基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性

李洪琴　楊涵笑

摘要：醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作?；诖?，本文闡述了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性，同時(shí)，提出了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性及實(shí)現(xiàn)方法，包括制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)高素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍、完善檔案管理系統(tǒng)及子系統(tǒng)等，通過(guò)論述以上方法，為醫(yī)院檔案管理人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；醫(yī)院檔案管理；人事檔案

網(wǎng)絡(luò)科技帶動(dòng)了辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，辦公軟件的出現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理工作也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化辦公?；谵k公自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理工作能夠準(zhǔn)確的記錄醫(yī)院科研、人事等工作的數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展、醫(yī)院水平提高提供了數(shù)據(jù)支持，因此，醫(yī)院需要建立標(biāo)準(zhǔn)的管理流程、提高管理人員的工作素養(yǎng)，來(lái)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)步。

1辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性

醫(yī)療體制的改革，使得醫(yī)院檔案數(shù)量大幅增加，如何管理好這些重要的檔案成為醫(yī)院的難題。基于辦公自動(dòng)化管理，能夠提高檔案的時(shí)效性。檔案管理自動(dòng)化是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)更加方便、快捷的存儲(chǔ)及查找檔案信息，簡(jiǎn)化了檔案管理的流程，縮減了管理時(shí)間；將紙質(zhì)檔案變換為電子檔案，可以避免火災(zāi)、水災(zāi)等意外事故產(chǎn)生的檔案丟失、破損、記錄不全的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)信息安全化管理；紙質(zhì)檔案如果長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，會(huì)產(chǎn)生發(fā)霉、發(fā)黃等問(wèn)題，將其轉(zhuǎn)換為電子檔案，刻錄在光盤(pán)中，能夠有效延長(zhǎng)檔案的存儲(chǔ)時(shí)間；檔案自動(dòng)化管理還能節(jié)省空間面積。相較于紙質(zhì)檔案需要專門(mén)的存儲(chǔ)房間，將所有電子檔案儲(chǔ)存在硬盤(pán)中，可減少占用的空間。因此，醫(yī)院實(shí)施檔案管理自動(dòng)化十分必要。

2辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性方案

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，勢(shì)必會(huì)帶出更多可實(shí)用性、功能多樣的辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)，基于辦公自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的功能及應(yīng)用也會(huì)逐漸強(qiáng)大，為此，醫(yī)院需要繼續(xù)支持檔案自動(dòng)化管理工作，順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展。

2.1制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案管理工作主要包括了信息收集、歸納整理、保存、統(tǒng)計(jì)等步驟，這些步驟需要和國(guó)家的相關(guān)部門(mén)檔案管理的歸檔方法相同，因此，醫(yī)院需要整合文件管理及檔案管理工作，來(lái)杜絕越權(quán)行為。首先，在文件歸檔初期，除管理人員外，任何人員不得私自更改、挪用文件信息，如果發(fā)現(xiàn)此類情節(jié)，要按規(guī)章制度處理，通過(guò)把好文件歸檔的第一步，來(lái)開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作；

其次，醫(yī)院要制定統(tǒng)一、操作強(qiáng)性的檔案管理工作流程，包括保證錄入信息的準(zhǔn)確性、歸檔信息需要反復(fù)核對(duì)等，以便于基礎(chǔ)人員在工作中，業(yè)務(wù)流程能夠按照標(biāo)準(zhǔn)操作開(kāi)展。為了完善醫(yī)院的檔案管理工作，湘南學(xué)院第一附屬醫(yī)院打造出檔案管理示范基地，來(lái)推動(dòng)醫(yī)院檔案管理進(jìn)步。該示范基規(guī)定醫(yī)護(hù)人員在填寫(xiě)患者信息及病例歸檔時(shí)，要如實(shí)填寫(xiě)，不得存在隱瞞現(xiàn)象。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)按照醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度處罰，以此來(lái)約束醫(yī)護(hù)人員的行為，保證檔案管理工作真實(shí)可靠。現(xiàn)如今，該院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了7.3%的患者院，即可建立個(gè)人檔案。

2.2提高檔案管理人員工作素質(zhì)

我國(guó)醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，使得醫(yī)院檔案數(shù)量顯著增加，為檔案管理人員帶來(lái)大量的工作，加上一些新型的電子信息技術(shù)，檔案管理也向著技術(shù)化、專業(yè)化方向發(fā)展，只有熟練使用辦公自動(dòng)化軟件的工作人員才可以做好檔案管理工作。因此，醫(yī)院要加大檔案管理人員的培訓(xùn)。

首先，通過(guò)開(kāi)展“檔案管理培訓(xùn)”、“計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)”等活動(dòng)，為管理人員提供學(xué)習(xí)渠道，不斷優(yōu)化工作技能，提高綜合素養(yǎng)，來(lái)適應(yīng)醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化需求，使其能精通檔案的知識(shí)、掌握高科技，實(shí)現(xiàn)以少勝多，一兼數(shù)職；

其次，醫(yī)院也要提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，通過(guò)開(kāi)展全體動(dòng)員大會(huì)，灌輸醫(yī)院檔案管理工作的重要性，通過(guò)“人人自覺(jué)、人人遵守”，來(lái)推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)步。此外，醫(yī)院在選擇檔案管理人員時(shí)，要注重思想覺(jué)悟好、社會(huì)關(guān)系較為簡(jiǎn)單、技術(shù)機(jī)技能較強(qiáng)的專業(yè)檔案管理人員，選任檔案管理崗位，來(lái)保證檔案管理人員的穩(wěn)定性。

為打造出一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，天津市西青醫(yī)院組織各職能科室檔案管理員進(jìn)行了2017年度歸檔工作培訓(xùn)。此次培訓(xùn)共20余名職能科室檔案管理員參加。培訓(xùn)中，培訓(xùn)人員為大家解讀了檔案整理新要求，明確將財(cái)會(huì)檔案歸入文書(shū)檔案范圍，同時(shí)現(xiàn)場(chǎng)講解歸檔軟件的使用方法及流程，來(lái)保證檔案整理更加規(guī)范。西青醫(yī)院作通過(guò)穩(wěn)步提升檔案建設(shè)工作，保存好各種文字、圖表、聲像等歷史材料，為醫(yī)院的科研工作提供了豐富的檔案資料。

2.3建立完善的檔案管理系統(tǒng)及子系統(tǒng)

醫(yī)院需盡快建立完善的檔案管理系統(tǒng)，尤其是醫(yī)院的人事檔案，使得人事檔案可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，也要有步驟的將縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中；依托醫(yī)院的局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

此外，醫(yī)院還要繼續(xù)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化子系統(tǒng)建設(shè)工作，通過(guò)注入資金，在已有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，增添新內(nèi)容，來(lái)建立子系統(tǒng)，完善系統(tǒng)的電子檔案存儲(chǔ)及調(diào)用功能。電子檔案的選擇性留存也能降低系統(tǒng)的運(yùn)行負(fù)擔(dān)，通過(guò)子系統(tǒng)，來(lái)存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)但仍有研究?jī)r(jià)值的電子檔案，能夠保證文件不丟失的前提下，為系統(tǒng)減負(fù)，從而提高系統(tǒng)運(yùn)行速度，提高作業(yè)效率。

3結(jié)論

綜上所述，強(qiáng)化辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院的檔案管理工作十分重要。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院需要明確檔案管理工作的重要性及應(yīng)用價(jià)值，包括可以保證醫(yī)院科研等工作信息的安全性，可以提升檔案儲(chǔ)存及使用的效率等；同時(shí)，醫(yī)院要加大管理人員的培訓(xùn)力度，提升他們的工作能力及綜合能力，在根本上提高醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理工作的質(zhì)量。因此，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才，完善檔案管理子系統(tǒng)可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化。endprint