新形勢下中學生學籍檔案的信息化管理研究

秦小堅

摘 要 隨著我國教育體制改革的不斷深化，中學生學籍檔案的管理也逐步走向了信息化。因此如何在新形勢下中學生學籍檔案的信息化管理逐漸成為社會關(guān)注的重點問題，本文正是針對這一熱門問題，主要從中學生學籍檔案的概述、中學生學籍檔案需要增加的內(nèi)容以及新形勢下中學生學籍檔案信息化管理的主要措施三個方面進行了全面的分析。

關(guān)鍵詞 新形勢 中學生 學籍檔案 信息化管理

中圖分類號：G424 文獻標識碼：A

0前言

中學生學籍檔案是學生在校學習過程中生活、學習以及實踐個方面活動共同形成的直接的歷史記錄載體。近年來。隨著中學生檔案信息的不斷增加，使得原先傳統(tǒng)化的學籍管理模式逐漸變得繁瑣且復雜。因此，現(xiàn)代化的、高科技的信息化中學生學籍檔案管理方式勢在必行。

1中學生學籍檔案的概述

1.1內(nèi)容

學籍檔案一般包含學生個人檔案以及學校學籍管理檔案兩大主要內(nèi)容。學生個人檔案中主要有學生的成長記錄袋以及學生的學籍檔案冊。學生的成長記錄帶里面記錄的內(nèi)容多為學生學習經(jīng)歷以及學生學習過程中論文、手工、作用展示學生學習成果的代表性作品。學籍檔案冊則包括有學生的修習情況、體制健康標準、身體檢查、家庭政治狀況等等內(nèi)容。兩大內(nèi)容中的學校學習檔案包含的內(nèi)容主要有學生的學籍卡、畢業(yè)總評等等重要文件，其中學生的學籍卡是學校進行留檔的重要材料。通常情況下，學生的學籍檔案主要有學校教務(wù)處統(tǒng)一進行管理，學生的檔案冊則將會以學生個人為一個單位進行創(chuàng)建，學生在校學習期間有學校代為保管，學生離校之后則有學生帶走自行保管。成長記錄帶則一般為學生自行進行保管和建立，學校不參與管理。當前，大部分學校學生的學籍檔案已經(jīng)初步實現(xiàn)了電子檔案管理模式，各地教育局也建有學生的學籍庫，以便后續(xù)的管理和查詢。

1.2作用

學生的學籍檔案室對學生在校期間學習、成長和生活各個方面的客觀反映和重要載體。管理好學生的學籍檔案室學校的職責所在，同時也是學校工作的重要內(nèi)容，也在某種程度上體現(xiàn)出學校檔案管理的水平和質(zhì)量。除此之外，教師和學校也可以通過學生的學籍檔案對學生進性針對性的教學，及時調(diào)整教學策略，幫助學生實現(xiàn)德、智、體、美、勞全面的發(fā)展。

1.3特點

學籍檔案的特點主要有五個方面，第一點為時間的分散，眾所周知，學籍檔案的形成時間是非常長的，例如中學時期的學生學籍檔案的記錄一般都是從學生入學開始直到學生畢業(yè)，整個時間跨度是非常長的。第二、變動性，學生的學籍檔案因為形成周期的長的原因，使得這一檔案存在極大的變動性，學生的學籍檔案常常會受到學生休學、轉(zhuǎn)學、受處分后撤銷處分等等問題所影響，隨時需要根據(jù)學生的實際情況進行適當?shù)恼{(diào)整。第三、學籍檔案的內(nèi)容多、具有較高的豐富性，學生的學籍檔案一般包含有學生在校表現(xiàn)、學習以及實踐情況的等等內(nèi)容，整個內(nèi)容囊括了學生的整個在校學習期間。第四、學籍檔案具有私密性，學籍檔案中不單單有學生的姓名、年齡等額的呢個人信息，還包含了學生家人已經(jīng)家庭的情況，這些內(nèi)容都屬于學生及其家庭的隱私信息，因此具有非常強的私密性。第五、利用頻率高，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，學生學籍檔案的利用率高達80%以上，學生在報考志愿、補辦相關(guān)證件，甚至于日后的工作和求學都將運用到學籍檔案，這也就決定了學生的學籍檔案管理有著極高的利用頻率，需要相關(guān)部門嚴格、規(guī)范地進行保管。

2新形勢之下中學生學籍檔案需要增加的內(nèi)容

2.1對學生創(chuàng)新能力的記錄

隨著時代的進步，學生的學籍檔案材料中不應(yīng)該只過度注重對學生學習成績的關(guān)注，還需要加強對于學生創(chuàng)新能力的關(guān)注度。因此在學籍檔案材料中，可以適當?shù)貙W生的社團活動、作品展示、所獲榮譽等等資料進行收集，體現(xiàn)出學生的成長和進步。

2.2建立誠信檔案

誠信是中華民族傳統(tǒng)的美德之一，同時也是檔案的利用者的最基本要求。在學籍檔案中建立誠信檔案，可以成為學生學習生涯中的信用資本，通過這一檔案可以充分體現(xiàn)學生的品行和信用。

2.3建立心理檔案

心理檔案是反映學生心理健康情況的窗口。隨著眾多學習心理健康教育活動的開展，逐漸形成了許許多多學生心理素質(zhì)方面的材料，學校可以對其進行整理和收集，建立起學生的心理檔案。學?？梢酝ㄟ^這一檔案，對學生的個性進行分析，及時對學生進行心理疏導，促進學生健康快樂的成長。

3新形勢下中學生學籍檔案的信息化管理的主要措施

3.1創(chuàng)建和完善學籍檔案信息化管理制度

要真正實現(xiàn)好新形勢之下學生學籍檔案的信息化管理就需要建立和健全相應(yīng)的信息化管理制度，只有有了完善的制度，學校在進行學籍管理時才可以更加好地實現(xiàn)管理的真實性和正確性。當前，在一些管理制度不完善的學校，依然訊在冒名頂替他們的學籍檔案信息的情況存在，這一現(xiàn)象的存在，對于真正的被頂替的學生來說是極其不公的情況。因此為了避免這類情況和其他因為制度漏洞讓不軌分子有機可乘的情況出現(xiàn)，學校應(yīng)當建立起完善的學籍檔案信息化管理制度，對相關(guān)人員進行約束，讓其在工作中可以有法可依，規(guī)范管理。除此之外，建立這一信息化管理制度還可以在某種程度上保障學生學籍信息的安全，減少和避免學校遺漏學生學籍檔案信息的情況出現(xiàn)，同時還可以增加學校學籍管理工作進行的效率。

3.2落實好學生學籍檔案信息化管理的核對功能

通常情況下，學生在學校入學之后，學校都會對其進行學籍注冊。以往的學籍注冊一般都是利用人工進行手寫的，因此在進行學籍信息的記錄時極其容易出現(xiàn)差錯。然而隨著中學生學籍的信息化管理的推行，使得學生學籍信息的謄寫變得更加方便快捷。但是由于這一管理模式較為創(chuàng)新，所以依舊需要學校加強對其的管理。中所周子，學生學籍檔案具有很大的變動性，很多信息都不是不變的，學生的學籍信息往往會隨著學生家庭、父母工作變動、聯(lián)系方式的更改而有所變更。所以為了可以更好地保證學生信息的實時性，學校在進行學籍信息化管理時可以實行期報核對的制度，即在學生每個學期的開學初期對學生的信息進行重新的審查和核對，將變更的最新的信息及時上報至教育局，進行數(shù)據(jù)的更新。這一舉措不單單可以為學生信息的查詢提供方便還便于學校對中學生信息進行及時了解。

3.3設(shè)立專門的檔案信息管理人員對學生檔案進行管理

學生學籍檔案管理是一份極其需要實踐性的工作，因為相關(guān)工作人員需要對學生內(nèi)的每一個學生進行信息化的學籍檔案管理，這將是一份工程浩大且繁雜的工作。也因為這一工作的復雜性，所以需要對人合作完成對學生信息化學籍檔案的管理工作。因此，學校可以設(shè)置專們的檔案管理人員對學籍檔案進行分門別類的管理。

除了設(shè)立專門的管理部門之外，對于相關(guān)信息管理人員的培訓也必不可少，學校需要在學籍檔案管理人員上崗之前對其進行必要的信息技術(shù)培訓工作，確保其之后工作的效率。在完成基本培訓之后，再更具不同的任務(wù)分配將其分配到學生學籍檔案信息管理的各個工作崗位中去，完成各自不同的工作任務(wù)。對于專業(yè)的學生學籍檔案管理人員，在進行自身的工作時還需要做好以下幾點，首先需要有足夠的責任心，完成好學生學籍信息的整理、記錄和歸檔的工作，因為這一工作的重要性，相關(guān)管理人員需要足夠的細心和認真。其次，信息管理人員還需要具備一定的計算機操作技術(shù)，確保自身工作的效率和質(zhì)量。第三，信息管理人員需要對學生的學籍檔案進行細致的分類，標注好學生的學號和年級，便于后期的查閱。最后學校的學籍管理人員還需要定期對學校的學籍信息管理系統(tǒng)進行必要的維護，確保其可以安全、正常的運行。

4結(jié)語

在學校管理的各項工作中，學生學籍檔案的管理是極其重要的環(huán)節(jié)之一，這一工作將直接對學生在校學習期間的就學和成長造成一定的影響。當前，我國全國聯(lián)網(wǎng)學籍管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步被推行，中學生學籍檔案的管理也已經(jīng)基本進入了信息化的時代。在這一背景下，學校需要及時改進其對于學生學籍管理的手段，完善相關(guān)制度，增強對于學籍信息化管理系統(tǒng)的認識和運用，才可以更加出色地完成好中學生學籍檔案的信息化管理工作。

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