電子檔案元數(shù)據(jù)的管理方案

陳蘭

摘 要 隨著社會的進(jìn)步和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的電子文件在其歸檔后就形成了電子檔案，這種電子檔案是保存各種電子文件的重要工具。其中，元數(shù)據(jù)是這種電子檔案的基礎(chǔ)，它又被叫作“關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”，是記錄各種電子文件全部信息的重要工具，通過元數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)對各種重要的電子文件的完整性、真實(shí)性的保護(hù)。

關(guān)鍵詞 電子檔案 元數(shù)據(jù) 管理方案

元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確定義為：對各種信息資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的描述，提供關(guān)于信息資源或數(shù)據(jù)的一種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。它可以對各種電子數(shù)據(jù)本身的特征和屬性進(jìn)行描述，具有發(fā)現(xiàn)、檢索、管理、描述等功能。目前基于元數(shù)據(jù)的電子檔案管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。本文對元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的功能、電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案等幾個方面進(jìn)行研究和探討。

一、元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的作用

（一）保證電子檔案的真實(shí)性和完整性

因為電子檔案與實(shí)體分離，并且可以通過相關(guān)的操作進(jìn)行變更，所以它的真實(shí)性往往會受到懷疑。但是，如果電子檔案有了元數(shù)據(jù)，就可以將整個電子檔案的形成、利用、處理的過程記錄下來，從而保證整個電子檔案的真實(shí)性和完整性。

（二）確保電子檔案的長期可讀性

我們知道，電子檔案的生成和保存主要是依靠電腦和一些軟件，一旦電腦或者是軟件運(yùn)行出現(xiàn)問題，電子檔案就無法識別。在這種情況下，就可以利用元數(shù)據(jù)建立相應(yīng)的模型對電子檔案的格式信息、制作信息、轉(zhuǎn)換方式等進(jìn)行詳細(xì)的記錄與描述，這樣就可以在電子檔案遷移過程中保證其完整性和可讀性。

（三）具有發(fā)現(xiàn)、檢索、管理、描述等基本功能

元數(shù)據(jù)最基本的功能就是描述功能，它可以對檔案信息對象的屬性和位置進(jìn)行詳細(xì)的描述，從而將所找對象的基本信息呈現(xiàn)在人們面前。此外，因為元數(shù)據(jù)將主要信息展示出來了，所以就便于人們快速查找所需信息。同時，元數(shù)據(jù)還可以對各種資源對象的各個部件之間的結(jié)構(gòu)和關(guān)聯(lián)模式進(jìn)行管理。

二、電子檔案元數(shù)據(jù)的管理方案

電子檔案元數(shù)據(jù)的管理方案有四種，即內(nèi)封裝、半封裝、不封裝、特定封裝。以下對電子檔案元數(shù)據(jù)的這四種管理方案作介紹。

（一）內(nèi)封裝

內(nèi)封裝主要就是指將電子檔案的內(nèi)容信息和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)進(jìn)行綁定，使其形成一個完整的對象，目前我國常用的數(shù)據(jù)封裝方法就是VEO和Mets。VEO內(nèi)封裝常用的方法有兩種，一種是在不對電子檔案的內(nèi)容信息作任何處理的前提下，將元數(shù)據(jù)封裝到內(nèi)容信息里面的特定位置；另一種就是將存儲在電子檔案內(nèi)容中的文件進(jìn)行編碼轉(zhuǎn)換，然后和元數(shù)據(jù)一起封裝到特定結(jié)構(gòu)當(dāng)中。其中第一種方法在現(xiàn)有的技術(shù)條件下很難實(shí)現(xiàn)，所以應(yīng)用較少。

（二）半封裝

半封裝就是指將電子數(shù)據(jù)獨(dú)自做成XML結(jié)構(gòu)后進(jìn)行封裝，這時候電子檔案的內(nèi)容信息不作處理直接儲存，并且將它的儲存位置寫進(jìn)元數(shù)據(jù)封裝包中，從而實(shí)現(xiàn)兩者的有效聯(lián)系。但是，這種半封裝方案并沒有將元數(shù)據(jù)和內(nèi)容信息整合為一個對象，而且如果單單是進(jìn)行這種邏輯關(guān)聯(lián)，那就有更簡單的方法，所以該方案沒有什么實(shí)際操作和應(yīng)用價值。

（三）不封裝

不封裝就是指不對內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝處理，也就是內(nèi)容信息不進(jìn)行編碼處理并且以非結(jié)構(gòu)的形態(tài)進(jìn)行獨(dú)自存儲，而將元數(shù)據(jù)以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)進(jìn)行管理，通過這種方式實(shí)現(xiàn)兩者的有效連接。這種電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案簡單可行，易于實(shí)施，但是這種不封裝方案沒有將兩者的真實(shí)性和完整性進(jìn)行嚴(yán)密的捆綁，因此這種方案是否能保證整個電子檔案內(nèi)容信息的長期可讀性還有待觀察。

（四）特定封裝

特定封裝就是指將電子檔案身份證和電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝，并將封裝包進(jìn)行相應(yīng)的處理后以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)放入數(shù)據(jù)庫中，而電子檔案的內(nèi)容信息以非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)獨(dú)立儲存，不作編碼處理。通過這種方式實(shí)現(xiàn)電子檔案元數(shù)據(jù)和身份證封裝包與相應(yīng)的內(nèi)容信息之間的相互連接。這種特定封裝的電子元數(shù)據(jù)的檔案管理方案可行性高、管理方便，達(dá)到了將元數(shù)據(jù)和內(nèi)容信息直接進(jìn)行封裝的目的。

綜上所述，元數(shù)據(jù)能夠?qū)Ω鞣N電子文件和檔案進(jìn)行有效的控制，保護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，它是進(jìn)行電子檔案管理的重要工具，所以一定要選擇合適的元數(shù)據(jù)管理方法，這對于保證電子檔案長期可讀性、真實(shí)性、憑證性具有重要意義。綜合分析以上四種管理方案，特定封裝方案具有較好的可實(shí)施性、便于管理，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的真實(shí)性和有效性保存，對于提升元數(shù)據(jù)處理效率和元數(shù)據(jù)變更時的管理效率具有重要意義，擁有廣闊的發(fā)展前景。

（作者單位為長江武漢航道局）

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