談如何做一個稱職的檔案管理員

任炳欣

摘 要：隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在檔案管理中廣泛應(yīng)用，為檔案管理提供了先進(jìn)的技術(shù)方法和管理模式。為了更好地適應(yīng)新變化，快速提高對檔案的利用率，檔案管理人員需完善自身，不斷提高綜合素質(zhì)和能力。

關(guān)鍵詞：檔案管理 管理人員 綜合素質(zhì) 職業(yè)素養(yǎng)

要成為一名稱職優(yōu)秀的檔案管理人員，需要從多方面對自身進(jìn)行完善和改進(jìn)，以下幾點是筆者根據(jù)相關(guān)工作經(jīng)驗進(jìn)行的總結(jié)。

一、必須具有堅定的政治思想素養(yǎng)

檔案管理具有較強的政治性和機(jī)密性。檔案數(shù)據(jù)對個人乃至國家都有深遠(yuǎn)的作用，因此堅定的政治思想素質(zhì)是檔案管理員必須具備的條件，其中包括政治責(zé)任感和法制觀念。

1.必須注重政治理論學(xué)習(xí)

檔案管理員應(yīng)該主動學(xué)習(xí)，不斷提高覺悟和能力，堅持一切從實際出發(fā)，做到與時俱進(jìn)，在學(xué)習(xí)知識理論的同時不斷實踐。在工作中要堅定自己的立場和工作原則，在符合相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上開展工作，堅持做到講法守法，嚴(yán)格遵守紀(jì)律，與同事和領(lǐng)導(dǎo)建立良好的工作關(guān)系。遇到問題時應(yīng)積極對待困難，用正確的觀點和方法分析解決問題，同時要愛崗敬業(yè)，積極奉獻(xiàn)自身的力量，不斷提高檔案管理技能。

2.必須樹立嚴(yán)格的法律意識

任何人的工作和言行應(yīng)該以法律為基礎(chǔ)準(zhǔn)繩，工作中應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)開展工作，不斷提升自身的法律意識。在日常工作中，要按照檔案管理的工作流程進(jìn)行管理，自覺遵守相關(guān)規(guī)范，虛心接受他人的工作監(jiān)督。檔案管理工作具有很強的保密性，這個特點決定了檔案管理工作與其他工作的不同之處，檔案管理員在工作中必須嚴(yán)格遵守工作原則，對檔案數(shù)據(jù)和資料嚴(yán)格保密，避免不必要的麻煩。要有高度的警惕性，防止檔案信息和數(shù)據(jù)外泄。如果檔案管理員沒有足夠的法律意識，在工作中容易發(fā)生問題，可能會對個人乃至國家造成巨大的損失。因此，檔案管理員必須不斷提升法律意識，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，確保檔案信息的完整性和保密性。

二、必須具有高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案工作繁瑣復(fù)雜，作為檔案管理員，必須要有高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)，努力做好本職工作。檔案由于其原始記錄性而具有的憑證價值和參考價值，已成為人們查尋信息的來源之一。作為檔案利用服務(wù)的主要對象，無論哪一類信息利用者，都是由于某種需求才產(chǎn)生利用的行為，這就從客觀上要求檔案工作者在提供檔案利用的服務(wù)中，加強對利用者的調(diào)查研究。檔案工作包括很多內(nèi)容，常用項目有收集、分析、整理、裝訂、分類、保管、查閱等，這些單調(diào)繁瑣的工作需要管理員具有極大的耐心和細(xì)心，在對他人查閱檔案時要進(jìn)行嚴(yán)格的審查和記錄，確保每次查閱有跡可尋。在對他人提供服務(wù)時應(yīng)做到積極主動，不斷提高服務(wù)意識和水平，為檔案的使用者提供及時準(zhǔn)確的檔案信息，彰顯檔案管理員的服務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)。

三、必須具有過硬的業(yè)務(wù)知識機(jī)能

對檔案管理員而言，做好本職工作是基礎(chǔ)，要想提高到優(yōu)秀的水平，需要提高工作效率，并系統(tǒng)地學(xué)習(xí)掌握檔案工作相關(guān)知識。只有通過不斷學(xué)習(xí)，才可以在實踐中進(jìn)行總結(jié)，從而提高工作效率和質(zhì)量。檔案管理是一個專業(yè)性很強的工作，管理員要認(rèn)真踏實地學(xué)習(xí)和掌握專業(yè)知識，不斷利用新的管理思想和管理方式，提高工作的質(zhì)量和效率。

四、必須具有較強的綜合協(xié)調(diào)能力

綜合性是檔案管理工作的又一特點，這就要求檔案管理員在工作中不斷提高自身的綜合能力：首先是組織能力。檔案的來源是廣大的信息和數(shù)據(jù)，經(jīng)過檔案人員管理后進(jìn)行整理和歸檔，整個過程必須符合檔案部門的相關(guān)要求。只有具備較強組織能力的人員才可以保證檔案歸檔的完整性和及時性，統(tǒng)計和整理過程更具條理性和科學(xué)性，在以后檔案使用中才會更順利和完整。其次是協(xié)調(diào)能力。檔案歸檔的基礎(chǔ)工作是由檔案管理員獨自一人進(jìn)行的，但對檔案管理的整個過程卻是和其他部門共同合作完成的。因此各個部門在完成檔案管理的整個過程中建立和諧友好的關(guān)系，在彼此相互配合和合作的基礎(chǔ)上互相關(guān)心、彼此尊重、互相體諒，為之后的繼續(xù)合作奠定良好基礎(chǔ)。工作中要始終堅持大局為重的思想，在互相合作中做好協(xié)調(diào)工作，在規(guī)定的時間內(nèi)盡量完成相關(guān)移交工作，為相關(guān)部門對檔案的使用提供最大的便捷。

五、必須具有健康的身體素質(zhì)

檔案管理是一個長期的工作，在整個工作時期內(nèi)要認(rèn)真完成收集、整理、分類和歸檔等操作，相對較多的工作量對管理員的身體素質(zhì)要求更高，管理員的身體健康直接影響著整個檔案管理工作。檔案管理工作具有一定的壓力，這就要求管理員應(yīng)該具有一定的抗壓能力，良好的身體素質(zhì)和精神狀態(tài)可以大大提高工作效率。如果管理員身體素質(zhì)較差，在工作中無法進(jìn)行大量的體力勞動，檔案管理工作就無法順利完成。因此，健康的身體素質(zhì)是管理員從事檔案管理工作的基礎(chǔ)條件。

綜上所述，作為一名合格的檔案管理人員，必須不斷加強自身的政治思想素養(yǎng)，在實踐中培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)，通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)完善業(yè)務(wù)知識技能，從而提高自身的工作能力和綜合素質(zhì)，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供最佳的基礎(chǔ)條件。

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