現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對策探討

王雅男

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各企業(yè)越來越重視人員的檔案管理工作。在當(dāng)前的企業(yè)經(jīng)營之中，工作人員的突出能力會直接影響企業(yè)的經(jīng)營質(zhì)量，因此企業(yè)的管理人員也開始注意招收具備特殊才能的工作人員。作為人才信息的載體，人事檔案一直是企業(yè)內(nèi)部管理人員按照員工能力以及工作資歷進(jìn)行崗位管理的重要工具，也是選拔人才的依據(jù)?，F(xiàn)代人事檔案管理工作盡管得到了發(fā)展，但是其在進(jìn)行中仍然存在一些問題，本文針對管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了對應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；解決對策

引言

現(xiàn)階段，不管是事業(yè)單位還是國營或私營企業(yè)單位，對于人事檔案管理工作的重視程度都不夠，導(dǎo)致出現(xiàn)較多問題，一方面嚴(yán)重限制了單位人事檔案應(yīng)該起到的作用，另一方面，對單位的人事管理水平產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。隨著時代的不斷進(jìn)步，我國各行業(yè)都有了巨大的發(fā)展，對于每一個單位來說，人事檔案管理在日常工作中起著越來越重要的作用。所以，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理，對有效提升本單位的人事管理水平將起到推進(jìn)作用。

1我國人事檔案工作的原則是什么？

《檔案法》第五條規(guī)定，“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！边@句話可以概括為十六個字：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)安全、便于利用。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是體制，是手段，維護(hù)安全、便于利用是宗旨，是目的。管理檔案是為了用檔案，用才是根本。因此，要把“死檔案”變成“活資料”，把“檔案館”變成“思想庫”。有人把檔案工作概括為“收全管好”，也就是要收集齊全、管理規(guī)范。其實，“收全管好”的概括不完全，應(yīng)該是“收全管好用足”，利用才是目的，才是本質(zhì)。人事檔案工作，作為檔案工作的一個組成部分，《檔案法》所規(guī)定的原則也同樣適用于人事檔案工作，要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于利用的原則。

2我國人事檔案管理工作所存在的不足之處

2.1人事檔案管理工作人員的學(xué)歷以及素質(zhì)不高

我國的人事檔案管理工作人員普遍學(xué)歷都不高。有的甚至都沒接受過高等教育，大家普遍認(rèn)為人事檔案管理工作不需要技術(shù)含量，也不需要有很高的文化修養(yǎng)，只要能做到將檔案保存好就可以了，不需要更多的專業(yè)知識和專業(yè)技能。這種思想實際阻礙了人事檔案管理工作的開展與進(jìn)行。

2.2人事檔案管理工作中的不規(guī)范現(xiàn)象

當(dāng)前企業(yè)在建設(shè)過程中對于人事檔案管理工作缺乏重視。高質(zhì)量的人事檔案管理工作離不開硬件的支持，網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)等管理工具可以幫助管理人員更為高效且快速完成人事檔案的搜索以及查閱，是現(xiàn)代人事檔案管理工作進(jìn)行的重要手段。但是，在當(dāng)前一些用人企業(yè)的硬件設(shè)施不完善，檔案管理人員只能通過傳統(tǒng)的文件查閱和儲存手段完成對人事檔案的尋找，且在檔案儲存環(huán)境的建設(shè)過程中，部分企業(yè)為了降低建設(shè)費用，檔案管理環(huán)境中存在潮濕、狹窄以及缺乏防火防水設(shè)施，影響了人事檔案的儲存完整性。假如出現(xiàn)意外事故就可能造成檔案的損壞缺失，影響管理工作的進(jìn)行。在儲藏環(huán)境之外，當(dāng)前存在于人事檔案管理工作中的一個問題是企業(yè)管理人員沒有使用科學(xué)的分類和管理方式對檔案進(jìn)行存儲，導(dǎo)致檔案的查閱和使用效率極低，給檔案管理工作帶來了多方面的問題。

3現(xiàn)代人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1端正單位人事檔案管理工作的態(tài)度，充實人事檔案內(nèi)容

單位的人事檔案規(guī)范化管理員工，自身管理工作的態(tài)度問題應(yīng)引起高度重視。首先應(yīng)該端正態(tài)度，才能夠在人事檔案規(guī)范化管理工作的過程中，實現(xiàn)檔案的及時收集、整理。除此之外，管理人員在進(jìn)行人事鑒別表的收集過程中應(yīng)該保障其真實性。隨著時代的發(fā)展，單位人事檔案已經(jīng)逐漸向數(shù)據(jù)信息化的方向轉(zhuǎn)變，所以，對于單位的管理員工來說，應(yīng)該學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化的管理方式，這樣不僅可以保障人事檔案規(guī)范化管理的效率，還可以有效地保障人事檔案管理的安全性及保密性。在單位進(jìn)行人事檔案庫的建立過程中，能夠錄入人才庫的人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)證書，只有這樣人事檔案庫才能發(fā)揮其本身的作用，人事檔案資料更是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。同時，單位人事檔案的收集范圍應(yīng)該適當(dāng)?shù)赝貙挘粌H需要包含現(xiàn)有的職業(yè)能力、職業(yè)道德水平，還應(yīng)該包括員工的優(yōu)缺點、個人績效以及是否違紀(jì)等資料，保障單位人事檔案的規(guī)范性及全面性。

3.2人事檔案管理要與社會的發(fā)展同步

社會的發(fā)展同樣也會帶動人事檔案管理工作的發(fā)展。人事檔案管理要與社會的發(fā)展同步，如果人事檔案管理工作還墨守成規(guī)，那么它就會和社會脫軌，就會不適應(yīng)社會的發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)今社會的發(fā)展情況，人事檔案管理工作也要作出相應(yīng)的調(diào)整以適應(yīng)社會的發(fā)展。

3.3推行責(zé)任管理制度

想要規(guī)范人事檔案管理工作，首先應(yīng)該全面推行并落實責(zé)任追究制，將人事檔案管理的責(zé)任落實到具體的部門和個人，同時用人單位一定要設(shè)立專門的檔案室，并且要確保檔案室的大小、環(huán)境能夠符合使用要求，還應(yīng)該合理設(shè)置防盜、防火等設(shè)備，保證人事檔案的安全和完整。

3.4注重人事檔案管理隊伍建設(shè)

一是健全和完善用人機(jī)制，檔案管理人員必須具有相應(yīng)學(xué)歷，經(jīng)過專業(yè)上崗培訓(xùn)，并考核合格，持證上崗，同時建立后備人才庫。二是引進(jìn)綜合素質(zhì)較高的人員以及合理配置人力資源。隨著社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段檔案管理人員配置應(yīng)向著年輕化、知識化，德才兼?zhèn)涞姆较虬l(fā)展。所以員工專業(yè)知識的培訓(xùn)應(yīng)該得到單位的重視，只有這樣才能夠提升員工的服務(wù)水平以及服務(wù)意識。

3.5信息化是人事檔案管理規(guī)范化的必然趨勢

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷地進(jìn)步，單位人事檔案規(guī)范化管理工作已經(jīng)逐漸向信息化的方向發(fā)展。具體來講，比如人事檔案的計算機(jī)錄入，通過信息技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，這樣不僅能夠保障員工人事檔案的真實性、時效性及準(zhǔn)確性，還能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，網(wǎng)絡(luò)化管理的實現(xiàn)需要進(jìn)行局域網(wǎng)的建立，通過信息化的管理方式提升工作效率，從而達(dá)到新時代對于單位人事檔案管理的需要。

結(jié)語

改進(jìn)人事檔案管理工作其實最重要的一點就是要與社會的發(fā)展同步。社會的發(fā)展與人事檔案管理工作的發(fā)展有著直接的聯(lián)系。我國社會的發(fā)展促進(jìn)了人事檔案管理制度的發(fā)展。從商朝的譜牒（類似于人事檔案管理）一直到現(xiàn)在。人事檔案管理制度越來越健全，而且人事檔案管理的內(nèi)容越來越多，涉及的范圍也越來越廣。社會的不斷進(jìn)步也促使了人事檔案管理的發(fā)展。同樣，人事管理制度依賴于社會的發(fā)展，是社會發(fā)展的產(chǎn)物。我們堅信，在不遠(yuǎn)的將來，我國在人事檔案管理工作上也可以做到更加規(guī)范，更加全面，更加實用。那時網(wǎng)絡(luò)化的廣泛應(yīng)用與普及將成為人事檔案管理工作中一項重要管理手段。我國人事檔案管理制度的改革與發(fā)展將向著更高層次的信息化大步邁進(jìn)。

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