基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理工作

邱銀燕

摘 要： 人力資源是高校資源中的重要內(nèi)容之一。目前，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國各高校已經(jīng)建立起一套適應(yīng)現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的人力資源管理方式。但是大多數(shù)高校的人事檔案管理工作還處于探索階段，存在著許多問題，無法對高校綜合發(fā)展和我國社會進(jìn)步提供有利幫助。在新的市場經(jīng)濟(jì)的刺激下，人力資源管理無論是對社會，還是對各大學(xué)校的影響，都是毋庸置疑的。在本文中，我們從人力資源管理視角出發(fā)，對我國高校目前存在的人事檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：人力資源；人事檔案；問題；措施

無論什么時代，科學(xué)技術(shù)都是第一生產(chǎn)力，而技術(shù)的提升與發(fā)展都需要人類的智慧來促進(jìn)，現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越快，尤其是在知識經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時代，在我國的各地高校中，人力資源逐漸成為各學(xué)校努力競爭努力發(fā)展的核心資源。

在這種社會環(huán)境下，各大學(xué)校都需要科學(xué)合理地對人力資源進(jìn)行管理，從而提高教職工的工作熱情，促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展。因此，充分并且深入地對現(xiàn)在社會中人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析并提出有效解決策略，已經(jīng)成為高校人力資源管理部門首要解決問題。

現(xiàn)代人力資源管理的概念

現(xiàn)代人力資源管理主要指的是現(xiàn)代社會發(fā)展的過程中，人們通過運(yùn)用各種科學(xué)的現(xiàn)代化方法，對人力（與一定的物力相結(jié)合）進(jìn)行統(tǒng)一的組織、培訓(xùn)以及調(diào)配，并對其思想、行為以及心理等方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)和協(xié)調(diào)，使其能夠充分地發(fā)揮自身的主觀能動性來為高校和社會服務(wù)的過程[1]。我們也可以這樣理解，只有做好了人事管理工作，才能真正地體現(xiàn)出人力資源管理的價值和作用，才能使每個人各盡其才，推進(jìn)高校的進(jìn)步。

現(xiàn)代人力資源管理視角下認(rèn)識檔案管理工作中所存在的問題

檔案開發(fā)程度低

目前，我國高校人事管理中存在的首要問題是檔案的開發(fā)程度較低。就目前情況來看，大多數(shù)高校的人事檔案管理工作者并沒有完全利用好每位員工的人事檔案，最大的問題就是有著重藏輕用的傳統(tǒng)思想。把應(yīng)聘人員的完整資料歸檔整理好后，就不在參考翻閱。并沒有很好地用來進(jìn)行人才選拔和崗位培訓(xùn)，因而失去人事管理的意義。

檔案材料不夠完備和規(guī)范

我國高校人事檔案管理存在的另一重要問題就是檔案材料不夠完備和規(guī)范。在許多人事管理工作中，檔案的真實性和規(guī)范性都存在著很大的問題。例如許多人的檔案內(nèi)容雷同，過于模式化，相似性過高，甚至有抄襲造假的嫌疑，且材料過于分散影響閱讀。另外，許多的人事檔案中，材料的內(nèi)容大多為一些政治歷史材料，真正涉及相關(guān)專業(yè)的業(yè)績以及特長等方面的資料較少，很大一部分鑒定考核成績的資料中，自我贊揚(yáng)的術(shù)語占據(jù)大多數(shù)，還有很大一部分內(nèi)容也是幾乎雷同的希望之詞[2]。

人事檔案管理水平較低

目前我國人事檔案整體管理水平較低。目前我國高校主要將人事檔案交由人事勞動部門進(jìn)行管理，并沒有聘用專業(yè)的檔案管理者對其進(jìn)行統(tǒng)計和考究。這樣的情況使得相當(dāng)一部分人事資料在很長的一段時間內(nèi)沒有得到合理的統(tǒng)計和分配。再加上有些高校的檔案管理部門設(shè)備相對簡陋，在收集資料的過程中未能對檔案的完整性和真實性進(jìn)行鑒定，許多材料一旦被擱置，其真實性也就無人能知了。還有一個嚴(yán)重的安全隱患，就是非專業(yè)的外來人員對檔案的整理過程，使得檔案可能存在凌亂無序以及泄密等問題，最終可能會使人事檔案管理的整體水平降低。

現(xiàn)代人事檔案管理工作高效開展策略

促進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著我國社會主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，高校經(jīng)濟(jì)化建設(shè)也不斷加重，應(yīng)聘人員的結(jié)構(gòu)也在不斷向多樣化的方向發(fā)展。在這樣的背景下，傳統(tǒng)的手工人事檔案記錄、簡陋的人事設(shè)備已經(jīng)完全不能滿足當(dāng)代高校的人事需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介不僅增加了保管難度，而且在查找提取分析等方面，也都存在著極大的困難，嚴(yán)重降低了對這些資料的利用效率，并影響了員工前程發(fā)展以及學(xué)校的運(yùn)作。所以，人事檔案管理者也必須加快更新當(dāng)下的人事檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，以提高整體的工作效率。具體采取的措施為： 將人事檔案進(jìn)行信息化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)媒介，采用各種各樣的方法，利用計算機(jī)技術(shù)將現(xiàn)代化手段充分應(yīng)用到教學(xué)工作當(dāng)中去，不但節(jié)省資料存儲空間，而且可以實現(xiàn)信息的快速收集、查詢、傳遞，還提高了高校對各種資料的利用效率和使用準(zhǔn)確率。

建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)

如今各學(xué)校對檔案內(nèi)容的要求越來越高，要求最大限度地充實人事檔案，以便于學(xué)校對各位教職員工有更加具體的了解。因此，在進(jìn)行人事檔案管理收集信息時，要能夠?qū)崟r更新補(bǔ)充，以保證內(nèi)容的有效性。這項工作也能夠體現(xiàn)出人事檔案管理者的整體思想高度以及政治態(tài)度，同時也能體現(xiàn)出工作人員的工作能力以及學(xué)識興趣。當(dāng)然，建立檔案分類系統(tǒng)，也要具體考慮信息的定量與定性，以使得信息得到最大化地利用并提高其應(yīng)用價值。

加強(qiáng)對人事檔案工作團(tuán)隊的建設(shè)

在科教興國的政策下，知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越快，人力資源管理的信息化與現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢。然而我國目前大多數(shù)高校的人事管理工作中都存在著一定的問題，其中最重要的一項就是人事檔案的管理工作者，其整體的職業(yè)操守和管理素質(zhì)不高。面對這一問題，檔案管理部門應(yīng)該盡快加強(qiáng)對人事檔案工作團(tuán)隊的建設(shè)，盡量提高整體工作人員綜合素質(zhì)和工作能力。這樣，才能保證高校檔案管理現(xiàn)代化的穩(wěn)定發(fā)展。要做到這一點(diǎn)，首先我們要從以下方面入手：積極引進(jìn)高素質(zhì)、高能力的綜合性新型人才，以改善整個團(tuán)隊的工作能力；其次，也應(yīng)該注意崗后培訓(xùn)，在員工入職后，定期對工作人員進(jìn)行文化知識和專業(yè)技能的教育和考核，并在此方面加大投資力度，不斷增強(qiáng)其整體的合作與服務(wù)意識，使其能夠適應(yīng)新的工作要求。

完善人事檔案管理制度

在現(xiàn)代人力資源管理系統(tǒng)不斷發(fā)展和完善的背景下，相關(guān)的人事檔案管理工作者也要不斷地完善自身的檔案管理制度[3]。具體的措施有：緊跟時代潮流，對于不太適應(yīng)目前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及高校發(fā)展的制度，應(yīng)該立即進(jìn)行改革，在進(jìn)行資料收集時，速度要快，資料要齊全，以保證檔案的收集價值，也為后面的使用提供了準(zhǔn)確性和規(guī)范性。同時，在完成檔案管理的相關(guān)工作時，要秉承著科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，根據(jù)相關(guān)的制度，對人事檔案管理部門的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的整體素質(zhì)的培訓(xùn)，使得其在工作中能夠充分發(fā)揮積極作用。當(dāng)然，也可以制定適當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制，對人事檔案工作做好相關(guān)安全保密工作。

結(jié)語

綜上所述，在社會主義經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的當(dāng)代社會，人力資源逐漸成為各大高校關(guān)注的焦點(diǎn)。人事檔案不僅是我國人才主要信息來源，同時在社會公共信息中占有重大比列。其通過社會人際網(wǎng)，對各類人才進(jìn)行分類，成為國家或高校選拔人才的重要方法之一。在高校競爭如此激烈的今天，人事檔案管理者更應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，采取有效措施，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，從而進(jìn)一步促進(jìn)高校經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（作者單位：福建中醫(yī)藥大學(xué)）

【參考文獻(xiàn)】

[1]嚴(yán)春芳.基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理工作[J].物流工程與管理，2014（02）.

[2]王海唐.淺議現(xiàn)代人力資源管理視角下人事檔案管理的變革趨勢[J].機(jī)電兵船檔案，2015（04）.

[3]熊雪蓮.淺議基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革趨勢[J].中國管理信息化，2016，19（14）.