采購制度在企業(yè)采購管理中的重要性

侯燦

摘 要：在生產(chǎn)型企業(yè)的整個生產(chǎn)運(yùn)營管理過程中，采購管理是其中的一個重要組成部分。它不僅從控制成本的角度直接影響到了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，更重要的是，它同企業(yè)的生存發(fā)展也息息相關(guān)。通常來說，采購部門作為企業(yè)的一個管理服務(wù)部門，擔(dān)負(fù)著保障生產(chǎn)的重要作用。若采購管理不到位，則會引發(fā)連鎖的生產(chǎn)不及時、企業(yè)無法盈利等嚴(yán)重后果。而為了規(guī)范企業(yè)的采購管理，提高采購工作的效率，就必須建立完善的采購管理制度。一個健全科學(xué)的采購制度，可以作為采購部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購工作有序、高效地運(yùn)行，從而及時完成采購任務(wù)，保障企業(yè)生產(chǎn)的需求。

關(guān)鍵詞：采購制度；采購管理；企業(yè)生產(chǎn)

一、 采購制度的定義和重要性

采購制度，是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定[1]。采購制度能體現(xiàn)一定的企業(yè)生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系的發(fā)展要求，企業(yè)采購制度的建立不是一蹴而就的.而是一個長期的過程，應(yīng)由企業(yè)管理層所倡導(dǎo)，能被廣大的采購員工所認(rèn)可，在實(shí)際工作中，它往往是集體智慧的結(jié)晶[2]。

健全完善的采購制度，在能規(guī)范執(zhí)行的情況下，可以保障企業(yè)生產(chǎn)的正常運(yùn)行，保證生產(chǎn)效率和生產(chǎn)任務(wù)的完成。同時，也對控制企業(yè)成本，增加企業(yè)生產(chǎn)利潤起到重要的作用。不規(guī)范的采購制度，會造成采購成本的浪費(fèi)，還會造成采購物資質(zhì)量的不可控，從而有可能直接影響到企業(yè)生產(chǎn)的效率和最終的產(chǎn)品質(zhì)量。不僅如此，混亂的采購制度，往往會影響采購人員的工作作風(fēng)，造成一定的腐敗現(xiàn)象。因此，一個合理的采購制度，是企業(yè)建立健康采購管理的基礎(chǔ)，也是對采購人員和采購部門強(qiáng)有力的指引和約束，更是企業(yè)生產(chǎn)正常運(yùn)行，保障生產(chǎn)效率的前提。

二、 企業(yè)采購管理的概念和目前現(xiàn)狀

企業(yè)采購管理是指交付計劃下達(dá)、需求及采購單生成、詢比價管理、篩選或檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，是對采購過程中供應(yīng)鏈的各個緩解狀態(tài)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)采購活動的科學(xué)管理[3]。采購管理是對整個采購過程的管理和跟蹤，其中，采購制度的制定是采購管理的基礎(chǔ)和前提，只有先建立了健全的采購制度，采購人員才有法可循，采購部門的運(yùn)行才有法可依，這樣才能帶動起整個采購管理的順利進(jìn)行。

目前，我國現(xiàn)行的采購模式主要分為招標(biāo)采購、傳統(tǒng)模式采購及電子商務(wù)采購模式[4]?，F(xiàn)如今越來越多的生產(chǎn)型企業(yè)，面臨市場形勢的日益變化，為適應(yīng)如今科技帶來的供需方式的改變，也常常將三種采購模式相結(jié)合，并根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)，建立適合自身發(fā)展的采購制度。

三、 完善采購制度的措施

建立完善的企業(yè)采購制度，必須明確采購過程中，各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系，有利于建立穩(wěn)定可靠的采購關(guān)系；明確采購人員的業(yè)務(wù)操作流程，有利于提高采購執(zhí)行力和采購效率；明確采購制度中的監(jiān)督機(jī)制，有利于保障采購人員的廉潔從業(yè)。因此，采購制度作用的發(fā)揮是建立在采購制度本身科學(xué)合理并有較強(qiáng)的執(zhí)行力的基礎(chǔ)上的，為建立合理的采購制度，可以采取以下措施：

1、 確保采購制度的可行性

現(xiàn)今大部分生產(chǎn)型企業(yè)所采用的傳統(tǒng)采購模式，基本都具有一定的相似性。但一個科學(xué)有效的采購制度，必須是建立在企業(yè)本身特點(diǎn)和環(huán)境之上的。在制定采購制度時，需要充分考慮企業(yè)的內(nèi)外部條件、發(fā)展目標(biāo)、行業(yè)特點(diǎn)以及采購部門人員情況等條件。因此，一成不變的采購模式是不可取的，直接生搬硬套“成功者”的經(jīng)驗(yàn)更是不可靠的做法。合理的采購制度制定之前，首先需保證其可行性，即制定的規(guī)則能行之有效地實(shí)施下去，出臺的政策都是切實(shí)可行的。

2、 確保采購制度在實(shí)施過程中的可協(xié)調(diào)性

在采購任務(wù)的執(zhí)行過程中，涉及到許多部門，許多崗位。一個采購任務(wù)的徹底完成，是需要相關(guān)部門互相合作、互相協(xié)調(diào)的。因此，制定采購制度時，需要盡可能的考慮全面涉及到的部門及崗位，劃分好職責(zé)，細(xì)化流程，落實(shí)到人。這樣才能保證每一個環(huán)節(jié)都能順利執(zhí)行，也能避免產(chǎn)生遇事互相推諉或者遇事無人可應(yīng)的情況發(fā)生。具有良好協(xié)調(diào)性的采購制度，能把上下級工作、前后環(huán)節(jié)工作有機(jī)地聯(lián)系起來，提高采購效率。

3、 確保采購制度中對采購部門及采購人員的可監(jiān)督性

由于采購工作的特殊性，采購人員必須嚴(yán)格遵守廉潔從業(yè)準(zhǔn)則。制定采購制度必須通過合理的流程，科學(xué)的設(shè)計，將監(jiān)督機(jī)制融入進(jìn)去。沒有嚴(yán)格的監(jiān)督，采購制度就會流于形式。加強(qiáng)采購制度的可監(jiān)督性，需要加強(qiáng)采購過程中各部門各崗位之間的互相監(jiān)督和提醒。一方面，需要在采購部門內(nèi)部進(jìn)行縱向檢察，由領(lǐng)導(dǎo)對采購人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和審核；另一方面，還需建立專門的監(jiān)督部門進(jìn)行橫向檢查，對詢價、比價過程進(jìn)行參與和審查，避免采購部門一言堂的局面。這樣兩相結(jié)合，能較大程度的避免采購過程中的腐敗問題

4、 確保采購制度貫徹實(shí)施的連貫性

采購制度的具體實(shí)施，是一個連貫性十分強(qiáng)烈的過程。具體來說，可概括性地列為以下流程：采購計劃的下達(dá)、采購任務(wù)的分配、詢價、議價、比價、審價、擇優(yōu)采購、簽訂合同、預(yù)付款、到貨、驗(yàn)收、入庫、結(jié)算。不同的采購制度在具體的流程設(shè)計上會有一些差別，但總體來說，一個采購任務(wù)的完全執(zhí)行，是有一個較長的流程的。對于一些交貨周期長的物資來說，采購過程甚至?xí)掷m(xù)很長的時間。因此，采購制度需具備流暢的連貫性，一環(huán)扣一環(huán)。這就需要建立與健全采購崗位責(zé)任制，能做到采購部門人人有職責(zé)，事事有人管，目標(biāo)清楚，責(zé)任明確，工作有條不紊，避免出現(xiàn)疏漏和遺忘的情況。

四、 總結(jié)

采購制度的建立在采購管理中占據(jù)著至關(guān)重要的位置。完善的采購制度，能科學(xué)控制采購物資的質(zhì)量，進(jìn)而直接保證產(chǎn)品的質(zhì)量。同時，可以控制采購成本，提高企業(yè)生產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益，是保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的必要條件。因此，企業(yè)進(jìn)行采購管理時，首要考慮的即是如何建立一個合理有效的采購制度。在其中，需確保采購制度的可行性、可協(xié)調(diào)性、可監(jiān)督性及連貫性。如此，制定一個科學(xué)、高執(zhí)行力的采購制度，是成功的采購管理的基礎(chǔ)和前提。

[參考文獻(xiàn)]

[1]鄭建國.項(xiàng)目采購管理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2007.

[2]張?zhí)燠?GPA框架下的我國地方政府采購制度研究[D].吉利大學(xué)，2011.

[3]馬麗.供應(yīng)鏈物流服務(wù)能力及評價分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2012.21.1.26-27.

[4]張蕾.標(biāo)準(zhǔn)化管理提升企業(yè)競爭力探討[J].中國科技博覽，2012.6.187-187

（作者單位：華中光電技術(shù)研究所，湖北 武漢 430223）