高?；n案資源管理及開發(fā)利用

曹吉

摘 要：在我國高等教育連年擴招的背景下，大學(xué)生不斷增多和逐步與國際接軌的學(xué)校配套設(shè)施使得原有的房屋設(shè)備已不能滿足現(xiàn)有的需求，近年來在國家的號召和投入下，我國高校紛紛新建校區(qū)和擴建原有校區(qū)，在基建方面取得了快速的發(fā)展，同時也產(chǎn)生了大量的基建檔案。但是，高?；n案快速增多的同時，高?；n案管理水平并未及時跟上基建檔案的增長的速度，基建檔案在資源管理和開發(fā)利用過程中出現(xiàn)了一系列問題。基于此，本文對高?；n案資源管理及開發(fā)利用進行了分析，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理；開發(fā)利用

一、高?；n案概述

自我國高等教育改革后，高校擴招力度持續(xù)加大，加大了對教育事業(yè)的投入，高校在此期間快速發(fā)展。為了滿足日益增長的大學(xué)生求學(xué)需求，高校自身基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)模也在不斷擴張，加之一系列的高校間合并與重組，高校在建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量基建檔案，這對高?；n案管理工作提出了新的要求[1]。高?；n案是高校檔案資源的一大重要組成部分，它記錄了高校在發(fā)展過程中每一項基礎(chǔ)設(shè)施工程的竣工驗收情況，是反映高校基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展的一手資料，具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、現(xiàn)實性、復(fù)雜性、周期長等特點。首先，高?；n案具有專業(yè)性，主要內(nèi)容為高校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目；其次，高校基建檔案圍繞每一個項目都依據(jù)項目工程管理形成了系統(tǒng)性的檔案資料；再次，高?；n案都是由高校實際發(fā)生的基建項目產(chǎn)生的資料，可以指導(dǎo)高校未來項目規(guī)劃和工程建設(shè)，資料具有較高的參考性，且高?；üこ掏芷陂L，涉及設(shè)備、生產(chǎn)工藝、建筑材料、施工技術(shù)、參與單位等多方面，影響因素繁多，且相關(guān)工程建設(shè)各階段相互穿插、互相影響，導(dǎo)致相關(guān)檔案材料構(gòu)成十分復(fù)雜。最后，整個基建項目從立項到竣工需要數(shù)年時間，因此對單個項目基建檔案的收集也具有較長周期。基于高?；n案的以上特點，高校要提高對基建檔案資源的管理能力，加強開發(fā)利用水平，為高校基本建設(shè)管理、規(guī)劃、維修和發(fā)展提供依據(jù)。

二、高?；n案管理現(xiàn)狀

在我國高校基建檔案快速增多的同時，高校基建檔案管理水平并未及時跟上基建檔案的增長的速度。當(dāng)前，我國高?；n案主要存在以下幾方面問題：（1）基建檔案規(guī)章不完善。有些高校雖然已經(jīng)實施了《普通高校檔案管理辦法》，在基建檔案方面制定了一些制度，劃定了高?；n案歸檔范圍，但是由于具體的規(guī)章不完善，沒有對歸檔的要求、時間予以細化，工程周期又長，跨年或跨幾年的項目相對較多，導(dǎo)致高?；n案難以及時收集的情況時有發(fā)生[2]。（2）基建檔案管理人員專業(yè)性不足?；n案由于有其行業(yè)專業(yè)性，高校檔案管理人員大多為兼職人員，缺乏基建檔案的系統(tǒng)化管理知識和經(jīng)驗，難以滿足基建檔案對管理人員的專業(yè)性需求。（3）基建檔案數(shù)字化水平不高。隨著信息化發(fā)展速度的加快，大部分高校都為檔案管理配備了電腦、打印機等信息化基礎(chǔ)設(shè)施用以管理檔案，但是，專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)普及率不高，缺少數(shù)字化文檔，現(xiàn)在很多地方在查閱基建檔案時，只能提供紙質(zhì)檔案，基建電子檔案不完善大部分時候依舊需要查找實體資料。

三、高?；n案資源管理相關(guān)影響因素分析

高?；n案管理出現(xiàn)以上問題，究其根源，有以下幾大原因：（1）高校對基建檔案管理重視程度不夠。由于基礎(chǔ)設(shè)施取得的成績是顯性成績，而檔案管理產(chǎn)生的價值很多時候要等到很長時間以后才能體現(xiàn)出來，加之高校對整個檔案管理方面的宣傳力度并不是很大，重視程度不夠，導(dǎo)致各個部門的管理人員從思想上對檔案資源管理不重視，有的甚至圖方便將資料自行保管，如遇到部門更換管理人員，新老交替，交接工作如果不做好等問題，就容易造成已有的檔案資料遺漏、缺失。（2）高?；n案管理缺乏物資和人員保障[3]。從經(jīng)費上說，高校經(jīng)費通常會落于發(fā)展教學(xué)科研方面，落實到基建的經(jīng)費也是重項目、輕檔案，基建檔案的維護需要管理部門在檔案管理配套設(shè)施上投入資金，資金不足導(dǎo)致基建檔案維護水平不足。從人員上說，高?；n案管理人員的數(shù)量和設(shè)備質(zhì)量跟不上大量新產(chǎn)生的基建檔案以及對基建檔案數(shù)字化的要求[4]。（3）高?；n案利用水平不高。高校的快速發(fā)展雖然帶來了更豐富的檔案資料，但是基建檔案的利用水平卻不高。這主要是因為當(dāng)前高?；n案管理水平不足，在搜索時不便于查找，檔案的信息化程度較低，難以快速找到有價值的信息，只用原件導(dǎo)致資料缺損嚴重，降低了基建檔案的利用率。

四、完善高?；n案資源管理的相關(guān)建議

（一）提高重視，樹立服務(wù)理念

高校要加大對基建檔案資源管理的重視程度，檔案工作人員要將被動管理檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)檔案使用人員，樹立服務(wù)理念。一方面，檔案管理部門應(yīng)加大對自身工作的宣傳。對于內(nèi)部員工，可以通過展覽、宣傳欄、會議和網(wǎng)絡(luò)等途徑加大對基建檔案重要性宣傳，并讓工作人員了解館藏的具體內(nèi)容，提升高校檔案工作人員對檔案管理的價值認識，促進工作人員對檔案管理工作的職業(yè)認同感，激發(fā)責(zé)任意識[5]。對于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，則可以通過匯報工作的方式，宣傳檔案管理意義和重要性，從而獲得部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，保證高校檔案資源管理工作順利開展。另一方面，高校要加強檔案管理人員的競爭和參與意識，樹立服務(wù)理念。充分利用檔案的參考性作用，結(jié)合高校實際建設(shè)任務(wù)，主動為業(yè)務(wù)工作提供指導(dǎo)服務(wù)。

（二）完善基建檔案管理規(guī)章制度

高校要結(jié)合學(xué)校自身特點，建立好細化的檔案管理規(guī)章制度，保障檔案管理工作順利開展。首先，設(shè)立歸檔范圍。高校檔案管理部門應(yīng)以國家和地方的相關(guān)規(guī)范來制定本校的相關(guān)規(guī)范，比如以《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《上海市工程建設(shè)規(guī)范建設(shè)項目（工程）竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范》為依據(jù)，根據(jù)建設(shè)項目實際工作開展情況以及不同類型檔案的應(yīng)用價值合理設(shè)立歸檔范圍以及歸檔重點，做到范圍的設(shè)定在降低收集資料數(shù)量的同時保證檔案使用價值[6]。其次，實施部門立卷。由于高校基建檔案的專業(yè)性、系統(tǒng)性特點，積極實施以基建部門為主體的部門立卷有利于提升基建部門的主體責(zé)任意識，提升歸檔檔案的專業(yè)性程度，保證檔案質(zhì)量。

（三）提升基建檔案管理人員專業(yè)化水平

過去由于高校基建檔案管理人員多以兼職人員為主，故檔案管理人員的穩(wěn)定性和專業(yè)化水平不高。但是考慮到項目的長周期性和專業(yè)性特點，在條件允許的情況下，高校檔案管理部門應(yīng)配備專職基建檔案管理員，在招收和管理檔案管理人員時，要注重以下幾點：首先，檔案管理人員應(yīng)具有一定綜合素質(zhì)[7]。有的檔案工作帶有保密性質(zhì)，新招錄的檔案管理人員要具備一定的政治修養(yǎng)，有堅定的政治立場；檔案管理工作內(nèi)容較為枯燥，并且成績不容易體現(xiàn)，故檔案人員要有愛崗敬業(yè)、無私奉獻、吃苦耐勞的精神品質(zhì)；基建檔案管理工作專業(yè)性較強，要求管理人員掌握一定專業(yè)知識以及相關(guān)法律法規(guī)。其次，保證檔案管理人員穩(wěn)定性?；n案管理是一項系統(tǒng)性工程，因此在不能配備專職基建檔案管理員的情況下，要求兼職的基建檔案管理員應(yīng)盡量在3-5年內(nèi)保持穩(wěn)定，同時基建部門應(yīng)分配檔案管理人員一定的檔案管理時間，保證基建檔案收集質(zhì)量，能夠按規(guī)定時間移交。最后，加強檔案管理人員培訓(xùn)。基建檔案隨著科技的發(fā)展也有新的變化，檔案管理部門要定期對檔案管理人員展開針對性培訓(xùn)，促進其跟上時代步伐。

五、促進高?；n案資源開發(fā)利用的有效策略

（一）提升高?；n案數(shù)字化水平

信息化技術(shù)為高?；n案管理水平提升提供了有利的技術(shù)支持，在過去，檔案信息內(nèi)容的傳遞依托于紙質(zhì)的檔案載體，但是信息化通過電子革命將信息內(nèi)容與實體檔案分離，有利于拷貝以及查詢等工作，大大提高了檔案使用的便利性和應(yīng)用水平。因此，促進高?；n案資源開發(fā)要以加快基建檔案數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)[8]。高校要積極做好基建檔案管理硬件、軟件及相關(guān)技術(shù)人員保障工作。高校應(yīng)加大在基建檔案相關(guān)設(shè)備和軟件的投入力度，根據(jù)檔案管理需求購置相應(yīng)數(shù)量與檔次的檔案管理相關(guān)器材如電腦、打印機、掃描儀、服務(wù)器等。在購置檔案管理設(shè)備時，既要把每臺設(shè)備利用細化到個人，充分發(fā)揮設(shè)備功能，又要立足長遠，考慮到未來十年左右的基建材料量對機器內(nèi)存與運行速度的要求，購買相適應(yīng)的機器設(shè)備。

（二）豐富基建檔案材料載體

當(dāng)前基建檔案內(nèi)容主要為紙質(zhì)內(nèi)容，高校要提高基建檔案利用水平，可以從豐富基建檔案材料載體入手。一方面，高校要做好基建檔案數(shù)字化開發(fā)。做好基建檔案資源類別的分類工作，針對不同的檔案材料內(nèi)容采取不同數(shù)字化歸檔方式。針對基建文件材料以及施工材料中的驗收材料，由于使用率頻率較高并主要作為統(tǒng)計、報告、總結(jié)中數(shù)字來源依據(jù)，可以掃描關(guān)鍵內(nèi)容存儲歸檔，并設(shè)定如工程許可證號、竣工日期、面積等關(guān)鍵詞，提高材料利用水平；針對數(shù)量多但是使用頻率不高的施工材料，可以只保留原始紙質(zhì)材料；針對利用率高且內(nèi)容廣泛的竣工圖紙材料，可以掃描全部內(nèi)容并存儲歸檔。如果有大量掃描內(nèi)容，高校可以購置專門的掃描儀，如果內(nèi)容不多，可以利用社會服務(wù)方式。另一方面，收集除紙質(zhì)材料以外，多樣化的基建檔案材料。檔案部門還要與基建部門配合，在收集好紙質(zhì)材料的同時，收集基建項目相關(guān)圖片、音頻、視頻等多媒體材料，保證高?；n案的完整性。

（三）優(yōu)化基建檔案檢索使用流程

要提高基建檔案利用水平，資料檢索效率是關(guān)鍵一環(huán)。首先，要保證電子檔案和紙質(zhì)檔案在內(nèi)容方面的一致性?；n案工作人員在錄入電子目錄時，要注意做好核對工作，審查紙質(zhì)檔案內(nèi)容是否能與目錄對應(yīng)，對核對中發(fā)現(xiàn)的不一致情況要及時補充資料或更正目錄。其次，優(yōu)化不同檔案的關(guān)鍵詞，提高檢索效率。將數(shù)字檔案錄入電腦后，要建立好數(shù)據(jù)庫和檢索目錄，對檔案的關(guān)鍵詞予以優(yōu)化，根據(jù)搜索頻率提供智能化的相關(guān)建議搜索提示，建立對應(yīng)文件鏈接，為材料使用人提供便利。最后，做好基建檔案外出借閱登記工作。建立好電子化的基建檔案借閱使用情況表，內(nèi)容應(yīng)包括借出時間、歸還時間、案卷號、利用情況（原因）、借閱人、簽收人等內(nèi)容。

（四）促進檔案部門與基建部門良性互動

基建檔案來源于高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，其后續(xù)價值的持續(xù)體現(xiàn)也離不開高校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。因此，檔案部門應(yīng)加強與基建部門的良性互動。在基建檔案歸檔前，要及時了解項目在立項、設(shè)計、施工和竣工方面的資料，做到心中有數(shù)；在工程進行時，要定期對項目予以督查，對項目過程中產(chǎn)生的文件要及時收集，避免后期遺失，并適時收益一些多媒體資料，充實項目資料內(nèi)容；在工程結(jié)束以后，要經(jīng)常關(guān)注基建材料收集進度，對上交過來的資料進行核對和檢查，保證檔案資料的完整性，提高高?；n案質(zhì)量，為基建檔案高效利用奠定基礎(chǔ)。

六、結(jié)語

做好相關(guān)基建設(shè)施的維修保養(yǎng)工作，能為未來基建項目、改擴建項目提供決策依據(jù)，起到關(guān)鍵的作用。面對在目前高?；ü芾砉ぷ髦谐霈F(xiàn)的基建檔案規(guī)章不夠完善、基建檔案管理人員配備不足或?qū)I(yè)性不足、基建檔案數(shù)字化水平不高、檔案部門與基建部門互動較少的問題，檔案管理部門要通過樹立服務(wù)理念、完善管理規(guī)章制度、提升管理人員專業(yè)化水平來完善高校基建檔案資源管理，通過提升高校基建檔案數(shù)字化水平、豐富基建檔案材料載體和優(yōu)化基建檔案檢索程序來促進高?；n案資源開發(fā)利用水平。

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