事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化策略分析

王慧

摘要：在當(dāng)前信息化時代，信息技術(shù)在各行業(yè)中得以廣泛應(yīng)用，將信息技術(shù)引入到事業(yè)單位人事檔案管理工作中來，可以有效的提高人事檔案管理工作效率，實現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。文中從事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性入手，分析了事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作中存在的問題，并進一步對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化策略進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理；問題；優(yōu)化措施

事業(yè)單位所有職工的基本信息都通過人事檔案進行真實的記錄，人事檔案是事業(yè)單位負(fù)責(zé)人才信息的重要依據(jù)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，人事檔案信息化建設(shè)力度不斷增加，人事檔案信息化管理水平有了大幅度的提升，不僅為管理和存儲工作帶來了更多的便利，而且更易于對人事檔案信息進行查詢和調(diào)取，能夠及時補充人事檔案信息資料，有效的提高了人事檔案管理的效率，為事業(yè)單位人力資源管理工作提供重要的信息支持。

1事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，通過人事檔案來對所有工作人員的信息進行詳細(xì)記錄，即通過查閱事業(yè)單位人事檔案，能夠更好的掌握分所有工作人員的學(xué)歷背景、工作表現(xiàn)和德才等方面的信息，其是選拔人才的重要依據(jù)。事業(yè)單位通過加強對人事檔案管理工作，可以使人事檔案更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。但隨著社會的快速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作需要與信息技術(shù)有效結(jié)合，才能更好的滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，而且通過對事業(yè)單位人事檔案進行信息化管理后，檔案管理工作更為高效和快捷。通過應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備，可以將人事檔案資料轉(zhuǎn)化為音頻、圖片和文字等電子數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對人事檔案信息的分類、提取和加工，而且對檔案人員信息的存儲更為便利，通過互聯(lián)網(wǎng)即能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案信息的查詢，實現(xiàn)了人事檔案管理成本的節(jié)約。另外，依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在對單位內(nèi)部人員信息進行查詢時可以在脫機或是聯(lián)機的狀態(tài)下實現(xiàn)智能化檢索，有效的提高了事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率和檔案服務(wù)的質(zhì)量。

2事業(yè)單位人事檔案信息化管理中存在的問題

2.1思想上重視不夠，管理人員培訓(xùn)力度需加強

在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，由于該項管理工作無法為事業(yè)單位帶來直接效益，因此當(dāng)前大部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都將主要精力放在核心工作內(nèi)容上來，覺得人事檔案只是對人員信息進行整理和保存，因此對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視。再加之當(dāng)前事業(yè)單位人事制度改革不斷深入，人事檔案管理崗位人員流動性較大，部分檔案管理人員還存在兼職的情況，而且在日常工作中事業(yè)單位對檔案管理人員的培訓(xùn)工作也缺乏重視，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作水平很難提升。

2.2事業(yè)單位人事檔案管理內(nèi)部軟件、硬件參差不齊

當(dāng)前事業(yè)單位不同地區(qū)不同部門之間所使用的人事檔案信息化管理軟件存在一定的差異性。而且人事檔案信息化管理的硬件還不完備，這不僅制約了事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的快速發(fā)展，而且還影響了人事檔案的統(tǒng)一管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.3缺乏規(guī)范的人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前針對于事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作還沒有規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)出臺，在實際人事檔案信息管理工作中，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這就對人事檔案查詢工作帶來了較大的影響。由于管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)各個檔案部門存在各自為政的情況，如果想要查詢其他單位的檔案信息則需要對當(dāng)?shù)厝耸聶n案管理部門進行查詢，不利于人事檔案資料的開發(fā)利用。

3事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

3.1加大對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度

人事檔案信息作為事業(yè)單位的重要資源，是事業(yè)單位選拔和任用人員的重要依據(jù)，因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對人事檔案信息化建設(shè)的重視。加大對現(xiàn)有人事檔案管理人員的培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員的信息化水平，同時還要重視人事檔案高素質(zhì)人才的引進工作，打造一支既懂檔案專業(yè)知識、又懂信息化技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊伍，更好的推進事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的進程。

3.2加大資金的投入

加大資金投入，保障檔案信息化建設(shè)進程。檔案信息化建設(shè)的前提是完善基礎(chǔ)設(shè)施，因此事業(yè)單位需要投入資金完善基礎(chǔ)設(shè)施，保障檔案信息化建設(shè)進程。實現(xiàn)人事檔案信息化管理，是事業(yè)單位適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，也是檔案管理者面臨的重要任務(wù)。要配置信息化管理儀器，如高配置的計算機、打印機、刻錄機、數(shù)碼相機、掃描儀等技術(shù)裝備。另外，要加大對人事檔案工作者的培訓(xùn)費用投入，對工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

3.3完善人事檔案信息化管理制度

通過對事業(yè)單位人事檔案信息化管理情況的詳細(xì)分析，建立完善的人事檔案信息化管理制度可以幫助事業(yè)單位人事檔案管理實現(xiàn)進一步完善和提高，通過制度的規(guī)范和約束，促使人事檔案不斷適應(yīng)當(dāng)前新形勢的發(fā)展要求，全面實現(xiàn)信息化管理，并不斷推進人事檔案信息的數(shù)字化進程，提高檔案信息利用價值。

3.4提高人事檔案信息資源的安全性

人事檔案信息化建設(shè)過程中，可能會受黑客、病毒等問題的困擾，造成信息資源的丟失和損壞等，針對這一問題，首先需要建立嚴(yán)格的安全保障制度，規(guī)范人事檔案管理行為和流程。其次建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，嚴(yán)格規(guī)范節(jié)約行為，保證檔案的安全性。再次加強對人事檔案信息化管理人員的安全教育，提高安全管理意識，可以發(fā)現(xiàn)工作中存在的安全問題，并能夠采取有效措施加以優(yōu)化和修正。最后是提高存儲介質(zhì)的安全性，這要求在實際管理工作中可以將紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案進行分開存儲，并且數(shù)字檔案的存儲和使用也實現(xiàn)有效分開，通過物理手段保證信息資源在利用過程中的安全性。

3.5做好檔案數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)的同步工作

由于人事檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新、三是實現(xiàn)人事檔案更新的及時性、四是實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的長期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方便。

4結(jié)束語

事業(yè)單位各項改革不斷深入，這也使事業(yè)單位人事檔案信息的重要性越來越凸顯出來，在當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中，有效的結(jié)合了信息化技術(shù)，人事檔案信息化管理水平有了大幅度的提升，但在實際工作中還存在一些不足之處，因此要進一步強調(diào)人事檔案信息化建設(shè)的重要性，加大資金支持力度，進一步完善人事檔案信息化管理制度，以此來推動事業(yè)單位人事檔案信息化管理的水平，使人事檔案信息能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)工作。endprint