醫(yī)院檔案管理以及相關(guān)制度的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

吳玉偉

[摘 要] 醫(yī)院從以前的紙質(zhì)檔案升級(jí)為電子檔案，自從電子檔案建立以來(lái)，檔案信息化十分有利于管理、查閱、分類等多種用途。我們需要認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)勢(shì)與弊端，這一問(wèn)題如果忽略不管，會(huì)像頑疾一樣扎根于深處，等到出現(xiàn)問(wèn)題，再治就來(lái)不及了，所以要從根源上預(yù)防，本文從檔案管理的規(guī)律和問(wèn)題出發(fā)，注重提高檔案的管理水平，加強(qiáng)檔案的管理制度，做到檔案管理規(guī)范化，制度化，科學(xué)管理電子檔案。只有不斷提升檔案管理質(zhì)量，推進(jìn)現(xiàn)代化信息管理，才能不斷提升醫(yī)院整體管理的水平。作為醫(yī)院日常運(yùn)作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，如果檔案管理出了錯(cuò)，會(huì)引起一系列的蝴蝶效應(yīng)，引發(fā)的后果是不可預(yù)估的，所以從檔案管理做起，以小見大，為發(fā)展醫(yī)療事業(yè)作貢獻(xiàn)。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 制度 信息化管理 電子檔案

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

醫(yī)院的檔案就好比是醫(yī)院發(fā)展史上的日記本，記錄著每一個(gè)醫(yī)院從無(wú)到有，從建立到成名的“一本書”。這本書上記錄著各式各樣的圖表，視頻影像，工作記錄，患者資料，還有很多經(jīng)典的臨床病例資料，有些疑難雜癥被治愈的瞬間，除了患者和醫(yī)生之外，還有一份記憶被醫(yī)院的檔案所保留。因此，醫(yī)院檔案的保存及管理制度極其重要，這是不能被忽視的，這些檔案并不是用過(guò)就無(wú)用的紙質(zhì)資料，它們是有著非常重要的醫(yī)學(xué)應(yīng)用價(jià)值。21世紀(jì)，科學(xué)高效的檔案管理——信息化管理，是檔案管理的重要途徑，也是必要途徑。

一、傳統(tǒng)檔案管理

（一）檔案的重要性

說(shuō)到醫(yī)院，往往先是想到小病小痛，大災(zāi)大難，再想到的就是醫(yī)生和護(hù)士，是這些維系著一家醫(yī)院的運(yùn)作。體弱多病的人們往往會(huì)因?yàn)槌Ｈメt(yī)院記得很清楚醫(yī)院的各個(gè)角落，住院部、開水房、廁所、病房。然而，檔案室卻無(wú)可厚非地被人忽略，它更象征著是醫(yī)院的后勤，在寂靜的角落里默默無(wú)聞地對(duì)醫(yī)院各類情況各類病患進(jìn)行分類整理，它不會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)在人們的視野當(dāng)中，然而醫(yī)院檔案確是無(wú)可替代的。如果這些獨(dú)一份的珍貴檔案沒(méi)有得到妥善保管，丟失或是邊緣化處理，那么造成的影響是巨大的，有些私營(yíng)醫(yī)院更注重的往往是利益和利潤(rùn)[1]，一些稀有的疑難雜癥或者是罕見成功的珍貴病例，如果沒(méi)有妥善保管好記錄它們的檔案，那就阻礙了整個(gè)醫(yī)學(xué)界的進(jìn)步。

（二）傳統(tǒng)檔案的管理

1.傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)檔案，且很少情況下會(huì)做備份，因?yàn)槠鋽?shù)量龐大又難以分類，且十分耗費(fèi)占地面積，所以傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理被忽視也在意料之中。

2.檔案管理制度的不完善也是傳統(tǒng)檔案管理的問(wèn)題之一，首先是不存在規(guī)章制度，沒(méi)有規(guī)矩規(guī)范檔案管理，不少醫(yī)院沒(méi)有接觸到信息化管理這一概念，甚至于只是購(gòu)買了設(shè)備，用的次數(shù)卻屈指可數(shù)?；靵y，沒(méi)有章法的檔案管理極易造成珍貴的檔案破損或是丟失，檔案安全性難以得到保障[2]。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)不高也是很明顯的問(wèn)題，不少人其實(shí)并沒(méi)有專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，容易弄混檔案，亂分類，不分類，檔案被保存下來(lái)了是沒(méi)錯(cuò)，但是很難有重見天日的時(shí)候，因?yàn)楦菊也坏搅?。管理人員的水平低下自然而然導(dǎo)致了檔案管理的水平低下，也影響了現(xiàn)代檔案信息化管理。

4.紙質(zhì)檔案還有一個(gè)問(wèn)題就是沒(méi)有完整記錄，內(nèi)容模糊，沒(méi)有專門的錄入人員，事后哪怕查詢到檔案也得不到想要的信息。不能循環(huán)再利用，可開發(fā)性極低。

二、現(xiàn)代化信息檔案管理

（一）電子檔案的建立

電子文件生成，電子檔案的來(lái)源方式有兩種，一種是舊的紙質(zhì)檔案，由專門的行政文員錄入信息庫(kù)；一種則是直接記錄的檔案。首先將所有檔案保存進(jìn)信息庫(kù)當(dāng)中，再由編程人員設(shè)計(jì)分門別類和便于查詢的程序，進(jìn)行信息化檔案管理。電子檔案流程包括收集、整理、歸檔、保管、查詢及利用，在專門人員處理和檔案管理的過(guò)程中，設(shè)立相關(guān)的崗位責(zé)任制度。電子檔案相比較于紙質(zhì)檔案有利有弊，電子檔案比紙質(zhì)檔案易整理、收集，且不占面積，可保存時(shí)間長(zhǎng)，其本身是一堆數(shù)據(jù)，不懼水火[3]。紙質(zhì)檔案管理操作性則優(yōu)于電子檔案管理，紙質(zhì)檔案不易整理，然而一旦整理好，會(huì)優(yōu)于電子檔案，但是紙質(zhì)檔案需要頻繁整理且不易保存，所以電子檔案要改善其缺點(diǎn)，通過(guò)醫(yī)護(hù)人員，幫助電子文件歸檔，理順，劃分界限。

（二）電子檔案的真實(shí)性和完整性

紙質(zhì)檔案相比較于電子檔案，它的優(yōu)點(diǎn)之一就是其真實(shí)性不容置疑，是否造假有處可尋，而電子檔案，就其本質(zhì)而言，任何人只要想改都可以對(duì)其進(jìn)行篡改。退一步說(shuō)，排除其人為修改因素，電子文件在收集整理傳輸?shù)娜我庖粋€(gè)過(guò)程中也都可能會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況，也許是電腦出了問(wèn)題，也許是錄入人員沒(méi)有注意，一旦形成的電子檔案和原始數(shù)據(jù)不一樣，那這份檔案也沒(méi)了用處。這就需要貫徹錄入檔案專人制，保證檔案從原始狀態(tài)與電子檔案一致，責(zé)任到人。只有完整的電子的文件，才具有參考價(jià)值。所以電子文件的缺失是不可挽回的，檔案管理不能完全依賴紙質(zhì)檔案，也不能摒棄它，現(xiàn)代化信息管理，正是要檔案一式兩份，進(jìn)行對(duì)照，錄入，歸檔，對(duì)比，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修正。

三、完善檔案管理制度的重要性

（一）檔案管理制度完備的重要性

檔案管理信息化在保存和管理方面有很大的優(yōu)勢(shì)，不但避免了傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)，還結(jié)合技術(shù)進(jìn)步開發(fā)了大量功能。電子檔案中包括數(shù)據(jù)資料，影像圖片，音頻，電子文件等等，沒(méi)有合理規(guī)范化的管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案混淆、資料遺漏等混亂，所以建立一個(gè)完備的檔案管理制度，科學(xué)程序化管理是必要的。當(dāng)然，每一所醫(yī)院的實(shí)際情況不同，管理制度要結(jié)合相應(yīng)的實(shí)際情況進(jìn)行制定修改[4]。

（二）如何完善檔案管理制度

1.建立檔案收集、歸檔制度。醫(yī)院的公文、報(bào)告、計(jì)劃、通知等管理性文件，應(yīng)由院方統(tǒng)一收集整理，負(fù)責(zé)歸檔。幾個(gè)下級(jí)科室或者部門的請(qǐng)示、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)或其他方面形成的文件，由相關(guān)的主辦科室部門收集，有關(guān)人員整理分類，然后上交院方歸檔。

2.職能部門負(fù)責(zé)制。院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)專人安排對(duì)檔案室的日常管理，檔案管理人員需要對(duì)電子檔案跟蹤收集，及時(shí)錄入，仔細(xì)核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)誤或者是遺漏，需要和各個(gè)科室（部門）的專人對(duì)接，及時(shí)糾錯(cuò)[5]。每一份檔案都要責(zé)任到人，每一份檔案出了問(wèn)題就讓相應(yīng)責(zé)任人解決。責(zé)任制度能確保檔案管理制度減少失誤，提高電子檔案的有效程度，極大地保護(hù)了每一份有價(jià)值的電子文件。

3.建立相關(guān)借閱制度。檔案管理信息化，不能有人想看就看，必須要基于完善的借閱制度，電子檔案閱讀，可以在相應(yīng)的檔案室進(jìn)行查詢借閱，也可以通過(guò)個(gè)人終端，登上相應(yīng)服務(wù)器進(jìn)行閱讀。但是每個(gè)人借閱都要形成登記、批準(zhǔn)、閱讀等相似的一系列流程。首先必須要有申請(qǐng)，然后等到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的批示下來(lái)才能進(jìn)行查閱。電子檔案的管理者有著嚴(yán)格的責(zé)任制度，相應(yīng)的，每一個(gè)借閱者也要遵循其責(zé)任制度。不然，如果任何人都可以隨意閱讀，萬(wàn)一檔案被惡意破壞，得不償失；更不用說(shuō)還有醫(yī)院的重要文件和機(jī)密文件[6]，這些文件的借閱如果沒(méi)有根據(jù)借閱制度來(lái)查閱，被一些人惡意銷毀或者是違法復(fù)制，后果更是不堪設(shè)想。

4.管理制度的完備與創(chuàng)新。檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展，科技進(jìn)步的必然。如今社會(huì)高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)進(jìn)步飛躍，醫(yī)院的發(fā)展需要緊跟時(shí)代腳步，擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍，引進(jìn)大量先進(jìn)設(shè)備和新時(shí)代臨床醫(yī)護(hù)人員，在一些新舊分歧點(diǎn)上，態(tài)度明確，取其精華去其糟粕。要及時(shí)完善醫(yī)院制度，不能被舊的規(guī)章制度所束縛。檔案管理人員見證著整個(gè)醫(yī)院的新舊制度的更替，更要有遠(yuǎn)見卓識(shí)[7]，對(duì)一些新問(wèn)題從批判和發(fā)揚(yáng)的角度看，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推陳出新。電子檔案管理制度制定完善或是創(chuàng)新的關(guān)鍵只有一點(diǎn)，就是緊跟時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)。

5.電子檔案與紙質(zhì)檔案始終不能脫離。電子檔案在錄入完成后，相應(yīng)的紙質(zhì)檔案可以作為其重要備份保存起來(lái)，電子文件再另外復(fù)制一份，做到一式兩份，同時(shí)保存在不同的地方，以確保重要檔案的留存。

四、檔案管理的特殊性

檔案管理重要的就是其嚴(yán)格的制度，沒(méi)有人情往來(lái)，如果重要機(jī)密文件泄露，會(huì)給醫(yī)院造成不可預(yù)估的損失。

醫(yī)院檔案工作涉及的方面眾多[8]，多為醫(yī)療科研、衛(wèi)生防疫和衛(wèi)生行政管理、生物科學(xué)及制品等種類，這些各式各樣的電子文件，是重要的文件記錄。在檔案歸檔的過(guò)程中，不但要設(shè)置相應(yīng)的歸檔制度，還要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，甚至設(shè)立相應(yīng)的業(yè)績(jī)考核制度，以激勵(lì)檔案管理人員工作的積極性，提高檔案管理的效率。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化是醫(yī)院檔案管理的必然產(chǎn)物，也是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，科學(xué)的檔案管理制度必定能造就科學(xué)的醫(yī)院管理制度。檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的前提和基石，醫(yī)院檔案管理的優(yōu)秀與否，能體現(xiàn)其制度的規(guī)范和執(zhí)行力度，雖然醫(yī)院檔案管理不被我們?nèi)粘Ｉ钊藗兯熘?，但是醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展終究離不開檔案管理，檔案管理記錄著醫(yī)院的“一言一行”。只有根據(jù)時(shí)代要求進(jìn)行革新，加強(qiáng)人力物力投入，培養(yǎng)科學(xué)管理人才，加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，才能保證醫(yī)院穩(wěn)住腳步，促進(jìn)發(fā)展。

（作者單位：山東省-城縣第二人民醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)：

[1]劉惠敏.醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：114+122.

[2]蕭建英.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理，2016（08）：203.

[3]黃新金.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].才智，2015（18）：338+340.

[4]王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2014，23（04）：66- 69.