新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探析

樊東

摘 要：人才資源作為國(guó)家和企業(yè)擁有競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)，作為人力資源管理中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，人事檔案管理工作，為整個(gè)企業(yè)的人力資源工作提供了強(qiáng)大的支持力，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，在新時(shí)期背景下，企業(yè)有效利用人力資源，有利于為企業(yè)創(chuàng)造良好經(jīng)濟(jì)效益，助推企業(yè)的穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，分析創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式的必須性，論述了當(dāng)前認(rèn)識(shí)檔案管理存在問(wèn)題，并提出創(chuàng)新人事檔案管理制度模式的有效措施，以期更好適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從整體上提升人事檔案管理效率和水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;制度;模式;創(chuàng)新

人事檔案作為社會(huì)組織和國(guó)家機(jī)構(gòu)對(duì)于內(nèi)部個(gè)人工作、學(xué)習(xí)以及社會(huì)活動(dòng)等諸多方面的材料內(nèi)容，通過(guò)歸納整理，有效地保存，方便之后使用或是查詢(xún)。近年來(lái)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)各界逐漸認(rèn)識(shí)到認(rèn)了人力資源的的重要性，加大了對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)和利用，同時(shí)也在積極開(kāi)展人事檔案管理工作，并取的較為顯著的成效。受多種因素的影響。當(dāng)前的人事檔案管理中，還存在諸多問(wèn)題，值得我們?nèi)ド钊胩接?，時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)環(huán)境也在日益變化，在新時(shí)期背景下，人事檔案管理工作也需與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)出創(chuàng)新和改革，進(jìn)而適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。

一、新時(shí)代創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式的必要性

研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)有60多萬(wàn)的人事檔案，鮮為人知，置之不理，在這其中還不包括外出務(wù)工學(xué)生族。通過(guò)上述棄檔現(xiàn)象的分析，可見(jiàn)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的諸多弊端，加之，傳統(tǒng)檔案管理主要“人檔不分離”。因此，這種落后的檔案管理模式，同當(dāng)前的信息化社會(huì)存在著較為諸多矛盾。另外，傳統(tǒng)人事檔案中提供諸多檔案人員的家庭背景、個(gè)人思想教育，社會(huì)關(guān)系等方面的信息，很少在特長(zhǎng)、工作能力以及經(jīng)驗(yàn)方面有所涉及。由此可見(jiàn)，重學(xué)歷、資歷，輕業(yè)能力、業(yè)績(jī)是傳統(tǒng)人事檔案管理所重視的。如果適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人事制度的改革，就需創(chuàng)新或是改革人事檔案管理制度和模式[1]。

二、當(dāng)前人事檔案管理發(fā)展存在問(wèn)題分析

（一）管理模式較為單一

受多種因素的影響，當(dāng)前的人事檔案管理工作人員的管理意識(shí)和思想還停留初級(jí)階段，管理工作人員，只是注意對(duì)人員工工作信息、基本學(xué)習(xí)原始文字的保管和歸檔，并沒(méi)有深入探究人事檔案管理的意識(shí)。很多管理人員都沒(méi)有從思想意識(shí)上，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，普遍存在著管理機(jī)構(gòu)過(guò)于分散、“人檔分離”、或是“棄檔”的現(xiàn)象，在具體的管理工作中，并不遵循檔案管理原則，基本上都是采用干部人事檔案管理制度，這種制度只員工檔案主要是為上級(jí)部門(mén)管理。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，這種單一管理模式存在的弊端日益顯露，如，員工的檔案信息無(wú)法及時(shí)更新，甚至還出現(xiàn)人事檔案的混雜和混效，存在著檔案信息與不相符的狀況，在很大程度上阻礙人事檔案管理作用的發(fā)揮。同時(shí)還影響機(jī)構(gòu)和企業(yè)的發(fā)展，

（二）管理存在封閉性、局限性

檔案資料的隱藏性和封閉性是傳統(tǒng)人事檔案管理中所重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的，因?yàn)閭鹘y(tǒng)人事檔案管理模式，主要是針對(duì)個(gè)人或是部分人，故而，較為封閉，如果有員工從企業(yè)調(diào)走，自己無(wú)法將自己的檔案帶走，這樣一來(lái)，檔案就將人才限制在一個(gè)較為狹小的范圍，導(dǎo)致單企業(yè)或是單位人才的自由流動(dòng)成為一大難題。出現(xiàn)了“有檔無(wú)人”或是有人無(wú)檔”的尷尬局面，存在局限性，封閉性的檔案管理模式， 在很大程度上了社會(huì)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置，同時(shí)還嚴(yán)重浪費(fèi)人才資源[2]。

（三）人事檔案缺乏使用價(jià)值

人事檔案內(nèi)容具體包含了員工的工作經(jīng)驗(yàn)，思想品德、學(xué)歷等，在檔案管理需根據(jù)員工的實(shí)實(shí)際動(dòng)態(tài)豐富起來(lái)，受多種因素的影響，檔案檔案管理人員在管理過(guò)程中，無(wú)法及時(shí)記錄和和整理，這樣一來(lái)，人力資源情況存在很大的滯后性，不能及時(shí)有效地實(shí)現(xiàn)人力資源管理的目的性。另外，由于檔案管理人員缺乏對(duì)檔案內(nèi)容審核意識(shí)，故而，造成了諸多虛報(bào)信息或是偽造學(xué)歷情況的發(fā)生，讓人事檔案管理沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的價(jià)值意義。再有，由于人事檔案內(nèi)容，需涉及員工的學(xué)歷、工作，現(xiàn)階段人事檔案內(nèi)容主要存在這重學(xué)歷、輕能力的現(xiàn)象，自然無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的目的。

（四）沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化管理

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到日常生活中的各個(gè)方面。立足于人事檔案管理而言，其信息化建設(shè)速度較為緩慢，很多時(shí)候都是采用紙質(zhì)檔案記錄，只有一小部分人檔案才實(shí)現(xiàn)電子化管理。人事檔案管理人員對(duì)于人事檔案的調(diào)閱檔、資料的檢索，記錄主要還是手工操作，并沒(méi)有構(gòu)建現(xiàn)代化的信息資源庫(kù)，導(dǎo)致人事檔案管理沒(méi)有發(fā)揮出相應(yīng)的作用[3]。

二、新時(shí)代人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新策略分析

（一）樹(shù)立人事檔案管理意識(shí)

在人力資源管理中人事檔案管理是不可或缺重要部分，同時(shí)也是進(jìn)一步提升機(jī)構(gòu)和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵措施。在新形勢(shì)下，樹(shù)立人事檔案管理意識(shí)，從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性是非常關(guān)鍵的，因此，機(jī)構(gòu)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要從思想意識(shí)上，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，通過(guò)各種措施，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案管理人員的管理意識(shí)和工作能力，為讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，牢記管理原則，檔案保管方法等，可通過(guò)研討會(huì)，講座等途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)。同時(shí)還可以借助多種傳媒工具，廣泛宣傳人事檔案管理的內(nèi)容，從整體上提高管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，以便更好地做好檔案管理工作，

（二）創(chuàng)新人事檔案管理體制

其主要是指改變“內(nèi)部化”、“單位化”的檔案管理，將其有效變成社會(huì)化檔案管理，進(jìn)而進(jìn)一步規(guī)避傳統(tǒng)人事檔案管理中封閉性、內(nèi)部性以及隱蔽性， 更好地為各種組織機(jī)構(gòu)獲取人才提供一定便利， 更好地實(shí)現(xiàn)人才的流動(dòng)，優(yōu)化或是整合企業(yè)或是機(jī)構(gòu)范圍內(nèi)的人才，最大化的發(fā)揮員工人事檔案管理工作的主觀能力性，進(jìn)而從整體上提升人事檔案管理工作的效率。

（三）及時(shí)補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容

現(xiàn)階段的人事檔案管理制度中，往往強(qiáng)調(diào)只有科研人員，國(guó)企員工，政府工作人員以及高學(xué)歷的人員才需擁有檔案，對(duì)其他人員的人事檔案根本沒(méi)有要求，這樣一來(lái)，讓二者在社會(huì)地位或是身份上存在很大的差異性。因此，在新形勢(shì)下，完善人事檔案管理制度首先就必須要做到人人平等，進(jìn)而讓每一個(gè)都有屬于自己的檔案。眾所周知，我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，檔案管理地位主要是原戶(hù)籍所在地，如果我們有著流動(dòng)需求的時(shí)候，可以采用郵寄的方式。另外，人事檔案管理還必須要實(shí)行監(jiān)管和規(guī)范管理，為確保人事檔案的完整性， 還需要采取定期查閱考核制度，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理人員的行為。

（四）善用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備設(shè)施

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，紙質(zhì)檔案的展示調(diào)取、保存存著諸多的缺陷性，非常不方便信息的選擇、共享以及其他操作等。因此，在新時(shí)期背景下，要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，現(xiàn)代化。當(dāng)務(wù)之急就是要構(gòu)建人事電子檔案，及時(shí)補(bǔ)充和改正檔案中的錯(cuò)誤信息，這一舉措，并不代表=紙質(zhì)檔案的作廢。很多珍貴資料和證書(shū)仍然需要留有復(fù)印件或是原版，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理，讓二者之間相互聯(lián)系、相互補(bǔ)充。另外，還需加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理硬件設(shè)備或是軟件技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用，最大化實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索，資源共享，更好地做好人事檔案管理工作。

結(jié)語(yǔ)：

綜上述所，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理模式和制定，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，逐漸凸顯負(fù)面影響，因此，創(chuàng)新和改革人事檔案管理制度和模式是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的必由之路。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏文婷.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討[J].中國(guó)市場(chǎng)，2019（02）：131-132.

[2]李新路.檔案管理相關(guān)問(wèn)題探討[J].黑龍江科學(xué)，2018，9（23）：144-145.

[3]閔敏.創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江科學(xué)，2018，9（23）：148-149.