高校固定資產(chǎn)信息化管理成效探析

劉玲

摘 要：隨著“數(shù)字化”校園理念的提出，各高校越來(lái)越認(rèn)識(shí)到信息化的作用和重視信息化建設(shè)，越來(lái)越注重利用信息化手段提高日常管理水平。目前，大多數(shù)高校固定資產(chǎn)都采取了信息化管理，取得了一定成效，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化，提高了固定資產(chǎn)管理效率。

關(guān)鍵詞：高校;固定資產(chǎn);信息化管理

隨著全球信息技術(shù)主導(dǎo)的技術(shù)革命不斷加快，人類社會(huì)正在逐漸步入信息社會(huì)。隨著信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)不斷深入，在信息化時(shí)代背景和思維模式下，建立固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)對(duì)高校固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，不斷提高固定資產(chǎn)管理效率，深入優(yōu)化固定資產(chǎn)管理手段，是高校固定資產(chǎn)管理的發(fā)展目標(biāo)和趨勢(shì)。

一、高校固定資產(chǎn)實(shí)施信息化管理的成效

目前高校采用較多的資產(chǎn)信息化管理軟件是由山東國(guó)子軟件研發(fā)的 “高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”，該平臺(tái)有如下基本功能：固定資產(chǎn)增加（含新增、原始資產(chǎn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入）;固定資產(chǎn)變動(dòng);固定資產(chǎn)處置;固定資產(chǎn)查詢;固定資產(chǎn)審核（含歸口審核、財(cái)務(wù)審核）;固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析;固定資產(chǎn)賬與表（含上報(bào)數(shù)據(jù)功能）;固定資產(chǎn)清查;固定資產(chǎn)折舊。

“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)” 的使用，推進(jìn)了固定資產(chǎn)管理工作的信息化進(jìn)程，也促進(jìn)了高校數(shù)字校園的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)也真實(shí)反映學(xué)校的固定資產(chǎn)及財(cái)務(wù)狀況。

1.實(shí)現(xiàn)了對(duì)固定資產(chǎn)全周期的動(dòng)態(tài)管理

啟用“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”，固定資產(chǎn)從驗(yàn)收入賬、變動(dòng)、處置到最后銷賬的全周期必須經(jīng)由平臺(tái)進(jìn)行反映，這樣，固定資產(chǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠在平臺(tái)中體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)使用（保管）者、資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等管理過(guò)程的閉環(huán)控制。

“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”使用后，資產(chǎn)管理部門(mén)不再像以前那樣只關(guān)注某個(gè)問(wèn)題，如以前主要關(guān)注驗(yàn)收入賬問(wèn)題，現(xiàn)在可以關(guān)注資產(chǎn)從入賬、驗(yàn)收、變動(dòng)、處置到銷賬等整個(gè)周期過(guò)程，哪個(gè)過(guò)程發(fā)生改變，可以及時(shí)在平臺(tái)中進(jìn)行相關(guān)操作。從系統(tǒng)管理出發(fā)，研究各部分間的聯(lián)系和規(guī)律，完善和加強(qiáng)全周期的系統(tǒng)管理，使資產(chǎn)管理的每個(gè)過(guò)程協(xié)調(diào)發(fā)展，形成一個(gè)“整體”的結(jié)構(gòu)，從而形成互相促進(jìn)、互相影響、互相監(jiān)督、互相制約的良性循環(huán)。固定資產(chǎn)實(shí)施信息化管理，明確和優(yōu)化了固定資產(chǎn)全周期各個(gè)環(huán)節(jié)中應(yīng)遵守的要求，建立了動(dòng)態(tài)化、規(guī)范化、科學(xué)化的固定資產(chǎn)管理模式。

2.與財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)接，真實(shí)反映學(xué)校固定資產(chǎn)和財(cái)務(wù)狀況

每位教職工可以通過(guò)“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”查詢到本人名下所有使用的固定資產(chǎn)，教職工離校時(shí)必須做好名下固定資產(chǎn)的交接工作。各單位資產(chǎn)管理員可以通過(guò)系統(tǒng)查詢、管理本單位的固定資產(chǎn)。

無(wú)論以何種經(jīng)費(fèi)形式新增的固定資產(chǎn)，未經(jīng)資產(chǎn)管理部門(mén)驗(yàn)收審核的，財(cái)務(wù)處一律不予報(bào)銷。新增的固定資產(chǎn)實(shí)物驗(yàn)收合格后，要辦理固定資產(chǎn)入庫(kù)手續(xù)，在“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”辦理資產(chǎn)登記，經(jīng)資產(chǎn)管理部門(mén)審核，打印驗(yàn)收單、條形碼，提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。驗(yàn)收單須由采購(gòu)人、使用人、使用部門(mén)管理員、資產(chǎn)管理部門(mén)幾方簽字后，方能憑驗(yàn)收單財(cái)務(wù)計(jì)賬聯(lián)辦理報(bào)銷手續(xù)。此時(shí)，資產(chǎn)管理部門(mén)審核通過(guò)的資產(chǎn)驗(yàn)收單只是預(yù)處理，待辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)制單生成憑證、在平臺(tái)里填寫(xiě)憑證號(hào)、完成財(cái)務(wù)審核后，資產(chǎn)信息才算導(dǎo)入固定資產(chǎn)信息庫(kù)。固定資產(chǎn)發(fā)生金額變動(dòng)、報(bào)廢銷賬一類涉及價(jià)值變化的，由資產(chǎn)管理部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，才會(huì)在系統(tǒng)里變更。這樣使得資產(chǎn)平臺(tái)與財(cái)務(wù)賬可以步調(diào)一致，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，保證了資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理的協(xié)同性，為固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)全周期管理進(jìn)一步提供保障，可以真實(shí)反映學(xué)校固定資產(chǎn)和財(cái)務(wù)狀況。

“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”與財(cái)務(wù)處做好對(duì)接，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)增加、固定資產(chǎn)變動(dòng)、固定資產(chǎn)處置、固定資產(chǎn)折舊數(shù)據(jù)同步，保證賬賬相符;能夠根據(jù)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)生成多種資產(chǎn)報(bào)表，建立相關(guān)報(bào)表體系。通過(guò)固定資產(chǎn)決算報(bào)表，可以全面而系統(tǒng)地反映出學(xué)校的資產(chǎn)存量及使用、變動(dòng)、處置等情況，可以較好地實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析，為管理部門(mén)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)依據(jù)，也能很好滿足高等學(xué)校每年度高基表數(shù)據(jù)上報(bào)、實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)上報(bào)等的要求，生成有關(guān)的教學(xué)、科研儀器設(shè)備的上報(bào)表格，包括教學(xué)、科研儀器設(shè)備增減變動(dòng)情況表，教學(xué)、科研貴重儀器設(shè)備表等。

3. 方便財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行折舊管理

1998 年1月1日起試行的《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度（試行）》文件明確規(guī)定，高校會(huì)計(jì)核算一般采用收付實(shí)現(xiàn)制，對(duì)固定資產(chǎn)不計(jì)提折舊，僅反映固定資產(chǎn)原值的增減變動(dòng)情況。這種不計(jì)提折舊的管理制度，無(wú)法真實(shí)反映固定資產(chǎn)的實(shí)際價(jià)值，也不能真實(shí)體現(xiàn)高校教育成本，在實(shí)際操作過(guò)程中顯示出了諸多弊端，如固定資產(chǎn)賬面價(jià)值與實(shí)際價(jià)格不符、無(wú)法補(bǔ)償固定資產(chǎn)的損耗等。2013 年1月1日起施行新的《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》（財(cái)教〔2012〕488號(hào)），該文件明確規(guī)定，要求高等學(xué)校按月計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，并做了相應(yīng)的規(guī)定，這為固定資產(chǎn)折舊工作提供了文件依據(jù)，固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)核算也必須根據(jù)組織環(huán)境的變化而改變。

對(duì)高等學(xué)校固定資產(chǎn)計(jì)提折舊，便于真實(shí)反映固定資產(chǎn)凈值，準(zhǔn)確計(jì)算教育成本，有力防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。目前高等學(xué)校多采取資產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)核算這種模式，資產(chǎn)部門(mén)大多是按照教育部十六大類對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行分類，財(cái)務(wù)部門(mén)是按照六大類進(jìn)行固定資產(chǎn)分類，手工提取折舊容易出錯(cuò)，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”能夠?qū)⒐潭ㄙY產(chǎn)的教育十六大類與財(cái)務(wù)六大類進(jìn)行對(duì)應(yīng)，根據(jù)固定資產(chǎn)原值和平臺(tái)中預(yù)設(shè)的折舊方法、使用年限、預(yù)計(jì)凈殘值率等準(zhǔn)確、快速地計(jì)提折舊。

4.促進(jìn)共享共用，提高固定資產(chǎn)管理效率與效益

“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”的使用，固定資產(chǎn)管理方式由原先的粗放式管理逐漸向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的流程化管理。充分利用此平臺(tái)，普通教職工可查詢自己名下的資產(chǎn);資產(chǎn)管理員可查詢和管理部門(mén)的資產(chǎn);資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部門(mén)可查詢?nèi)ＹY產(chǎn)，并在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行資產(chǎn)審核和財(cái)務(wù)審核;校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以查詢?nèi)ＹY產(chǎn)。因此，不論是校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部門(mén)、資產(chǎn)管理員，還是普通教職員工，只要有臺(tái)計(jì)算機(jī)，通過(guò)資產(chǎn)平臺(tái)，都可以在相應(yīng)權(quán)限里進(jìn)行相關(guān)操作，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的共享共用。對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)施信息化管理較大提高管理效率、降低管理成本。通過(guò)平臺(tái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工記錄管理，對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行增加、查詢、變動(dòng)、處置、審核等管理，管理效率肯定更高，而管理成本卻又很低?；ヂ?lián)網(wǎng)及信息時(shí)代是關(guān)注“長(zhǎng)尾”、發(fā)揮“長(zhǎng)尾”作用的時(shí)代，利用平臺(tái)對(duì)固定資產(chǎn)全周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，不僅可以很好地關(guān)注資產(chǎn)數(shù)量、品種相對(duì)較少的大額固定資產(chǎn)即“頭部”，也可以很好地關(guān)注數(shù)量龐大、品種繁多的小額固定資產(chǎn)即“長(zhǎng)尾”部分，提高了固定資產(chǎn)管理效率和固定資產(chǎn)使用效益，為學(xué)校節(jié)約有限成本，更好地促進(jìn)學(xué)校高校穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”促進(jìn)了學(xué)校固定資產(chǎn)信息的共享，可根據(jù)固定資產(chǎn)管理體系，建立不同的權(quán)限級(jí)別，在確保信息安全的條件下，開(kāi)放校內(nèi)固定資產(chǎn)信息，來(lái)滿足不同權(quán)限用戶的需要，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的優(yōu)化配置，并為學(xué)校固定資產(chǎn)相關(guān)決策提供依據(jù)。也可以將學(xué)校所有閑置固定資產(chǎn)信息經(jīng)平臺(tái)進(jìn)行公布，凡確有需要的，可調(diào)撥使用，提高固定資產(chǎn)使用效益。

5. 通過(guò)條碼技術(shù)，確定資產(chǎn)唯一標(biāo)識(shí)，方便日常管理

條形碼技術(shù)，目前主要使用在電子技術(shù)以及信息科學(xué)領(lǐng)域，并發(fā)展快速?！案咝９潭ㄙY產(chǎn)管理平臺(tái)” 經(jīng)過(guò)不斷的實(shí)踐和改進(jìn)，條形碼技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟，實(shí)用性也逐步提升。利用“高校固定資產(chǎn)管理平臺(tái)”入賬登記時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成每個(gè)資產(chǎn)的卡片及條形碼標(biāo)簽，資產(chǎn)管理部門(mén)審核驗(yàn)收單并及時(shí)打印標(biāo)簽轉(zhuǎn)交部門(mén)資產(chǎn)管理員將標(biāo)簽粘貼于固定資產(chǎn)合適的位置上。當(dāng)固定資產(chǎn)使用部門(mén)、使用人、使用地點(diǎn)等需要改變或使用狀態(tài)需要改變的（報(bào)損、報(bào)廢、報(bào)失等），經(jīng)部門(mén)申請(qǐng)、資產(chǎn)管理部門(mén)同意后，涉及價(jià)值的改變還需要財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)，卡片會(huì)自動(dòng)更新，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)將更新日期記錄下來(lái)。固定資產(chǎn)的條形碼標(biāo)簽，讓每個(gè)固定資產(chǎn)都有了唯一的身份編號(hào)，為日常管理提供了方便。

二、高校固定資產(chǎn)實(shí)施信息化管理的意義

1.實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化、科學(xué)化的管理

實(shí)施信息化管理，可以很好地明確和優(yōu)化固定資產(chǎn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、購(gòu)置申請(qǐng)、實(shí)物采購(gòu)、實(shí)物驗(yàn)收、變動(dòng)處置等每一個(gè)管理環(huán)節(jié)應(yīng)遵守的要求，有助于高校固定資產(chǎn)規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化、科學(xué)化管理模式的建立，進(jìn)一步提升固定資產(chǎn)管理的規(guī)范性。

2.實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)資源的共享共用和動(dòng)態(tài)監(jiān)管

合理利用信息化手段，便于輕松了解資產(chǎn)的使用現(xiàn)狀，根據(jù)掌握的狀況和閑置信息情況，做到科學(xué)部署、合理調(diào)配，實(shí)現(xiàn)資源共享，確保固定資產(chǎn)高效運(yùn)用于教學(xué)、科研、行政、后勤服務(wù)中，從而進(jìn)一步提高固定資產(chǎn)的使用和管理效率。

3.掌握固定資產(chǎn)整個(gè)生命周期，加強(qiáng)全過(guò)程管理

高校固定資產(chǎn)信息化管理，必須執(zhí)行責(zé)任到人的要求，固定資產(chǎn)的申購(gòu)、登記入庫(kù)及驗(yàn)收、變動(dòng)處置等每個(gè)環(huán)節(jié)都明確負(fù)責(zé)人，全程透明化管理、規(guī)范性操作。通過(guò)固定資產(chǎn)管理平臺(tái)，對(duì)固定資產(chǎn)從申購(gòu)到銷賬整個(gè)生命周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，可以有效避免固定資產(chǎn)的流失，保障固定資產(chǎn)的安全有效。

4.有利于減輕管理者的工作強(qiáng)度，提高工作效率

實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理，除初建系統(tǒng)時(shí)需要進(jìn)行大清查后將原始數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)、對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置、梳理和準(zhǔn)備好所需要的如人員庫(kù)、地點(diǎn)庫(kù)、單位庫(kù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)外，日常管理中，只需要輸入相關(guān)的固定資產(chǎn)增加、變動(dòng)、處置數(shù)據(jù)。資產(chǎn)清查時(shí)，通過(guò)手持連接信息系統(tǒng)的掃描儀，對(duì)固定資產(chǎn)上的條碼標(biāo)簽進(jìn)行掃描，通過(guò)系統(tǒng)分析，可以得出賬實(shí)不符資產(chǎn)數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)變動(dòng)和流失現(xiàn)象。相對(duì)以往的手工管理方法，信息化管理大大提高了工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著數(shù)字化校園理念的提出，高校越來(lái)越重視信息化管理的重要性，利用數(shù)字化、信息化等技術(shù)手段對(duì)高校固定資產(chǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，準(zhǔn)確地掌握固定資產(chǎn)的使用現(xiàn)狀，從而進(jìn)行合理配置，避免固定資產(chǎn)大批量閑置，發(fā)揮固定資產(chǎn)最大效益，為高校實(shí)現(xiàn)自身資源的優(yōu)化配置奠定基礎(chǔ)。

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