基于信息化視角下的企業(yè)設(shè)備備件采購管理探究

丁曉偉

摘 要： 采購作為企業(yè)運(yùn)行中的重要環(huán)節(jié)，與企業(yè)的發(fā)展與運(yùn)行息息相關(guān)，要想提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)穩(wěn)定的發(fā)展，采購工作的工作效率與成果至關(guān)重要?；诖耍疚南群喴治隽水?dāng)前企業(yè)中備件采購管理存在的問題，采購管理信息化的重要意義，進(jìn)而對采購管理信息化的具體策略進(jìn)行了研究，以期企業(yè)采購工作得到良好的改善。

關(guān)鍵詞： 信息化視角；企業(yè)設(shè)備；采購管理

引言：隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，對企業(yè)設(shè)備的需求日益增加，企業(yè)設(shè)備備件的采購工作地位日益提升。當(dāng)前企業(yè)的采購管理工作信息化程度相對較低，企業(yè)要在采購工作公開透明的原則指導(dǎo)下，對采購設(shè)備備件質(zhì)量嚴(yán)格把控，加強(qiáng)采購工作的信息化管理建設(shè)。

一、信息化視角下企業(yè)設(shè)備備件采購管理的問題及意義

（一）信息化視角下企業(yè)設(shè)備備件采購管理存在的問題

第一，目前大多數(shù)企業(yè)內(nèi)的采購部門管理還沒有建立比較完善一體的備件管理系統(tǒng)，甚至一些企業(yè)中采購數(shù)據(jù)和庫存數(shù)據(jù)完全不相配，倉庫的庫存數(shù)據(jù)不能及時反饋給管理、采購部門，企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)不能夠?qū)崟r共享，也存在一些倉庫信息統(tǒng)計(jì)錯誤、更新不及時的現(xiàn)象。這樣的狀況長期下來，企業(yè)的數(shù)據(jù)管理將置于混亂之中，給企業(yè)的良好運(yùn)行帶來很大的阻礙作用。

第二，目前企業(yè)對于供貨商、合同、單據(jù)、采購計(jì)劃的管理還處在傳統(tǒng)人工管理的階段中，對企業(yè)采購管理沒有形成系統(tǒng)化、規(guī)范化、正式化的體系，存在很大的隨意性，這就意味著企業(yè)的采購工作存在很大的失誤風(fēng)險。

第三，企業(yè)的整體采購流程沒有進(jìn)行信息化的規(guī)范管理，整體采購過程沒有做到信息公開透明，沒有做到對各個步驟的監(jiān)督工作[1]。

（二）企業(yè)設(shè)備備件采購管理信息化的意義

第一，采購管理信息化是監(jiān)督管理、質(zhì)量檢查的重要手段。企業(yè)通過對采購的信息化管理，對物資訂購、入庫、驗(yàn)收的監(jiān)督管理，對合同的管理，將采購的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化管理，保障企業(yè)采購工作的具體實(shí)施。

第二，采購管理的信息化保證了管理的專業(yè)化、規(guī)范化。企業(yè)在建設(shè)信息化采購管理之后，就減少了工作人員的投入，減少了人工成本，減少了工作人員的工作量，提高了采購部門的工作效率。同時，信息化管理的應(yīng)用會使采購工作更加專業(yè)，也促進(jìn)了整體企業(yè)的專業(yè)性發(fā)展。

二、企業(yè)設(shè)備備件采購管理信息化的具體策略

（一）詢價材料信息化管理

企業(yè)建設(shè)采購管理時，依據(jù)詢價、報(bào)價、時間、交易的地點(diǎn)、采購措施等制作出詢價書。采購人員制定詢價書后，可依據(jù)具體情況、未來形勢、切實(shí)需要對詢價書進(jìn)行刪改，然后發(fā)給供貨商，以便供貨商對報(bào)價方案進(jìn)行調(diào)整。在此過程中，企業(yè)可以利用信息化的技術(shù)依據(jù)詢價方案形成詢價書，例如：建立網(wǎng)站競價功能，不同的采購設(shè)置不同賬號，每個賬號登錄填寫申購單及需求，由管理員審核，在管理員審核通過之后，由供貨商在網(wǎng)上競價，通過管理員協(xié)商之后選出一位合適的供貨商中標(biāo)，發(fā)布競價結(jié)果，采購人員與供貨商可以直接在網(wǎng)站上簽訂合同。這就避免了人為因素造成的消極影響，減少了雙方溝通時間，提高了工作效率。

（二）采購方案合同信息化管理

采購方案受到供貨商價格的影響，采購人員需要對采購方案進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的評價，上交給管理部門審核，等到批復(fù)后，采購部門才能依據(jù)方案進(jìn)行實(shí)施。在采購方案管理信息化過程中，企業(yè)要加大執(zhí)行物資采購計(jì)劃的力度，依據(jù)合同信息管理物資驗(yàn)收，提高企業(yè)采購工作的工作效率，降低企業(yè)采購管理的成本。

采購合同包含著企業(yè)名稱、供貨商名稱、交易時間、采購數(shù)量與金額等具體信息，采購人員要根據(jù)切實(shí)需要對采購合同進(jìn)行及時修改。采購合同的管理包含采購訂單核對、采購訂單修改、訂單退回等具體內(nèi)容。采購管理信息化對采購合同的信息化管理需要企業(yè)建立較為完善的合同管理體系，保障合同實(shí)施過程中每個環(huán)節(jié)都能被監(jiān)督管理，提高對采購合同管理的意識[2]。例如：對采購合同、采購方案都進(jìn)行信息化儲存，按照時間順序編排進(jìn)檔案，明確責(zé)任人，為未來可能出現(xiàn)的事故做好保障，做到有據(jù)可查，也能保證采購合同、采購方案能被有效監(jiān)督管理。

（三）財(cái)務(wù)及企業(yè)計(jì)劃信息化管理

企業(yè)的財(cái)務(wù)清算管理工作主要包括出入庫匯總、付款等內(nèi)容。企業(yè)建立財(cái)務(wù)信息化管理包括統(tǒng)計(jì)出入庫清單、合同管理、貸款發(fā)票的核對、統(tǒng)一對采購資金管理，定期審核對采購用的資金的使用情況及來源，對資金的具體流向進(jìn)行核查管理，對企業(yè)財(cái)務(wù)的清算工作進(jìn)行監(jiān)督。例如：在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站上建立財(cái)務(wù)管理部門，將財(cái)務(wù)信息上傳到網(wǎng)站上，在采購談判過程中進(jìn)行全程錄像，避免出現(xiàn)采購人員有以權(quán)謀私的行為，做到財(cái)務(wù)信息公開透明，受到大眾監(jiān)督。

企業(yè)可以接收互聯(lián)網(wǎng)上的物資采購計(jì)劃，充分使用物資需求單據(jù)，錄入采購計(jì)劃，進(jìn)行對企業(yè)物資庫存的信息匯總，進(jìn)一步制定相對詳細(xì)具體的采購物資計(jì)劃，為企業(yè)設(shè)備的良好運(yùn)行做好準(zhǔn)備，為企業(yè)提高整體收益打好基礎(chǔ)。

（四）驗(yàn)收信息化管理

設(shè)備備件到貨之后進(jìn)行初步驗(yàn)收，包含對合同中規(guī)定的采購數(shù)量、包裝、文件單據(jù)核對等工作，在初步驗(yàn)收結(jié)束之后，要對設(shè)備進(jìn)行組裝核查，看設(shè)備備件是否能夠完好運(yùn)行。初步驗(yàn)收之后要進(jìn)行的是利用專業(yè)的檢測設(shè)備對采購備件進(jìn)行驗(yàn)收，檢測設(shè)備的技術(shù)性能。依據(jù)檢測后的得出來的數(shù)據(jù)信息與文件中的標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行比對，如果出現(xiàn)兩數(shù)據(jù)間偏差過大，要及時聯(lián)系供貨方，商榷解決策略，將質(zhì)量差的備件批號做好標(biāo)注，保障設(shè)備備件能夠完好運(yùn)行。在驗(yàn)收工作結(jié)束之后，依據(jù)相關(guān)文件確定保修期。例如：企業(yè)管理網(wǎng)站可以記錄這些設(shè)備備件的保修期和廠家，一旦需要維修可以最快速的進(jìn)行確認(rèn)。

結(jié)論：綜上所述，信息化與企業(yè)采購管理的結(jié)合對提升企業(yè)管理水平，提高企業(yè)收益起著重要作用。企業(yè)需要提高對采購信息化管理的重視程度，積極利用信息化，提高采購管理的工作效率，保證企業(yè)設(shè)備備件采購工作得到良好運(yùn)行，促進(jìn)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]于偉娜.信息化背景下對企業(yè)采購管理工作的完善[J].中國市場，2017（30）：142-143.

[2]張滿義.信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用探討[J].中國石油石化，2016（22）：115-116.