信息化時(shí)代文書檔案管理的創(chuàng)新方法

陳靜

[摘 要] 文書檔案管理是當(dāng)今時(shí)代供電企業(yè)管理過程中面臨的一項(xiàng)重要工作。一方面，文書檔案管理是企業(yè)管理水平高低的體現(xiàn)；另一方面，文書管理工作也關(guān)乎企業(yè)未來的發(fā)展。隨著信息化時(shí)代的到來，實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理已經(jīng)成為必然，這就要求企業(yè)必須要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案管理方法。文章就信息化時(shí)代供電企業(yè)的檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行研究與探索。

[關(guān)鍵詞] 信息化時(shí)代 文書檔案管理 管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)的發(fā)展在很大程度上促進(jìn)了企業(yè)的創(chuàng)新與改革，這不僅提升了企業(yè)的科學(xué)管理水平，同時(shí)也有助于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增進(jìn)。近年來市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，信息化給各行各業(yè)都帶來了技術(shù)變革，對(duì)于供電企業(yè)的文書檔案而言，文書管理工作必須面對(duì)更多的檔案數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，顯然傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求。因此，文書檔案管理的信息化改革是必然趨勢(shì)。文書檔案扮演著企業(yè)文案記錄的重要角色，不僅總結(jié)了當(dāng)前工作的經(jīng)驗(yàn)，而且能夠?yàn)槲磥淼墓ぷ魈峁氋F的借鑒。因此，在信息化時(shí)代背景下，供電企業(yè)必須不斷創(chuàng)新檔案管理辦法，全面實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，只有這樣才能促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

一、信息化時(shí)代供電企業(yè)創(chuàng)新檔案管理的必要性

隨著信息化時(shí)代的到來，企業(yè)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)都出現(xiàn)了爆炸性增長(zhǎng)，據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前兩天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息與2003年以前人類生產(chǎn)數(shù)據(jù)的總和大致相同，可見在信息時(shí)代，對(duì)數(shù)據(jù)的處理是企業(yè)管理的根本所在。目前，供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式呈現(xiàn)出數(shù)字化與自動(dòng)化的特征，工作任務(wù)越來越多、越來越細(xì)，供電企業(yè)需要進(jìn)行檔案管理的數(shù)據(jù)量也呈現(xiàn)遞增趨勢(shì)。高要求、快節(jié)奏的工作方式給供電企業(yè)的文書檔案管理工作提出了更高的要求。以往供電企業(yè)的檔案管理通常采用傳統(tǒng)的管理模式，無論是記錄還是存儲(chǔ)都依賴于人工，工作效率相對(duì)低下。信息化技術(shù)具有其獨(dú)到的優(yōu)越性，因此供電企業(yè)必須要進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，充分利用信息技術(shù)，這也是供電企業(yè)提升檔案管理工作效率的必然選擇。但是，信息技術(shù)的發(fā)展是一把雙刃劍，一方面給供電企業(yè)檔案管理工作提供了便利，另一方面也帶來了相應(yīng)的安全隱患。由于信息技術(shù)更具開放性，電力企業(yè)在做好文書檔案信息化管理的同時(shí)也不能忽視檔案管理工作的保密性要求，必須確保信息技術(shù)的安全，提升檔案管理工作的安全性。

當(dāng)前供電企業(yè)信息化管理已經(jīng)具備了良好的基礎(chǔ)。首先，供電企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施已經(jīng)相對(duì)完備，這為檔案信息化管理提供了必要的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，企業(yè)的信息化建設(shè)給企業(yè)的檔案信息化管理提供了必要的技術(shù)支持和資金保障。最后，供電企業(yè)的員工具備了一定的計(jì)算機(jī)操作水平，檔案意識(shí)也有所提升，這也為企業(yè)的檔案信息化管理創(chuàng)造了良好的環(huán)境。但是，隨著企業(yè)文書檔案信息化管理的不斷推進(jìn)，一些阻礙因素也逐漸彰顯出來，因此進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新已經(jīng)成為供電企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

二、供電企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)中存在的問題

近年來，供電企業(yè)檔案信息化管理工作迅速開展并取得了一定的成就。但是也有一些管理問題不斷浮現(xiàn)，已經(jīng)無法滿足日常工作的實(shí)際需求。例如，檔案管理數(shù)字化程度還有待于進(jìn)一步提升，對(duì)于企業(yè)的大量數(shù)據(jù)無法實(shí)施統(tǒng)一有效的管理，管理標(biāo)準(zhǔn)上的不一致導(dǎo)致信息化工作存在大量的重復(fù)，可見數(shù)據(jù)管理的整體標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)已經(jīng)十分必要。此外，在企業(yè)檔案信息化管理的過程中，一方面存在極大的信息資源浪費(fèi)，另一方面也面臨著信息系統(tǒng)重復(fù)構(gòu)建、信息匱乏的現(xiàn)象。檔案信息化管理系統(tǒng)需要不斷進(jìn)行更新，常常出現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)的檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)著錄標(biāo)引工作還尚未完成，又出現(xiàn)了新的系統(tǒng)投入使用，存在資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

在檔案數(shù)據(jù)利用方面，供電企業(yè)的檔案管理模式依舊呈現(xiàn)出被動(dòng)性強(qiáng)的特征，只能夠被動(dòng)的利用數(shù)據(jù)信息，被動(dòng)地進(jìn)行改革創(chuàng)新。一些檔案管理人員的信息化管理、主動(dòng)管理意識(shí)已經(jīng)有所提升，但是受到現(xiàn)實(shí)條件的制約，這些人員無法踐行管理的改革創(chuàng)新。由于電力企業(yè)的管理范圍相對(duì)封閉，工作人員的服務(wù)意識(shí)也比較單薄，檔案數(shù)據(jù)利用率較為低下，利用方式也顯得相對(duì)單一，這就在很大程度上制約了檔案利用工作的有效開展。目前我國(guó)供電企業(yè)缺乏檔案管理的專業(yè)人員，導(dǎo)致檔案信息難以及時(shí)錄入，無法實(shí)現(xiàn)資源共享。很多供電企業(yè)的檔案管理人員的工作就是整天在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中錄入信息，儼然已經(jīng)成為了信息錄入員。檔案人員只能夠被動(dòng)地接受信息，被動(dòng)地提供服務(wù)，根本不能夠滿足檔案信息利用的實(shí)際需求，人員更沒有精力去進(jìn)行檔案編研工作，檔案編研工作的困境依舊無法得到改變。

同時(shí)，對(duì)于檔案信息檢索能力而言，一部分供電企業(yè)已經(jīng)建立了相應(yīng)的檔案服務(wù)網(wǎng)站，數(shù)據(jù)檢索能力也有了明顯的提升。但是因?yàn)槠髽I(yè)現(xiàn)有的信息技術(shù)軟件還有待于進(jìn)一步開發(fā)，軟件的數(shù)據(jù)識(shí)別水平尚存在一定的不足。此外，一些供電企業(yè)檔案管理人員的信息化技術(shù)和能力也有待于提高，他們?cè)诠ぷ髦兄荒芤蕾嚈n案管理系統(tǒng)的開發(fā)人員，無論是檔案管理基本知識(shí)還是管理操作水平都存在一定的不足。受這些不足的限制，一些數(shù)據(jù)資源檢索很難實(shí)現(xiàn)[1]。

可見，目前供電企業(yè)的文書檔案信息化管理存在很多突出的問題，為了有效解決檔案管理工作中的各種問題，就必須要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況提出切實(shí)可行的方案。

三、信息化背景下供電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新辦法

（一）建立信息化管理模式

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理，建立相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為必然要求。文書檔案是供電企業(yè)發(fā)展過程中所形成的無形資產(chǎn)，企業(yè)只有重視并有效應(yīng)用信息技術(shù)，建立起完善的信息化管理系統(tǒng)，才能夠不斷提升文書檔案的管理效率和管理質(zhì)量。這就要求企業(yè)在錄入文書檔案信息的過程中，必須要摒棄過往采取的手工錄入方法，充分利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入。對(duì)于已經(jīng)錄入系統(tǒng)的檔案信息，則要利用信息化技術(shù)，采用科學(xué)的方法予以分類整理，并依照時(shí)間、類別等進(jìn)行有序的電子化存儲(chǔ)，從而方便后期的調(diào)用、查閱。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與管理

信息化時(shí)代的到來，給供電企業(yè)的文書檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求檔案管理人員必須要不斷提升自己的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。因?yàn)闄n案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力將對(duì)檔案管理工作的效率與質(zhì)量產(chǎn)生十分重要的影響。供電企業(yè)為了有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，就必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。一方面，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，讓他們能夠更加高效地開展檔案信息化管理工作，做好企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)和管理工作。另一方面，供電企業(yè)還要重視具備專業(yè)信息化管理能力的檔案管理人才的引進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理工作的順利開展。同時(shí)，供電企業(yè)也要強(qiáng)化檔案管理人才之間的溝通與交流，可以通過專題研討會(huì)的方式相互學(xué)習(xí)，一起分享工作經(jīng)驗(yàn)，努力做到共同進(jìn)步[2]。

（三）加強(qiáng)檔案安全管理工作

檔案數(shù)據(jù)的安全性對(duì)于企業(yè)的發(fā)展十分重要，因此供電企業(yè)在促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息化管理的同時(shí)，還必須要重視檔案數(shù)據(jù)管理的安全問題。由于目前很多企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，這就給一些不法分子提供了可乘之機(jī)，一些網(wǎng)絡(luò)黑客利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)去攻擊企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，竊取供電企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息，給企業(yè)、社會(huì)乃至國(guó)家造成了嚴(yán)重的危害。為了有效保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，供電企業(yè)就必須要加強(qiáng)檔案安全管理工作。在開展檔案信息化管理工作的過程中，充分重視網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，在檔案管理系統(tǒng)中充分利用動(dòng)態(tài)口令，在檔案借閱過程中采取智能身份識(shí)別技術(shù)，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷提升檔案管理系統(tǒng)的安全性。此外，供電企業(yè)還要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)升級(jí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中存在的各種安全風(fēng)險(xiǎn)漏洞進(jìn)行修復(fù)，不斷提升企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)功能。此外，供電企業(yè)還要嚴(yán)格依據(jù)AAA級(jí)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)開展檔案館硬件建設(shè)工作，做好檔案管理“八防工作”即防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水的前提下，進(jìn)一步做好防磁、隔熱工作，進(jìn)一步做好密集架、電子消毒機(jī)、空調(diào)、溫濕度測(cè)試儀等各項(xiàng)先進(jìn)檔案設(shè)施的安裝使用工作，充分保障檔案資料管理的硬件設(shè)施需求，配合先進(jìn)的軟件設(shè)施，共同促進(jìn)檔案安全管理工作的有效開展。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)據(jù)是供電企業(yè)發(fā)展過程中所產(chǎn)生的一項(xiàng)十分珍貴的無形資產(chǎn)，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息化時(shí)代的到來，供電企業(yè)想要獲得健康可持續(xù)發(fā)展，就必須要積極面對(duì)信息技術(shù)所帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，積極主動(dòng)做好檔案信息化管理工作。不僅要建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，還要采取有效措施促進(jìn)檔案信息化管理的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙曰華.滕州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管文書檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：51.

[2]盧一莎.現(xiàn)代信息技術(shù)下的房地產(chǎn)文書檔案管理工作創(chuàng)新[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2015（12）：45.