檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展分析探討

李燕

摘 要：近年來，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案越來越受到人們的青睞，由于電子檔案有其自身無法克服的缺陷以及管理的局限性，使得電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案，因此在現(xiàn)階段檔案管理中電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)并存是客觀需要的。文章主要分析了檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存發(fā)展進(jìn)行了具體的分析，以供廣大同仁研究探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子檔案;并存發(fā)展

信息時(shí)代的腳步越來越快，使得信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向發(fā)展，這給檔案事業(yè)帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時(shí)，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發(fā)展的契機(jī)，而電子檔案的產(chǎn)生就是這種契機(jī)中典型的代表。但隨之而來的紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個(gè)擺在我們面前的新課題， 值得我們深思和探究。

1 紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

就目前檔案管理工作來看，在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術(shù)能力單一，在實(shí)踐中不能較好的發(fā)揮開拓與創(chuàng)新意識，致使許多檔案流失和保存不完整;二是存在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并存的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案受時(shí)代發(fā)展的影響，規(guī)模越來越小，電子檔案則在信息技術(shù)的支持下涉及的領(lǐng)域越來越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來越好。

2 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

隨著電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有兩面性，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，客觀分析他們的優(yōu)勢和劣勢，善加利用，才能更好地應(yīng)用到檔案管理之中。

2.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.1.1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時(shí)間地點(diǎn)的限制，只要能夠找到相應(yīng)的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過程中不受形式的限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現(xiàn)多樣化。

電子檔案是一種高密度的儲存方法。以前有磁帶、磁盤，現(xiàn)在有U盤、硬盤，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲存的信息量驚人，最大程度發(fā)揮了共享資料的優(yōu)勢。

電子檔案傳遞信息迅速。電子檔案由計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)傳播，傳送速度非常快，和以只能通過郵寄的方式來傳輸?shù)募堎|(zhì)檔案相比，可謂是天壤之別。

2.1.2 電子檔案的缺點(diǎn)

1）由于電子檔案不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤等設(shè)備多次復(fù)制，這種不受載體限制的相互復(fù)制，很難確定哪一個(gè)是原件，更無法確定有沒有人為的更改。

2）一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會無法挽救，變成廢品。

3）電子檔案依賴相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。當(dāng)存儲電子檔案的設(shè)備由于擠壓、磨損等原因損壞時(shí)，電子檔案也將失效;即使正常保存，這些設(shè)備的存放壽命也遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案，例如光盤的使用壽命已經(jīng)是載體中比較長的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時(shí)長。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代非?？?，電子檔案又依賴于特定設(shè)備和軟件，如果使用這些及其設(shè)備形成的電子檔案需要保存很長時(shí)間，而在此期間一旦廠家不再提供相應(yīng)的技術(shù)支持，就容易造成數(shù)據(jù)丟失。

2.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案與電子檔案相比有明顯的優(yōu)勢，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當(dāng)事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應(yīng)的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達(dá)到200年以上，可以較長時(shí)間保存重要檔案。

紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也是非常明顯的，占據(jù)空間較大，能夠儲存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差，在同一時(shí)間同一地點(diǎn)只能供一位用戶使用。同時(shí)，傳遞速率也較差，可以通過郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業(yè)發(fā)達(dá)，遠(yuǎn)距郵遞也是需要以天為單位計(jì)算的，和以互聯(lián)網(wǎng)傳遞的電子檔案無法相比。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必要性、長期性

檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，檔案管理的最終目的是為了查閱，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存恰恰滿足了檔案本身的這兩種基本功能。在檔案管理實(shí)踐中，紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但其承載的信息量較小，占據(jù)空間較大，管理與檢索不便。而電子檔案體積小、信息量大、檢索迅速便捷，但其數(shù)據(jù)在傳輸過程中容易失真，一旦被修改則無法識別，沒有確定的法律地位。同時(shí)，電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，對設(shè)備有著很強(qiáng)的依賴性，并且壽命短，影像記錄的穩(wěn)定期不長。比較兩者的優(yōu)劣不難看出，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存融合了兩種檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效檢索功能，又可保證檔案的憑證價(jià)值。因此，在電子檔案的局限性未得到根本解決之前，兩種檔案將長期并存。

4 增強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的建議

4.1 采用“雙套制”管理，分別建檔，確保資料真實(shí)客觀

目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展已成為不可改變的趨勢。要想在此種趨勢下，保持長期穩(wěn)定的發(fā)展，不同的檔案管理方式，需建立不同的管理模式。首先，紙質(zhì)檔案跟電子檔案都需要按照類別分類存檔，按照真實(shí)資料記錄并保存。其次，將紙質(zhì)檔案的原始資料以電子掃描的方式上傳到系統(tǒng)中，上傳到系統(tǒng)中的資料可以再打印成紙質(zhì)文檔，分別進(jìn)行保存，這樣在以后查閱檔案時(shí)，不僅方便迅速，而且在檔案資料的真實(shí)客觀性方面也能保持較高的準(zhǔn)確度。

4.2 管理?xiàng)l例中，責(zé)任需落實(shí)到個(gè)人

在我們所有的管理中，人是最難管理的高級動(dòng)物。不可避免的會存在這樣的現(xiàn)象：部分人員因?yàn)槭艿揭欢ǖ睦嬉T，為了獲取相應(yīng)的利益而利用自己的職務(wù)之便，將資料進(jìn)行篡改或者銷毀等違規(guī)操作。為避免這種情況的產(chǎn)生，應(yīng)當(dāng)由不同職務(wù)級別的人互相監(jiān)督，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。負(fù)責(zé)相應(yīng)部分的工作人員在完成相應(yīng)的檔案管理工作后，應(yīng)簽上自己的名字或印章，再掃描進(jìn)行電子副本管理，而負(fù)責(zé)電子掃描的也相應(yīng)需要簽字，這樣在核實(shí)資料時(shí)，若出現(xiàn)失真情況，則可以盡快查處問題環(huán)節(jié)。

4.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加密，設(shè)置相應(yīng)管理人員的權(quán)限

雖然有了以上兩種相應(yīng)的檔案管理方法，但是隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，在電子錄入以及紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)仍有弊端，因電子檔案可以隨時(shí)修改，所以在技術(shù)上，要求對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置操作，每個(gè)級別擁有不同的權(quán)限。紙質(zhì)檔案管理也是如此，一份原始資料需要經(jīng)過多個(gè)不同層級的人簽字確認(rèn)，即使是修改作假，也能盡快查出，確保每一份呈現(xiàn)出來的資料都具有客觀性真實(shí)性。

5 結(jié)語

綜上所述，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達(dá)到檔案信息最大限度的利用，同時(shí)又能使這些資源得到最安全和最有效的保護(hù)。就目前發(fā)展的趨勢來看， 紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存時(shí)代已經(jīng)來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會有更多的技術(shù)和方法產(chǎn)生，同時(shí)對紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會成為一個(gè)熱點(diǎn)話題。

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