檔案管理創(chuàng)新模式分析

宗申 范忠

摘 要：建立科學規(guī)范的高校檔案管理系統(tǒng)，能規(guī)范檔案管理中的各項工作，進一步提升高校的教育教學水平。對我國高校教學檔案管理現(xiàn)狀進行分析、提出針對性策略，是檢驗高校教育成果，促進高校健康發(fā)展的重要課題。

關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新模式；高校教育

一、教學檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理體系不科學 很多高校針對檔案管理中的諸多問題，已經(jīng)采取了一些措施來完善管理體系，對實施規(guī)范化辦學具有積極意義?？晌覈咝１姸?，高校之間的辦學水平參差不齊，在教學檔案的科學化管理上差距較大。部分高校嚴格執(zhí)行規(guī)范辦學的指導方針，建立了較為科學的檔案管理體系。另一部分高校依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理不科學，檔案管理工作人員態(tài)度不積極，沒有認真完成檔案管理中的資料收集、錄入工作，缺乏有效的監(jiān)督監(jiān)管機制，這種缺乏規(guī)范化的檔案管理模式影響檔案管理作用的有效發(fā)揮；有些檔案管理人員對部門領導檢查時提出的問題敷衍了事，沒有切實完成規(guī)定的工作內(nèi)容。此種狀況對實現(xiàn)我國高校教育的規(guī)范化、民主化建設步目標還有很長一段距離，不利于我國高校教育的長遠發(fā)展。

（二）檔案管理體系不民主 在一些高校的檔案管理體系中，檔案管理的主要地點仍然是辦公室，和其它管理工作一樣體現(xiàn)出很強的行政色彩，忽略了檔案管理為人服務的理念，然而這種不符合社會發(fā)展趨勢的檔案管理體系最終會被改變。目前已經(jīng)有越來越多的管理工作者開始關注檔案管理體系的民主化建設，他們發(fā)現(xiàn)檔案管理工作不僅是簡單的信息采集、錄入工作，而是要把師生作為主體服務對象，強化檔案管理的民主化意識。但高校檔案管理工作依然停留在淺顯表面工作上，工作人員只側(cè)重于師生材料的采集工作，縮小了信息的提升空間；以行政心態(tài)參與到檔案管理工作中，忽略了檔案管理以人為本的服務理念?？v觀全國高校的檔案管理狀況，科學民主的檔案管理體系還不夠健全，有很多需要改進的地方。

（三）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)低 教學檔案管理是高校教育健康發(fā)展的必要前提，可仍有很多人對檔案管理的認識不夠透徹，并且很多檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高。分析這種現(xiàn)象不難發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員都是學校的行政工作者或為資質(zhì)較高的教師，他們負責檔案管理工作缺乏專業(yè)檔案管理知識和積極的服務態(tài)度，使檔案管理工作差強人意。從檔案管理的重要性看，很多工作人員對檔案管理工作的重心不了解，誤認為檔案管理工作就是單純資料采集、歸檔，是對學生在校生活的簡單記錄，所以在管理工作中態(tài)度松懈，甚至有些檔案管理人員并非全職工作，而是業(yè)余兼職，這使他們對檔案管理工作有所怠慢。

二、如何實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新

（一）加強檔案分類的內(nèi)在聯(lián)系 高校教學檔案是學生在校期間各種生活和學習活動的簡單記錄，是學生個人的第二張名片，決定了用人單位對學生的印象，對學生的未來發(fā)展有一定影響，如今檔案管理人員的社會地位也隨著社會各界對檔案的重視程度而提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能滿足高校教育工作的需求，對檔案管理模式創(chuàng)新是時代發(fā)展、教育進步的必經(jīng)之路。但目前仍有很多高校的檔案分類工作延續(xù)傳統(tǒng)的工作模式，根據(jù)檔案的主要作用、重點特征等分類后再進行存檔工作。這種檔案管理的分類方式存在兩面性，一面它將不同類型的檔案清楚的分隔開，使檔案的分類管理工作十分便捷，很同意容易突出一些重點檔案，適合具有真針對性的檔案篩查。另一面它精確的分門別類又忽視了各種檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，不能體現(xiàn)所有教學檔案之間的統(tǒng)一性。權(quán)衡傳統(tǒng)教學檔案管理模式的特點，在檔案管理模式的創(chuàng)新工作中要引用檔案橫向分類的管理特點，使各種檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系更加緊密，保證不同檔案的主要作用正常發(fā)揮，進而高效準確的落實檔案管理的基礎工作，以科學、高效的管理模式完善檔案管理的基礎建設工作。

（二）創(chuàng)新檔案管理思路 檔案管理的主要服務對象是師生，如果管理人員在工作中沒有秉承以人為本的管理思路，使檔案管理的模式過于形式、機械化，則會影響檔案管理功能的發(fā)揮，阻礙高校教學質(zhì)量的提高。要創(chuàng)新檔案管理思路，就要求檔案管理人員在工作中堅持服務師生的管理理念，各項工作都緊系高校的各種教學活動，真正做到“取之于民，用之于民”。在檔案管理工作的具體實施中，負責人員要注意結(jié)合師生的群眾力量，讓資質(zhì)較高的教師與學生參與到管理機制的建設中，幫助管理負責人完成教學檔案資料的歸檔工作，讓師生們對檔案管理工作的性質(zhì)及作用有更深一步的了解。當然檔案管理的專職工作人員還要重視檔案服務于師生的管理理念，切實貫徹檔案的人性化管理思路，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務，加強廣大師生對檔案管理工作的理解與支持，使教學檔案的管理工作落到實處，為高校教學的健康發(fā)展提供基礎保障。

（三）借助科學技術的信息管理創(chuàng)新 科學技術的發(fā)展迎來了信息時代的春天，為高校自動化辦公提供了可靠的技術支持。高校教學檔案的建設工作涉及內(nèi)容廣泛，有很多數(shù)據(jù)的收集整理工作，信息技術的發(fā)展為教學檔案管理模式的創(chuàng)新提供了廣闊的發(fā)展空間。高校教學檔案要想適應時代的發(fā)展步伐，借助先進的科學信息技術十分必要。在檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建中，要適應信息快速調(diào)動、傳輸?shù)榷喾N需求，建設一個高度信息化的檔案管理平臺，提高檔案管理效率，為高校的健康發(fā)展做好基礎工作。如今辦公自動化已經(jīng)十分普及，很多高校領導也看準這一契機，把檔案管理的信息化建設列為重點工作，很多高校早已提出檔案管理的自動化設想，但實施起來絕非易事。在很多高校的檔案管理中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)延續(xù)多年，盡管網(wǎng)絡信息化的管理方案具有很多優(yōu)勢切實可行，可現(xiàn)實的檔案管理仍以紙質(zhì)管理為主，網(wǎng)絡信息只起了輔助作用，最后依舊要以紙質(zhì)檔案的形式進行轉(zhuǎn)移，在用人單位進行檔案交接時需要負責人的紙質(zhì)簽章。很顯然在信息技術迅速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案為主的管理模式大大降低了檔案管理的自主職能，遠不能滿足高校、用人單位與學生本人之間的信息傳遞需求。針對上所述問題，檔案的信息管理創(chuàng)新在尊重紙質(zhì)檔案必要性的前提下，借助高校教育現(xiàn)代化的發(fā)展平臺，依靠信息技術的便利條件，把網(wǎng)絡作為檔案存儲途徑，信息技術作為檔案存儲載體，建造一個自動化的數(shù)據(jù)管理平臺，把紙質(zhì)檔案的數(shù)量最大程度降低。檔案的自動化管理要重視檔案的真實性、有效性，高校領導要支持檔案管理的安全保障工作，采用最新的防盜軟件，防止檔案信息被竊取、篡改。同時要建立有效的獎懲制度，防止管理人員在工作中利用職位之便以權(quán)謀私，督促管理人員以認真的態(tài)度投入到日常工作中，使檔案的職能高效發(fā)揮。

（四）豐富檔案管理機構(gòu) 高校教學檔案的信息采集工作涉及很多內(nèi)容，需要學校多個部之間的有效配合，如果各部門之間的合作不合理、默契，就會使檔案管理冗長復雜，難以制定統(tǒng)一的管理標準。高校檔案管理工作的各部門要明確本部門的工作職能，有機協(xié)調(diào)各部門之間的重點工作。在多項檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中，高校領導要把握好檔案管理系統(tǒng)的建設方向，把教務部門作為管理核心，改變檔案管理的集權(quán)制度，把檔案管理的重點工作分配到高校各機構(gòu)。這種分散的管理方式起到橋梁、紐帶的作用，將檔案管理部門和其它機構(gòu)部門之間的工作有效聯(lián)接起來，緩解了檔案管理部門的工作壓力，提升檔案管理的建設速度和質(zhì)量。高校各部門的檔案建設工作要把提升教育質(zhì)量作為終極目標，并充分發(fā)揮教育研究機構(gòu)人員的職業(yè)優(yōu)勢，把檔案管理的技術性工作順利解決，以完成高校檔案建設的基礎工作，為完善檔案管理細節(jié)工作、拓寬檔案管理空間提供基礎保障。除此之外，高校各部門機構(gòu)要理解檔案管理協(xié)調(diào)工作的重要性，在工作中多加溝通、重視合作，避免出現(xiàn)重復的教學檔案建設工作，大幅度提高檔案建設效率。

（作者單位：海州縣人民檢察院）