企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核的開展

陶光成 賴文娟 陳艷斌

[摘 要] 對企業(yè)按照《GB/T 19011-2013 管理體系審核指南》開展內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核的六個階段的實施進(jìn)行了闡述，可為其他組織開展相應(yīng)審核提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部質(zhì)量管理體系；審核；開展

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 036

[中圖分類號] F273 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0082- 05

0 引 言

企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核是依據(jù)GB/T 19011-2013[1]開展的。通常將企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核簡稱為“內(nèi)部審核”，它是企業(yè)在建立、運行質(zhì)量管理體系后必須進(jìn)行的一項管理活動，也是開展質(zhì)量管理體系績效評價的重要活動之一[2]。

筆者以自己單位每年開展內(nèi)部審核所經(jīng)歷階段及開展的相應(yīng)工作來闡述企業(yè)如何開展內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核。

1 內(nèi)部審核經(jīng)歷階段

內(nèi)部審核一般需經(jīng)歷內(nèi)部審核的啟動、內(nèi)部審核準(zhǔn)備、內(nèi)部審核實施、內(nèi)部審核報告編制和分發(fā)、內(nèi)部審核后續(xù)活動五個階段。

每個階段中需開展的主要活動如圖1所示。

2 內(nèi)部審核啟動

內(nèi)部審核啟動階段的活動主要包括：確定內(nèi)部審核的可行性；確定內(nèi)部審核目的、范圍和準(zhǔn)則；指定內(nèi)部審核組長和組成內(nèi)部審核組。

2.1 確定內(nèi)部審核的可行性

確定內(nèi)部審核的可行性以保證內(nèi)部審核活動可以順利實施。確定可行性時應(yīng)考慮的因素為：受審核部門是否能夠接受內(nèi)部審核，其提供的信息是否滿足審核的條件；實施內(nèi)部審核所需的時間和資源是否能夠保證等。

2.2 確定內(nèi)部審核的目的、范圍和準(zhǔn)則

內(nèi)部審核的目的為：評價單位質(zhì)量管理體系符合審核準(zhǔn)則的程度和有效性，為管理評審收集證據(jù)；查找單位在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中存在的薄弱環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)體系運行過程中存在的不符合有關(guān)規(guī)定的問題，采取有效的糾正措施，確保體系有效運行和持續(xù)改進(jìn)。

內(nèi)部審核的范圍通常包括單位的質(zhì)量管理體系組織架構(gòu)中的所有部門（筆者單位的質(zhì)量管理體系組織架構(gòu)圖2所示）、產(chǎn)品的活動和過程（例如筆者單位的產(chǎn)品活動和過程包括：XX信息與控制系統(tǒng)、XXX信息處理終端硬件平臺、衛(wèi)星通信設(shè)備等產(chǎn)品的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)；高危產(chǎn)品自動裝配生產(chǎn)設(shè)備、機(jī)床數(shù)控系統(tǒng)、專用數(shù)控設(shè)備等的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)等）。審核每年至少實施一次，兩次審核的時間間隔不超過12個月。

內(nèi)部審核的準(zhǔn)則通常是：GJB 9001C-2017[3]及GB/T 19001-2016[4]；質(zhì)量管理體系文件及有關(guān)制度；適用的法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)；顧客（合同或協(xié)議）要求。

2.3 指定內(nèi)部審核組長、組成內(nèi)部審核組

由單位的相關(guān)管理者指定審核組長，內(nèi)部審核活動的實施由審核組長負(fù)責(zé)。審核組長需策劃審核活動，編制審核計劃，組織指導(dǎo)審核組工作，對審核過程進(jìn)行控制和協(xié)調(diào)，確定不合格項，驗證不合格的糾正措施，提交內(nèi)部審核報告等。

審核組長根據(jù)審核計劃選拔審核員組成審核組。審核員應(yīng)具備其負(fù)責(zé)審核范圍的專業(yè)能力和質(zhì)量管理體系審核的能力。

3 內(nèi)部審核準(zhǔn)備

內(nèi)部審核準(zhǔn)備階段的主要活動有：編制內(nèi)部審核計劃，審核組內(nèi)部溝通和工作分配，準(zhǔn)備審核工作文件等。

3.1 編制內(nèi)部審核計劃

審核組長負(fù)責(zé)編制審核計劃。審核計劃包括：審核目的、范圍、準(zhǔn)則、實施審核活動的日期等。圖3為內(nèi)部審核計劃示例，圖4為內(nèi)部審核日程安排示例。

3.2 審核組內(nèi)部溝通和工作分配

審核計劃編制完成后，審核組長需召集審核組成員就審核事宜進(jìn)行溝通。如：審核小組分組情況、各審核小組應(yīng)審核的部門及相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)條款、審核中應(yīng)注意的事項等。

3.3 準(zhǔn)備審核工作文件

審核組成員在清晰各自的審核任務(wù)后應(yīng)收集與其承擔(dān)的審核任務(wù)相關(guān)的信息并準(zhǔn)備必要的工作文件用于審核過程的參考和記錄審核證據(jù)。

準(zhǔn)備工作文件活動中最重要的工作之一是準(zhǔn)備內(nèi)部審核檢查記錄表。內(nèi)部審核檢查記錄表中主要內(nèi)容包括：審核依據(jù)、審核內(nèi)容、審核對象、審核日期等。內(nèi)部審核檢查記錄表見圖5示例。

4 內(nèi)部審核實施

內(nèi)部審核實施階段主要活動包括：舉行首次會議、審核中的溝通、信息的收集和驗證、形成審核發(fā)現(xiàn)、準(zhǔn)備審核結(jié)論、舉行末次會議等。

4.1 舉行首次會議

舉行首次會議確認(rèn)所有受審核部門、審核組對審核計劃的安排達(dá)成一致、介紹審核組成員；確保審核活動順利實施。

參加首次會議的人員應(yīng)包括相關(guān)管理者、適當(dāng)?shù)氖軐徍说穆毮芎瓦^程的負(fù)責(zé)人、審核組成員等，需保存出席人員的記錄。首次會議由審核組長主持。

首次會議應(yīng)包括的主要內(nèi)容有：確認(rèn)審核目標(biāo)、范圍和準(zhǔn)則；與審核部門確認(rèn)審核計劃；確認(rèn)在審核中將及時向?qū)徍瞬块T通報審核進(jìn)展情況；確認(rèn)已具備審核組所需的資源和設(shè)施；有關(guān)末次會議的信息；有關(guān)如何處理審核期間可能的審核發(fā)現(xiàn)的信息等。

4.2 審核中的溝通

首次會議結(jié)束后，審核組正式進(jìn)行現(xiàn)場審核?，F(xiàn)場審核是使用抽樣檢查的方法，收集并驗證與審核目的、審核范圍和審核準(zhǔn)則有關(guān)的信息從而獲得審核證據(jù)的過程。審核期間，審核組應(yīng)與審核部門進(jìn)行溝通，審核組也應(yīng)定期溝通討論以交換信息，評定審核進(jìn)展情況。

4.3 信息的收集和驗證

在審核中，應(yīng)通過適當(dāng)?shù)某闃邮占Ⅱ炞C與審核目標(biāo)、范圍和準(zhǔn)則有關(guān)的信息，包括與職能、活動和過程有關(guān)的信息，只有能驗證的信息才可作為審核證據(jù)。收集的信息可能包括：與相關(guān)人員的交談、成文的信息、保留的信息、顧客的反饋、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站、模擬和建模等?？赏ㄟ^面談、觀察、查閱、實際測量等方法收集信息。驗證信息的方法包括：對照成文信息的規(guī)定，現(xiàn)場觀察相關(guān)活動和過程的實際操作，以證實實際操作與成文信息規(guī)定的一致性；對照成文信息的規(guī)定，核查相應(yīng)保留的信息，以證實保留的信息中體現(xiàn)的某項活動和過程的結(jié)果與成文信息要求的符合性及一致性；通過對活動和過程的觀察證實面談或查閱信息時所獲得信息的準(zhǔn)確性和真實性等。

4.4 形成審核發(fā)現(xiàn)

審核員應(yīng)對照審核準(zhǔn)則評價審核證據(jù)以確定審核發(fā)現(xiàn)。應(yīng)記錄符合和不符合及支持符合和不符合的審核證據(jù)?？蓪Σ环线M(jìn)行分級（不符合通常分為一般不符合和嚴(yán)重不符合），應(yīng)與受審核方一起評審不符合，以獲得承認(rèn)，并確認(rèn)審核證據(jù)的準(zhǔn)確性，使受審核方理解不符合。

4.5 準(zhǔn)備審核結(jié)論

完成現(xiàn)場審核后，審核組長應(yīng)召集審核組會議，收集《內(nèi)部審核檢查記錄表》，綜合所有審核發(fā)現(xiàn)尤其是不符合的事實，與內(nèi)審員交換意見，確定不符合項，編制如圖6所示的《不符合項分布表》，并分析受審事項的重要程度和影響作用，進(jìn)而做出相應(yīng)的審核結(jié)論。

審核員負(fù)責(zé)編制《內(nèi)部審核不符合項報告》，圖7為一個內(nèi)部審核不符合項報告示例。審核組長依據(jù)審核結(jié)論編制《內(nèi)部審核報告》，《內(nèi)部審核報告》可陳述的內(nèi)容有：質(zhì)量管理體系與審核準(zhǔn)則的符合程度；質(zhì)量管理體系的有效實施、保持和改進(jìn)情況；審核開具的不符合項；審核目標(biāo)的完成情況；審核范圍的覆蓋情況及審核準(zhǔn)則的履行情況等。

4.6 舉行末次會議

審核組長應(yīng)主持末次會議，宣讀《內(nèi)部審核報告》，通報《內(nèi)容審核不符合項報告》，提出糾正、糾正措施和預(yù)防措施要求和完成日期等。最高管理者或主管質(zhì)量管理者對審核情況進(jìn)行總結(jié)。

參加末次會議的人員包括單位管理者和所有受審核部門的職能、過程的負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員、審核組成員。末次會議應(yīng)由一名審核員做記錄并予以保存。

5 內(nèi)部審核報告編制和分發(fā)

內(nèi)部審核報告可分為單項（部門、過程）審核報告和全面審核報告。內(nèi)部審核報告在末次會議前由審核組長負(fù)責(zé)編制。全面內(nèi)部審核報告的主要內(nèi)容包括：審核目的；審核范圍；審核組及受審核部門參與人員；審核發(fā)現(xiàn)和相關(guān)證據(jù)；審核結(jié)論等。單項審核報告主要包含了受審核部門的不符合項，因此全面審核報告報單位主管質(zhì)量管理體系的領(lǐng)導(dǎo)，單項審核報告分發(fā)至與其相關(guān)的受審核部門便于其完成內(nèi)部審核的后續(xù)活動。

6 內(nèi)部審核后續(xù)活動實施

審核組在審核中發(fā)現(xiàn)了不符合項，應(yīng)向受審核部門提出采取糾正措施的要求，并實施一些審核后續(xù)活動。審核后續(xù)活動可包括：受審核部門應(yīng)及時采取措施以消除所發(fā)現(xiàn)的不符合項及其原因（如：對開具的不符合項應(yīng)進(jìn)行糾正，同時對類似的不符合進(jìn)行“舉一反三”活動。根據(jù)分析出的不符合原因，制定糾正措施計劃，按糾正措施計劃組織實施。對糾正措施的實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查）；由審核組長和審核員對糾正措施的有效性進(jìn)行跟蹤驗證，報告驗證的結(jié)果。

7 結(jié) 語

企業(yè)每年進(jìn)行內(nèi)部審核的目的是為了評價和確定質(zhì)量管理體系是否符合企業(yè)策劃的質(zhì)量管理體系文件的要求、是否符合GJB 9001C-2017[3]（或GB/T 19001-2016[4]）標(biāo)準(zhǔn)的要求、是否得到有效實施和保持。內(nèi)部審核是保證企業(yè)質(zhì)量管理體系持續(xù)、有續(xù)、有效運行的重要手段。

筆者只是以自己所在單位開展內(nèi)部審核的過程為例對內(nèi)部審核工作的開展進(jìn)行闡述，力求為其他單位提供類似工作的借鑒。但每個單位有其各不相同的實際情況，所以在開展內(nèi)部審核時應(yīng)遵循其單位的實際情況并按照GB/T 19011-2013標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行相應(yīng)的策劃并實施。

主要參考文獻(xiàn)

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[2]喬曉林，羅華英，白海威，等.GJB 9001C-2017裝備質(zhì)量管理體系內(nèi)審員培訓(xùn)教程[M].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社：168-169.

[3]中央軍委裝備發(fā)展部.GJB 9001C-2017 質(zhì)量管理體系要求[S].2017.

[4]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局，國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會.GB/T 19001-2016質(zhì)量管理體系 要求[S].2016.