無紙化辦公對檔案管理的新挑戰(zhàn)分析

任正瓊

摘 要：隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，計算機行業(yè)的發(fā)展越來越成熟。在日常生活中人們使用的手機、電腦這些電子產(chǎn)品越來越普遍，計算機成了現(xiàn)代社會辦公的必要工具，從而加速了無紙化辦公的發(fā)展。電子信息技術(shù)不斷發(fā)展使現(xiàn)代社會迎來了新的網(wǎng)絡(luò)化辦公熱潮，但是無紙化辦公在檔案管理方面也存在一些問題。為了加速辦公自動化程度，就要努力解決檔案的管理問題。本文簡單介紹了無紙化辦公的特點，主要闡述了檔案管理面對的新挑戰(zhàn)，以期為檔案管理工作人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；特點；新挑戰(zhàn)；研究

由于我國的科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展越來越好，在各行業(yè)的應(yīng)用也越來越廣泛，尤其是對檔案管理部門有很大的幫助。網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)的發(fā)展，加速了檔案管理工作的發(fā)展，但也給檔案管理部門帶來了新的挑戰(zhàn)。為了提高檔案管理人員的工作效率，就要研究檔案管理存在的問題并解決這些問題。

一、無紙化辦公的特點

無紙化辦公也稱辦公自動化，英文縮寫是OA，即辦公過程中不需要紙張，只利用現(xiàn)代的計算機技術(shù)進行工作，使用的辦公工具主要是電腦、平板、手機等，不需要利用筆和紙記錄。它的目的是降低辦公成本，適應(yīng)現(xiàn)代的綠色潮流。無紙化辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)是西方發(fā)達國家為了應(yīng)對繁重的辦公任務(wù)，提高企業(yè)人員的工作效率而發(fā)展起來的。無紙化辦公不僅提高了工作效率，而且還改變了傳統(tǒng)的辦公方式。

電子文件的簡單閱讀方式代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化閱讀方式，利用計算機就可以發(fā)送各種辦公文件，其他人員只需接收文件就可以閱讀，這種方式既簡單又直接，不需要經(jīng)過繁瑣的過程。

OA系統(tǒng)相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公具有很大的優(yōu)勢，它的優(yōu)點是降低了單位的辦公費用，提高了辦公效率，充分利用了有效資源。所有的重要文件都是經(jīng)過掃描儀轉(zhuǎn)化為電子版的文件，然后這些電子文件直接被收錄到OA系統(tǒng)的文件管理欄，最后領(lǐng)導(dǎo)人對這些電子文件進行閱批。在整個辦公過程中都不需要使用紙張，也不需要對文件進行裝訂，這樣大大節(jié)約了單位的辦公經(jīng)費開支。

二、檔案管理面對的新挑戰(zhàn)

無紙化辦公是適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的一種產(chǎn)物，在飛速發(fā)展的過程中也暴露出了一些存在的問題。檔案管理面對的新挑戰(zhàn)主要是電子文件的真實性問題的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)原有館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的新挑戰(zhàn)，檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)，電子文件歸檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)，電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)，電子文件保管的新挑戰(zhàn)以及新時期檔案工作發(fā)展的新趨勢給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。以下是具體分析：

（一）電子文件的真實性問題的挑戰(zhàn)

在進行無紙化辦公時，電子文件的真實性需要考慮。由于電子文件具有輕易被刪減、修改、復(fù)制和損壞等特點，因此給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。為了提高電子文件的真實性和有效性就要采取相應(yīng)的管理措施。目前針對電子文件的真實性問題采取的措施主要包括存取權(quán)限控制技術(shù)、電子印章、數(shù)字簽署、密鑰法等。采用這些方法只能提高電子文件的真實性，但是不能百分之百確保電子文件是真的。為了能夠完全確保電子文件的真實性，就需要不斷地進行深入研究，研發(fā)更高級的電子信息保護技術(shù)，同時要加強單位的電子文件管理制度，對違反規(guī)定者要嚴懲不貸，最大限度地降低假電子文件的出現(xiàn)率。

（二）實現(xiàn)原有館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的新挑戰(zhàn)

在進行無紙化辦公時，要將原有的館藏檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。現(xiàn)代電子化檔案主要是由電子文件組成的，但是傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)檔案。因此將館藏檔案數(shù)字化是一個很大的挑戰(zhàn)，更是一項長期的工作。我國的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不能將傳統(tǒng)的館藏檔案完全轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，但還是要慢慢進行這個過程。檔案管理部門需要以現(xiàn)有的條件來為用戶提供最好的服務(wù)，檔案管理人員需要給數(shù)字化檔案制定目錄，要方便用戶利用計算機就可以檢索。同時，要征求用戶的意見先將急需的檔案進行原文掃描，然后再慢慢掃描其他的檔案。最后再根據(jù)其他的因素如技術(shù)、人力、物力來慢慢恢復(fù)電子化文檔。

（三）檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)

在進行無紙化辦公時，檔案部門參與歸檔工作具有很大的挑戰(zhàn)性。采用無紙化辦公與傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公既有相同之處也有不同之處。相同的是不論是哪一種辦公方式歸檔流程都是一樣的，但是歸檔的對象發(fā)生了變化，以前的是紙質(zhì)文檔，現(xiàn)在的是電子文檔。檔案管理人員要把握兩者辦公方式的不同之處，并在檔案的歸檔工作上有所改變。首先需要認識到檔案管理部門是重點，一切檔案由檔案管理部門管理，數(shù)字化檔案只是檔案管理部門需要管理的一部分。然后確定檔案管理部門是否實現(xiàn)檔案信息化，如果實現(xiàn)了就可以利用電子信息技術(shù)來進行管理，不需要浪費過多的人力物力。同時將辦公自動化系統(tǒng)和單位的檔案管理系統(tǒng)結(jié)合在一起，這樣更有利于檔案管理人員進行電子文件的管理工作。一般的辦公自動化系統(tǒng)具有檔案管理特點，可以進行電子文件的歸檔。

檔案管理工作不僅是管理電子文件，還會有紙質(zhì)文件的管理，需要對紙質(zhì)文件進行歸檔工作。無紙化辦公是一種辦公方式，是相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公，電子文件和紙質(zhì)文件是一體的，都需要進行歸檔工作，這兩者是不可分割的。

（四）電子文件歸檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)

在進行無紙化辦公時，電子文件的歸檔法律效應(yīng)是必須要考慮的因素。電子文件可以利用計算機進行識別，能夠在介質(zhì)中存儲起來，還可以任意傳送。電子文件被歸檔后就可以便于檔案管理人員查詢和提檔，但是電子文件的法律效應(yīng)是個存在的問題。對于檔案管理部門需要保證電子文件歸檔后的法律效應(yīng)，需要進行更深入的研究。

電子文件歸檔后可以用數(shù)字簽名來保證文件的真實性，利用數(shù)字水印技術(shù)保證電子文件的版權(quán)不受侵害，利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)防止數(shù)據(jù)被他人拷貝。通過這些技術(shù)手段可以使電子文件歸檔保存后仍具有法律效應(yīng)。利用電子檔號章來確保電子文件的歸檔工作是否完成。電子文件和紙質(zhì)文件歸檔工作應(yīng)該保持一致，利用電子檔號章可以有效地確保電子文件的法律效應(yīng)。

（五）電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)

在進行無紙化辦公時，電子文件檔案的利用是一個新的挑戰(zhàn)。電子文件的利用也是檔案管理工作的一部分，電子文件只有得到充分應(yīng)用才能發(fā)揮它應(yīng)有的價值。電子文件的查閱和電子文件的利用是分不開的，只有查閱了電子文件才會有選擇性的利用。對于電子文件的查閱和利用來說，需要制定完善的管理制度。要對檔案的查閱權(quán)限進行控制，要對開放文件進行實時記錄。用戶需要利用的電子文件，首先要申請查閱，再進行多級審批，審核后就可以訪問文件。電子文件具有在線查閱的功能，只有利用檔案部門的軟件才能打開閱讀，其他的軟件不可以打開。檔案要想充分發(fā)揮作用，就要利用現(xiàn)代化管理手段來提高檔案利用率。

（六）電子文件保管的新挑戰(zhàn)

在進行無紙化辦公時，電子文件檔案的保管是一個新的挑戰(zhàn)。電子文件與紙質(zhì)文件的存在方式不同，這給檔案管理部門的文件保存工作帶來挑戰(zhàn)。

電子文件的保存很重要，一旦發(fā)生文件的丟失情況就會損失慘重。電子文件在保存時不僅要存儲在電腦中，還要進行相應(yīng)的備份，這樣可以防止文件丟失。在網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的同時各種計算機病毒、電腦黑客也隨之而來，計算機病毒可以破壞電子文件，黑客可以盜取電子文件，這就使得電子文件的安全性令人堪憂。為了保證電子文件的安全，就要對數(shù)據(jù)進行備份，還要能夠恢復(fù)電子文件。數(shù)據(jù)備份就是對數(shù)據(jù)進行刻錄保存，只有完善備份才能保證電子文件更好的利用。

（七）新時期檔案工作發(fā)展的新趨勢給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)

在進行無紙化辦公時，現(xiàn)代檔案工作發(fā)展趨勢也是一個新挑戰(zhàn)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢主要有以下五個方面：第一，無紙化辦公越來越普遍。由于我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，檔案的社會化程度越來越高，不僅是出現(xiàn)在辦公大樓還出現(xiàn)在普通人的視野中。第二，無紙化辦公的要求越來越高。現(xiàn)代人對檔案的需求很高，因而檔案被高度重視。為了滿足不同人群的需要檔案管理人員要收集各種類型的檔案，要提高檔案的開放程度，要將檔案工作與時俱進。第三，無紙化辦公的科技含量越來越高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公需要花費大量的人力物力財力，而現(xiàn)在的無紙化辦公發(fā)展越來越好，由半自動化慢慢變?yōu)楝F(xiàn)在的全自動化，有些企業(yè)利用各種數(shù)據(jù)庫技術(shù)實現(xiàn)了全自動。第四，無紙化辦公與其它學(xué)科的融合程度加強。檔案管理工作需要有專業(yè)知識的人來管理，要有很強的業(yè)務(wù)能力，但是在不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作從獨立的個體慢慢融入了其它的學(xué)科技術(shù)。這種融合能夠推動檔案管理工作，是檔案發(fā)展的必經(jīng)之路。第五，無紙化辦公的功能趨向多樣化。由于不同的人對檔案的需求不同，就需要使檔案工作的功能呈現(xiàn)多樣化。

三、結(jié)束語

總而言之，無紙化辦公給檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)，檔案管理者需要積極適應(yīng)，要努力克服這些存在的困難，要不斷加強學(xué)習(xí)無紙化辦公的各種業(yè)務(wù)，精通檔案管理的相關(guān)工作，這樣才能推進無紙化辦公不斷發(fā)展，才能加速現(xiàn)代辦公的自動化程度。

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