信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題和對(duì)策

李洪飆

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，以及科學(xué)技術(shù)水平的提升，促進(jìn)了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展和進(jìn)步。網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的誕生標(biāo)志著信息時(shí)代的到來，檔案管理作為企業(yè)、事業(yè)單位、政府部門等的重點(diǎn)工作，應(yīng)用以往的管理方式已無法滿足新時(shí)期的要求。檔案管理工作應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化帶來的便利，進(jìn)而提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率。促進(jìn)企業(yè)的管理水平，并為信息的規(guī)劃提供支持。但是部分企業(yè)在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的過程中仍舊存在部分問題，需要采取一系列有效的措施改進(jìn)這些問題。

關(guān)鍵詞：電子檔案；病毒入侵；定期培訓(xùn)

一、檔案管理信息化的概念

檔案的管理即按照一定的規(guī)律對(duì)相關(guān)部門的檔案進(jìn)行組織并有效規(guī)劃。當(dāng)前階段各個(gè)事業(yè)單位、企業(yè)、政府、學(xué)校等采用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行檔案信息的收集、整理、保存和有效管理，使檔案信息的作用得以有效發(fā)揮。在進(jìn)行檔案信息的有效管理時(shí)，主要需要將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或相應(yīng)的硬盤中。有利于對(duì)這部分信息的長(zhǎng)久保存，并且方便搜索查詢。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理當(dāng)前尚處于技術(shù)不完善階段，因此在日常管理中會(huì)存在部分問題，需要工作人員采取相應(yīng)的一系列措施解決。

二、信息時(shí)代檔案管理工作的重要性

以往在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常需要管理的是紙質(zhì)檔案，管理方式相對(duì)落后，并且工作具有一定的復(fù)雜性且工作量較大，加大了檔案管理人員的工作難度。在進(jìn)行檔案的日常管理時(shí)，為避免紙質(zhì)檔案受火災(zāi)、蟲害、水泡、潮濕發(fā)霉等的影響，需要投入大量的人力、財(cái)力，從而保障紙質(zhì)檔案的安全。還需制定一系列的預(yù)防措施和應(yīng)急措施，需要專門的地方進(jìn)行紙質(zhì)檔案的存放，避免紙質(zhì)檔案被損毀。并且以往的紙質(zhì)檔案需要人工的方式進(jìn)行分類整理，在進(jìn)行查閱時(shí)，也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行搜索、調(diào)取，并且紙質(zhì)檔案無法盡心有效的備份。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理工作的改革。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，將以往的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過計(jì)算機(jī)或硬盤進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)。通過信息化的管理，有利于提高管理的質(zhì)量和效率，降低了投入的人力和財(cái)力，無需專門的空間進(jìn)行檔案存儲(chǔ)。電子檔案不受火災(zāi)、蟲害的影響延長(zhǎng)了檔案保存的壽命。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，可以快速的進(jìn)行檢索和調(diào)取，大大節(jié)約了時(shí)間。通過信息化的管理方式，無需過多的人員進(jìn)行檔案管理工作，避免人員冗雜，出現(xiàn)不必要的浪費(fèi)，并減少工作出錯(cuò)的幾率。

三、信息時(shí)代檔案管理工作所面臨的問題

1.管理軟件缺乏普遍通用性

當(dāng)前階段，雖然各事業(yè)單位、企業(yè)、政府部門等應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展檔案的日常管理工作，并應(yīng)用信息化的管理手段。但是受地域限制，各個(gè)企業(yè)所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、管理軟件的系統(tǒng)等均不相同，缺少具有統(tǒng)一性的檔案管理軟件。不利于檔案管理工作的信息溝通和共享，并且加大了相關(guān)的檔案管理軟件的開發(fā)工作的難度。不利于檔案信息充分發(fā)揮其資源的作用，對(duì)檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展造成嚴(yán)重不良影響，不利于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.檔案管理工作的安全性保密性存在隱患

在信息化時(shí)代的大背景下，各企事業(yè)單位應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作，并通過信息化的管理手段進(jìn)行管理。雖然在一定程度上降低了工作難度并減少了工作量，減少人力、物力、財(cái)力的投入，提高的管理的質(zhì)量和管理的效率。但是互聯(lián)網(wǎng)具有一定的開放性和共享性，在方便資源共享的同時(shí)，也使得計(jì)算機(jī)易遭受病毒的侵害、黑客的惡意攻擊。致使檔案信息受到破壞，遭到篡改、刪除、外泄等，并且導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰，無法正常使用等，為檔案管理工作帶來巨大的損失。若不采取有效的預(yù)防措施和應(yīng)急措施，則電子檔案的保密性、安全性無法得到有效的保障。

3.專業(yè)的信息化檔案管理人員的缺乏

檔案管理者是開展檔案管理信息化的核心力量，隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，我們對(duì)這方面的人才需求也是愈加強(qiáng)烈，目前，我國(guó)既懂技術(shù)又懂管理的人才尤為稀缺，規(guī)劃信息中心檔案管理人員并不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求，雖然多數(shù)檔案管理工作人員都具備相應(yīng)的專業(yè)管理知識(shí)，但時(shí)代變了，僅憑原有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)來完成工作并不能跟上當(dāng)今社會(huì)日新月異發(fā)展的潮流，加上對(duì)人員培訓(xùn)知識(shí)的不到位，導(dǎo)致人員缺乏對(duì)檔案進(jìn)行管理的專業(yè)能力，也對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展造成一定影響。此外，檔案管理人員在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)方面知識(shí)的欠缺，也妨礙就了檔案管理水平的提高。

四、應(yīng)對(duì)檔案管理工作問題得策略

1.開展并加強(qiáng)信息化建設(shè)

在目前這個(gè)信息時(shí)代的背景之下，檔案信息化管理的最終目的是為了使檔案資源能夠得到最大程度的共同分享，最大程度的發(fā)揮其價(jià)值。首先，應(yīng)由相關(guān)部門牽頭來開發(fā)適應(yīng)現(xiàn)代化信息檔案管理的系統(tǒng)軟件，然后在規(guī)劃信息中心乃至全國(guó)范圍內(nèi)推廣使用，以此來提高我國(guó)信息化檔案管理的水平。其次，充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)開實(shí)現(xiàn)規(guī)劃信息中心檔案管理工作的自動(dòng)化，在檔案分類時(shí)，可為管理軟件進(jìn)行編程，以便自動(dòng)識(shí)別不同類型的檔案資源，來實(shí)現(xiàn)對(duì)資源分類的高效統(tǒng)計(jì)、整理和分析。再次，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)施遠(yuǎn)程操作和相互交流。

2.建立健全的檔案信息安全保障體系

檔案管理信息化作為規(guī)劃信息中心一種新發(fā)展起來的檔案管理手段，其安全和保密工作是相當(dāng)重要的工作。為了更全面的提高規(guī)劃信息中心檔案管理的安全性和保密性，有必要對(duì)檔案管理的安全系統(tǒng)進(jìn)行全面的升級(jí)和改造，來保障檔案信息資源不外泄以及安全性。一是檔案信息的存儲(chǔ)安全，二是檔案信息的使用安全。存儲(chǔ)安全和使用應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，需要技術(shù)人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)加強(qiáng)防止入侵的安全系數(shù)，對(duì)于一些機(jī)密的檔案管理，需要對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行限制，以防病毒的入侵，同時(shí)對(duì)接觸檔案資源的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格審查，并在登錄系統(tǒng)的時(shí)候采取身份認(rèn)證、實(shí)名制、密鑰管理、錄入指紋等安全手段來提高信息系統(tǒng)的安全和保密性。

3.加強(qiáng)信息化檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作

隨著信息化時(shí)代得到來，電子文件也是突飛猛進(jìn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也廣泛應(yīng)用于規(guī)劃信息中心檔案管理工作中，當(dāng)前，各個(gè)規(guī)劃信息中心都極度缺乏具備信息化檔案管理能力的人員，所以，培養(yǎng)和鍛造一批精通信息技術(shù)、電子技術(shù)、懂得檔案管理的人員成為當(dāng)務(wù)之急。首先，應(yīng)充分利用好招聘方式來引進(jìn)專業(yè)的管理和技術(shù)人員。其次，對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，尤其要加大對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和科技知識(shí)的培訓(xùn)工作。只有掌握了技術(shù)技能和管理知識(shí)并提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)之后，才能確保檔案管理人員能夠勝任信息時(shí)代規(guī)劃信息中心的檔案管理工作，推動(dòng)信息時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展。

五、結(jié)語

信息化的檔案管理手段，在一定程度上提高了檔案管理的質(zhì)量和管理效率，降低了檔案管理的工作難度，并減少了工作人員的日常工作量，減少了人力、物力、財(cái)力的投入。但是互聯(lián)網(wǎng)所具有的開放性易使計(jì)算機(jī)遭受黑客的惡意攻擊和病毒的入侵。因此應(yīng)通過電腦殺毒、防火墻等有效措施進(jìn)行預(yù)防。并且應(yīng)對(duì)既有的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，從而提高其計(jì)算機(jī)操作能力，獲取更多和計(jì)算機(jī)有關(guān)的知識(shí)，提高其專業(yè)性，進(jìn)而提高管理的質(zhì)量和效率。促進(jìn)我國(guó)檔案的現(xiàn)代化管理水平的提升。

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