高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀與應(yīng)對策略

阿曼古麗·依斯拉吉

內(nèi)容摘要：高校二級學(xué)院為一所一所綜合性大學(xué)中的所有學(xué)院，二級管理是為了適應(yīng)新形勢發(fā)展和社會需求而出現(xiàn)的一種新的辦學(xué)模式。二級學(xué)院由所屬大學(xué)辦學(xué)和控制，而具體教學(xué)管理工作由二級學(xué)院自身實行。在教學(xué)管理的過程中，檔案管理具有重要作用，是提升教學(xué)成績和管理質(zhì)量的重要方式。目前的檔案管理過程中并不完善，需要進行多方面的改進。本文圍繞檔案管理現(xiàn)狀進行分析，探討相應(yīng)的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院 教學(xué)管理 檔案管理 問題及對策

隨著國家對于教育和對人才的培養(yǎng)的重視，高等學(xué)校的教育事業(yè)得到了巨大的發(fā)展，許多高校的規(guī)模已經(jīng)越來越大，甚至同一所學(xué)校的不同學(xué)院都分了不同的校區(qū)，伴隨著規(guī)模的擴大，原有的教學(xué)檔案管理模式受到了巨大的挑戰(zhàn)。為了完善管理結(jié)構(gòu)以及制度，二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理建設(shè)勢在必行，從而能夠在日益激烈的高校競爭中保持優(yōu)勢。[1]高校教學(xué)檔案是在日常的教學(xué)工作中逐漸形成的一些資料，這些資料往往具有很大的價值，對今后的教學(xué)有許多啟示。通常包括教學(xué)中形成重要思想，在教學(xué)中的一些重要實踐以及值得借鑒的管理經(jīng)驗，還有珍貴的研究材料等，從各個方面記錄了高校的教學(xué)活動。它們通常以文字，圖表等形勢進行保存，是以后進行教學(xué)活動等的依據(jù)，對于教學(xué)計劃的制定，預(yù)測教學(xué)成果等都有指導(dǎo)意義。一個學(xué)校的教學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量，就是體現(xiàn)在教學(xué)檔案上面。

一.高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的重要性

1.為學(xué)生提供證明材料，使學(xué)生就業(yè)更加便捷

教學(xué)檔案中學(xué)生的各種材料，檔案占有很大的比重，從高中畢業(yè)的檔案，學(xué)生各學(xué)科的成績單，畢業(yè)證，學(xué)位證相關(guān)材料，這些對于學(xué)生的就業(yè)有很大意義，可以為學(xué)生提供相應(yīng)的證明，在求職就業(yè)中更加方便。

2.為教學(xué)研究提供原材料，為制定教學(xué)政策提供依據(jù)

教學(xué)檔案本身就是各種資料存儲的載體，教學(xué)活動中的實踐過程均由檔案記錄在冊，這些實踐材料對于教育研究具有很好的指導(dǎo)作用，

3.提供教學(xué)評估的原材料，對學(xué)校進行客觀綜合的評估

為了保證高校教育水平和高等教育的辦學(xué)質(zhì)量，教育部制定了一些評估政策，其中最重要的為本科教學(xué)評估，它以五年為一個周期，對于促進高校的水平，推動高等教育的發(fā)展，以及擴大高校的聲譽具有重要作用。

二.高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

目前隨著教育事業(yè)的發(fā)展以及學(xué)校規(guī)模的擴大，傳統(tǒng)的學(xué)校掌握一切管理權(quán)限的管理模式已經(jīng)逐漸被摒棄，二級學(xué)院的管理已經(jīng)逐步應(yīng)用于高校的管理工作中。其中在教學(xué)檔案管理中也需要進行相應(yīng)的改變，在平常的管理工作中出現(xiàn)了許多問題，需要進行完善。

1.管理理念落后，無法適應(yīng)新形勢下的要求

我國高等教育的飛速發(fā)展使得二級學(xué)院管理愈發(fā)受到高校管理者的歡迎。雖然為了提高教學(xué)水平，使教學(xué)質(zhì)量得到最大的提升，高校投入了很大的精力，花費了很大的資金，但是在教學(xué)檔案管理過程中，管理員對教學(xué)檔案的重要意義缺乏充分的認(rèn)識，對于檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理制度不完善，存在很大的漏洞，這些都可能具有導(dǎo)致檔案缺失的隱患。[2]在學(xué)校對于檔案資料的管理中，沒有進行紙質(zhì)上面的規(guī)定，或者即使規(guī)定了，也并沒有進行落實。同時對于學(xué)院工作的各類文件無法進行及時的分類與歸檔導(dǎo)致大量重要的信息丟失。在需要檔案資料的時候，需要花費很大的人力去尋找，這將大大降低高校辦學(xué)的效率。在高校的發(fā)展中一些相關(guān)的小學(xué)院進行合并，必然導(dǎo)致檔案資料的大整合，在學(xué)院合并以后原先的管理思路必然無法再對規(guī)模更大的檔案資料進行管理，因此管理理念的改革勢在必行。

2.教學(xué)檔案管理的信息化水平落后

當(dāng)今社會科技越來越發(fā)達，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)融入到了各行各業(yè)中，高校的教學(xué)檔案管理工作也逐步應(yīng)用了信息化的管理，但是仍然存在這設(shè)備落后的問題。檔案的安全性無法得到充分的保證，同時先進的管理設(shè)施和維護水平低下，在檔案管理過程中依然以紙質(zhì)的資料為主，然而紙質(zhì)資料具有一定的缺點，比如容易損壞，易受潮濕的影響而發(fā)霉等，這些導(dǎo)致紙質(zhì)資料很難進行長期的保存。而教學(xué)檔案并沒有進行完備的信息化處理，沒有進行妥善的電腦錄入，這就導(dǎo)致紙質(zhì)資料一旦損壞將很難進行復(fù)原，這是導(dǎo)致許多珍貴資料沒有保存下來的一個重要原因。因此，高校的教學(xué)檔案管理中信息化水平需要進一步的提高。

3.資料分類不系統(tǒng)，管理人員專業(yè)水平不足

高校辦學(xué)規(guī)模的擴大使得在校學(xué)生日益增加，教學(xué)檔案相關(guān)資料也相應(yīng)增加，然而管理員的數(shù)量并未增多，這就凸顯出來教學(xué)檔案管理工作量與管理人員不足的矛盾。除此之外，管理員的專業(yè)水平不足，沒有接受系統(tǒng)的教學(xué)檔案管理培訓(xùn)，對于一些檔案分類和檔案管理的能力缺失。

4.各大高校教學(xué)檔案管理經(jīng)驗交流甚少

我國的高等教育事業(yè)發(fā)展蒸蒸日上，高校規(guī)模越來越大，一所學(xué)校的二級學(xué)院數(shù)量也有許多，但是高校的二級學(xué)院對于教學(xué)檔案管理工作的經(jīng)驗卻鮮有交流。其實二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理是有許多共同之處的，各個學(xué)院甚至各個高校之間是可以增進彼此的交流經(jīng)驗的，但是由于種種原因卻無法實現(xiàn)頻繁的交流，這對于教學(xué)檔案管理的發(fā)展和學(xué)術(shù)創(chuàng)新是不利的。

三.高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理問題的對策

1.加強檔案管理理念建設(shè)，提高教學(xué)檔案管理建設(shè)

對于管理理念的改變，首先應(yīng)該提高管理員的檔案意識，使管理員對于檔案的重要性有深刻的認(rèn)識，加強教學(xué)檔案相關(guān)知識的宣傳，充分認(rèn)識到完整的教學(xué)檔案，系統(tǒng)的資料信息在教學(xué)管理工作中的不可替代的作用，充分認(rèn)識到教學(xué)檔案管理對學(xué)院的發(fā)展的重要推動作用。將檔案管理進行完善的整理，將檔案整理歸入教師的職責(zé)范圍，在各項工作完成的條件下，也要核查教學(xué)檔案的工作，使教學(xué)檔案資料可以及時記錄下教學(xué)工作。要使大家意識到教學(xué)檔案工作不僅要靠管理人員，同時要靠廣大教師的協(xié)同合作。使大家意識到完善的教學(xué)檔案資料對于自身教學(xué)過程中尤其是科研工作中也具有重要的價值。同時管理人員也要完善管理制度，落實登記，避免意識；限時歸還，及時收集；完善督察，及時核查。

2.加強教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)

首先應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度，與紙質(zhì)資料不同，電子版的存儲不容易丟失，但是在相關(guān)管理以及存檔方面也不同，因此制定規(guī)范的制度是必要的，這樣可以使檔案的管理工作更加科學(xué)。但是在電子版的錄入并不能完全取代紙質(zhì)版資料的存在，可以使電子版資料與紙質(zhì)版共同進行歸檔。其次，教學(xué)檔案管理人員的信息化管理水平，加強對管理人員的信息化管理知識的系統(tǒng)培訓(xùn)。最后，應(yīng)該加大對信息化建設(shè)的力度，積極吸引高素質(zhì)的教學(xué)檔案信息化管理的人才，同時投入大量資金，對落后的設(shè)備進行及時的更新，加強硬件設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，同時購買先進的軟件，使整個教學(xué)檔案管理系統(tǒng)硬件與軟件設(shè)施俱全，使教學(xué)檔案管理更完善。

3.提升管理人員的專業(yè)管理素質(zhì)

教學(xué)檔案的管理工作具有許多特性，比如管理和服務(wù)等。同時，教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，涵蓋了各方面的內(nèi)容，這對管理人員的知識水平提出了較高的要求。管理員要具有較高的專業(yè)水平，同時吃苦耐勞，熱愛工作，細(xì)致認(rèn)真，可以熟練操作相關(guān)設(shè)備。對管理員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷掌握新的檔案管理知識，同時讓教學(xué)檔案管理人員逐步形成一個理念，即終生學(xué)習(xí)，對于新式的管理方式可以及時學(xué)習(xí)，更好的完成教學(xué)檔案管理工作，使教學(xué)檔案可以更好的教學(xué)評估等相關(guān)工作服務(wù)。[3]

4.加強各高校及高校所屬二級學(xué)院的交流

由于教學(xué)檔案資料管理的一些共性，各高校及二級學(xué)院可以進行相互交流。而隨著高等教育的發(fā)展，各個高校之間的交流也越來越多，教學(xué)檔案管理由單一的開發(fā)逐漸進入了聯(lián)合的階段，這對于加強地區(qū)高校的交流具有重要意義。多個高校及二級學(xué)院的聯(lián)合意味著更多的信息交流，信息相互分享，各自可以取長補短，可以極大的促進各自的發(fā)展。

教學(xué)檔案管理是高校二級學(xué)院建設(shè)的重要內(nèi)容之一，隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，它將會體現(xiàn)出越來越重要的價值，對于高校辦學(xué)質(zhì)量的提高起著不可或缺的作用。通過改變管理理念，摒棄原先管理工作中的缺陷；加強教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，使教學(xué)檔案管理更加系統(tǒng)而全面；提高管理人員的專業(yè)化管理水平，使檔案分類歸檔更科學(xué)；同時加強各個高校之間的合作，加強信息交流，實現(xiàn)互利互惠，共同進步。通過對以上幾項措施的大力推動與實施，爭取使高校的教學(xué)檔案管理工作更加規(guī)范，信息化建設(shè)更加先進，不斷吸取先進的教學(xué)檔案方面的相關(guān)經(jīng)驗，使自己的業(yè)務(wù)和服務(wù)水平不斷提高。當(dāng)然這些措施只是眾多舉措中的一部分，還有大量的有效的方法需要我們?nèi)ヌ接懪c研究，我們應(yīng)該不斷發(fā)揮自己的創(chuàng)新精神，銳意進取，不斷鉆研更加可行的措施，使二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作更加完善，為高校的教學(xué)評估以及學(xué)生的未來就業(yè)等提供更多的幫助。

參考文獻

[1]肖蓉.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].中國管理信息化，2017（1）.

[2]項念.淺議信息化背景下的高校檔案管理科學(xué)化[J].改革與開放，2017（4）.

[3]陳一紅.對做好高校教學(xué)檔案工作實際加強高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)[J].通化師范學(xué)報.2011（10）.

（作者單位：塔里木大學(xué)動物科學(xué)學(xué)院）