淺論人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

李莉

【摘要】人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分。隨著信息時代的到來，人事檔案中的信息檔案成為企業(yè)寶貴的信息資源，在企業(yè)的人力資源管理活動中發(fā)揮著重要的作用。

【關鍵詞】人事檔案管理；人力資源管理；企業(yè)；作用

隨著經(jīng)濟全球化和信息全球化的發(fā)展，企業(yè)的環(huán)境更加復雜，人員的流動性也更大。為了更好地適應復雜多變的社會環(huán)境，企業(yè)必須收集、整理和分析環(huán)境中的信息。人事檔案是企業(yè)中最有價值的資源，人事檔案在人力資源管理中的作用逐漸顯現(xiàn)。

一、人事檔案管理與人力資源管理的關系

（一）人事檔案管理的概念

人事檔案是描述人事活動中個人、家庭和工作狀態(tài)的信息和內(nèi)容，反映人員的經(jīng)驗、才能、品德和工作表現(xiàn)，并集中存儲于個人參考文件。人事檔案管理是對人事檔案的實體管理、人事檔案信息和內(nèi)容的開發(fā)利用。人事檔案的實質(zhì)性管理包括檔案的收集、鑒定、保管、登記和統(tǒng)計。人事檔案內(nèi)容和信息的開發(fā)利用包括檢索、提供、編撰、研究、登記和統(tǒng)計。

（二）人力資源管理的概念

人力資源管理是指在人力資源戰(zhàn)略的指導下，運用科學方法，在人力資源的獲取和分配、培訓和發(fā)展、評估和激勵、規(guī)范和約束、凝聚力和整合工作的基礎上，最終實現(xiàn)企業(yè)過程的目標和員工價值。人力資源管理活動包括人力資源規(guī)劃、招聘與分配、培訓與發(fā)展、績效管理、薪酬福利管理、勞資關系管理等。

（三）人事檔案管理與人力資源管理的關系

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分和工作內(nèi)容，可以促進人力資源管理活動。通過人員檔案，員工可以看到和分析員工的情況。這是員工績效考核和人才選拔的重要依據(jù)。人事檔案記錄了員工的各種信息，是員工發(fā)展和信息的載體。與此同時，人力資源管理的其他活動，如員工內(nèi)部招聘、晉升、動員和薪酬水平的變化，也是人事檔案的重要來源。二者互相依賴，互相促進。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

（一）確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀

在人事檔案中，有關于人才結(jié)構、人才水平和人才數(shù)量的信息資料。通過對人事檔案的分類整理，我們可以為企業(yè)提供所需的情況和種類，以及員工的人力資源和具體信息。例如，一些企業(yè)的員工在幾年內(nèi)退休。文件管理人員可以將這種情況反饋給人力資源管理人員，為未來幾年的人力資源管理提供重要信息。

（二）保證企業(yè)外部員工招聘的質(zhì)量

人力資源招聘工作分為內(nèi)部招聘和外部招聘。內(nèi)部招聘是招聘和選拔內(nèi)部員工需要的人才，外部招聘是在社會和大學，是企業(yè)之外招聘。首先，在招聘過程中，部分企業(yè)的招聘人員會故意招募他們的校友，即使他們不能完全滿足企業(yè)的需求，因此，企業(yè)招聘的質(zhì)量將會大大降低，同時給企業(yè)內(nèi)部非正式組織的構成提供便利條件，給企業(yè)今后管理非正式組織造成了很大的困難。通過對檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，企業(yè)在進行招聘人員的過程中，避免聘用與招聘區(qū)域、高校有關的人員，以確保招聘人員的質(zhì)量。其次，在內(nèi)部招聘中，通過對員工檔案工作經(jīng)驗的考核和分析，為員工的選擇和錄用提供了主要依據(jù)。

（三）幫助企業(yè)有針對性地設定員工培訓項目

在培訓前，員工可以根據(jù)自己的信息設置相應的培訓項目，比如教育背景、經(jīng)驗和年齡，并以針對性的方式培訓員工。例如，企業(yè)通過檔案了解到一些老員工，他們可能不喜歡這些相關的知識培訓，可以對他們進行更好的醫(yī)療培訓，使他們的身體更健康，能激發(fā)他們的培訓熱情，同時，也能促進員工更好地工作。

（四）了解分析員工地域文化信息

中國地域遼闊，資源豐富，不同地方的人們有著不同的文化、習慣、觀念，不同的工作者在工作中會發(fā)生沖突、溝通不暢等問題。在員工檔案中，會有對出生地和經(jīng)驗的描述。檔案管理者可以通過建立自己的文化特征來預測未來工作中的潛在沖突，并建立一定的機制和方法。

（五）有利于更好地對員工進行職業(yè)生涯規(guī)劃

員工的檔案反映了員工的流動性、員工流動率和教育程度、專業(yè)知識、職稱、工資和報酬以及工作表現(xiàn)。企業(yè)的管理者可以根據(jù)員工的信息為員工設定職業(yè)道路。如果其員工是一名市場營銷人員，在企業(yè)中做三年的銷售人員，三年的平均銷售排名第一，積極的工作表現(xiàn)，并且同事之間的關系非常好，這樣企業(yè)就可以把銷售經(jīng)理作為他的下一個職業(yè)目標。

三、結(jié)語

人事檔案管理在人力資源管理中的作用越來越體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的價值中。檔案管理者可以為企業(yè)的人力資源管理活動服務、組織、分析和利用檔案數(shù)據(jù)。其在人力資源管理中的作用主要包括：確定企業(yè)人力資源狀況，為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助；確保企業(yè)外部招聘的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部招聘提供依據(jù)；幫助企業(yè)建立員工培訓項目。人事檔案管理的未來將結(jié)合信息技術、數(shù)據(jù)庫和其他現(xiàn)代人力資源管理工具，檔案信息查詢更快，科學使用的檔案信息，以便人事管理更科學、高效、更好地管理人力資源發(fā)揮作用。

參考文獻

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