完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制的相關(guān)思考

劉宇軒

[摘 要]作為企業(yè)資產(chǎn)管理最關(guān)鍵的內(nèi)容之一，企業(yè)存貨的內(nèi)部控制以及管理的好壞能夠直接影響整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營水平，某種程度上是握住了整個(gè)公司的命脈。因此，本文旨在思考如何完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制管理，以及如何解決其中的問題，并提出合理的建議和后續(xù)的改良方案，從而為提高企業(yè)的的發(fā)展提供參考。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)存貨;完善;內(nèi)部控制

[中圖分類號(hào)]F406.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

控制并管理企業(yè)存貨是企業(yè)運(yùn)行和經(jīng)營過程中的關(guān)鍵步驟之一，若能夠完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制的相關(guān)制度，就能保證企業(yè)資金流不斷裂、企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全穩(wěn)定、存貨的會(huì)計(jì)資料完整可靠，故而相當(dāng)關(guān)鍵。又因?yàn)閮?nèi)部的制度是管理者相當(dāng)重視的方面，目的是為了能夠培養(yǎng)所有企業(yè)職員的集體意識(shí)，在此基礎(chǔ)上，存貨的內(nèi)部管理制度成為了成本分析中最為關(guān)鍵的步驟之一。一個(gè)企業(yè)總資產(chǎn)的三分之一左右是存貨，尤其是在一些資本密集型的企業(yè)，很有可能占到企業(yè)總資產(chǎn)的二分之一左右。因此企業(yè)存貨內(nèi)部控制很有可能直接影響到企業(yè)的資金分配水平以及企業(yè)的利潤率、運(yùn)行效率等。就目前國內(nèi)的企業(yè)現(xiàn)狀，企業(yè)存貨內(nèi)部總體的控制管理水平普遍較低。為了改變現(xiàn)狀，本文主要從存貨內(nèi)部控制方面進(jìn)行深刻的剖析，致力于提出相關(guān)的對(duì)策和建議。

1 企業(yè)存貨內(nèi)部控制中的內(nèi)容

第一，公司的存貨采購。首先一個(gè)企業(yè)要保證所有和采購存貨相關(guān)的內(nèi)容都得到法律上的授權(quán)，所有參與人員都獲得了相應(yīng)的批準(zhǔn)。由于公司的生產(chǎn)需要，要在確立公司的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃后，安排好貨物與相關(guān)數(shù)據(jù)的對(duì)接工作，再通過管理人員的計(jì)劃和審批工作，在進(jìn)行授權(quán)后，才能夠和賣方協(xié)商，既而簽訂合同，進(jìn)行交易。在合同簽約之前的發(fā)盤和還盤環(huán)節(jié)中，雙方就已經(jīng)商議好了合適的采購價(jià)格。在雙方交易過程中，使用相關(guān)的購貨合同、購貨訂單等單據(jù)都是需要得到預(yù)先編號(hào)的，同時(shí)還需要購貨雙方定時(shí)定點(diǎn)地清點(diǎn)貨物和單據(jù)。

第二，驗(yàn)收存貨。一個(gè)企業(yè)要專門設(shè)立一個(gè)能夠驗(yàn)收存貨的部門，從而保證所有貨物的數(shù)量以及質(zhì)量都符合企業(yè)購貨的要求。對(duì)于專門成立的驗(yàn)收部門要保障所有存貨在質(zhì)量和數(shù)量上達(dá)到指標(biāo)，之后編寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單，將其送往企業(yè)會(huì)計(jì)核算部門，最后將存貨全部轉(zhuǎn)移到倉庫，完成完整的驗(yàn)收過程。

第三，存貨的儲(chǔ)存。倉庫的保管人員需要在接收到存貨的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單后，進(jìn)行貨物的驗(yàn)收工作，在填制好入庫單后，記錄存貨的賬面數(shù)據(jù)。同時(shí)還需要實(shí)施一些必要的控制管理手段，避免存貨在儲(chǔ)存期間被肆意毀壞或是遭受到自然災(zāi)害等。此外，存儲(chǔ)部門還得保證所有和存貨發(fā)生直接接觸的人員都有管理層的授權(quán)或是批示。

第四，領(lǐng)用存貨。貨物的轉(zhuǎn)移和領(lǐng)用都需要相關(guān)人員給出發(fā)運(yùn)憑證以及領(lǐng)用單，此外還要對(duì)每次提出的存貨設(shè)置一定的存貨定額，對(duì)這些單據(jù)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，定時(shí)定點(diǎn)地清點(diǎn)單貨是否一致，保障貨物的完整和安全，做到時(shí)時(shí)刻刻地“賬實(shí)相符”。

第五，盤存多出的存貨。由于的存貨數(shù)量盤存大多分為兩種，分別是永續(xù)盤存制和實(shí)地盤存制。又因?yàn)楦鞯仄髽I(yè)實(shí)施的存貨盤存制度各異，所以對(duì)于不同的存貨數(shù)量和種類的控制機(jī)制不同。在此基礎(chǔ)上，要仔細(xì)核對(duì)賬面記錄。此外要定時(shí)定點(diǎn)地盤點(diǎn)現(xiàn)金、全面盤點(diǎn)存貨、抽樣盤點(diǎn)大宗貨物等，時(shí)時(shí)刻刻做到賬實(shí)相符。

2 在企業(yè)存貨內(nèi)部控制方面存在的問題

2.1 存貨采購時(shí)管理懈怠

由于企業(yè)對(duì)于存貨采購的管理制度普遍不完善，很大一部分原因是缺少嚴(yán)密的監(jiān)督管理機(jī)制，存在一些不太規(guī)范的采購?fù)緩?，又因?yàn)槠髽I(yè)的人力、物力等干擾因素，企業(yè)處于被動(dòng)的地位。諸多不合常理的促銷活動(dòng)，嚴(yán)重威脅了企業(yè)的利益，既而使得在采購時(shí)價(jià)格隱形流失。

2.2 存貨入庫、發(fā)出時(shí)管理松懈

企業(yè)入庫以及發(fā)出時(shí)，由于操作人員缺乏相關(guān)的培訓(xùn)，內(nèi)部控制制度不完善，交易人員為了獲得不正當(dāng)?shù)氖找妫捎靡源纬浜玫姆绞桨l(fā)出貨物，導(dǎo)致企業(yè)的總體信譽(yù)水平下降，從而造成企業(yè)的資產(chǎn)利潤表上，年度虧損。此外還有可能由于存貨內(nèi)部管理不完善，使得存在存貨未退料或假退料的情況。

2.3 存貨日常儲(chǔ)存時(shí)的能力不足

存貨的日常管理按道理是存貨內(nèi)部控制管理的關(guān)鍵步驟，一是由于倉庫管理人員保管不善，使得存貨風(fēng)吹雨淋或是被人偷竊等，造成企業(yè)損失。二是一些貨物由于市場行情不好，被迫滯銷，長期閑置形成間接虧損。三是存貨由于庫存量太多，發(fā)生貶值、破損等，直接造成損失。

3 對(duì)于完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制的建議和對(duì)策

3.1 提升所有員工存貨管理的認(rèn)識(shí)

存貨內(nèi)部管理需要企業(yè)全體上下所有員工的參與，不能將全部的希望給予某個(gè)單位或是某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)成員去實(shí)施完成。重點(diǎn)是要先明確每個(gè)人的價(jià)值觀，以及他們對(duì)于存貨內(nèi)部控制的思想觀念，每個(gè)人都養(yǎng)成一個(gè)思維模式。存貨的內(nèi)部管理不只是存貨管理部門的任務(wù)，而應(yīng)該是所有員工的責(zé)任。所以培養(yǎng)每個(gè)員工的存貨管理責(zé)任意識(shí)對(duì)于企業(yè)運(yùn)行經(jīng)營是相當(dāng)關(guān)鍵的?？梢栽O(shè)立一些獎(jiǎng)懲制度，降低企業(yè)成本的同時(shí)，明確每個(gè)職工的責(zé)任和義務(wù)。

3.2 完善企業(yè)內(nèi)部控制的責(zé)任分工

首先，建立存貨管理的相關(guān)責(zé)任分工，使得不相容崗位相互分離、相互監(jiān)督，如收納和會(huì)計(jì)、采購和驗(yàn)收、銷售與收款等。其次，在授權(quán)方面嚴(yán)格審批和控制，明確分工和責(zé)任，保證交易過程中的所有參與人員都有職責(zé)范圍以及相關(guān)的工作要求。如若出現(xiàn)異?，F(xiàn)象，要及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，避免未經(jīng)授權(quán)的工作人員提貨、存貨、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用等。在此基礎(chǔ)上，要幫助樹立企業(yè)文化，培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部全體員工具備基本的現(xiàn)代管理觀念。尤其是管理層要大范圍提倡企業(yè)存貨內(nèi)部控制，從而更大程度上增強(qiáng)企業(yè)上下人員都具備的組織控制思想，從而能夠明確各個(gè)員工的權(quán)責(zé)大小和范圍。

3.3 加強(qiáng)存貨的日常管理

在采購時(shí)，保證所有存貨都在監(jiān)控范圍內(nèi)，尤其針對(duì)大宗貨物、大型的設(shè)備等，由于成本較高，必須公開透明交易，避免工作人員進(jìn)行 “暗箱操作”，謀取暴利，從而增強(qiáng)企業(yè)的信譽(yù)水平，并有計(jì)劃地在一些實(shí)力較強(qiáng)的廠家采購，保證貨物的質(zhì)量，減少中間環(huán)節(jié)，從而避免被中間商抽走利潤，達(dá)到降低成本的目的。此外要監(jiān)眼貨物的質(zhì)量，同時(shí)檢驗(yàn)并組織相關(guān)部門抽查樣品，保障存貨日常管理不存在巨大疏漏。在此基礎(chǔ)上，完善企業(yè)的存貨內(nèi)部管理。既而也要對(duì)客戶結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)的分析和調(diào)查，定時(shí)篩選人員和安排查賬。若是對(duì)于大宗貨物的賣家，可以實(shí)行先進(jìn)貨后付款，同時(shí)要注意貨物的預(yù)付款必須要有較為嚴(yán)密的審批手續(xù)，避免經(jīng)手人員貪污受賄。

3.4 監(jiān)督部門不定期抽檢存貨

企業(yè)的相關(guān)監(jiān)督部門以及人員要保證不定期抽檢倉庫的存貨，倉庫的保管人員要對(duì)存貨的質(zhì)量和完好程度負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)損失要查明原因并及時(shí)處理，并相應(yīng)的追究責(zé)任，對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，使得賬實(shí)相符。而對(duì)于對(duì)長期市場行情不佳，導(dǎo)致滯銷的存貨或者原材料，要按比例地提存貨減值準(zhǔn)備金，同時(shí)開始入賬資產(chǎn)減值準(zhǔn)備或是壞賬準(zhǔn)備等備抵類科目。對(duì)存貨進(jìn)行降價(jià)售賣，盡可能地減少企業(yè)損失。

3.5 設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)成本，一定程度控制存貨成本

設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)成本目的是克服由于理論上的實(shí)際成本計(jì)算而帶來的缺陷，采用成本控制系統(tǒng)能夠最大可地避免大批次的浪費(fèi)，降低企業(yè)不必要的成本，從而增加企業(yè)的利潤率。全面實(shí)施存貨內(nèi)部控制為的是從根本上控制存貨實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)成本，因此，企業(yè)在市場分析時(shí)，首先要通過市場調(diào)查分析，以及相關(guān)的技術(shù)水平估計(jì)來安排存貨的標(biāo)準(zhǔn);在此基礎(chǔ)上，讓專業(yè)的會(huì)計(jì)人員匯總并計(jì)算出真實(shí)的存貨實(shí)際成本，并記錄下標(biāo)準(zhǔn)成本總值與標(biāo)準(zhǔn)成本之間的差值。若是差異巨大，要深入分析可能產(chǎn)生的原因，由專業(yè)人員編寫“差異分析報(bào)告”，專門向相關(guān)的負(fù)責(zé)人報(bào)告分析，多方面地思考解決途徑，并及時(shí)采取系列手段。

3.6 對(duì)存貨加強(qiáng)監(jiān)督

保證企業(yè)存貨的控制能夠高效運(yùn)行，相關(guān)的運(yùn)營部門要加強(qiáng)倉庫的存貨監(jiān)督。企業(yè)應(yīng)成立監(jiān)督部門和外部人員，定時(shí)定點(diǎn)突擊抽樣檢查，監(jiān)督企業(yè)的控制手段，保證在此過程中靈活變通，采用多種方式檢查，如：逆查法、順差法等?？蓮膱?bào)表的相關(guān)人員和原始憑證入手，考察憑證的完整性和準(zhǔn)確性，并實(shí)時(shí)與存貨數(shù)量對(duì)比，保證單據(jù)的真實(shí)性，保證“賬實(shí)相符”“賬單相符”，若是發(fā)現(xiàn)存貨中的失誤或薄弱環(huán)節(jié)，需要及時(shí)采取糾正手段，在外部監(jiān)督完善的同時(shí)，也要注意加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人員之前的監(jiān)督工作，只有齊心協(xié)力才能達(dá)到企業(yè)存貨流轉(zhuǎn)的最佳狀態(tài)。

4 結(jié)語

總的來說，完善企業(yè)存貨的內(nèi)部控制是一項(xiàng)相當(dāng)關(guān)鍵且復(fù)雜的步驟，能夠影響到企業(yè)整體的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。只有整個(gè)企業(yè)員工齊心協(xié)力，共同營造良好的內(nèi)部環(huán)境，每個(gè)方面都立足于現(xiàn)實(shí)情況，真正為企業(yè)著想，才能夠建立一套盡可能完善的現(xiàn)代企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度，提高公司的整體運(yùn)營水平。

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