醫(yī)院人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化研究

郭宗英

摘 要：人事檔案管理是檔案管理過程中重要的工作任務(wù)和工作內(nèi)容，人事檔案管理的水平和質(zhì)量直接影響到個(gè)人利益和組織的發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理主要是對(duì)于醫(yī)院的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、工勤人員的認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行管理，在管理的過程中從檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化入手，以規(guī)范化的管理提升醫(yī)院人事檔案管理的水平和質(zhì)量是提升醫(yī)院人事檔案管理的重要途徑和手段。本文對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行研究，在此基礎(chǔ)上提出提升醫(yī)院人事檔案管理水平和質(zhì)量的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化；檔案管理規(guī)范化

1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理工作中檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和任務(wù)。在信息技術(shù)為基礎(chǔ)，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會(huì)發(fā)展中，通過檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價(jià)值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島，對(duì)于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的一般要求應(yīng)包括以下幾方面，一是標(biāo)準(zhǔn)的編寫應(yīng)在國(guó)家法律法規(guī)的框架下，與其他標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，在制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的過程中，應(yīng)將信息管理、管理學(xué)等多個(gè)學(xué)科和行政管理的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，實(shí)現(xiàn)與其他標(biāo)準(zhǔn)的相適應(yīng)。二是文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明，對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的表述應(yīng)當(dāng)直接能夠表述清楚所要做的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)言簡(jiǎn)意賅，通俗易懂，達(dá)到易懂、易操作的要求。三是技術(shù)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤，在實(shí)現(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，特別是在以信息技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范。四是術(shù)語、符號(hào)和代號(hào)要統(tǒng)一，對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的制定在術(shù)語、符合、代號(hào)方面應(yīng)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化并與其他部門之間的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源開發(fā)利用與共享提供前提和保障。五是編排格式和細(xì)則應(yīng)符合規(guī)定，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成、內(nèi)容編排、層次劃分及編號(hào)、編寫細(xì)則應(yīng)符合相關(guān)的要求。檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)按照以下步驟實(shí)施，一是標(biāo)準(zhǔn)的征求意見，在爭(zhēng)取意見的過程中，除了在管理部門征求意見，還應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大范圍在相關(guān)的應(yīng)用部門進(jìn)行征求意見，將意見進(jìn)行收集、整理、分析，為標(biāo)準(zhǔn)的起草提供決策參考信息。二是標(biāo)準(zhǔn)的起草，在起草的過程中，應(yīng)充分的考慮標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性、優(yōu)化性、適時(shí)性和繼承性等要求。在完成起草后應(yīng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)和內(nèi)容進(jìn)行充分的專家咨詢與論證，在征求各方面意見的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善。三是標(biāo)準(zhǔn)的送審、報(bào)批，在完成起草和論證的基礎(chǔ)上，呈報(bào)相關(guān)主管部門完成相關(guān)行政審批程序。五是標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，在實(shí)施的過程中，加強(qiáng)組織管理、擴(kuò)大宣傳，做到檔案管理與應(yīng)用部門及其他相關(guān)部門對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)充分了解并應(yīng)用。六是標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的效果評(píng)價(jià)，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施應(yīng)按照適時(shí)性原則進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，及時(shí)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的效果和管理的成效，對(duì)于不能夠滿足檔案管理需要的內(nèi)容和指標(biāo)應(yīng)及時(shí)作出調(diào)整，并在使用過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問題，解決新問題，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范、科學(xué)，滿足檔案管理與檔案信息資源共享的要求。

2 檔案管理規(guī)范化

醫(yī)院人事檔案主要是針對(duì)醫(yī)院管理人員、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員和醫(yī)院工勤人員的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行，一是壓實(shí)管理責(zé)任，明確醫(yī)院人事檔案管理部門職責(zé)，由醫(yī)院人事管理部門牽頭監(jiān)督檢查醫(yī)院人事檔案工作、醫(yī)院人事檔案管理部門牽頭監(jiān)督檢查檔案管理各個(gè)崗位檔案工作的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)監(jiān)督管理，確保醫(yī)院人事檔案管理責(zé)任到位。二是啟動(dòng)等級(jí)認(rèn)定，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家及行業(yè)檔案管理規(guī)范化法律法規(guī)、規(guī)章制度，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案室規(guī)范化建設(shè)，提升檔案管理規(guī)范化水平。三是開展專項(xiàng)檢查，由醫(yī)院行政管理部門牽頭，分批次組織開展檔案工作專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查人事檔案中自然情況、專業(yè)技術(shù)情況、年度考核情況等文件材料立卷歸檔情況，確保涉及到個(gè)人重大事項(xiàng)檔案資料安全、完整、保密。四是加強(qiáng)目標(biāo)考核，強(qiáng)化目標(biāo)管理手段，嚴(yán)格檔案工作專項(xiàng)目標(biāo)考核，把平時(shí)考核與年終考核有機(jī)結(jié)合起來，抓好檔案工作過程管理，對(duì)發(fā)生重大檔案管理責(zé)任事件的，通報(bào)批評(píng)并扣減目標(biāo)分。五是嚴(yán)格責(zé)任追究，加強(qiáng)檔案管理責(zé)任追究，對(duì)重大檔案管理安全責(zé)任事故的有關(guān)責(zé)任人員，依法依紀(jì)嚴(yán)肅查處。

3 醫(yī)院人事檔案管理的建議

人事檔案管理是檔案管理過程中重要的工作任務(wù)和工作內(nèi)容，人事檔案管理的水平和質(zhì)量直接影響到個(gè)人利益和組織的發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理主要是對(duì)于醫(yī)院的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、工勤人員的認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行管理，在管理的過程中從檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化入手，以規(guī)范化的管理提升醫(yī)院人事檔案管理的水平和質(zhì)量是提升醫(yī)院人事檔案管理的重要途徑和手段。在醫(yī)院人事檔案管理中，建議從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與規(guī)范化管理，一是對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理而言，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是前提和基礎(chǔ)，在醫(yī)院人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中，應(yīng)以制度為突破口，通過制度建設(shè)帶動(dòng)人事檔案管理水平與管理質(zhì)量的提升，醫(yī)院人事檔案管理的制度包括了檔案的鑒別制度、檔案的收集整理制度、檔案的保管制度、檔案的使用制度等內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)建立健全人事檔案管理的崗位職責(zé)，通過崗位職責(zé)的設(shè)定明確工作任務(wù)、工作目標(biāo)，做到不缺位、不越位，實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化，此外，還應(yīng)建立檔案管理的監(jiān)督制度，通過監(jiān)督制度壓實(shí)責(zé)任，實(shí)現(xiàn)檔案管理的合法合規(guī)。二是制定檔案管理方案，檔案管理無小事，在醫(yī)院人事檔案管理的過程中，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)際情況，建立符合醫(yī)院人事檔案管理需求的檔案管理方案或檔案管理規(guī)劃，通過方案或規(guī)劃的制定，明確檔案管理的指導(dǎo)思想、基本原則、目標(biāo)要求、實(shí)施步驟、實(shí)施重點(diǎn)和保障措施等，通過切實(shí)可行的檔案管理方案或規(guī)劃實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化。三是運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理，信息技術(shù)在檔案管理中越來越多的被采用，通過信息技術(shù)引入檔案管理工作能夠大大的提升檔案管理的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，符合現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)和要求，在醫(yī)院人事檔案管理中，應(yīng)建立以信息技術(shù)為支撐的檔案管理環(huán)境，包括檔案管理的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠按照信息化建設(shè)的要求實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)，從而提升醫(yī)院人事檔案管理的水平和質(zhì)量。四是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的大數(shù)據(jù)開發(fā)與利用，醫(yī)院醫(yī)療人員的專業(yè)技術(shù)能力檔案是醫(yī)院人事檔案管理的特點(diǎn)之一，按照相關(guān)檔案管理法律法規(guī)的規(guī)定，在可公開的檔案內(nèi)容基礎(chǔ)上依托大數(shù)據(jù)挖掘與分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用，也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平與質(zhì)量的重要工作。

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