高校原始憑證審核問(wèn)題及對(duì)策建議

□韓偉杰

原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)由經(jīng)辦人取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的憑證。原始憑證是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)。加強(qiáng)原始憑證的審核，嚴(yán)把原始憑證審核關(guān)，保證原始憑證真實(shí)、合法、完整、合規(guī)是提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的重要保證。

一、高校原始憑證審核工作中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題

（一）原始憑證不合規(guī)

外來(lái)原始憑證是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)事項(xiàng)時(shí)，從外單位取得的憑證。如高校采購(gòu)商品或勞務(wù)取得的票據(jù)，教職工出差、參加會(huì)議或培訓(xùn)等取得的車船費(fèi)、住宿票票據(jù)，銀行的收付款通知單等。在日常原始憑證審核中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，例如：購(gòu)買方名稱填寫的是學(xué)校簡(jiǎn)稱或只填寫了名稱未填寫納稅人識(shí)別號(hào)，貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱開(kāi)具不規(guī)范，無(wú)商品明細(xì)或明細(xì)不是由稅控系統(tǒng)開(kāi)具的，未填寫單位、數(shù)量、單價(jià)等，發(fā)票打印不清晰，發(fā)票專用章和開(kāi)具單位印章不一致（不是代開(kāi)發(fā)票），公務(wù)卡刷卡小票上商戶名稱與開(kāi)具銷售方名稱不一致等。

自制原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦部門或人員填制的憑證。高校的自制原始憑證主要有教職工績(jī)效工資、科研補(bǔ)貼、課時(shí)費(fèi)等，校外人員勞務(wù)，學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金及參加暑期社會(huì)實(shí)踐費(fèi)用報(bào)銷等。在日常原始憑證審核中，自制原始憑證普遍存在的問(wèn)題有：同類業(yè)務(wù)不同部門自制表格不一致，發(fā)放表中必須填寫的發(fā)放人職稱職務(wù)、工作內(nèi)容、工作時(shí)間、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、身份信息、銀行賬號(hào)信息、聯(lián)系方式等填列不完整，無(wú)制表人或未審批，未加蓋部門印章，暑期社會(huì)實(shí)踐報(bào)銷時(shí)未附參加社會(huì)實(shí)踐學(xué)生名單、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題。

（二）原始憑證不合法

隨著國(guó)家稅務(wù)總局對(duì)商業(yè)發(fā)票開(kāi)具格式的逐步規(guī)范統(tǒng)一，發(fā)票的防偽手段和查詢方式也在不斷升級(jí)，從而有效避免了虛假發(fā)票的存在。但在日常的原始憑證審核中，也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題。例如外出參加會(huì)議、培訓(xùn)存在不實(shí)開(kāi)具的現(xiàn)象；在科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷中，個(gè)別科研人員法律意識(shí)淡薄，存在虛造勞務(wù)發(fā)放或虛開(kāi)發(fā)票套取經(jīng)費(fèi)的現(xiàn)象。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，商品的網(wǎng)絡(luò)化購(gòu)買、電子發(fā)票的出現(xiàn)等，也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)購(gòu)買的過(guò)程中，一些商家開(kāi)具的原始單據(jù)不合規(guī)，而經(jīng)辦人也無(wú)法當(dāng)面對(duì)商家開(kāi)具的原始單據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)，電子發(fā)票由于可修改、可重復(fù)打印，也存在重復(fù)報(bào)銷等風(fēng)險(xiǎn)。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)銷審批不嚴(yán)格

無(wú)論是外來(lái)原始憑證還是自制原始憑證的報(bào)銷，一般需部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審批，有時(shí)還存在一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)同時(shí)需幾個(gè)部門進(jìn)行審批。在實(shí)際原始憑證審核中會(huì)發(fā)現(xiàn)，經(jīng)常存在審批不嚴(yán)格、職責(zé)權(quán)限不清楚的現(xiàn)象。例如：在業(yè)務(wù)事項(xiàng)的審批中，各審批人都簽了字，但分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)把關(guān)；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為請(qǐng)示了分管領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)部門也進(jìn)行了審核；財(cái)務(wù)部門對(duì)業(yè)務(wù)部門的有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)并不是非常了解等。

（四）原始憑證報(bào)銷不及時(shí)

根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，原始憑證的報(bào)銷原則上應(yīng)與會(huì)計(jì)期間一致。這就要求部門或經(jīng)辦人對(duì)于發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)要盡快收集取得原始票據(jù)，整理粘貼后到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。但在實(shí)際審核工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)，仍然會(huì)有經(jīng)辦人員在取得原始票據(jù)后未及時(shí)進(jìn)行報(bào)銷，有些時(shí)長(zhǎng)甚至在一年以上，這將影響學(xué)校會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性反映。

（五）會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)知識(shí)不全面

為保障財(cái)務(wù)工作的正常運(yùn)行，財(cái)務(wù)部門會(huì)設(shè)置會(huì)計(jì)、出納等崗位，且不相容崗位分離。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)人員經(jīng)常是各管一攤，各自負(fù)責(zé)自己的本職工作，對(duì)其他崗位的工作卻不甚了解。有些高校財(cái)務(wù)部門沒(méi)有進(jìn)行定期或及時(shí)的輪崗，有些崗位幾年甚至數(shù)十年未輪換人員，造成會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)知識(shí)單一，基本技能不高，教職工在咨詢有關(guān)問(wèn)題時(shí)，經(jīng)常是一知半解，不能準(zhǔn)確的回答。造成經(jīng)辦人取得的原始票據(jù)不符合會(huì)計(jì)制度的相關(guān)規(guī)定。

二、提升高校原始憑證質(zhì)量的建議

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)工作建設(shè)

高校財(cái)務(wù)部門必須建立健全會(huì)計(jì)制度，并實(shí)時(shí)關(guān)注國(guó)家和地方新政策的出臺(tái)，及時(shí)對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行調(diào)整。財(cái)務(wù)部門針對(duì)本部門各工作崗位制定詳細(xì)的工作職責(zé)，確定崗位責(zé)任人，可制定部門管理手冊(cè)、基礎(chǔ)工作目錄、便民服務(wù)手冊(cè)、應(yīng)知應(yīng)會(huì)手冊(cè)、工作流程圖等，使財(cái)務(wù)報(bào)銷工作清晰明了。相關(guān)的制度、崗位職責(zé)等可在財(cái)務(wù)處網(wǎng)站發(fā)布，方便教職工隨時(shí)查看。

在原始憑證審核中如遇到無(wú)據(jù)可依，或是部門經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中發(fā)生的一些新情況新問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門也可建立部門議事機(jī)制，財(cái)務(wù)部門全體人員參加的同時(shí)，也可聘請(qǐng)校內(nèi)外專家進(jìn)行指導(dǎo)，確保提出的解決辦法科學(xué)、合理、有效，保證其能順利運(yùn)行，并發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（二）注重審核工作日常問(wèn)題整理

對(duì)于外來(lái)的原始憑證，財(cái)務(wù)部門可對(duì)在取得外部原始憑證時(shí)（包括網(wǎng)絡(luò)購(gòu)買）應(yīng)注意的事項(xiàng)進(jìn)行整理、匯總，表述要詳細(xì)、清晰、準(zhǔn)確；對(duì)于自制原始憑證，可對(duì)學(xué)校經(jīng)常發(fā)生的涉及自制原始憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行整理分類，針對(duì)這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)設(shè)置規(guī)范的原始憑證樣表，對(duì)于需注意的事項(xiàng)可在備注項(xiàng)詳細(xì)列明。以上這些都可在校園網(wǎng)或財(cái)務(wù)部門網(wǎng)站發(fā)布，方便教職工隨時(shí)查看和下載。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核和內(nèi)部審計(jì)

加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核，應(yīng)注重審核報(bào)銷原始單據(jù)是否合理合規(guī)，經(jīng)辦人辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的過(guò)程是否符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定，如是否達(dá)到了政府采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，票據(jù)是否合理合規(guī)，是否用公務(wù)卡或轉(zhuǎn)賬進(jìn)行支付等。應(yīng)充分發(fā)揮高校內(nèi)部審計(jì)部門的作用，加強(qiáng)支出日常審計(jì)，可對(duì)于政府采購(gòu)或大額資金的支出進(jìn)行事前審計(jì)，不定期對(duì)發(fā)生的某類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，提出有效的審計(jì)意見(jiàn)。

（四）強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化管理手段

財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，對(duì)財(cái)務(wù)軟件功能進(jìn)行完善，可聯(lián)合使用相同財(cái)務(wù)軟件的多家高校，和軟件公司進(jìn)行溝通，盡可能降低發(fā)票驗(yàn)證系統(tǒng)等的價(jià)格。財(cái)務(wù)信息化管理不應(yīng)只限于財(cái)務(wù)軟件的信息化，還可以利用門戶網(wǎng)站、公眾號(hào)、教職工微信群等，發(fā)布一些會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)知識(shí)等，通過(guò)信息化管理手段的提升，大大加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作。

（五）規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷審批工作

針對(duì)審批權(quán)限等問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，提出解決的工作方案?？墒紫炔檎沂占砜山梃b的相關(guān)資料，同時(shí)可向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員征求意見(jiàn)，聯(lián)合各部門，必要時(shí)可聘請(qǐng)校內(nèi)外專家，共同對(duì)審批中各審批人的權(quán)限和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行明確的劃分和說(shuō)明，并報(bào)學(xué)校校長(zhǎng)辦公會(huì)議、黨委會(huì)議等審議。

（六）加強(qiáng)會(huì)計(jì)制度并宣傳工作

為保證會(huì)計(jì)制度“深入人心”，學(xué)校可借鑒廣告宣傳策略，對(duì)會(huì)計(jì)制度進(jìn)行“鋪天蓋地”的宣傳，通過(guò)多種多樣的的宣傳方式，如校園網(wǎng)、財(cái)務(wù)網(wǎng)、校園電子屏、宣傳欄、宣傳頁(yè)、公眾號(hào)、教職工微信群等，使廣大教職工耳熟能詳。高校也可以利用課程錄制中心，錄制一些實(shí)務(wù)操作視頻，使教職工在學(xué)習(xí)時(shí)有更好的直觀體驗(yàn)。

對(duì)于會(huì)計(jì)制度的“深入人心”，筆者覺(jué)得有個(gè)很重要的環(huán)節(jié)就是會(huì)計(jì)人員和報(bào)銷人員的一對(duì)一詳細(xì)講解。在日常工作中，教職工對(duì)于會(huì)計(jì)制度只是有一些了解，并沒(méi)有進(jìn)行深入的研究，在實(shí)際報(bào)銷中，如每個(gè)會(huì)計(jì)人員對(duì)經(jīng)辦人員在取得原始憑證及報(bào)銷過(guò)程中遇到的問(wèn)題都能進(jìn)行面對(duì)面詳細(xì)講解，不但可以使經(jīng)辦人員“豁然開(kāi)朗”，還能使會(huì)計(jì)制度深深扎根其心中。

（七）不斷提升會(huì)計(jì)人員基本技能

一是強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。要不斷提高會(huì)計(jì)人員的基本技能，不只是本職工作技能的提升，對(duì)其他崗位工作也要應(yīng)知應(yīng)會(huì)。要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)學(xué)校，學(xué)習(xí)方式可以是鼓勵(lì)自學(xué)、每周部門定期學(xué)、走出去學(xué)等。對(duì)于每周的定期學(xué)習(xí)，可以是學(xué)習(xí)相關(guān)的財(cái)務(wù)知識(shí)，也可以是每個(gè)崗位的會(huì)計(jì)人員對(duì)本崗位的工作內(nèi)容、日常工作中容易遇到的問(wèn)題及解決的方法等進(jìn)行講解。通過(guò)學(xué)習(xí)，不斷提高會(huì)計(jì)人員的整體技能水平。

二是執(zhí)行定期輪崗制度。定期輪崗要符合會(huì)計(jì)法的規(guī)定和內(nèi)部控制要求，同時(shí)確保會(huì)計(jì)人員知識(shí)的更新和業(yè)務(wù)水平提高，從而為培養(yǎng)高素質(zhì)的財(cái)務(wù)人才打下基礎(chǔ)。為保證定期輪崗的順利實(shí)施，還能保證財(cái)務(wù)工作的正常運(yùn)行，可建立崗前培訓(xùn)、“AB”崗等相關(guān)機(jī)制。

總之，原始憑證審核工作是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)性工作。財(cái)務(wù)部門應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注內(nèi)外環(huán)境的變化，不斷完善相關(guān)會(huì)計(jì)制度及財(cái)務(wù)運(yùn)行機(jī)制，通過(guò)廣泛的宣傳，借助先進(jìn)的信息化手段，不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)建設(shè)，不斷提升會(huì)計(jì)人員基本技能水平，強(qiáng)化原始憑證審核，保證原始憑證的真實(shí)、完整、合規(guī)，確保為學(xué)校提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。