檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

吳楊

摘 要：推動(dòng)醫(yī)院檔案管理模式改革，是新時(shí)期提升醫(yī)院檔案管理效率的重中之重，有助于充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的效能，對(duì)提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，具有重要幫助。本文在對(duì)醫(yī)院檔案管理的重要意義進(jìn)行綜合闡述的基礎(chǔ)上，分析了檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，論述了醫(yī)院檔案管理模式改革的有效對(duì)策，以期為相關(guān)人士提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；電子檔案

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和社會(huì)生產(chǎn)力水平的進(jìn)一步提升，醫(yī)院檔案管理工作的重要性日漸凸顯，現(xiàn)階段，我國(guó)部分醫(yī)院檔案管理過(guò)程中還存在電子檔案建設(shè)不規(guī)范和檔案信息化程度低的問(wèn)題，限制了醫(yī)院檔案管理價(jià)值的充分發(fā)揮，不利于實(shí)現(xiàn)“一站式”的檔案管理目標(biāo)。因此，探討醫(yī)院檔案管理改革的有效對(duì)策，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性

（一）有利于提升存儲(chǔ)的安全性

在以往的檔案管理過(guò)程中，通常將紙質(zhì)檔案作為主要形式，紙質(zhì)檔案受溫度和濕度的影響較大，容易發(fā)生文字模糊的現(xiàn)象，不利于提升醫(yī)療檔案的整體質(zhì)量，對(duì)診療工作形成了消極影響。因此，醫(yī)院應(yīng)積極實(shí)行檔案管理改革，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的價(jià)值，消除外界因素對(duì)檔案管理的不利影響，防止檔案因受潮而無(wú)法辨認(rèn)，為檔案存儲(chǔ)的安全性提供必要保障。

（二）有利于提高辦公的效率

傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，需要對(duì)紙質(zhì)檔案收集、整理和分類(lèi)歸檔，工作任務(wù)較重，需要投入較多的人力物力資源，無(wú)法提升檔案管理的實(shí)際效率。同時(shí)，由于醫(yī)院科室較為復(fù)雜，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，因此，充分發(fā)揮信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，完成檔案的分類(lèi)和歸檔工作，具有重要作用。

（三）有利于促進(jìn)檔案信息共享

基于信息化建設(shè)的大環(huán)境下，微信和QQ等社交軟件也成為電子信息傳遞的常用工具，通過(guò)構(gòu)建完善的檔案信息傳輸機(jī)制，能夠強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性，加之檔案檢索軟件在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中的運(yùn)用，能夠有效克服人工檢索檔案信息的弊端，提升對(duì)信息檢索的效率和水平，有利于促進(jìn)檔案信息的共享。

二、醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）未能建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系

目前，我國(guó)部分醫(yī)院尚未建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，加劇了醫(yī)院檔案管理的難度，由于不同級(jí)別的醫(yī)院使用的檔案管理軟件具有較大的差異性，不利于提升軟件的兼容性，限制了檔案信息的共享。同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)溝通較差，不能夠及時(shí)共享檔案資源。此外，受建設(shè)資金有效的影響，醫(yī)院不能及時(shí)更新檔案管理設(shè)備，未能建立獨(dú)立的檔案室和閱檔室，對(duì)檔案管理工作未給予充分的關(guān)注度，檔案管理人員只能夠采用手工編輯的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索和記錄，阻礙了檔案管理效率的提升[1]。

（二）檔案規(guī)范管理意識(shí)欠缺

隨著醫(yī)療改革的不斷進(jìn)行，我國(guó)各大醫(yī)院的檔案管理工作呈現(xiàn)了職能細(xì)化的特點(diǎn)，各個(gè)科室的檔案數(shù)量顯著增多，但由于醫(yī)院將臨床診療業(yè)務(wù)作為核心，對(duì)檔案管理工作存在輕視現(xiàn)象，使得檔案資源遺失現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，由于未能設(shè)置專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行管理，只是從部門(mén)抽調(diào)醫(yī)務(wù)人員管理檔案，不能充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，加劇了醫(yī)院檔案管理的混亂現(xiàn)象[2]。

（三）電子檔案建設(shè)不完善

電子檔案建設(shè)不完善是現(xiàn)階段各大醫(yī)院檔案管理過(guò)程中的突出問(wèn)題，由于各大醫(yī)院尚未引進(jìn)與電子檔案管理軟件配套的硬件設(shè)備，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)形成挑戰(zhàn)，部分單位沒(méi)有配備掃描儀，不能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，不能夠?yàn)樵\療工作提供充分的電子檔案和紙質(zhì)檔案。同時(shí)，部分醫(yī)院未能及時(shí)引進(jìn)具有先進(jìn)檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型人才，檔案管理人員年齡較大，對(duì)新技術(shù)的掌握程度不足[3]。

（四）檔案信息化管理人才缺乏

綜合素質(zhì)較強(qiáng)的檔案管理人才缺乏是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中面臨的典型問(wèn)題。醫(yī)院的檔案管理人員存在老齡化的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理的新技術(shù)不甚了解，部分檔案管理人員甚至不能掌握計(jì)算機(jī)的基本操作技能，降低了檔案管理的實(shí)際效率。同時(shí)，醫(yī)院未指定完善的招聘計(jì)劃，不能通過(guò)有吸引力的薪酬福利制度吸引專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才加入，使得檔案檢索和歸檔工作量較大。

三、醫(yī)院檔案管理模式改革的有效對(duì)策

（一）完善數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)

完善數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心?，F(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)全面步入數(shù)字化時(shí)代，受醫(yī)院檔案管理模式老化的影響，部分醫(yī)院還未建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，未能根據(jù)人員的流動(dòng)性進(jìn)行及時(shí)更新，無(wú)法充分滿足醫(yī)療需求。因此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知程度，完善數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，定期對(duì)檔案管理軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，促進(jìn)資源的有機(jī)整合，將辦公網(wǎng)絡(luò)與業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離，對(duì)醫(yī)務(wù)人員的職位變動(dòng)情況進(jìn)行及時(shí)更新，引進(jìn)迎合時(shí)代需求的管理設(shè)備，建立數(shù)字化操作系統(tǒng)，提升檔案存儲(chǔ)的可靠性，實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室檔案管理系統(tǒng)的有效銜接。

例如，A醫(yī)院斥資328萬(wàn)，完善了數(shù)字化醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)，在醫(yī)院內(nèi)部安裝了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，具有檔案信息自動(dòng)更新的功能，各個(gè)科室在對(duì)人員流動(dòng)情況進(jìn)行錄入和上傳后，在檔案管理系統(tǒng)中即可顯示最新檔案信息，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院信息系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)圖像檔案管理和通信系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，有效簡(jiǎn)化了檔案的管理流程，充分體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理工作的效力。

（二）著力提升檔案管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，著力提升檔案管理人員素質(zhì)，促使檔案管理能夠直接參與檔案的收集、整理和歸檔，對(duì)提升醫(yī)院檔案管理的實(shí)際效果，具有重要幫助?，F(xiàn)階段，各大醫(yī)院紛紛認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)是提升檔案管理效率的決定性因素，然而，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀是，本科及以上學(xué)歷的檔案管理人才缺乏，且檔案管理人員大多非科班出身，檔案丟失和遺漏現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，為了挖掘和培養(yǎng)檔案管理人才，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的宣傳工作，提升檔案管理人員的責(zé)任感，著力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案管理流程的良好掌握。醫(yī)院可通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)的方式，提升檔案管理人員對(duì)專(zhuān)業(yè)技能的掌握程度，將檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題作為基本著眼點(diǎn)，開(kāi)辦經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，采用講課和現(xiàn)場(chǎng)演示的形式，對(duì)檔案管理人員技能進(jìn)行培養(yǎng)，提升檔案管理人員的檔案管理水平。

（三）建立健全檔案管理機(jī)制

完善檔案管理機(jī)制建設(shè)是提升檔案管理效率的重要舉措。在醫(yī)院的以往經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，存在重業(yè)務(wù)輕檔案的現(xiàn)象，醫(yī)院管理人員未予以檔案管理工作充分的關(guān)注度，限制了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展步伐，因此，各大醫(yī)院需要在明確檔案管理重大意義的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的采集，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行升級(jí)和更新，根據(jù)醫(yī)院的人員流動(dòng)特點(diǎn)，建立與之契合的檔案管理制度，將其作為檔案管理人員工作的指導(dǎo)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員行為的有效約束。

（四）創(chuàng)新檔案管理體制

充分發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，對(duì)發(fā)揮檔案管理的根本價(jià)值，具有重要作用。醫(yī)院應(yīng)對(duì)各個(gè)科室檔案分散化管理進(jìn)行整合，建立統(tǒng)一的檔案管理室，選取具備豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)任主任，各個(gè)科室的主任負(fù)責(zé)部分檔案管理工作。檔案管理室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各科室檔案的備份，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)科室檔案管理情況的有效監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理和分級(jí)管理的有機(jī)結(jié)合，針對(duì)具有專(zhuān)業(yè)性的檔案，應(yīng)采取集中管理的方法，防止檔案發(fā)生丟失。針對(duì)與各個(gè)科室日常工作較為密切的檔案，應(yīng)在備份后，交由各個(gè)科室管理。例如，某醫(yī)院的會(huì)計(jì)部分和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)定專(zhuān)門(mén)的檔案管理負(fù)責(zé)人，對(duì)原始憑證、單據(jù)和賬簿等進(jìn)行管理，在防止檔案遺失的同時(shí)，為科室日常查閱和檢索提供方便。此外，由于醫(yī)院的檔案數(shù)量較多，實(shí)行統(tǒng)一管理模式對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求，因此，在各個(gè)科室中應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理人員，使兼職檔案管理人員明確自身的職責(zé)范圍，加強(qiáng)對(duì)文件審閱和歸檔的把關(guān)，提升檔案管理的規(guī)范性。

例如，B醫(yī)院充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，成立了由檔案管理人員和各科室主任構(gòu)成的檔案管理小組，定期對(duì)科技檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行抽查，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理過(guò)程問(wèn)題的及時(shí)糾正，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案丟失和竊取現(xiàn)象的有效預(yù)防。同時(shí)，B醫(yī)院各個(gè)科室安排專(zhuān)人開(kāi)展問(wèn)卷調(diào)查，了解了檔案管理制度在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中存在的困境，并在探尋存在問(wèn)題原因的基礎(chǔ)上，提出了有效的整改措施，有效提升了檔案管理的效率。此外，該醫(yī)院還制定了完善的責(zé)任制度，規(guī)定專(zhuān)人負(fù)責(zé)具體的檔案管理任務(wù)，增強(qiáng)了檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升。

四、結(jié)論

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，通過(guò)完善數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)，著力提升檔案管理人員素質(zhì)，有利于確保醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性。在此基礎(chǔ)上，提升建立健全檔案管理機(jī)制，能夠增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。創(chuàng)新檔案管理體制，完善電子檔案建設(shè)，有利于簡(jiǎn)化檔案資料的查閱流程。因此，在改革醫(yī)院檔案管理模式的過(guò)程中，可以借鑒上述方法。

參考文獻(xiàn)：

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