基于知識(shí)管理的醫(yī)院檔案管理體系完善策略

趙慧瑤

摘 要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，知識(shí)管理在醫(yī)院檔案管理中的重要性日益凸顯。作為知識(shí)密集型單位，醫(yī)院加強(qiáng)檔案知識(shí)管理有助于檔案信息的梳理、開發(fā)和利用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理流程的規(guī)范化?；诖?，以知識(shí)管理為中心，介紹醫(yī)院檔案管理體系的完善策略，以期對醫(yī)院檔案管理工作有所裨益。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；醫(yī)院檔案管理；體系建設(shè)與完善

中圖分類號(hào)：G278 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）33-0188-02

當(dāng)前社會(huì)是以知識(shí)為主導(dǎo)的社會(huì)，知識(shí)管理作為一種新型管理模式，開始廣泛應(yīng)用到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。作為知識(shí)密集型單位的醫(yī)院也應(yīng)該積極采用知識(shí)管理模式，對本院檔案進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)化。

一、醫(yī)院檔案知識(shí)管理的作用

在醫(yī)院檔案管理工作中采用知識(shí)管理，主要有以下三方面的作用：第一，使檔案的顯性內(nèi)容更加清晰明了。醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)知識(shí)、技術(shù)的綜合體，其主要顯性內(nèi)容包括各類數(shù)據(jù)、圖像及文字等，這些檔案內(nèi)容以磁盤、紙質(zhì)書本等不同形式呈現(xiàn)在工作人員面前，對醫(yī)療人員進(jìn)行技術(shù)交流以及醫(yī)院本身的發(fā)展進(jìn)步具有重要作用。而將知識(shí)管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，能夠使檔案內(nèi)容更加清晰明了，大大提高檔案的實(shí)用性。第二，使檔案中的隱性內(nèi)容更好地轉(zhuǎn)化為顯性內(nèi)容。醫(yī)院檔案中的隱性內(nèi)容是指醫(yī)院檔案管理人員尚未詳細(xì)了解或沒有對其進(jìn)行深入研究的內(nèi)容，這些信息內(nèi)容通常是以無形形式出現(xiàn)的，如醫(yī)療技巧、臨床經(jīng)驗(yàn)等。但是，這類信息往往是醫(yī)院獨(dú)有的資源，也是醫(yī)院核心競爭力的體現(xiàn)。因此，將這類隱性內(nèi)容有效轉(zhuǎn)化為顯性內(nèi)容，能夠更好地對其進(jìn)行開發(fā)和研究，從而促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的不斷提高。第三，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理流程的規(guī)范化。受傳統(tǒng)因素的影響，當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理人員都不能正確認(rèn)識(shí)檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要意義，在實(shí)際檔案管理工作中只注重檔案的收集、歸類和記錄等基礎(chǔ)性工作，而忽略了對檔案內(nèi)容可利用價(jià)值的進(jìn)一步開發(fā)，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的信息化和數(shù)字化發(fā)展。而采用知識(shí)管理手段，則可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理流程的優(yōu)化，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、基于知識(shí)管理的醫(yī)院檔案管理體系完善策略

1.建立知識(shí)管理型檔案管理平臺(tái)。檔案知識(shí)管理主要包括以下四項(xiàng)工作：知識(shí)積累、知識(shí)組織、知識(shí)評價(jià)和知識(shí)服務(wù)，這些工作歸根結(jié)底是為了方便醫(yī)療工作對醫(yī)院檔案的使用。然而，醫(yī)院檔案在被應(yīng)用的過程中往往又會(huì)產(chǎn)生新的信息，這些新的信息可再次投入知識(shí)積累、組織、評價(jià)的流程中，實(shí)現(xiàn)再次應(yīng)用。通過建立完善的知識(shí)管理型檔案管理平臺(tái)，能夠?yàn)樯鲜隽鞒烫峁┯行蜻M(jìn)行的保障，使醫(yī)院工作人員可以通過這一平臺(tái)迅速獲得自己所需要的檔案信息。

2.強(qiáng)化平臺(tái)保障服務(wù)體系建設(shè)。強(qiáng)化平臺(tái)保障服務(wù)體系是為了保證知識(shí)管理理念在醫(yī)院檔案管理工作中的順利實(shí)施。醫(yī)院需在檔案借閱、歸還、庫房管理、保密等各方面制定詳細(xì)的規(guī)章制度，并將這些制度落實(shí)到文字上，張貼或懸掛在醫(yī)院的檔案管理室中，對檔案管理者起到實(shí)時(shí)提醒的作用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有序開展。

3.推動(dòng)檔案知識(shí)資源管理的體系化。知識(shí)管理要求醫(yī)院檔案管理人員在檔案管理中使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，特別是隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，醫(yī)院信息管理系統(tǒng)中包含著越來越多的文件、數(shù)據(jù)、醫(yī)學(xué)資料。在這樣的背景下，要?jiǎng)?chuàng)新檔案資源的管理手段，就必須利用先進(jìn)信息技術(shù)加快檔案知識(shí)資源管理的體系化建設(shè)。檔案工作人員可以將檔案文件依次編碼保存，應(yīng)用先進(jìn)的掃描搜索技術(shù)對各個(gè)檔案文件進(jìn)行排序和整理，將傳統(tǒng)的檔案保存形式轉(zhuǎn)化為信息化檔案，最終在醫(yī)院檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化。另外，在當(dāng)前的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，醫(yī)院檔案工作人員應(yīng)該站在知識(shí)創(chuàng)造和知識(shí)共享的高度上看待檔案信息管理體系化這項(xiàng)工作，將處于分散狀態(tài)的檔案進(jìn)行集中管理，將檔案中的隱性信息顯性化，將長時(shí)間處于靜止?fàn)顟B(tài)的檔案信息轉(zhuǎn)化為醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步所必需的戰(zhàn)略信息資源，營造一個(gè)更有助于信息共享的體系化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

4.健全檔案知識(shí)管理資源標(biāo)準(zhǔn)。對醫(yī)院檔案進(jìn)行知識(shí)化管理，其內(nèi)涵是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息手段對醫(yī)院中現(xiàn)有的知識(shí)資源和各類文檔進(jìn)行分類、編碼、整理、鏈接，使原本雜亂無章的文檔成為可以為醫(yī)院發(fā)展做貢獻(xiàn)的有章可循的知識(shí)資源。為此，醫(yī)院的檔案管理工作者需要制定統(tǒng)一的檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)，找準(zhǔn)檔案的定位并對其進(jìn)行分類，然后予以編號(hào)處理。該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是以醫(yī)院的全部檔案為對象，并根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展需要及檔案的形成特點(diǎn)來制定，其目的在于幫助醫(yī)院對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理、客觀的組織評價(jià)及有效的開發(fā)利用，這也是知識(shí)型檔案管理體系建設(shè)的重要依據(jù)。

5.檔案管理體系的運(yùn)行及保障。為促進(jìn)檔案管理體系的有效運(yùn)行，醫(yī)院首先要加強(qiáng)對管理硬件的投入，以“總體規(guī)劃、分段管理”為原則，建全檔案管理硬件設(shè)施，將檔案管理人員辦公室、檔案閱覽室和檔案庫房三者分開，并保證每間工作室都采用電腦辦公模式，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理。其次，為了保證檔案管理的規(guī)范化、合理化和科學(xué)化，醫(yī)院應(yīng)建立健全檔案信息管理組織網(wǎng)絡(luò)，不斷優(yōu)化醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在實(shí)際管理工作中堅(jiān)持統(tǒng)一管理和分級(jí)管理相結(jié)合，在各個(gè)科室建立檔案管理分支，及時(shí)收集各科室的檔案資料。再次，醫(yī)院要積極提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理的知識(shí)化，要求檔案管理人才熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)及專業(yè)的檔案管理知識(shí)。要實(shí)現(xiàn)這一要求，醫(yī)院的檔案管理人員要不斷參與學(xué)習(xí)和進(jìn)修，除了提高自己的專業(yè)素質(zhì)外，還要不斷提升自己的思想道德素質(zhì)及政治內(nèi)涵，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理人才體系的不斷完善。最后，對檔案進(jìn)行知識(shí)化管理的最終目標(biāo)是在整個(gè)醫(yī)院環(huán)境中實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，不斷推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，每一個(gè)檔案管理工作者都應(yīng)該加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)由檔案管理者向信息共享者的角色轉(zhuǎn)變。

三、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理工作中樹立知識(shí)管理意識(shí)。使用知識(shí)管理技術(shù)，對醫(yī)院檔案總體管理水平的提高具有很大意義。因此，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提高對檔案信息的認(rèn)識(shí)程度，加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的有效利用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理體系的不斷創(chuàng)新與完善。

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[責(zé)任編輯 李曉群]endprint