提升高職圖書(shū)館電子資源建設(shè)項(xiàng)目績(jī)效的策略

顧蓉

【摘要】在高職圖書(shū)館電子資源建設(shè)中引入績(jī)效管理的科學(xué)理念有利于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效水平的總體提升。本文在闡述項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效概念及流程的基礎(chǔ)上，分析了高職圖書(shū)館在電子資源建設(shè)績(jī)效管理中存在的問(wèn)題，并對(duì)提升項(xiàng)目績(jī)效提出合理化對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】高職圖書(shū)館；電子資源建設(shè)；績(jī)效；提升；策略

近年來(lái)，高校圖書(shū)館紛紛開(kāi)展電子數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，文獻(xiàn)資源結(jié)構(gòu)隨之發(fā)生重大變化。電子資源以其信息多樣化、傳遞速度快、易于檢索等諸多優(yōu)點(diǎn)，極大地豐富了圖書(shū)館的館藏。高職圖書(shū)館也緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，將電子資源列為信息資源建設(shè)的優(yōu)先位置。為了更加優(yōu)質(zhì)高效地完成該項(xiàng)目的建設(shè)工作，運(yùn)用科學(xué)合理的策略和方法來(lái)提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的績(jī)效則成為圖書(shū)館戰(zhàn)略發(fā)展的重要課題。

一、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效的概念及流程

通過(guò)對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)整體績(jī)效的評(píng)價(jià)，項(xiàng)目管理者識(shí)別團(tuán)隊(duì)所需的特殊培訓(xùn)、指導(dǎo)、輔導(dǎo)、協(xié)助或變更，以提高團(tuán)隊(duì)績(jī)效。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效應(yīng)包括以下三部分：團(tuán)隊(duì)的工作成果；團(tuán)隊(duì)成員的工作成果；團(tuán)隊(duì)未來(lái)工作能力的提高。

如“圖1”所示，項(xiàng)目績(jī)效管理體系包含以下幾點(diǎn)：（1）績(jī)效計(jì)劃，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效管理過(guò)程的起點(diǎn)，是團(tuán)隊(duì)研究確定在一段時(shí)間內(nèi)做什么工作，確定績(jī)效評(píng)定方法，并就工作達(dá)成共識(shí)的過(guò)程。（2）績(jī)效計(jì)劃的實(shí)施，是對(duì)績(jī)效計(jì)劃的正確性進(jìn)行驗(yàn)證的過(guò)程。在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效計(jì)劃的不當(dāng)之處，重新調(diào)整和變更績(jī)效計(jì)劃，使其更加趨于完善。（3）績(jī)效考核，須明確考核的主體和客體，在考核之前，先要確定考核的標(biāo)準(zhǔn)，并制定出一套能夠體現(xiàn)被考核者工作目標(biāo)完成程度的績(jī)效指標(biāo)，作為衡量績(jī)效的尺度，然后再對(duì)績(jī)效實(shí)施和管理過(guò)程中收集到的信息進(jìn)行測(cè)評(píng)。（4）績(jī)效反饋，考核結(jié)束后，需要把考核結(jié)果與每位成員進(jìn)行反饋面談，使被考核者清醒認(rèn)識(shí)自身的績(jī)效狀況以及考核者對(duì)他的期望，認(rèn)識(shí)到自身不足和有待改進(jìn)之處。（5）考核結(jié)果的運(yùn)用，團(tuán)隊(duì)管理者根據(jù)考核結(jié)果來(lái)制定下一步的人事決策方案，它關(guān)系到成員是否得到公平公正的對(duì)待，是否可以充分激勵(lì)員工的積極性并進(jìn)一步促進(jìn)團(tuán)隊(duì)績(jī)效的提升。

二、電子資源建設(shè)項(xiàng)目績(jī)效管理存在問(wèn)題

（一）績(jī)效管理體系不健全。大部分高職圖書(shū)館沒(méi)有專門(mén)針對(duì)電子資源建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的績(jī)效管理與考核制度，對(duì)績(jī)效管理的意識(shí)都比較淡薄、概念也含糊不清。有的館員認(rèn)為績(jī)效管理就是年底的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)，考核結(jié)果的好壞也只與能否得到一筆額外獎(jiǎng)金，或是否對(duì)今后職稱評(píng)定有利有關(guān)。由于缺乏規(guī)范的績(jī)效管理制度，在平時(shí)工作中，圖書(shū)館和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)忽視了對(duì)團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效信息的收集整理。這些資料的缺失，就給公正、客觀地評(píng)價(jià)個(gè)人的績(jī)效狀況帶來(lái)了阻礙，無(wú)法在績(jī)效考核中有效評(píng)價(jià)團(tuán)隊(duì)成員的工作業(yè)績(jī)。相關(guān)負(fù)責(zé)人不能全面、徹底地了解每個(gè)人的實(shí)際工作情況，也很少與下屬進(jìn)行溝通和輔導(dǎo)，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員不能及時(shí)認(rèn)清自身的缺點(diǎn)和不足，無(wú)法立即去糾正問(wèn)題和解決矛盾，問(wèn)題長(zhǎng)期得不到有效處理，嚴(yán)重影響了團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的績(jī)效提升。

（二）績(jī)效考核流于形式。在年底的評(píng)價(jià)考核中，大部分圖書(shū)館并沒(méi)有制定針對(duì)電子資源建設(shè)項(xiàng)目工作的具體考核指標(biāo)，導(dǎo)致考核流程和方式摻雜了較多的主觀因素和人為成分在其中，缺乏科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹笜?biāo)對(duì)個(gè)人的工作進(jìn)行具體評(píng)價(jià)，最終結(jié)果很難實(shí)事求是體現(xiàn)個(gè)人的工作業(yè)績(jī)。這種考核方法最終形成了每年的優(yōu)秀人選大家輪流當(dāng)，或“誰(shuí)有需要誰(shuí)先上”的“一片祥和”的氛圍。這樣的績(jī)效考核最終淪為走過(guò)場(chǎng)、應(yīng)付差事的形式主義，成為了每年年終所有人都不情愿，但又必須經(jīng)歷的尷尬場(chǎng)面。

三、提升電子資源建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效的建議

（一）制定團(tuán)隊(duì)章程。為了讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的期望與理想的團(tuán)隊(duì)成員工作表現(xiàn)相一致，可以制定一份《電子資源建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)章程》來(lái)明確團(tuán)隊(duì)成員要照此執(zhí)行的方針、程序和原則。更重要的是，需要整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一起參與進(jìn)來(lái)制定這些方針和程序，這樣可以確保制定出的東西是大家共同認(rèn)可的。制定章程的目的之一也是為了保證項(xiàng)目的工作任務(wù)可以得到有效分配，這也是提升團(tuán)隊(duì)績(jī)效的重要手段。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)成員灌輸一種對(duì)已分配任務(wù)的責(zé)任感，并確認(rèn)接受工作任務(wù)的成員清楚任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要確保一個(gè)人來(lái)主要負(fù)責(zé)一項(xiàng)任務(wù)，而且負(fù)責(zé)該任務(wù)的成員認(rèn)可這種安排。

（二）采用集中辦公模式，搭建協(xié)作環(huán)境。相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐表明，在同一個(gè)地方工作，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員更容易建立關(guān)系、分享觀點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，找出解決問(wèn)題的辦法，還能增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力。因此，可以建議圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)利用館內(nèi)閑置辦公場(chǎng)地作為電子資源建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的集中工作場(chǎng)所，使用專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)配備項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所需的基本辦公設(shè)備。這樣更有利于成員彼此間了解各自的工作情況，對(duì)項(xiàng)目的總體進(jìn)展有更全面的認(rèn)知；在遇到困難時(shí)，可以及時(shí)溝通交流，尋求解決方案；成員間的協(xié)作更加流暢，促進(jìn)和諧團(tuán)隊(duì)關(guān)系的形成。

（三）建立項(xiàng)目資源庫(kù)。隨著電子資源建設(shè)項(xiàng)目的向前推進(jìn)，需要列出詳細(xì)計(jì)劃對(duì)工作成果進(jìn)行相關(guān)的配置管理。如不對(duì)這些問(wèn)題做出詳細(xì)周密的規(guī)定，一旦遭遇突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)拖慢電子資源建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度，嚴(yán)重降低項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作績(jī)效。為了避免這種情況的發(fā)生，建立電子資源建設(shè)項(xiàng)目資源庫(kù)就顯得尤為重要。資源庫(kù)的建立可以提高團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力，分享知識(shí)以及保護(hù)項(xiàng)目資產(chǎn)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以共同制定出資源庫(kù)的使用規(guī)則，在各自的權(quán)限范圍內(nèi)訪問(wèn)該資源庫(kù)，存儲(chǔ)項(xiàng)目工作產(chǎn)品和相關(guān)的可交付成果。

（四）定期走訪一線窗口，做好與讀者溝通的工作。電子資源建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作成果的優(yōu)劣最終將由讀者在使用各類數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中給出評(píng)判，因此，要讓團(tuán)隊(duì)成員定期與讀者進(jìn)行溝通交流，從用戶的角度來(lái)理解項(xiàng)目，了解讀者對(duì)團(tuán)隊(duì)工作能力的期望，避免項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)閉門(mén)造車(chē)、建設(shè)方向與讀者需求出現(xiàn)偏差的情況發(fā)生。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)根據(jù)各自的工作安排，定期走訪一線服務(wù)窗口，面對(duì)面與讀者交談。這種定期與讀者交流的工作形式，可以有效激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任感和使命感，不斷強(qiáng)化和明確工作目標(biāo)，提升團(tuán)隊(duì)整體的工作績(jī)效。

（五）及時(shí)解決內(nèi)部沖突，組織集體活動(dòng)。在電子資源建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，難免會(huì)遇到團(tuán)隊(duì)成員由于觀點(diǎn)不一致而產(chǎn)生的矛盾沖突等問(wèn)題。高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不會(huì)讓團(tuán)隊(duì)內(nèi)部沖突或者項(xiàng)目問(wèn)題懸而未決，因?yàn)檫@不僅影響成員間的人際關(guān)系，更會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)的工作效率產(chǎn)生負(fù)面作用。作為項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，就需要迅速解決問(wèn)題，平息團(tuán)隊(duì)內(nèi)部沖突。

為了促進(jìn)團(tuán)隊(duì)和諧，增強(qiáng)凝聚力和向心力，需要適當(dāng)組織一些特定的活動(dòng)來(lái)讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)參與進(jìn)來(lái)。通過(guò)這些類型的集體活動(dòng)，營(yíng)造出輕松愉悅的氛圍，有利于成員間的情感交流，增進(jìn)彼此的互動(dòng)和了解。這必將有利于構(gòu)建一個(gè)和諧友好的團(tuán)隊(duì)伙伴關(guān)系，終將對(duì)團(tuán)隊(duì)整體的績(jī)效提升產(chǎn)生積極影響。

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