。這就需要辦公室管理者能夠充分重視信息資源的重要性，將各類信息進(jìn)行分類存檔。這樣能夠在需要使用的時(shí)候較為便捷的找到各類資料。另外，對(duì)于單位內(nèi)部的機(jī)密資料，單位就可以進(jìn)行加密或者是限定開放，只能夠?qū)τ袡?quán)限的人進(jìn)行信息公開，尤其是內(nèi)部人員的基本信息等。統(tǒng)一化的信息平臺(tái)可以幫助單位更好的了解到單位內(nèi)部的管理缺陷所在，也能夠使得辦公室管理更“接地氣”，辦公室工作人員也能夠明確的從系統(tǒng)之中發(fā)現(xiàn)自己的“任務(wù)”和“作用”，在指定管理或者是完成專項(xiàng)工作的時(shí)候也能夠有更多的渠道去聽到一線工作人員的真實(shí)反饋，這能夠幫助單位正確的掌握發(fā)展方向。

（三）知識(shí)管理模式機(jī)制的建立

知識(shí)管理模式在單位內(nèi)部的建立并不是一夕一朝的，所謂的知識(shí)管理就是能夠幫助單位在處理內(nèi)部管理問題或者是單位發(fā)展等問題的時(shí)候提供決策參考。筆者認(rèn)為，知識(shí)化管理模式需要能夠總結(jié)單位內(nèi)部的每一次管理措施，對(duì)于各類具體管理活動(dòng)之間所存在的問題都一一的找尋出來，對(duì)于特定事件或者是特定案例就需要能夠及時(shí)記錄，這樣單位在下一次面臨相同或者是類似的事件處理時(shí)就能夠做到有根據(jù)可尋。另外，筆者認(rèn)為，部分單位可以借鑒國外的管理模式，我國很多單位已經(jīng)能夠較好的利用國外的具體管理案例進(jìn)行單位內(nèi)部的管理，但是依舊有部分單位依然在探尋單位內(nèi)部自我發(fā)展和管理模式，這都是可取的，知識(shí)化管理模式并不是說固定于某一種特定的模式，而是需要有創(chuàng)新的精神，敢于突破常規(guī)，需要不斷根據(jù)內(nèi)部需求而不斷改變的管理模式。

結(jié)束語：

知識(shí)化管理作為一種新型管理模式，已經(jīng)被越來越多的單位和人群所認(rèn)可。筆者認(rèn)為，在社會(huì)各個(gè)階層都可使用知識(shí)化管理模式，特別是在當(dāng)下信息爆炸的時(shí)代背景下，知識(shí)管理能夠促進(jìn)信息的共享，這將極大地有利于管理科學(xué)的進(jìn)步，為單位和社會(huì)創(chuàng)造更大的管理收益。并且，知識(shí)化管理可以隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷改變管理模式，能夠體現(xiàn)出管理的人性化和靈活化。

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